企业管理类(文书)档案整理-省档案局
国家档案局第号令释义及企业管理类档案整理()演示课件-精选.ppt
第5部分：适用及原则 第十九条至第二十一条，对《规定》内容的适用 性、解释权和生效时间进行规定。 5个部分中，第1部分是基础，第2、3部分是核心， 第4、5部分是保障，共同构成规范企业文件材料 归档范围和档案保管期限工作的全过程要求。
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10号令的创新之处 1、突出了合同、协议等契约文件材料的 管理。 2、突出了审计、风险控制、社会责任等 职能工作形成文件的管理。 3、将“产品销售”改为“市场营销”。 4、增加了“企业管理”、“项目管理” 文件,将能力建设、项目建设、条件保障 建设等的管理文件统一命名为“建设项目 工作文件材料”纳入经营管理中。
对档案行政管理部门指导企业进行编制 工作提出的明确要求
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《规定》正文条文的释义
第四条 企业文件材料归档范围是：
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理 等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、 国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件 材料；
（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业 和职工权益具有凭证价值的文件材料；
文书档案整理归档验收标准
附件：1文书档案整理归档验收标准(一)保证归档文件数量与内容的完整性。
任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。
文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。
(二)装订应整齐、安全、美观。
归档文件按“件”装订。
5页以上的以“三孔一线"的方式缝订，须将文件左、下边对齐；5页及以下的以“包边角"的方式缝订，须将文件左、下边对齐。
确保不压字、无金属物，超过A4纸张的应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。
(三)文件保管期限划分应科学、准确。
以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。
(四)归档文件排列应正确、有序。
应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。
不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。
每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。
(五)档案排列应体现其特征与逻辑联系。
归档文件依据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件，永久、30年、10年各一个流水号，分别从1号起编。
(六)加盖、填写归档章应清晰无误。
在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。
归档章式样如下图：┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 全宗号┃ 文件年度┃ 件号┃┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃处室名称┃保管期限┃ ┃┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛例：担保办[2011]98号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案，则该文件归档章应为：┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 66 ┃ 2011 ┃ 26 ┃┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃总经办┃ 永久┃ ┃┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛(七)档案著录应做到真实、完整。
企业档案管理规定
企业档案管理规定文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2023.08.08•【文号】国家档案局令第21号•【施行日期】2023.10.01•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文企业档案管理规定2023年8月8日国家档案局令第21号公布自2023年10月1日起施行目录第一章总则第二章机构和人员第三章设施设备第四章文件材料的形成、收集、整理与归档第五章档案的保管、保护、鉴定与处置第六章档案的利用、开发、统计与移交第七章档案信息化建设第八章监督管理第九章奖励与处罚第十章附则第一章总则第一条为加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。
第二条本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条中华人民共和国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动适用本规定。
第四条企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局的一项重要工作。
第五条坚持中国共产党对企业档案工作的领导。
