为进一步规范外宾接待工作

为进一步规范外宾接待工作，提高外宾接待水平，根据有关政策和国际礼仪要求，制订本实施细则。

一、外事接待工作的一般程序1.接到接待外宾的工作任务后，要尽可能详细地了解外宾的基本情况，弄清楚其来意，以及抵达的日期、地点。

2.会同或配合外事部门，拟订出详细的接待计划，报请有关领导审定。

3.根据领导批准的接待方案，组织有关部门或单位准备好翻译、会谈、签约、有关仪式的讲话及背景材料等文稿。

4.事先安排好参观、考察的地点和路线，组织有关单位作好各方面的准备。

5.根据外宾的身份，安排好住处。

6.根据外宾不同的生活习惯、妥善、周到地安排好伙食。

7. 安排好外宾的陪同人员及用车。

8.外宾抵达时，安排有关人员前往迎接。

9.同外宾或其代理单位、人员商定具体活动日程。

10.安排有关领导会见外宾，事先确定好会见时间和地点。

11.根据有关规定和外宾的身份，安排有关领导人出面宴请，事先确定好标准和席位。

12.按活动日程，具体组织承办或安排有关单位组织会谈、参观、考察、访问等项活动。

13.如需要，通知公安部门做好外事安全保卫工作。

14.安排好必要的文娱、体育活动。

15.安排外宾游览当地风景名胜。

16.重要外事活动应组织安排新闻报道工作。

17.如确需跟外宾交换或互赠礼品、纪念品，应事先做好准备。

18.为外宾预订车、船票或飞机票。

19.外宾临走前，应按规定作好接待经费的结算。

20.安排有关领导或工作人员为外宾送行。

21.接待工作结束后，应作出接待总结，呈报有关领导或外事部门。

二、外事接待工作程序中的标准化规范化要求（一）接待任务的职责和分工。

我区的外宾来访有三种：一是区领导邀请，二是省、市等上级部门指派接待，三是外宾自访。

区外事部门统一归口管理全区外宾接待工作，负责组织安排需区级领导参加的外事活动，安排经邀请访问的外宾。

区人民政府各部门需区级领导正式会见、宴请外宾，应报区外事部门审核，由区外事部门按程序报批，原则上不得以部门名义向区人民政府报送接待请示。

不涉及区级领导出面的外宾接待活动，接待单位向外事部门备案，自行安排接待事宜。

接到迎宾任务后，一定要充分掌握迎宾对象的基本状况。

来宾尤其是主宾的个人简况。

例如，姓名、性别、年龄、籍贯、民族、单位、职务、职称、学历、学位、专业、专长、偏好、著述、知名度，等等。

必要时，还需要了解其婚姻、健康状况，以及政治倾向与宗教信仰。

在了解来宾的具体人数时，不仅要务求准确无误，而且应着重了解对方由何人负责、来宾之中有几对夫妇，等等。

来宾此前有无正式来访的记录。

如果来宾，尤其是主宾此前前来进行过访问，则在接待规格上要注意前后协调一致。

无特殊原因时，一般不宜随意在迎宾时升格或降格。

来宾如能报出自己一方的计划，例如，来访的目的、来访的行程、来访的要求等等。

在力所能及的前提之下，应当在迎宾活动之中兼顾来宾一方的特殊要求，尽可能地对对方多加照顾。

（二）一定要详尽制定迎接来宾的具体计划，可有助于使接待工作避免疏漏，减少波折，更好地、按部就班地顺利进行。

接待计划包括来访团组和重要人物的背景资料，来访的目的、要求，应遵循的接待方针，以及迎送、会见、宴请、食宿、交通、新闻报道、活动日程等内容。

需区级领导参加的重要外事活动，外国政要、党宾、议员和相当于地市级以上外宾、有较大影响力的企业、社团负责人、为发展国家与地区友谊做出突出贡献的重要友人等外宾来访，接待单位应提前7个工作日提出接待计划，经外事部门审查，报分管区领导和主管外事工作的区领导审批。

