第4章 Word2010的高级应用A

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4.4.1 创建文档目录
文档目录可以使用户快速、清晰的了解整个文 档的层次结构和大概内容，从而可以达到快速查找 指定信息的目的。因此，为一个内容较为复杂的文 档创建文档目录是十分必要的。 若要创建文档目录，用户不仅可以使用系统自 带的模板进行手动创建，也可以在文档中自动插入 目录。 1．手动创建文档目录 2．自动创建文档目录
4.5 文档校对
在使用 Word 进行工作时，对完成的文档 进行校对是必不可少的环节。利用Word 2010 中的校对功能，可以在确保校对质量的前提 下节省大量的时间和精力，从而有效的提高 用户的工作效率和质量。
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4.5.1 拼写和语法检查
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4.4 目录和索引
在Word应用中，经常用于编辑书籍、论文等长 文档，这类文章内容长、层次多，结构复杂。 此时，目录和索引在编辑文档的过程中就会发 挥着重要的作用。目录能够帮助用户快速了解整个 文档层次结构的内容；而索引则可以根据用户的需 要将文档中的词或短句列出来，并标明在文档中出 现的次数及其所在的页码，从而帮助用户快速查找 需要的信息。
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4.3.2 设置背景颜色
Word提供了多 种颜色供用户选择 使用，通过设置文 档页面的背景颜色， 可以使文档内容更 加醒目。
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4.3.3 设置填充效果
文档的页面背景除了可以设置纯色背景外， 还可设置不同的填充效果，如图案、纹理等。 通过对文档页面填充效果的设置，可以使文档 的背景效果更加绚丽，从而增强文档的观赏性。 1．渐变效果 2．纹理效果 3．图案效果 4．图片效果
4.3 文档背景效果
默认情况下， Word 文档的背景颜色都是单一 的白色。为了使文档看起来更加丰富、具有层次感。 用户可以通过 Word 文档中的设置渐变颜色、运用 程序自带的图案，以及添加图片等方法，来改变背 景效果。
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4.3.1 添加水印
4.1.3 分页与分节
在编辑Word文档时，系统会为文档自动分页。 而为了美化文档的视觉效果，或者便于在同一个 文档中为不同部分的文本设置不同格式，则可以 利用Word 2010提供的强制分页和分节功能，对文 档另起一页，或者将文档分隔为多节。 1．分页功能 2．分节功能

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上装订线 左装订线
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4.1.2 设置分栏效果
所谓分栏，是指 在编辑文档的过程 中，将版面划分为 两栏或者多栏。为 文档创建分栏效果， 既可以美化页面， 又可以方便用户的 阅读。（页面布局 中分栏工具。）
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4.4.4 创建索引
标记索引项的目的是为 了对其进行快速查找，因此 在标记索引项之后还需要为 其创建索引。为标记的索引 文本创建索引，可以帮助用 户方便、快捷地查找文档中 的相关内容。同时，使用自 动索引还可以为标记的文本 插入标记。
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4.2.3 插入页码、页码格式
文档每一页 面上标明次第 的数字即为页 码。当要阅读 一篇较长的文 档时，为其添 加页码可以统 计文档的页数， 便于读者的检 索。
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4.6.2 修订文稿
修订是直接在文档中进行的修改。利用修订功 能能够通过标记同时反映多位审阅者对文档所做的 修改。这样，文档的作者便可以对这些修改进行复 审，并确定接受或者拒绝这些修订。 1．使用修订 2．在修订过程中使用批注框 3．显示以供审阅 4．设置显示标记 5．审阅窗格的使用 6．接受或者拒绝修订
27Baidu Nhomakorabea
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4.7 保护文档

为了防止其他用户对重要的文档进行修 改，除了常用的设置文档为只读属性外， Word 2010还提供了强大的文档保护功能。启 用文档保护功能，可以限制用户对文档的编 辑、格式设置等。
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4.2.1 插入页眉和页脚
页眉和页脚不仅可以使文档页面看起来较为正 规、美观，还可以便于用户对文档内容进行查阅。 在Word中提供了多种页眉和页脚样式供用户使用。
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4.2.2 编辑页眉和页脚
添加页眉和页脚之后，为了使文档具有最佳的 视觉效果，还可以利用页眉和页脚工具栏对其进行 编辑操作。 1．调整页眉或页脚的位置 2．插入对象
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4.7.3 文档加密

