有关档案资料和保密工作管理方案

有关档案资料和保密工作管理方案

一、总则

1、为确保****有限公司(以下简称公司)档案中涉及的国家及工作秘密安全，根据《****有限公司档案工作管理规定》与国家和上级有关规定，制定本细则。

2、本细则适用于公司总部及下属分、子公司档案保密工作的管理。

3、档案保密工作是指档案在形成、移交、保管、借阅、鉴定、销毁等环节过程中为维护国家秘密和工作秘密，确保党和国家利益不受损害的一项档案管理工作。

二、机构与职责

4、技术质量部是公司档案工作行政管理部门，负责对档案的形成、移交、保管、借阅、鉴定、销毁等环节进行监督、检查和业务指导。

5、档案部门是公司档案保密工作的归口管理部门，其职责为：

（1）负责档案在形成过程中的监督、检查和业务指导；

（2）做好档案在移交、保管、借阅、鉴定、销毁等环节中的保密工作。

三、档案保密管理

6、档案形成过程中的保密工作

（1）档案形成过程中预立卷部门对归档文件要及时确定密级和保管期限；

（2）预立卷部门应对归档文件要进行登记并做好保管工作。

7、档案移交过程中的保密工作

归档文件的移交：预立卷部门应指派专人向档案部门移交归档文件并办理移交手续。

8、档案保管过程中的保密工作

库房内绝密档案应与非绝密档案分开保管，要设保险专柜单独放置绝密档案，保险柜钥匙由两人分别保管，确保绝密档案的安全。

9、档案借阅过程中的保密工作

（1）不得随意简化借阅手续和擅自扩大借阅范围。根据《****有限公司汽车电子公司档案借阅管理办法》中规定的借阅权限，办理相关手续；

（2）确需查阅、借阅、复制档案时，需填写《档案借阅利用效果登记表》，并办理相关手续；

①文书档案的原件：利用人需经部门领导审核、主管领导批准后提供；②其他门类档案、资料的复制：利用人根据本职工作范围，经部门领导审核批准后提供；

③超越本专业、本职工作范围的档案、资料的复制：利用人需经部门领导审核，所涉及专业或只能归口管理部门领导批准后提供；

④凡涉及知识产权的档案资料，需经本部门领导审核，档案形成法人代表人书面同意，档案主管部门领导批准后提供；

⑤凡机密级档案资料的提供需经档案主管领导书面同意；

（3）凡涉密档案资料未经批准严禁复制；

①凡绝密级档案、资料，不提供复制；

②复制的涉密档案、资料不得改变原件的密级和保密期限，应加盖“档案复制件，视同原件有效”章，视同原件登记管理，借阅者需按时归还复制件。

（4）借阅人员一律在阅览室查阅档案，不得进入档案库房；

（5）因工作需要进入库房的人员，应做好出入登记；

10、档案的鉴定过程中的保密工作

（1）根据上级有关规定，做好档案的密级变更或解密工作；

（2）档案部门应将档案鉴定后密级变更的结果形成书面意见进行归档。

11、档案的销毁过程中的保密工作

（1）经鉴定小组鉴定后的档案，应有两人以上（含两人）实施销毁工作，并由档案部门组织实施，保密工作部门负责监销；

（2）对需销毁的档案，应履行清点、登记手续、并由两人（含两人）核对签字；

（3）档案的销毁应到保密主管机关指定的地点进行。

四、附则

1、本细则由公司档案管理部门负责解释。

2、本细则自公布之日起实施。

一、档案管理责任人职责

第一条公司档案管理员职责：建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间及保管期限，对公司档案进行收集、分类、核对、

密封和查阅审查及登记，指导、监督部门档案管理工作，负责公司档案室日常工作。

第二条部门负责人档案管理职责：指导、监督及考评部门档案管理员做好本部门档案管理工作。

第三条部门档案管理员职责：建立、健全部门档案立卷归档，对本部门档案进行收集、分类、核对、密封和查阅审查及登记，根据工作需要将无须部门继续保管的档案及时移交公司档案室。

第四条特殊岗位档案管理职责。

1、项目负责人档案管理职责：编制、收集、保管项目开发阶段的工作计划、可行性报告、技术条件、设计方案、设计图纸、试验数据、软件程序框图、源程序、通信协议、元器件（型号、价格及供应商）等资料，项目完成后及时移交部门档案管理员立卷归档。

2、工程师档案管理职责：在项目负责人的指导下，编制、收集、保管项目开发阶段的个人负责人的上款所列资料，并据项目进展及时移交项目负责人。

3、市场营销人员档案管理职责：购销合同、协议、招投标资料、产品及配件供应记录、竞争对手等资料，并适时移交部门档案管理员。

4、财务人员档案管理职责：收集、保存掌握的财务计划、原始凭证、帐本、各类财务统计报表、资产信息等资料，并适时移交部门档案管理员。

第五条其他员工须妥善保存自己所掌握的应立卷归档的资料，并及时移交部门档案管理员。

二、部门密级档案范围

第六条工程部：开发合同、项目计划、技术条件、设计方案、试验数据、生产工艺、机械及电气图纸、安装调试数据、交验资料、软件程序框图、源程序、产品性能测试记录、产品内置元器件清单及价格、供应商资料、工程合同及造价等。

第七条市场部：市场营销规划、购销合同、协议、招投标资料、产品及配件价格清单、客户资料、售后服务资料、客户及市场信息、产品应用情况、产品及配件供应记录、竞争对手等资料。

第八条品质部：公司质量管理体系文件、试验数据、性能测试数据、生产工艺、机械及电气图纸。

第九条人事行政部：公司章程、股东权益及分配、发展规划、重要会议内容、决议、决定、法律文件；员工个人档案、劳动合同、人力规划、薪资管理、绩效考核；

第十条财务部：财务计划、原始凭证、帐本、各类财务统计报表、资产信息；

第十一条采购部：采购器件型号及价格、外协加工成本、供货渠道、供应商资料等。

第十二条其它需保密的资料由部门主管以上人员确定。

三、密级档案分类

第十三条绝密档案：公司章程、股东权益及分配、重要会议内容、重大经营决策、规划、方针和各类涉密数据；其他的重大经营管理的文件材料等。