企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。
档案工作经费应当列入企业年度财务预算，为档案工作提供保障。
第六条企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于开发利用。
国家档案主管部门负责全国企业档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，对中央企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、中央金融企业、中央所属文化企业等，下同）档案工作实行监督和指导。
文书档案整理方法步骤(市直)
例：办文件
《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》
例：办文件
例：办文件
（三）批示件
涵义：指上级领导对本地区本单位 事务进行批示，本单位领导在相关材料 上直接批示形成的材料。
注意： 1、每份领导批示为一件文书档案。 2、由其管理部门或人员负责归档。 3、批示件应全部归档；
4、机构（问题）栏统一填写“批示 件”；
2、入柜原则：从左至右，由 上至下。
3、排列方法 （1）期限—年度法 永久：2001（发、办、批、其）-2002（发、
办、批、其）-2003（发、办、批、其）-……2013（发、办、批、其）……；
30年：2001-2002-2003-……-2014……； 10年：2001-2002-2003-……-2014……。 ※（2）年度—期限法 2001年：永久（发、办、批、其）+30年 （发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）； 2002年：永久+30年+10年； 2003年：永久+30年+10年； ……
注意：
1、按照 “谁形成、谁办理、谁负责”的 原则，采取 “随办随归”的方式，办理完毕 即刻向档案室归档。或由部门初步整理后， 按年度批量向档案室归档。
2、每份／册为一件；
3、机构（问题）栏统一填“其他”；
4、同一年度归档的“其他”类文件材料， 按归档时间排列，从“1”开始顺序编制“室 编件号”。
（2）规模小的单位可以采取“年度— 保管期限”两级分类法；
3、增加归档文件组件和纸质归 档文件修整、装订、编页、排 架要求；
4、增加归档文件档号结构要求；
（1）档号：归档文件在整 理过程中，体现归档文件类别、 排列顺序的一组数字、字符的 集合
文书档案归档范围及保管期限管理规定
附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定（征求意见稿）1 总则目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。
适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。
2 术语和符号文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
保管期限（retention period）档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。
归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定职责档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。
各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。
保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。
4 技术内容归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。
具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。
归档文件材料的来源内部形成的文件材料。
执行、办理的外来文件材料。
所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。
引进项目、外购设备等带回的文件材料。
投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。
参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。
归档要求整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
公文整理及文书档案管理
永久（500份）
定期30年 （1000份）
定期10年 （500份）
1999年 （100份）
2000年
2001年 2002年
（100份） （150份） （150份）
同左
示意如左
办法 业 公规 务 室处 处
办法 业 办法 业 公规 务 公规 务 室处 处 室处 处
1- 40 1- 30 1- 30 1- 30 1- 30 1- 401- 50 1- 50 1- 50
文件材料的不归档范围：
1、 上级机关的文件材料中，普发性 不需本机关办理的文件材料，任免、 奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；
2、 本机关文件材料中的重份文件， 无查考利用价值的事务性、临时性 文件，一般性文件的历次修改稿、 各次校对稿，无特殊保存价值的信 封，不需办理的一般性人民来信、 电话记录，机关内部互相抄送的文 件材料，本机关负责人兼任外单位 职务形成的与本机关无关的文件材 料，有关工作参考的文件材料；
确定归档范围时要注意：
1、两个以上单位合作完成的项目，主办单 位保存全套文件材料，协办单位保存与承 担任务相关的正本文件。
2、本单位领导人兼任其他单位职务形成 的文件，由兼职单位负责立卷归档。
