公文处理基本知识讲解

公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人、标题、 主送机关、正文、附件说明、成文日期、印 章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发 机关和印发日期等部分组成。
1、公文中各组成部分的标识规则，按照《国 家行政机关公文格式》国家标准执行。
2、发文机关标识应当使用发文机关全称或 者规范化简称；行政机关联合行文，主办 机关排列在前。
2、决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安 排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤 销下级机关不适当的决定事项。
3、公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4、通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知 的事项。
5、通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关 和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关 办理和需要有关单位周知或者执行的事项， 任免人员。
4、属于部门职权范围内的事务，应当由部门 自行行文，确有必要和有关部门联合行文的， 应当明确主办部门。
8、公文除“会议纪要”和电报外，应当加盖 印章。联合上报的公文， 由主办机关加盖印
章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印 章。
9、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位 置时，应当调整行距、字距，务使印章与正文 同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方 法。另外，印章采用中套或下套的方法，不论 用哪种印法，印章应距正文2--4mm，以防止 添加文字。
①凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解 决的问题，不发公文。
②凡是可以用办公室公文解决的问题，不发部 门公文；可以用便函解决的问题，不发正式公 文；可以用电子公文解决的问题，不发纸质公 文。
③除有特别规定的外，涉及人、财、物等具体 业务问题的，可以直接向有关主管部门行文， 不必经政府转办。
10、成文日期以本机关负责人签发的日期为准， 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为 准。电报以发出日期为准。
11、公文附注指需要说明的其他事项。公文如 有附注，应当加圆括号标注。一般在“请示” 公文中要有附注，即：（联系人：*** 联系电 话***）
12、公文应当标注主题词。上行文按照上级机 关的要求标注主题词。主题词的标注难度很大， 省厅对此还不作严格的要求，市局也暂不作明 确的要求，这里，我简单提几个基本要求：1、 主题词必须按照主题词表标注，不得使用表外 词。2、主题词不是从标题中挑几个关键词， 而是要从整个文章的宗旨去确定主题词。
3、发文字号应当包括机关代字、年份、 序号。年份、序号用阿拉伯数字标识。行 政机关之间联合行文，标注主办机关的发 文字号；与其他机关联合行文，原则上应 当使用排列在前机关的发文字号，也可以 协商确定，但只能标注一个机关的发文字 号。
4、上行文应当注明签发人、会签人姓名。联 合上报的公文，主办机关签发人姓名排列在前， 其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之 下按发文机关顺序依次排列。
④各部门的工作会议纪要、情况报告、调查报 告、工作部署等，一般不以政府或政府办公室 名义批转或者转发。
⑤上级的公文，如需各地、各部门贯彻执行的， 一律将原件翻印下发；确需本级、本部门发文 的，必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。
2、下级机关应当向直接上级机关请示、报告。 因特殊情况必须越级请示、报告的，应当抄送 被越过的上级机关，并注明理由。向下级机关 的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
公文处理基本知识
2003年12月
行政机关的公文种类
1、命令(令) 3、公告 5、通知 7、议案 9、请示 11、意见 13、会议纪要
2、 决定 4、 通告 6、 通报 8、 报告 10、批复 12、函
1、命令(令)
适用于依照有关法律、行政法规公布规 章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉 奖有关单位及人员。
5、公文标题应当准确简要地概括公文的主要 内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一 般不用标点符号。标题=发文机关+主要内容+ 文种
6、主送机关指公文的主要受理机关，应当使 用全称或者规范化简称、统称。
7、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 附件序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标 点符号。
13、抄送机关指除主送机关外需要执行或知 晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化 简称、统称。
14、印发机关和印发日期。印发机关统称机 关办公厅(室)或文秘部门，印发日期以公文付 印日期为准，用阿拉伯数字标识。
行文规则
1、 行文应当确有必要，注重实效。省政府、 省厅都有明确要求，要避免文山会海。发文要 坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制 数量。这里把握五个原则：
3、各部门需要请示政府的事项，应当抓紧做 好前期工作及时上报，给政府留出研究、决策 的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不 得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5 个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、 法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外， 必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过 程。
11、意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
12、 函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答 复问题，请求批准和答复审批事项。
13、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
注意事项
1、命令、决定和通报三个文种都可适用于奖励。我 们常用的是决定和通报，一般不用命令。
2、意见文种可以用于上行文、下行文和平行文。作 为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级 机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。 作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机 关应遵照执行。无明确要求的，下级机关可参照执行。 作为平行文，提出的意见供对方参考。
6、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神 或者情况。
7、议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人 民代表大会或人民代表大会常务委员会提请 审议事项。
8、报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复 上级机关的询问。
9、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复
适用于答复下级机关源自文库请示事项。