物资采购合同管理规定

物资采购合同管理规定

(CCESCC/WI-84)

1 目的

1.1 为规范中化二建集团有限公司（以下简称中化二建）的对外采购物资合同管理，防范市场风险，最大限度维护企业利益，依据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本管理规定。

1.2 合同管理应当遵守以下原则：

1.2.1 合法管理原则。订立合同，应当遵守国家法律法规，符合国家的政策要求。

1.2.2 适当履约原则。履行合同应全面、及时，同时防范和控制合同风险，维护本企业的合法权益。

2 适用范围

以中化二建名义对外签订所有设备、物资采购买卖合同等均适用本管理规定。

3 合同管理职责

3.1 物资管理部职责：物资部作为中化二建的采购合同归口管理部门，在合同管理工作中主要履行以下职责。

3.1.1 建立和完善公司物资采购合同管理相关规章制度；完善采购合同管理实施办法；对公司范围内执行合同管理规章制度的情况进行监督和指导；

3.1.2 负责制订采购合同格式文本；负责解答合同签订、履行等方面问题；

3.1.3 组织物资招议标采购的相关买卖合同谈判，负责采购合同签订的授权管理；办理合同签订手续；

3.1.4 负责最终签订的买卖合同文件及合同执行过程中的相关文件和材料的归档工作；

3.1.5 定期、不定期向公司管理层汇报合同执行情况；

3.1.6 处理合同履行后的遗留问题。

3.2 其他部门职责：其他职能部门按照职责分工参与合同评审、谈判和履行等相关工作。

3.2.1 经营部负责根据招议标等评标结果资料审核合同文件，并加盖合同专用章；

3.2.2 财务部资金中心负责按合同条款约定审核付款手续，并按时支付货款；

3.2.3 各分(子)公司、项目部负责所有合同物资到货后的验收、入库、储存、发放、财务挂账等一系列的物资管理工作；

3.2.4 纪检监察审计部负责监督在合同订立、履行过程中的违规违纪行为，按照规定予以处理。

4 合同订立

4.1 订立合同前，应当充分了解、掌握对方的经营资格、资信、代理人身份信息等情况，验明能够表明对方真实情况的证明材料。不得与身份不明的代理人进行洽谈，不得与无经营资格或相应资信的单位订立合同。

4.2 合同的订立均应采取书面形式。合同条款应包括：标的、数量和质量要求、质量保证、包装标准、验收标准与方法、运输方式及运费承担、合同价格、付款条款、合同履行期限、到货地点、合同生效时间及条件、违约责任、争议解决等基本条款。

合同的质量条款应根据标的物种类和性质约定合同标的物的质量标准，明确约定标的物的物理性能和化学成份、规格型号、款式等。质量标准约定不得低于国家或行业强制性标准；无强制性标准的应以样品或双方约定的标准为准，样品必须经双方签认并妥善封存。

对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的物资，如设备、非标加工件等，应做详细要求，必要时签订技术协议书。

标识要求：应按照物资特性及其标准规定的标识要求在物资本体作出明显标识，以便进行区分管理，防止误用。

付款条款不仅应约定付款期限，还应约定严格、周密的付款前提条件以及付款的比例及付款的方式，应尽量避免预付订金（备料款或预付款），如确因加工订制非常规产品，需要支付预付款者，应控制在合同总金额的30﹪以下。款到发货的方式应尽量避免，不得已时也应以此为条件争取价格优惠。

4.3 合同文件原则上使用物资管理部格式合同文本(附件1)，重大、复杂的合同文件可根据实际情况共同起草合同文本。

国家规范性法律文件规定采用标准或示范合同文本的，从其规定。

4.4 拟以中化二建名义对外订立的物资买卖合同应当经物资管理部审查，未经审核不得对外签订任何合同文件

4.5 以中化二建名义对外签订的买卖合同，原则上应由中化二建法定代表人授权委托代理人签署。如合同对方不是由其法定代表人签字的，应要求其提供格式完备有效的授权委托书，与合同文件一并保存。

合同应加盖法人单位公章或合同专用章。

4.6 公司经营部根据招议标等评标结果资料审核合同文件，并加盖合同专用章。

单份合同文本达2页以上（含2页）的须加盖骑缝章。

禁止在空白文本上盖章。

4.7 物资管理部对物资集中采购买卖合同进行统一编号、登记。

4.8 合同文件和招议标采购资料原件应妥善保管，不得随意处置、销毁、遗失。合同文本应按月装订成册。

5 合同履行

5.1 合同依法生效后，对签署各方即具有法律约束力，合同执行部门应当实际、全面履行约定的各项义务，维护公司信誉，并督促对方切实履行合同义务，实现公司享有合同权利。

5.2 合同履行部门应当建立合同管理台账，由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。遇到公司履约困难或对方出现违约迹象等情况时，应及时提出处理意见并向主管领导及时汇报。

5.3 合同付款按照合同约定的时间、付款方式、付款比例，集中采购的物资由物资管理部办理付款申请手续，项目采购物资由项目部办理付款手续。物资集中采购合同付款须由项目部出具《物资到货验收单》。到货数量不能超过合同约定数量的１５%。合同付款统一由公司资金中心支付。付款凭证资料应按月装订成册。

5.4 合同履行过程中，财务部遇有下列情形出现的，应当拒绝付款：

（一）未订立书面合同的；

（二）收款单位与合同对方当事人名称不一致的，又无合理解释的；

（三）付款凭据不符合中化二建财务付款规定的其他情形。

5.5 合同履行完毕后，对于遗留问题执行部门应该安排专人负责限期处理，在规定的期限内无法解决的，执行部门应该向上级主管领导汇报。

合同履行完毕后，执行部门应当将合同履行过程中签署的相关协议、纪要等重要记录材料按照规定存档。