3、单位内部文件，如工作计划、总结、 会议记录等，应列入归档范围。
4、在业务工作中收集的有关资料，不属 于归档范围。
（二）公文整理的原则
• 遵循文件材料的形成规律和 特点，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于保管 和利用
（三）确定公文整理地点
（四）公文整理需要注意的问题
1、本单位形成的公文材料是公文整 理工作的重点。
2、要保证归档公文材料的齐全完整。 3、加强登记，熟悉家底。
省档案局、省档案馆主要职责和内设机构的主要职能
省档案局、省档案馆主要职责和内设机构的主要职能一、省档案局、省档案馆的主要职责
（一）贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，组织指导、检查和监督《档案法》的实施。
（二）研究制定地方性档案法规、规章，并负责解释工作，依法履行本行政区域档案行政管理职能。
拟定全省档案事业发展的方针、政策，并负责贯彻执行工作。
（三）对全省档案事业实行统筹规划，宏观管理。
组织、指导、检查、监督、协调省属各机关、团体、企事业单位和各市、县（市、区）的档案管理工作及经济、科技、重点工程等领域档案工作。
（四）集中统一管理省委、省人大、省政府、省政协、省纪委及省级各机关、单位的重要档案和历史、社会档案资料，做好各类档案的接收、征集、整理、保管、鉴定、统计等项工作，保守党和国家机密，维护档案的完整与安全。
（五）组织档案的利用、编研、宣传、出版工作，有计划地公布档案史料，组织开展档案史料陈列展览等教育活动，向社会提供广泛的服务。
（六）组织实施档案技术保护工作。
（七）负责全省档案现代化建设和档案科研管理工作，组织档案技术的研究开发和现代科技成果在档案工作中的应用，依法监督管理档案技术产品，推动全省档案科技发展。
（八）制定全省档案工作队伍建设规划，组织档案的专业教育和档案专业干部培训工作。
负责全省档案专业技术职务评审的有关工作。
（九）组织全省档案工作外事活动；收集散失在国外的有关江苏的档案文件和历史资料。
（十）承办省委、省政府交办的其他事宜。
10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》解读1-5
加强基础建设，促进企业自律——解析国家档案局10号令发布浅谈企业文件材料归档范围和档案保管期限编制方法（10号令解读之一）案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令）。
2013年4月又下发了《关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》，要求各企业用3年的时间完成本企业文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“保管期限表”）的编制，这是贯彻实施10号令的关键和重要环节。
国家档案局从2013年开始已着手中央管理企业管理类保管期限表的编制指导与审核工作。
截止到2014年底，共完成20家中央管理企业管理类保管期限表的审核批准。
但在指导与审核过程中发现，不少企业仍未很好掌握编制保管期限表的正确方法和技巧，至使编制出的管理类档案保管期限表质量不高。
本文就企业如何开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作中存在问题和管理类档案保管期限表编制过程进行讨论，以供大家参考。
一、档案保管期表编制中普遍存在的问题及原因分析（一）档案保管期表编制中普遍存在的问题根据前期业务指导和审核情况总结，企业在编制档案保管期限表主要存在以下问题：第一，文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。
许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。
第二，文件材料保管期限不合理。
该定为永久保管的档案定为30年或10年，该定为30年定为10年。
第三，表述太笼统。
文件材料内容条目过多使用模糊语言，过多使用“重要的”、“一般的”等用语，至使保管期限表对鉴定业务起不到应有的指导作用。
第四，表述不准确。
文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。
第五，文件材料内容重复、交叉现象严重。
同一层次文件材料分类原则不一致，文件材料内容逻辑混乱，同一内容多次反复出现。
（二）原因分析企业在档案保管期限表编制过程中造成上述问题的原因主要有：保管期限表编制没有严格按照机构设置及职责说明来进行，照抄照搬10号令或照抄搬其他企业保管期限表，更有甚者将企业原有保管期限表进行翻版后直接报审。
文书档案整理
是按照案卷所反映问题的重要程度或相互联系排列；二是按照案
卷所反映的时间顺序排列，案卷排列应基本保持前后一致。
十三、编制档号
档号主要由全宗号、目录号、案卷号、件（页） 号等要素组成。 1、全宗号 是给每个立档单位编制的代码，由四 位阿拉伯数字组成。 2、目录号 是指档案类别和保管期限的代码。由 汉字、汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的一组代码 标识。文书类档案以“W01”、“W02”、 “W03” 分别表示永久、长期、短期三种。 3、案卷号 案卷排列的顺序号。同一保管期限内 的案卷按四位阿拉伯数字排大流水编号。 4、件号 案卷内文件的顺序号。按排列顺序流水 编号。 5、页号 案卷内文件每页的顺序号。按排列顺序 流水编号。
文书档案整理
芜湖市档案局
文书档案整理工作
一、定义 文书档案整理，将机关团体、企事业单位和社 会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当 归档的文件材料，按照一定的原则和要求，进行 科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装 盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是 一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：
5
3
…… ……
……
… …
9－16
八、拟写案卷标题
案卷标题，即案卷题名，用以概括和揭示卷内文件的内 容和成份，为查找利用提供线索，也是案卷封面和案卷目录 中最主要的项目 。拟写时符合案卷题名结构 “三要素” 要 求，即：责任者——问题——名称（文种)。 1、责任者 应写全称,以印章为准或通用简称，通用简称 应具备唯一性。联合发文时如责任者过多,则选2-3个主要责 任者，后加“等”字。立档单位是责任者必须抄录。 2、 问题 应简明扼要、用词规范，不能目录式堆砌或全面 罗列，不能漏掉主要内容，总字数控制在50个汉字以内。 3、文种 也应概括在三个以内，如：“计划、意见、要点 ”等，只标明“计划”即可。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
8.5档案利用、开辟成果材料30年
9信息化建设
9.1信息工作计划、总结10年
9.2信息管理工作的文件、规定等30年
4.6.3办理归档手续
4.6.3.1填写归档清单：按文件罗列顺序填写归档清单一式两份。
4.6.3.2向档案部门办理移交手续，档案人员验收后双方签字各执一份。档案部门同时出具归档证明。
5附录
附录A文书档案归档范围及保管期限表(经营管理类)
附录B文书档案归档范围及保管期限表(生
产管理类)
附录C文书档案归档范围及保管期限表(行政管理类)
4.3.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或者少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
4.3.4具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
4.3.5归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。
4.3.6反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
4.5归档数量
4.5.1文书档案：底稿1份，正本1份。
4.5.2其他材料：照片、底片、录音带、录相带等按实际数量归档。
4.6归档移交程序
4.6.1每年上半年，各部门文件管理人员，按照归档范围采集应归档的文件材料，按规定进行分类、整理和编目。
4.6.2档案人员对各部门整理的文件材料质量进行检查和验收。
4安全生产
4.1安全技术管理规定、通报、总结、会议记要等30年
4.2事故报告、调查分析及处理材料30年
4.3安全教育活动的材料10年
4.4安全生产、消防方面的材料10年
4.5统计报表30年
5科技管理
5.1科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等30年
国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）的通知
国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）的通知文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2019.03.08•【文号】•【施行日期】2019.03.08•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）的通知各省、自治区、直辖市档案局，河北省委办公厅、江苏省委办公厅，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，各中央企业档案部门：为推进企业电子文件归档和电子档案管理工作，推行电子文件单套制归档管理，2016年国家档案局联合国家发展改革委遴选了33家单位开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作。
2017年至2018年，共有13家企业完成了所选业务系统的电子文件归档和电子档案管理试点工作，通过了我局组织的验收，形成了典型经验，可向全国推广。
现将通过验收的企业名单下发，以方便各单位联系学习。
国家档案局2019年3月8日企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）序号试点企业名称试点内容1 中国石油天然气集团有限公司会计核算系统形成电子文件归档全过程试点2 中国商飞上海飞机设计研究院PDM系统形成的电子文件归档和电子档案管理3 天津轨道交通集团有限公司工程建设项目CAD电子文件归档和电子档案管理4 交通银行股份有限公司营运业务电子文件管理系统（二代支付、开销户）、电子邮件系统电子文件归档和电子档案管理5 中国航天科工飞航技术研究院CAPP系统形成的电子文件归档和电子档案管理6 福建福清核电有限公司施工管理系统、生产管理系统、ECM （企业内容管理系统）形成的电子文件在线归档7 浙江省能源集团有限公司CAD、协同办公系统、合同系统形成的电子文件归档和电子档案管理8 江苏核电有限公司供应链商务合同管理系统、会计核算系统形成的电子文件在线归档9 内蒙古电力（集团）有限责任公司会计核算系统形成电子文件归档和电子档案管理10 国泰君安证券股份有限公司综合理财管理平台（非现场开户）电子文件在线归档11 无锡地铁集团有限公司无锡地铁工程管理系统形成的电子文件归档和电子档案管理12 山西潞安矿业（集团）有限责任公司安全生产指挥调度系统、煤炭营销管理信息系统电子文件在线归档13 中南电力设计院有限公司勘测设计管理系统、综合MIS系统在线归档。
文书档案管理(最新版本)-119页文档资料
档案
图1 文件转化为档案的基本条件
