行政办公室管理制度模板

行政办公室管理制

度

第一章办公室工作制度

( 一) 总则

第一条为加强公司行政事务管理, 明确公司内部关系, 使各项管理工作标准化、制度化, 提高办事效率, 特制定本制度。

第二条行政事务管理包括行政办公室事务管理、人事劳资管理、员工行为规范、劳保用品管理制度、保密制度等。

第三条负责贯彻落实公司领导指示, 做好上传下达联络沟通工作, 及时向领导反映情况和反馈信息; 搞好各部门间相互配合, 综合协调各部门的工作; 对各项工作和计划进行督办和检查。

第四条负责行政后勤工作管理制度的制定、检查、监督、控制和执行。

第五条按时完成公司领导交办的其它工作任务。

( 二) 公司办公室事务管理制度

1、文件传阅制度及流程

1.1 上级来文、函件的接收、审批、处理。

①由办公室文书管理员登记、编号、附”文件传阅卡”, 经办公室主任提出拟办意见后, 及时送有关领导阅批。

②公司领导签阅一般不超过两天, 阅批后承办部门按批示要求传递、办理。

③需要几个部门共同处理的公文, 应确定一个主办部门。

④对于急件、急电, 文书管理员可根据情况直接送总经理批示或直

接交有关单位处理, 然后向主任汇报。

⑤有关人员外出带回来的公文应及时交公司办公室统一处理, 不得擅自保存或处理。

⑥机、绝、密文件的签阅批转按文件要求范围办理, 不得自行处理。机、绝、密文件要单独造册登记, 安全存放, 不得丢失。

⑦一般信件、电报可由公司办公室文书转有关部门处理。

1.2 业务往来的文件、函件处理

①对于业务往来的文件, 由办公室根据文件内容要求进行办理, 需要经过公司领导批示的应按接收、审批、处理要求进行办理。需业务部门办理的, 由办公室文书登记, 转业务部门处理。

②凡写给本公司的函件, 一律由办公室文书拆封。

③具名负责人亲启的信件需送本人处理。

④写给各部门的信笺由文书直接转有关部门处理。

1.3 阅文、办文规定

①认真、准确、迅速地阅办上级文件, 任何人不得扣压和带走文件, 若发生丢失、延误传阅等情况时, 要对责任人进行批评, 并追究其责任。

②急件和几个部门传阅的文件, 应在通知的当日阅办完毕。

③主办部门应与协办部门共同研究处理, 意见不一致时, 由主办部门向主管领导请示。

④阅办文件者必须履行签字手续。

⑤公文处理完毕, 承办人应在公文处理卡上简要注明处理情况并签

字。属于阅知的可注”阅”或”知”; 已经办理的可注”办完”、”报出”等字样, 有时间要求的还应注明办完时间。

1.4 公司公文的起草及注意事项

①凡以公司名义发出的公文, 应由有关业务部门拟稿。

②公文标题, 应当准确、简要地概括公文的主要内容。

③请示的公文, 一般应一文一事。除领导直接交办的事项外, 请示不要直接送领导者个人, 也不要同时抄送同级和下级单位, 要走正式行文手续。

④请示或报告要注明主送机关和抄送机关。不得越级请示, 因特殊情况, 必须越级行文时, 应抄报越过机关。紧急会议应标明”特急”或”急”。

⑤会议决定需行文的, 应在标题之下、正文之前注明会议名称和经过日期。用词要准确、规范。在使用简称时, 应先用全称, 并加以说明, 字体要规范, 标点要清楚。

⑥公文中的数字, 除统计表、计划表、序号、百分比、专用术语等必须用阿拉伯数字外, 一般用汉字书写。在同一公文中, 数字的使用应前后一致。人名、地名、数字、引文要准确, 时间要写明具体的年、月、日。计量单位书写要规范, 一定要采用法定计量单位, 代号不能与阿拉伯数字隔行。

⑦公文如有附件, 应在正文之后注明附件的名称和顺序。

⑧文题要准确, 主题要明确, 条理要清楚, 层次要分明, 文字要精练, 书写要工整, 标点要准确, 篇幅要力求简短。

1.5 公文的核稿、审定和下发。

①凡以公司名义起草的文件必须经办公室秘书核稿, 填写发文稿后送公司主管领导审批, 由办公室主任安排打印。

②核稿的重点是要看有无必要行文; 是否符合国家的法律、法规、党和政府的方针、政策及有关规定; 书写是否清楚, 语言是否通顺, 情况是否属实, 要求、措施是否明确具体、切实可行。

③公文稿内涉及到其它部门业务的, 拟稿单位应主动与该部门商量, 取得一致意见后会签。

④主要经营决策、规章制度、人事任免、机构设置以及其它重要公文由总经理签发。

⑤在文书上签字不得潦草, 不得写”艺术”字, 签名应写全称, 不应只写名不写姓或只写姓不写名。

⑥文件形成后, 要由文书盖章, 填写发文号, 通讯员根据应收单位发文, 并请收文单位在发文簿上签名。

⑦公文发送范围、份数应根据其内容确定, 需要的发, 无关的不发。

1.6 对文件办理结果进行检查。

1.7 对文件进行收缴、整理、归档。

①每年年终要将一年来形成的文书按归档要求整理, 分类立卷, 并确定保管期限。

②已立案卷应按”文书档案管理标准”填写归档案卷清单, 向档案室办理移交手续。

③除上级机关颁发的决议、决定、指示、批复、命令、条例、制度、规定、计划等文件外, 公司内部文件在形成、发出时, 应将原稿、处理卡和带有红头的文件交办公室和文书各留存一份, 以便归档。

④需要销毁的公文应登记造册, 写明行文机关、文号和份数, 经公司领导批准后, 方可销毁。

2、公司行文制度及流程

2.1 文件分类:

①公司文件分为内部文件、外部文件两种。内部文件是指公司内部下发的文件以及公司内部各部门制定的文件、制度( 包括集团公司下发的各类文件、制度等) 。外部文件是指本公司以外其它部门往来的文件。

②公司内部文件主要为下行文。外部文件按往来性质分为上行文和平行文。上行文是指对本公司的上级主管单位所呈报的文件, 如请示、报告等。平行文是指本公司对集团内各平级单位、部门所发的文件。公司内部下行文和对外文件的上行文、平行文等均由办公室以红头文件的形式下发和上报。集团公司对下属各矿下行文和对外文件的上行文以集团办公室红头文件形式下发。

2.2 文号管理:

对外发出之文件编号按照国内文书格式, 采用"长县雄司字"、”长县雄司党总字”、”长县雄司工字”、”长县雄集团字”加年份及顺序号组成( 如: 雄司字[ ]第001号) 。

2.3 文件草拟: