基于Excel的录取通知书的设计

基于Excel的录取通知书打印系统

玉溪二职中李雁

摘要：介绍录取通知书打印系统的基本功能，探讨如何利用办公软件Excel 来使原本繁琐的手工操作管理变得简单、快捷、准确。该系统使用大大提高了工作效率。

关键词：录取通知书 Excel VBA

前言

录取通知书是一个教育单位不可缺少的部分,它的设计对于学校的决策者和管理者来说都至关重要。但一直以来人们使用传统人工填写的方式来操作，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,工作量大，结果也不美观。另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

目前市场上出售的录取通知书打印软件，大多是用VBA、VF经编制和调试开发出来的，灵活性差，与之相比，本系统有以下优点：（a）开发周期短，（b）开发费用少，对开发者要求不高，只需具备VBA知识和Excel 知识就可开发，并不需要高级程序员、数据分析员等人才；（c）为用户提供直观的交互界面、方便的表格设计和直观的输出效果；（d）维护简单方便，一般用户都可以自行进行维护，为系统正常运行提供有力保障，同时节省大量的维护费用。

该系统在Windos2000/XP，Office2000/XP/2003环境下运行,其主要特点是功能强大,智能化,自动化程度高,可靠性强,操作简单,简便易学,界面直观明了等诸多特点

1.1设计背景

近年来,随着国家教学改革的不断的深化,我校办学规模的不断的扩大,学

生人数逐年增长,秋季招生工作量大，时间紧迫，为此特制作本系统。本系统充分利用Microsoft EXCEL的函数功能，根植于学校秋季新生录取的实际情况，实用而科学。它集输入、维护、统计等各种处理为一体，把录取通知书工作从繁重的管理工作中解放出来,真正实现了低成本高效率运作。

1.2开发目标

本系统的主要特点：能够实现录取通知书的基本管理，取代传统的纸上记录方式；分级管理, 层次清晰, 功能丰富；界面美观，用户操作界面全部采用中文汉字操作，使用方便，操作灵活；可根据教材管理工作的需要随时补充和修改；系统维护简单；打印及统计功能较强，

1.3学校录取通知书打印系统包括以下功能：

（一）、信封打印功能：

（二）、录取通知书打印功能

（三）、安全功能：

为防止数据被非法用户恶意修改给管理工作带来的破坏，在进入表格之前采用输入口令的办法，若输入口令错误，则无法登陆，系统操作人员可以对用户进行权限范围设定，保证了数据的安全。

1.4功能分析及实现

1.4.1系统功能总体设计图

根据系统功能分析要求，得到总体设计图如下：

1.4.2 系统功能的实现

1.4.

2.1录取通知书打印系统权限及密码的设置

本系统通过将操作人员划分为系统员、主管员、操作员三级，可有效地

解决系统的人员分工及相互牵制问题。

通过设置登陆权限和工作簿的打开权限，对工作表中的数据或工作簿的结构进行加密保护，防止别人查看或更改数据。

为了维护数据的安全性，防止非法用户善自有意或无意更改数据，对各用户权限进行设置，加强系统的密码功能成为实际需要。

1.4.

2.2登陆界面设置

按Alt+F11进入VB界面，输入代码：

Private Sub CommandButton2_Click()

Unload Me

End Sub

Private Sub CommandButton3_Click()

Application.Quit

Unload Me

End Sub

Private Sub UserForm_Click()

End Sub

打开工作簿命名为“系统表”，设置如下图

改 = 系统表.Cells(r, 3)

删 = 系统表.Cells(r, 4)

If 改 = "N" Then SheetP Else unSheetP

If 删 = "N" Then ThisWorkbook.Protect ("ABCacb333")

注册表.Range("E10:F10").ClearContents

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

Sub SheetP()

For i = 1 To Sheets.Count

If Sheets(i).Name <> "注册表" Then Sheets(i).Protect ("ABCacb333") Next

End Sub

Sub unSheetP()

For i = 1 To Sheets.Count

If Sheets(i).Name <> "注册表" Then Sheets(i).Unprotect ("ABCacb333") Next

End Sub

1.4.

2.2信封打印的实现

源代码如下

第三节、结论

经过在2006年秋季招生工作中使用后,感觉到本录取通知书打印系统使原本繁锁的管理变得简单、快捷和准确, 充分发挥了现有办公设备的功能，极大地提高了工作效率，具有一定的使用价值。

文献：

《Excel函数应用500例》魏雪萍 ISBN 7-115-14531 人民邮电出版社 2006年3月

《Excel在会计日常工作中的应用》赵志东 ISBN 7-115-14326 2006年3月《精通Excel图表公式函数技巧600招》雏志资讯工作室张发凌编著ISBN 7-115-14325 2006年2月

《Excel高效办公VBA范例应用》神龙工作室 ISBN 7-115-14256 2006年2

月