2.来源：文书档案来源于文件。文件办理完毕之后经鉴定具有保存价值 的部分，经过归档整理，转化为文书档案。可以说，文件是文书档案的 前身，文书档案是文件的归宿之一，“文件”与“文书档案”实际是同 一事物在生命周期的不同发展阶段的不同称谓。（文件生命同期理论）
第一节 归档文件概述
“文件”一词最早见于清末。概念外延十分 广泛，除各种收发文，如命令、指示、决定、 通知、通告等公务文书，也包括个人在私务 活动中形成的各种私人文书，如信函、日记、 证书、遗嘱、家谱等。主要载体形式是纸张， 但磁盘、光盘等新型特殊载体也在得到广泛 使用。
文书立卷、文件立卷或公文立卷均指同一概 念。
档案工作所指的文件主要是不同形成主体在 各自公务活动中产生的公务文书。
二、归档文件的特点
归档的定义：是指一系列的公文处理程序之 后，办理完毕且具有保存价值的文件要经过 系统整理及时移交档案室或档案馆集中保存， 这一过程通常称为“归档”。
归档文件具有以下特点：一是从公文处理流 程来看已经办理完毕；二是按照各单位《文 书档案归档范围和保管期限表》的要求，属 于应归档范围，具有继续保存备查的价值； 三是必须按照规范要求进行了系统整理。
文件分类
一、根据文件的使用范围划分：通用文件、专用文件和科技 文件；
（一）通用文件指党、政、军各级机关和人民团体、企事业 单位在行政管理中普遍使用的公文。如公函、通知、通报、 指示、决定、决议等。
1、按行文方向划分：上行文、下行文与平行文三种。
上行文指直属上级领导机关报送的文件，如报告、请示等。
向外单位发出的文件，称为外发文，主要文种是 《国务院公文处理办法》中规定的12大类，如，请 示、批复、通知、函等，通常以红色版头的形式发 布。根据行文关系，向上级单位发上行文，向下级 单位发下行文，向平级或不相隶属单位发下行文， 具有法定的权威性。
档案局文书档案整理规范
1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文献的整理原则和方法。
本标准合用于各级机关、团队、企事业单位和其他社会组织相应作为文书档案保存的归档文献的整理。
其他门类档案可以参照执行。
公司单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文献下列文献对于本文献的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文献，仅所注日期的版本合用于本文献。
凡是不注日期的引用文献，其最新版本（涉及所有的修改单）合用于本文献。
GB/T 18894 电子文献归档与管理规范DA/T 1-2023 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2023 档案修裱技术规范DA/T 38-2023 电子文献归档光盘技术规定和应用规范3 术语和定义下列术语和定义合用于本标准。
3.1归档文献archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文献材料，涉及纸质和电子文献材料。
3.2整理arrangement将归档文献以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文献还涉及修整、装订、编页、装盒、排架；电子文献还涉及格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3件item归档文献的整理单位。
3.4档号archival code在归档文献整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文献的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文献整理应遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系。
4.2 归档文献整理应区分不同价值，便于保管和运用。
4.3 归档文献整理应符合文档一体化管理规定，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文献整理应保证纸质文献和电子文献整理协调统一。
5 一般规定5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文献一般以每份文献为一件。
正文、附件为一件；文献正本与定稿（涉及法律法规等重要文献的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文献附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
文书档案整理
文书档案整理一、做好档案工作应首先掌握的几个概念面对一堆杂乱无章的文件材料，在归档前，我们需要掌握几个基本概念（一）、档案的种类。
就目前现代档案可分为：文书档案、科技档案、专门档案（会计、照片、声像、光盘等）1、文书档案---文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。
如图纸、设计任务书、科研报告等等；3、专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。
如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。
新型载体档案如照片、影片、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。
今天我们探讨的档案种类主要是文书档案。
（二）文书档案的归档制度就是文书部门处理完毕的文件，经过整理归档，定期移交给机关档案室集中保存，作为机关的一项制度执行。
它主要包括：归档范围、归档时间及归档的质量要求1、归档范围：就是归档文件整理的范围。
确定归档范围是整理工作首先要解决的实际问题。
收集中的文件材料，有本机关的，也有上级、同级、下级送来的，有重要的，也有一般事务性的，有长期效用的，也有短期效用的。
在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。
