合同管理存在问题的调研

合同管理工作的调研

西方谚语说：“财富的一半来自合同”。企业管理涉及许多方面，但主要是围绕产、供、销三个环节，而这三个环节都是由合同来为连接的。合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源。企业合同管理是企业管理依法行事的基础。合同管理混乱，势必直接影响企业的经济效益。可以说，没有规范有序的合同行为，企业就没有效益可言。为更好地做好公司的合同管理工作，堵塞合同管理漏洞，近日，通过对公司近年来所签订的合同情况、部分业务部门及业务人员进行了调查了解药。

一、总体情况

1、公司对合同管理比较重视，各类人员的法律观念较强。2006年公司共签订各类合同306份，金额共计44388万元，其中采购合同156份，金额达11583万元。金额在1万元以上的合同签约率、履约率达到90%。

2、建立、健全了合同管理机构和合同管理制度。公司设有合同管理机构并有专人负责合同管理工作。合同签约实行约事前会签制度、鉴证制度。同时严格执行集团公司合同管理制度及各项规定。2006年初，下发了《华越公司合同签订基本流程（试行）》，从合同签约前的资质审核到最后财务付款实行了全过程的流程管理，进一步明确了各类人员的职责。

3、实行了招议标制度。基本上能严格按照《阳煤集团物资采购管理办法》和《华越公司物资采购管理办法》执行，对需要招议标的物资采购，填写《物资采购比价单》或《合同议标评审表》，对供货厂家实行货比三家，比质比价，有效的降低了物资采购价格，同时也杜绝了不规范行为。2006年公司经过嘉盛公司公开招标签订合同22份,金额2084.72万元;仅公司自行组织议标46次，按三方报价均价与最终采购价相比，降低采购成本230多万元。同时，在执行最低价的情况下，有时还进行竞争性的谈判，在最低价的基础上再进行议价降价，进一步降低成本。

4、各类合同及时归档、存档。按照《华越公司合同签订基本流程》，各类合同及时合同归档、存档。合同管理部门对历年来的合同都能装订成册，保管完好。

二、存在问题

总的来说，公司对合同比较重视，能执行集团公司和公司的各项制度，签订各类经济合同，但是，也不同程度的存在着一些不忽视的问题，尤其是在执行《华越公司合同签订基本流程（试行）》中，主要有以下几个方面：

1、签约前的资信审查不严。

（1）资格审查方面，法人的专业身份证审查不严。目前，各业务人员基本上能够按照有关要求审核当事人的法人基本身份证（营业执照、税务登记证、组织机构代码证），

但对法人的专业身份证（工业产品生产许可证、防爆合格证、特种设备生产许可证、煤安证等）把关不严。通过调研发现，公司物资采购存在个别无证产品。

（2）对企业信用审查不够重视。企业信用审查主要指生产能力的审查和支付能力的审查。特别是销售业务中，大多营销人员只注重产品的销售，不重视审核对方的支付能力。公司每年都要进行清欠工作，但总有一些呆账、死账，给企业带来一定的经济损失，这些大多是由于销售人员对签约对方的支付能力审核不严所造成的。

2、违约责任规定不清晰。合同签订要尽量使用格式合同，格式合同对双方的权利和义务约定比较平衡和均匀，要尽可能选用规范的格式合同来处理比方的经济往来。在具体的条款约定中，许多合同对“违约责任”条款约定存在缺失或无意义的问题。大多合同约定为“按《合同法》”或“双方协商”，实际《合同法》对违约违约责任没有明确约定。这些约定是一些不规范的法律用语。这样会导致法律赋予任意性权利的丧失，特于放弃了争取可以明确数额，有效及时争取挽回损失的权利。违约责任条款中违约金应当根据实际投入和预期进行约定，约定适当的计算科学的违约金，有利于纠纷的顺利解决，除了要求对方赔偿损件外，争取违约金锻造为一种预期的补偿。违约责任条款还可以约定违约后具体的违约责任的承担方式，约定违约免除等情形。特别是在

公司的许多物资采购、外委加工业务中，由于工时紧，这些合同更应明确约定对产品交货时间、数量、质量违约的赔偿责任及连带责任。

3、存在不签面合同现象。盲目轻信“口头承诺”的协议，一旦一方失信，便纠缠不清，引发合同纠纷。2006年，从财务付款来看，金额超过的5万元的原材料采购共有17次未签订合同，总金额近400万元。分析不签订合同的原因有：（1）出于信任对方；（2）方便图省事；（3）生产急需；（4）由于对方不能提供资质原件，使合同管理部门不能审核办理；（5）个别业务员合同法律意识差；（6）财务对付款未按《华越公司合同签订流程》执行。

4、合同签订履行监控制度不完善、不规范。公司对合同签订前的各项工作把关较严，但对合同履行情况的监控制度不完善。如签订的合同是否执行，到货的物品质量、数量、时间是否按合同约定，财务结算付款是否按合同执行，这些问题缺乏反馈和考核，使合同管理工作未形成一个闭合系统。

5、合同结算付款把关不严。公司财务部门未按《华越公司合同签订流程（试行）规定》执行付款，只凭领导签字就付款，导致许多业务未签订经济合同。

6、没有明确的对业务人员的授权制度。明确企业合同管理签订中的授权制度是依法规范合同管理的一个起始点，

并且明确普通授权、特别授权、转授权代理、授权委托书的管理和使用等，对企业财务、物资采购等集中有效管理也提供了明确的前提法律依据。公司涉及签订合同的部门有市场部、供应部、质安部、氧气厂、计账部、生技部，但有不应该签订合同的人员也签订合同，由于他们对合同业务不态熟悉，容易造成所签订合同存在一些问题和潜在的隐患。

三、原因分析及对策

造成上述问题的原因主要有：1、企业法制观念淡薄，合同法律意识差；2、公司的各项规范制度，尤其是《华越公司合同签订流程（试行）》执行不到位；3、合同管理的一些制度不够完善；4、合同业务人员的素质不高，法律知识贫乏。

针对上述问题的存在，提出以下意见和建议：

1、加强合同管理，建章立制。要根据国家有关法律法规，结合公司的实际情况，制定合同归口管理制度、授权委托制度、合同审查制度、合同专用章管理制度、合监督检查制度、合同纠纷调处制度、合同归档制度等一整套以事前防范、事中控制为主、事后补救为辅的合同管理制度。

2、加强学习，提高素质。对企业内部的合同管理机构和合同管理人员要进行《合同法》培训，特别要对企业的经营人员进行培训，提高他们的合同意识，掌握合同法律制度，自觉运用到企业的经济活动中。同时，要对合同业务人员加