重要经贸团组（需区级领导会见、宴请的）洽谈、涉外经贸签约活动，由外经贸局、区外办联合制定方案，报分管、主管外事工作的区领导审批，最后确定迎宾规格等具体问题。

最主要的是迎宾规格的确定。

根据对等接待原则，外国政要、党宾、议员和相当于地市级以上外宾、有较大影响力的企业、社团负责人、为发展国家与地区友谊做出突出贡献的重要友人等外宾来访，由正区级领导出面接待，并由相关副区级分管领导陪同。

其他外宾可由其他区级分管领导根据正区级领导批示迎送。

经贸、科技、文化、体育界等团体或民间组织以考察、洽谈、观光等为目的的来访，由对口部门负责人迎送。

（三）根据领导批准的接待方案，组织有关部门或单位准备好翻译、会谈、签约、有关仪式的讲话及背景材料等文稿。

会谈、签约、有关仪式的讲话及背景材料等文稿，形成后经外事部门审查，报分管区领导和主管外事工作的区领导审批。

区级正职领导出席的高规格、重大外事涉外活动的现场翻译工作，接待单位应当提前告知区外事部门，由区外事部门统筹安排。

一般性外宾团组来访活动的翻译工作原则上由接待单位自行安排。

重要涉外活动使用的，或对旅顺对外形象产生一定影响的有关名称和会标、横幅、说明牌、宣传物品等标识物的外文翻译文字，应当提请送区外事部门审核。

（四）事先安排好参观、考察的地点和路线，组织有关单位作好各方面的准备。

（五）根据外宾的身份，安排好住处。

如果外宾要在本地住宿，要在我区做好安排汽车，预定住房的工作。

在迎接外宾时，在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。

如果做不到，可印好住房、乘车表，或打好卡片，在客人刚到达时，及时发到每个人手中，或通过对方的联络秘书转达。

这既可避免混乱，又可以使客人心中有数，主动配合。

住房可由我方安排分配后，再征求客人意见；也可将房间位置图提前交给对方，请对方自行安排。

通常迎候人员应陪同来宾一同前往住宿处。

到达后，不要马上安排其他活动，要给外宾留下充足的洗澡、更衣、休息的时间。

迎候人员可暂时离去，走前应告诉外宾下一步的活动计划，并求得其同意。

应当为外宾留下主人的电话号码，以便为之提供及时帮助。

接待住宿安排根据客人的身份、人数、性别、年龄、身体状况、生活习惯和工作需要来酌情安排，选择宾馆要根据接待经费预算、宾馆实际接待能力、口碑与服务质量、周边环境、交通状况、安全条件等因素来考虑，基本生活需要如空调、热水、卫生间、电话、电视、娱乐、购物及办公、会议设施要符合要求，要让来宾产生“宾至如归”之感，体贴入微、善解人意，但要以不妨碍对方私生活为准、以不限制对方个人自由为限、以不影响对方休息为度。

（六）根据外宾不同的生活习惯、妥善、周到地安排好伙食。

要根据外宾所在国、所信仰宗教的禁忌，合理安排伙食，要熟悉欧美、伊斯兰、日韩等国家的饮食习惯，避免不愉快事情的发生。

（七）安排好外宾的陪同人员及用车。

陪同要讲究规格、自始至终。

外国政要、党宾、议员和相当于地市级以上外宾、有较大影响力的企业、社团负责人、为发展国家与地区友谊做出突出贡献的重要友人等外宾来访，由相关副区级分管领导或外事办主任陪同参观。