在确定归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。
这里的齐全---主要指归档率：实际归档文件／应归档文件。
企业管理类档案保管期限表(国家档案局)
企业管理类档案保管期限表
序号
归 档 范 围
保管期限
1
本企业设立、变更、解散过程文件材料
1．1
本企业筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立本企业的相关文件材料
永久
1．２
本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料
永久
1。3
本企业章程送审稿、批准稿及正式文本
永久
１。4
企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料
能源管理工作规定、总结
永久
１4。3.２
能源管理计划、统计报表，能源消耗定额管理文件材料
30年
1４。3．３
节能工作文件材料
30年
14。4
设备仪器管理工作文件材料
14.４。1
设备仪器管理工作制度、规定、办法、总结等
永久
14。4.2
设备仪器管理工作规划、计划等
30年
14.５
安全生产工作文件材料
１４。5。1
13。7．1
产品与服务发展规划、计划、总结等
永久
1３．7.2
产品与服务管理制度、办法、规定等
永久
13.7.3
调查研究文件材料
１3.7．３。１
产品与服务市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告
１０年
13.7．3。2
产品与服务的技术、经济可行性研究报告，市场需求分析报告、收益预测分析报告
30年
13。7。4
９.1
重要事项
永久
９.2
一般事项、无批复重要事项
３0年
9.３
无批复的一般事项
１0年
１０
本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文书档案整理
归档文件的范围
❖ 根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档 范围和文书档案保管期限表》，归档范围体 现了“以我为主”的原则，重点是本级机关 的文件。各单位平时注重归档“红头”文件 而忽视“白头”文件，这是归档一大误区。 重点要注重人、事、产权、债务关系方面的 材料归档。
❖ 归档文件材料
❖ 1、上级业务主管机关颁发的需要执行的文 件材料，会议材料。
要制度等。 ❖ 4）、本机关形成的反映全面业务工作的重要情况汇报，重要数据材料，重要的
请示（业务问题）和上级机关的批复。 ❖ 5）、本机关房屋买卖、土地征用、全要的合同协议、资产登记等凭证性文件材
料。 ❖ 6）、本机关和上级机关及相关机关关于本机关机构成立、变更、启用印章、人
员任免、编制、获县级（含）以上表彰、受警告（不含）以上处分的等文件材料。 ❖ 7）、本机关人事考核、干部职工调动手续、职工名册、党团工会等工作形成的
❖ 4）、上级业务主管机关召开会议的总结、讲话等文件材料。 ❖ 5）、本机关一般性事务文件材料。 ❖ 6）、本机关编印的简报、刊物。 ❖ 7）、本机关电话记录、安全亡记录等记录材料。 ❖ 8）、下级机关报送的重要的总结、报告、统计表等。
二、简化整理方法整理
整理原则是：遵循形成规律、保持有机 联系、区分保管期限、便于保管利用。
文书档案分类及文书档案归类整理方法
文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案简介文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
文书档案分类1）保管期限年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2）保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3）问题年度保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4）年度保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
文书档案作用1）分类是档案整理工作的重要环节；2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。
文书档案原则档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则保管期限我国档案保管期限分为10年、50年和永久。
销毁制度1）制定保管期限表；2）制定销毁档案的审批制度；3）制定销毁档案的监销制度。
编制按照各个全宗分别编制。
每一清册一式两份，一份报批，一份留存。
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。
它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、会计、声像、实物、专门档案进行分类。
在机关文书档案占多数，在企业按照工业企业档案分类表，已经很难分开文书档案和科技档案。
只是十大类中的前四类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的形成规律和文书档案相同，整理档案的方法也要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。
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▲文书档案：是指反映党务、行政管理等活 动的档案。（《档案工作基本术语》中华人民共和国
档案行业标准）
★（二）归档文件整理：将归档文件以件 为单位进行装订、分类、排列、编号、编 目、装盒，使之有序化的过程。 明确了“以件为单位”的基本原则，并 概述了归档文件整理工作的基本环节。
