外贸函电-Unit 14 索赔与理赔

索赔时，应根据事实和有关证明分清责任，向责任方、轮 船公司(Shipping Company)或保险公司(Insurance Company) 提出索赔；理赔时，应根据事实和有关证明，该赔则赔， 不该赔则拒绝赔偿。在国际贸易业务中，当因进口方拒开 或迟开信用证、不按时派船或无理毁约而致使出口方遭受 损失时，就会发生出口方向进口方索赔的情况。更为常见 的情况是进口方向出口方提出索赔。例如，当进口方在收 货时发现货物破损或者货物的质量不符合合同规定要求等 问题时，进口方就会向出口方提出索赔。
（5）
表示希望 此种解决 方式能让 对方满意
We trust that the arrangement that we have made will satisfy you.（相信我们的安排将会使你 方感到满意。）
回复索赔信函（索赔没有理由情况下）的写作步骤 及常见表达方式：
写作步骤
表达方式
We feel deeply sorry that…in your letter of… （1） （贵公司……日来函收悉，对于……事件，我方 表示收到 深表遗憾。） 对方……
回复索赔信函(索赔有理由情况下)的写作步骤 及常见表达方式：
写作步骤
表达方式
（1）
对该索赔 事件表示
遗憾
Thank you for your letter of…, but it was with great regret that we heard …（感谢贵公司…… 日来函，我们对……事件深表遗憾。）
FOREIGN BUSINESS CORRESPONDENCE
Unit 14 Claim and Settlement 索赔与理赔
14.1 Introduction（简介）
目的：掌握在发生损失时，如何进行索赔和理赔 信函的处理。
在合同的执行过程中，签约双方应该严格履行合同义务。 任何一方如果不能履约就会给另一方带来麻烦，有时还会 使另一方遭受经济损失。一旦发生这种情况，受损方有权 根据合同规定要求责任方赔偿或是采取补救措施。受损方 所采取的这种行动称之为“索赔”(Claim)；责任方就受损 失一方提出的要求进行处理，叫做“理赔”(Settlement)。
表示该损
失应ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ其
他当事人 承担
This being the case, we would like to advise you to
claim on the shipping company who should be held
responsible.（对此情况，我们告知你方应向船运公
司索赔，应该由其负责。）
索赔的原 因
We immediately invited qualified surveyors to the spot to look into the case, and their findings show that …
（我们立即邀请专业检验人员到现场检查，结果
表明……。）
（3） The inferior quality of…causes us considerable 说明由此 difficulty and it is hard for us to dispose of it.（该货 而造成的 物品质不良给我们带来相当大的困难，使得我们 不便，并 很难处理。）
说明正在 After a check-up by our staff, it was found that…, 对索赔事 thus resulting in…, for which we tender our apologies. 件进行调 （经过我方人员的核查后发现由于……问题而导
查 致……，对此我们致以歉意。）
（5） 表示希望 We are enclosing the Survey Report and look forward 对方及时 to settlement at an early date.（我们随函附寄了检验 解决或告 报告，希望你方能够尽快解决。） 知处理办
法 We would like you to inform us of what you decide to do regarding our losses.（对于我方的损失，请贵公 司告知你方的处理办法。）
（2）
经过调查 发现该事 件另有原
因
We can assure you that the goods in question were in perfect condition when they left here. We have the clean B/L to support what we say. Maybe the damage complained of must have occurred in
偿
At any rate, we deeply regret about the unfortunate incident.(无论如何，我们对此不幸事件深表遗 憾。）
如果未能对索赔进行及时、有效的处理，则应立即告知对方 信已收到，并说明正在调查此事，以后会给出充分的答复。
回复此类索赔信函的写作步骤及常见表达方式：
请求对方 解决
We must ask you to arrange for the dispatch of replacements at once.（我们要求你方必须立即替换 货物。）
（4） We think we can reserve the right to lodge a claim 提出解决 against you for the loss we have suffered.（我方保留 索赔的建 对你方给我们造成的损失提出索赔的权利。） 议、办法 或要求
此事件进 行澄清或
说明
We have sent our representative to your end to （3） investigate the matter in detail.（我们已经派代表到 表示正在 你处详细调查此事。） 调查此事
You may be assured that the matter will be settled in （4） a reasonable manner to our mutual benefits.（请相 表示将会 信我方将以互利的方式合理地解决此事。） 给对方合 理的答复
14.3 Specimen Letters（样函）
Letter 1：Claim on wrong goods
Dear Sirs, Re: Our Order No.123 We duly received the documents and took delivery of the goods on arrival of s/s Prince at Hamburg. We thank you for your prompt execution of this order. Every thing appears to be correct and in good condition1 except in case No.3. Unfortunately when we opened this case we found it contained completely different articles, and we can only presume that a mistake was made and the contents of this case2 were for another order.