在Word 2010中，除了提供了设置格式修 改权限与编辑权限之外，用户还可以通过为 文档添加密码来增强文档的安全性。 文件—另存---工具---常规选项---密码设置。 文件---信息---保护文档---用密码进行加密。
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4.8 邮件合并

1、打开主文档 2、选择邮件功能 3、打开邮件合并分步向导的邮件合并面版 4、按向导提示步骤完成。
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Thank you very much!
4.7.1 格式修改限制
在Word 2010中，通过 为文档设置指定的密码，可 以有效地防止其他用户对文 档指定某些类型的编辑，或 者格式的设置等操作。
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4.7.2 编辑权限
在Word文档中，除了可以对格 式设置限制之外，用户还可以进行 编辑限制。编辑限制仅允许用户在 文档中进行特定格式的编辑，或者 仅允许指定的用户进行编辑。
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4.2 设置页眉、页脚和页码
页眉和页脚分别位于文档页面的顶部或底部 中，通常用来插入标题、页码、日期等文本，还 可用来插入公司标志或符号等。本节介绍页眉页 脚的插入和删除方法，以及设置其高度插入页码 的方法。
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4.4.3 标记索引项
为了能够在文档中快速查找信息，可以 利用Word提供的索引功能，将文档中的关键 字词标注出来，分别标明其出处以及页码， 并按照一定的次序进行排列，即可增强日后 查找的便利性。
效果显示
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在默认情况下，Word在用户输入内容的 同时会自动进行拼写检查，并用红色波形下 划线的形式表示可能出现的拼写问题；用绿 色波形下划线表示可能出现的语法问题。这 样，用户便可以在输入文本的同时一目了然 的查看可能出现的问题。 1．使用拼写和语法检查功能 2．关闭拼写和语法检查功能
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4.5.2 文档的字数统计
在利用 Word 编辑文档时，往往要用到其 字数统计功能。用户除了可以在状态栏中查 看文档中的总字数之外，还可以精确的查看 文档中标点、空格、字符数，以及行数等具 体内容。
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4.6 批注与修订
在编辑文档时，为了更清楚地理解文档 内容，可以通过Word的批注功能为文档部分 内容添加注解或者注释。同时，利用Word 2010的修订功能，也可以标记文档中文字的 错误或者不明确的内容，还可以设置文字的 格式等。
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4.6.1 使用批注
批注是附加到文档中的内容，将显示在 文档的右边距或者【审阅】窗格中。每一个 批注名称都是由Word用户名的缩写开头，后 面跟一个批注号。批注不会影响文档的格式， 也不会被打印出来。 1．创建批注 2．删除批注
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4.1 文档的排版设计
利用Word进行排版操作，可以大幅 度的提高自己的工作能力，从而使编排 出的文档质量和效果达到最佳。
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4.1.1 页面设置
在文档的处理过程中，用户可以根据需 要随时更改页面的布局，如更改纸张大小、 纸张方向等。通过对页面属性的设置，可以 保证打印内容与打印纸张之间的匹配。 1．设置纸张大小 2. 设置页面边距和方向 3．设置页面版式
水印是衬于文档内容下方的一种文本或图片 形式，通常用于增加趣味或标识文档状态，例如 将一篇文档标记为草稿或机密，用户可通过设置 水印来实现。在Word 2010中，用户可以直接使 用系统内置的水印样式，也可以自定义个性化的 水印效果。 1．使用系统内置水印 2．自定义水印效果
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第4章 Word2010的高级应用
• Word 2010是一种功能强大的文字 处理软件，用户除了利用该软件进行 简单的文字编辑之外，还可以利用其 更加深入、高级的排版功能，创建具 有专业水平的长文档效果。
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本章学习要点:
文档分栏 使用分页和分节功能 插入页眉、页脚和页码 目录与索引 文档校对 批注与修订 保护文档 邮件合并
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自动目录的方法
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4.4.2 更新文档目录
当创建文档目录后 ， 如果再对文档中的内容 进行增加、删除等操作， 或者在文档中添加标记 了新的目录项，便需要 重新编制目录以适应该 文档的结构变化。此时 就会用到更新文档目录 功能。