★（三）件：归档文件的整理单位。 《规则》最根本的特点，就是以“件” 为整理单位，进行文件级整理
(10）介绍信存根等一本为一件； （11）干部任免、录聘、调资、离退休、津 贴补助等材料。如果一人一表或一文的， 以一个人的一套材料为一件；若以若干人 为一表或一文的，以一起上报审批的这几 个人的一套材料为一件。 ▲“为一件”是指实体上装订在一起，编目 时也只体现为一条条目。
整理内容：归档文件整理包括系统化和编 目两大部分内容。系统化主要指分类和排 列；编目包括归档文件编号、编制归档文 件目录、填写档案盒脊和备考表等。
要求—— 在计算机辅助管理条件下， 文件实行以“件”为单位的整理， 努力做到“随办随归档”， “谁办谁归档”。 适用于文书档案的整理。
（ 一)
简化 1、从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，取消案卷， 实行文件级管理，简化整理程序，放宽对归档文件实体的 整理要求，免除了繁琐、复杂的组卷过程， 2、分类方法确定为年度、保管期限、机构（问题），并允 许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 3、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定， 只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于“三孔一 线”。 4、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考 因素，可根据实际情况选用。
★按保管期限分类：将文件按划定的保 管期限分类。 采用保管期限分类法，能够将不同价值 的归档文件从实体上区分开来，使档案部 门能够有针对性地采取整理和保护措施。
◆按机构分类：将文件按其形成或承办机构分类。 ▲采用机构分类法时，一般来说，有一个机 构就设置一个类，机构名称就是类名。各机构的 次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的 顺序来排列。 ▲采用机构分类法原则上以哪个机构名义发 文的文件就归入哪个机构的类中。
◆《意见》第五条：根据《工业企业档案分类试 行规则》进行实体分类的企业，其党群工作、 行政管理、经营管理和生产技术管理四大类的 文件材料可参照执行《规则》的规定，按“件” 进行整理。具体操作中四大类可以继续保留， 不再设置二级类目；也可以四大类合并为“管 理类”，划断年度重新调整分类编号，制定新 的分类方案。（多则保留，少则合并） ◆没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实 体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执 行《规则》。
◆正确划分保管期限 坚持“简化”原则： 档案实行“两分法”、“标时制” ——永久； ——定期（30年、10年）
•
注意——
永久的文件突出其“重要性” 定期的文件突出其“一般性”
第三部分：《归档文件整理规则》出台的背景、意 义及其特点 一、背景 ▲ 传统的立卷：文件办理完毕后，必须经过系统 整理，才能归档保存。将零散的文件材料根据其 相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理 过程，就叫做立卷。
★按年度分类：将文件按其形成年度分类。 年度分类法是运用得最广泛的分类方法。 运用年度分类法时，正确地判定文件的 日期并归入相应年度，是决定分类质量的 关键。
几份文件作为一件时，应以装订时排在前 面的文件日期为准。例如，正本与定稿为 一件时，以正本为准；正文与附件为一件 时，以正文为准；转发文与被转发文为一 件时，以转发文为准。
企业的类型很多，各种类型的企业其档 案种类既有共性又有个性，就一般具体的 企业而言，企业档案可以按照其所反映的 企业活动职能性质分为管理类、业务类、 财务类、人事类。
管理类档案整理：参照执行《归档文件 整理规则》 财务类、人事类是两种专门档案； 业务类档案的情况比较复杂，如生产、 建筑等类型的企业多为科技生产活动，其 档案内容主要为科技档案(产品档案、科研 档案、基建档案和设备仪器档案)
（7）重要文件的正文与历次修改稿可各为一 件。 （8）来文与复文是指不同单位之间就某一问 题的往来文书。从文种上看包括请示与批 复、报告与批示、函与复函等。 《规则》对来文和复文采用“可为一件” 的表述方式。 我省明确规定：“来文与复文”各作为一 件处理。
（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件: 报表、名册、图册等每册（本）内容都相 对完整，具有独立的检索价值，因此应按 照其本来的装订方式，一册（本）作为一 件。
◆现有的装订方式和用品各有利弊。因此在
一个单位单一的装订方式往往不能满足装 订工作的需要，可以配合使用几种装订方 式。
较厚的文件采用棉线“三孔一线”的装订方 式。
（ 二 ）分类（企业文书档案的分类）
Байду номын сангаас★ 采用保管期限—年度—机构(问题)等方法进行 分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体 分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形 式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有 机体系的过程
企业管理类档案主要分四大类： ◆经营管理类 ◆生产管理类 ◆行政管理类 ◆党群管理类
◆ 在工程项目中，管理性文件的组卷内容 主要包括:可行性研究、任务书、项目管理 文件（如征地、移民文件；计划、投资、 统计、管理文件；专项申请、批复文件）； 竣工验收文件等。