经贸、科技、文化、体育界等团体或民间组织以考察、洽谈、观光等为目的的来访，由对口部门负责人陪同。

要首先了解外宾的综合情况，明确接待方案，熟悉全过程，注意各个环节的衔接。

参观访问中，指定的陪同人员不能过多，中途不得换人或不辞而别。

要对客人有问必答，但不能随意越权许诺。

外宾和陪同人员共同乘坐双排五座轿车时，其座次排列可分作两种具体情况。

其一，由主人开车，通常以副驾驶座为上座,其他座位的座次由尊而卑依次应为后排右座、后排左座、后排中座。

其二，由专职司机开车。

一般以后排右座为上座，其他座位的座次由尊而卑依次应为后排左座、后排中座、前排副驾驶座。

客人抵达后，从机场到住地，以及访问结束，由住地到机场，如果主人陪车，应请客人坐在主人的右侧。

上车时，最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。

遇客人先上车，坐到了主人的位置上，则不必请客人挪动位置。

出入轿车，如果陪同者与来宾出行，宾主不同车时，一般应陪同者座车在前，来宾座车居后；宾主同车时，则大都讲究陪同者后登车、先下车，来宾先登车，后下车。

（八）外宾抵达时，安排有关人员前往迎接。

要预先由双方约定清楚，明确抵达时间和停留时间，并在来宾启程前后再次予以确认。

1、机场等交通工具停靠站迎宾如需要在机场等交通工具停靠站迎接来宾，参加迎送外宾人员提前30分钟到达迎宾地点，参加迎送外宾人员一般安排2至3人。

外国政要、党宾、议员和相当于地市级以上外宾、有较大影响力的企业、社团负责人、为发展国家与地区友谊做出突出贡献的重要友人等外宾来访，由副区级分管领导或区外办主任及相关对口单位主要领导亲自到场迎接，客人与迎接人员见面时，互相介绍。

通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾，可由礼宾交际工作人员或其他接待人员介绍，也可以由欢迎人员中身份最高者介绍。

客人初到，一般较拘谨，主人宜主动与客人寒暄。

接到外宾后，参加迎候的人员要及时通知所有迎候人员做好相关准备。

如安排献花，须用鲜花，并注意保持花束整洁、鲜艳，忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。

有的国家习惯送花环，或者送一、二枝名贵的兰花、玫瑰花等。

通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导人与客人握手之后，将花献上。

如来宾系贵宾，宾主互相介绍后，可进入机场、港口、车站的贵宾接待室，请贵宾稍事休息，也可请来宾直接乘坐事先安排好的交通工具，前往会见或住宿处。

接到来宾后，在步出迎接地点时，迎宾人员应主动为来宾拎拿行李。

不过，对于来宾手中的外套、提包或是密码箱，女宾的手提包则没有必要主动要求为之拎拿。

指派专人协助办理入境手续和行李提取手续等事宜。

重要代表团，人数众多，行李也多，应将主要客人的行李先取出（最好请对方派人配合，及时送往住地，以便更衣。

）在迎接外宾的整个过程中，迎候人员应始终面带微笑，以表示欢迎之意，不要故作矜持，一语不发。

其他地点迎宾2、遇有外国元首等极重要的贵宾前来我区，将视具体情况，与相关部门协商后确定迎宾地点。

（九）同外宾或其代理单位、人员商定具体活动日程。

（十）安排有关领导会见外宾。

1、会见、会谈的准备工作（1）需由正区级领导出面会见的，由外事部门拟定参与会见人员名单、会谈话稿、外宾背景资料，报参加会见的主要领导审定。

出席人数和人员，一般与接待的团组规模、规格相称。

安排好会见具体内容，详细了解会见、会谈双方的姓名、职务、会见、会谈的目的。

同时要主动了解对方具体安排（人员、时间、地点），并通知已方和对方出席人员，将会见、会谈时间、地点、主方出席人、具体安排、注意事项通知对方。

（2）准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员名称。

我方参会人员应提前20分钟前到达。

（3）会见、会谈场所应安排足够的座位。

会谈如用长桌，事先排好座位，现场放置中外文座位卡。

会见时一般应有中外文对照的欢迎标牌或横幅。

（4）视情可安排扩音器。

(5)会议室、贵宾室要达到以下要求：注意光线。

应以自然光源为主，人造光源为辅，切勿使光线过强或过弱。

招待来宾，尤其是接待贵宾的房间最好面南。

如阳光直射，则可设置百叶窗或窗帘予是调节。

使用人造光源时，不要以之直接照射来宾。

注意色彩。

招待来宾的现场，通常应当布置得既庄重又大方。