OA系统合同管理

OA系统合同管理

（OA系统的合同管理）

当“效率”一词被无限放大的同时，“传统的合同签署方式”却在给企业管理拖后腿：

内容没根没据、核对没完没了、归档无影无踪、重要凭证丢失，这是在给企业利益埋了颗雷！

一、需求背景

目前由于合同管理本身涉及程序多、企业类型庞大等原因，在实际执行中往往不尽人意：信息不顺畅、整理效率低、流程执行慢、管理工作大、法律风险高、事后查询难。

二、应用案例

贝蒂斯橄榄油，作为西班牙皇室用油供应商，已经出口全球四十多个国家和地区。

2009年正式引入中国，其品牌广告连续9年抢滩央视黄金段招标，2012年亮相凤凰卫视中文台，产品深受消费者信赖。

（金欧利全生命周期的合同管理体系）

金欧利由于日常橄榄油产品销售、推广、投放等业务需要，涉及合同多，执行节点信息庞大。

依靠传统的手工合同管理将会产生反馈时间长、合同信息乱等问题，这将为企业管理带来障碍。

2016年泛微OA系统针对其管理困境，在全新上线的e-cology8.0系统中直击要害，形成了以合同管理为主线的“全生命周期的合同管理体系”。

合同信息完整记录，让审批有据可循。

规范流程：通过合同立项、签订、履行、完成四大流程，在国家法律规律的支持下将合同管理实现线上规范化管理。

（合同管理架构）

档案记录：将合同从签署、批审、付款、变更、借阅到终止等多级操作整合管理，实现客户档案、财务档案、合同档案、借阅档案的有效记录。

三、功能展示

1、合同管理——流程管理便捷规范

（1）合同起草

将合同流程电子化，建单后直接生成合同台账，借阅审批时间。

（2）合同台账

台账内清晰显示合同类型、金额、时间等信息，合同状态一目了然。

（3）收款合同

（4）付款合同

点击付款合同台账，合同基本信息、付款信息、开篇信息清晰记录在内。

2、合同履约——信息实时更新

（1）开票申请

(提交申请——出纳开票——审批结束——形成开票记录）

审批通过，自动生成“开票记录”，合同卡片中的“开票信息”（“已开票金额”、“未开票金额”和“已开票比例”）同步更新。

（2）收款登记

收款无需审批，由财务直接登记，系统自动生成“收款记录”（“应收金额”、“已收金额”、“未收金额”和“已收比例”）

（3）付款申请

审批通过后，系统自动生成合同付款记录（应付金额”、“已付金额”、“未付金额”和“已付比例”）

（4）合同变更

合同变更只允许变更付款条件以及合同金额，需审批。

审批同意后：

1. 形成变更记录；

2. 更新合同卡片中的付款条件、付款金额以及对应的收款信息、付款信息和开票信息。

（5）合同终止

合同管理员操作，需审批，审批同意后，将合同的装填进行了变更。

置为“异常终止”状态下的合同，无法开票、无法收款、无法付款、无法变更和借阅。

（6）合同借阅

此借阅为纯粹的记录，不做任何自动共享功能，借阅类型分为原件、复印件和电子版。

四、项目价值

泛微OA通过E8业务建模引擎实现为客户量身定制的“合同全生命周期管理”。

高效管理：避免繁琐手工操作，让审批便捷、规范

减少坏账：避免因为信息不畅通导致的坏账和亏损

技术支持：灵活定义报表，协助管理人员轻松应对