On the basis of the Survey Report, we hereby register a claim with you for…in all.（以检验报告为依据， 我们在此向你方提出总金额为……的赔偿要求。）
We are awaiting your prompt reply.（盼即复。）
憾
Much to our regret, about…（对提出……表示遗 憾。）
We regret to say that …（我们很遗憾地告 知……。）
写作步骤
表达方式
We have just received the Survey Report (2) from…evidencing that…（我们已经收到由……开 说明要求 来的检验报告，证明……。）
transportation.(我们保证该批货物发货时状况良好，
有清洁提单证明。由此，该损害可能是在运输过
程中产生的。)
（3）
The responsibility should rest with either of the parties concerned.（对此损失应该由相关任何一方 当事人负责。）
写作步骤
表达方式
（1） We are very surprised to learn from…（对于…， 表示收到 我方深表惊讶。）
对方…日 索赔函感 到遗憾或
惊讶
（2） We want to have the problem clarified without any 表示要对 delay.（我们希望毫不延迟地澄清此问题。）
With reference to your claim for…, we wish to express our much regret over the unfortunate incident.（对于你方就……问题的索赔，我们对 此不幸事件表示十分遗憾。）
写作步骤
表达方式
On going into the matter we find that …（经对此事 （2） 件的调查，我们发现……。）
项给你方作为赔偿。）
(4)
对于给对 方带来的 不便表示
歉意
We regret the inconvenience you have sustained. （对于你方所承受的不便，我方深表歉意。）
Please accept our apologies for the trouble caused to you.（对于给贵公司带来的不便，请接 受我们的歉意。）
（3） We have arranged…at once.（我们立即采取……解 表示将对 决办法。）
该索赔事 In view of our long-standing business relations, we 件采取解 will make payment for…into your account.（鉴于我 决措施 们之间长期的业务关系，我们将支付……金额款
Consequently we find no ground to compensate you for the loss.(由此，我们没有理由向你方赔付。)
（4）
对该损失 再次表示 We think we are apparently not liable for the 遗憾或提 damage.(显然，我们不应对此损失负责。) 出拒绝赔
语气婉转。书写索赔信函时，说理要充分，信心要坚定， 语气要客气婉转而不失礼貌。处理索赔事件时，要防止感 情用事，避免情绪激动。激动的情绪非但无助于问题的解 决，而且还会起反作用。
14.2 Writing Skills（写作技巧）
索赔信函的写作步骤及常见表达方式：
写作步骤
表达方式
（1）
对货物提 出索赔， 并表示遗
在书写索赔及理赔信函时，应注意以下几点：
迅速及时。索赔必须在（合同规定的）索赔期限内提出， 否则对方有权不予受理。理赔者对索赔期内提出的索赔要 求，应予重视，按照国际惯例迅速进行调查研究，弄清事 实，并及时给予答复。
详细明确。索赔时往往会信函与电报、电传或传真并用。 为争取时间，首先发出电报、电传或传真，明确提出要求， 紧接着通过发送信函来详细申述理由以使对方信服，必要 时或根据合同规定，附以有关证件（如检验证明等）来支 持信函中提出的论点和要求。提出的要求或解决办法一定 要明确，切忌含糊其词。
日索赔信 We are sorry to learn from your letter of…（对于 函感到遗 你方……日来函，我方深表遗憾。） 憾或惊讶
After going into the matter carefully we estimate that…might be due to…（经过认真调查，我们估 计……事件可能是由于……原因所致。）