工程项目管理性文件的组卷： （1）按问题组卷：将反映同一问题或同一件 事物的相关文件组成案卷； （2）按时间组卷：将属于同一年度、季度或 月份的文件分别组成案卷； （３）按文件类别，如项目依据性、基础性、 竣工验收文件等组卷； （４）按重要程度组卷。
◆ 根据文件的内容，凡是没有针对具体 建设项目的计划、措施、批复、意见、会 议纪要等普发性的文书类文件，均应归入 管理类（文书档案）相应类别中 。
二、科学划分保管期限
• 保管期限表就是用表册形式列举档案的来源、内容和形 式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档 案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。 • ①、凡是具有长远利用价值的档案，都应永久保存； • ②、凡是在一定时期内具有利用价值的档案，应长期或 短期保存；也可定期（30年或10年）保存。 • ③、凡是介于两种保管期限之间的档案，保管期限一律 从长。 • 《基本建设项目档案资料管理暂行规定》长期保管的基 本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的 实际寿命。
◆ 按问题分类：按照文件内容所说明的 问题对归档文件分类。 采有问题分类法，可以避免或减少同类 问题文件分散的现象，便于按专题查找和 利用档案。
▲ 分类方案： 依据《规则》，常用的分类方案为： （1）保管期限——年度——机构(问题) （2）年度——保管期限——机构(问题) ◆ 特别注意：保管期限、年度是必选项，任 何复分式分类法都必须具备，也就是说任 何单位整理归档文件都必须分年度、保管 期限进行。机构（问题）作为选择项。
知识链接
1、《归档文件整理规则》
中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-----2000 ( 以下简称《 规则》) 2、四川省档案局《关于企业参照执行〈归档文件整 理规则〉的意见》( 以下简称《意见》)的通知 川档发[2003]15号 ( 以下简称《 意见》) 3、四川省档案局《关于施行<归档文件整理规则>的 几点意见》（川档发[2001]24号）( 以下简称２ ４号文)
分类方案
▲保管期限——年度分类法即先将归档文件按保管期限分类，在保管期 限下按年度分类。 永久 2010年 2011年 2012年 30年 2010年 2011年 2012年
▲ 出台《规则》的必要性：由于立卷方法繁琐、 复杂，主观随意性较大，很难把握案卷的质量， 每年的立卷归档成为专兼职档案人员的一项沉重 的工作负担。机关、企事业单位档案工作人员改 革归档文件整理方法的呼声日益高涨。“简化整 理，深化检索”成为大家的共识。 ▲ 出台《规则》的可能性：随着企事业单位办公 自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用 于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式， 为立卷改革提供了新的方向和可能。
◆已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文 件应予复制。 ①对破损文件进行修裱 ②对字迹模糊或易退变的文件进行复制 ③去除文件上易锈蚀的金属物 ④超大纸张折叠：由于档案盒尺寸是按照A4纸张的 大小设计的，为方便文件装盒，就需要对超大纸 张加以折叠。折叠时注意尽量减少折叠次数；折 痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；宜单张折 叠，以方便归档后的查阅利用。
5、归档章的位置不限于文件首页右上角，首 页上端空白处皆可。 6、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以 “件”为单位的归档文件目录。 7、无需编页号，改设“页数”项。
8、归档文件直接装盒保管。 9、无需拟写案卷题名和填写案卷封面。只需 填写档案盒盒脊。 10、档案盒的项目设置有了较大变化。如封 面只设“全宗名称”项。
二、目的
为了贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、 深化利用”的业务工作方针，提高工作效率，推 进归档文件整理工作制度化、规范化、现代化， 2000年12月6日, 国家档案局出台了新的行业标准 《归档文件整理规则》，并于2001年1月1日正式 实施。 《规则》规定：对应作为文书档案保存的纸质 文件材料不再立卷 , 以“件”为单位进行整理。
★（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸 张、装订材料等应符合档案保护要求。
五、整理方法（六个部分，三十三条）。 （一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒
（一） 装订
装订是归档文件整理的基础环节，即采用符 合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件” 为单位固定在一起。通过装订，从实体上将归档 文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后 续工作的开展提供条件。
在实际工作中，如何确定件数？
⑴正本与定稿为一件:一般来说，文件的正本与定稿 为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为 一件。 ⑵正文与附件为一件,如果附件数量较多或者太厚不 易装订时，也可各为一件。 ⑶原件与复制件为一件。 ⑷转发文与被转发文为一件:转发文与被转发文是一 份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执 行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效 力方面难以分割，因此应作为一件。