办公室接待工作概述
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1. 核实客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机 （火车）停靠的情况。
2. 按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪，视情况赠送礼物 。
3. 如有需要，参加接待的人员在客人住地列队欢送。欢送人员目送客 人所乘汽车、火车、飞机启动后，再返回。
4. 做好新闻报道工作。
常用接待形式及注意事项
接待工作的原则
3. 勤俭节约。接待工作是办公室的常规工作，每年都有各种各样的接待任务， 秘书人员在做好接待准备和服务工作的同时，也要注意接待经费的控制。要 从简节约，精打细算，避免铺张浪费，要学会做好接待经费预算，节约成本 。在安排宴请、参观、娱乐、座谈会等项目时，尽量减少不必要的开支，缩 短接待时间，控制参与人员，提高接待工作效率。
办公室接待工作概述
——关于接待工作的若干体会
youxiang
主要内容
什么是接待工作 如何做好接待工作 接待礼仪及注意事项 常见座次安排
什么是接待工作
接待工作的定义 接待工作的原则 接待工作的分类
接待工作的定义
接待，是一定的社会组织对公务活动中的 来访者所进行的迎接、接洽和招待活动，是 社会组织间人员相互交往的方式。接待是一 项展示单位形象、体现水平、彰显实力的工 作。接待水平从一定程度上反映办公室整体 工作水平。
• 会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 • 会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 • 标语：醒目，一般不超过13个字 • 旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 • 花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物
宴请
宴请的三个环节 • 排好菜单 • 定好形式 • 排好座次
接待工作的原则
1. 热情礼貌。秘书是客人最先见到的单位成员，秘书的形象直接影响着客人对 单位形象的判断。因此，秘书在接待来访者时，不论是谁，都要做到热情礼 貌，周到大方，平等对待，主动为来宾提供各种必要的服务。
2. 细致周到。不论在哪个接待环节，都需要秘书人员认真、细致。耐心。如客 人到来，秘书要主动迎上去，微笑问候，仔细询问对方来意。对于初次来访 的客人，应主动引路，在客人告辞时要提醒对方有无遗漏物品，在计划性接 待工作中，秘书要拟写出详细的接待方桉，直至实施的每个具体环节上，分 清部门职责，明确个人任务，在安排布置时，也要检查督促。
如何做好接待工作
做好接待工作的意义 接待的一般程序
• 客人抵达前的准备 • 客人抵达后的接待服务 • 客人离去（后）的有关工作
常用接待形式及注意事项
• 会见、会谈 • 会议 • 宴请 • 参观和娱乐
做好接待工作的意义
接待工作意义重大，主要体现在三个有利 于：
第一，有利于增进上下级间和单位之间的 了解，为领导和同志们开展工作提供方便。
• 客人抵达后的接待服务
1. 客人抵达后的接待服务工作包括：迎接客 人、会见、会谈、宴请、会议、合影、娱 乐、参观等。
2. 在接待的过程中，特别是负责人，一定要 掌握全局，整合好各方面的力量。
3. 在迎接客人时，一定要提前做好沟通，掌 握到达和离开的时间、确定迎送规格。
• 客人离去（后）的有关工作
知道客人的基本情况 知道客人来访的主要目的、抵离时间以及 客人抵达时所乘交通工具 知道客人的活动日程、意见和要求 知道我方的接待指导思想和接待规格
• 客人抵达前的准备
2.制定接待方案是接待准备工作最核心的环节，在接待工作中起到规划指 导的作用，要做到“九个明确 ”：
迎送安排要明确 住地安排要明确 就餐安排要明确 活动和日程安排要明确 车辆安排要明确 宴请安排要明确 费用支持要明确 新闻报道要明确 分级接待要明确
• 会见、会谈 • 会议 • 宴请 • 参观
会见、会谈
会见会谈的程序 • 我方人员应先到会客室； • 工作人员在门口迎接客人，客人进入会议室后，我方人员应立即起身表
示欢迎； • 如要合影，宜安排在宾主握手后，合影再入座； • 记者来访一般安排在正式会谈前； • 会见结束后，将客人送到车前或门口，挥手告别并目送客人离去。
宴请安排的注意事项 • 预先把宴会的时间、地点告知客人和陪同的领导。 • 掌握宴请的人数、时间、地点、宴请方式和标准，并提前通知餐饮部门
。 • 要求餐饮部门做好宴会设计，编制好宴会菜单。 • 提前到达宴会厅，督促检查有关服务。对座签的摆放进行确认核对。 • 严格按宴会菜单进行准备，遇有服务对象的特殊要求，要及时予以安排 • 做好引导和服务。
4. 严守机密。严守机密是指秘书在接待过程中，要注意各方面的保密工作。既 要体现热情友好的合作态度，又要注意的信息透露的度，做到该说的一字不 少，不该说的一字不多。要按照单位规定，协调行动，统一对外口径，特别 在涉外接待中要谨言慎行，严格按单位的保密制度办事，严防泄密。
接待工作的原则
5. 尊重个人。接待工作也要注重以人为本，尊重个人的医院和隐私。例如，秘 书在接待工作中会主动帮客人提行李，但如果客人不愿意，就不要勉强，有 的可能是客人的私人贵重物品；在如喝酒，中国人习惯认为向他人敬酒是礼 貌客气热情的表现，因此不管对方酒量大小，都要一而再，再而三地向对方 频频举杯，以致最后双方酩酊大醉，洋相百出。在接待客人时，对于个人疾 病、年龄、婚姻、收入、私人电话、宗教信仰、政治态度等都要避免过问。 尊重个人，就是尊重他的选择、尊重个人习惯、尊重个人隐私。
第二，有利于加强与外界的广泛联系，进 一步推动企业发展。
第三，有利于扩大企业对外影响，提高企 业的知名度，同时，也能开阔视野，学习其 他单位的好的经验。
接待的一般程序
• 客人抵达前的准备 • 客人抵达后的接待服务 • 客人离去（后）的有关工作
• 客人抵达前的准备
1.对来访客人要有所了解，做到“四个知 道” ：
注意事项 • 了解会见和会谈的基本情况。包括会见会谈的人员、职务、人数、会见
会谈的目的和性质。 • 通知有关人员和部门做好准备。 • 安排好会见（谈）程序。 • 安排好座次。
会议
会议的主要程序
• 制发会议通知 • 选定会场 Βιβλιοθήκη Baidu 确定会标、回头标和宣传标语 • 排列会场座次 • 组织发奖等
会场布置（大中型会场布置中的要求）
2. 按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪，视情况赠送礼物 。
3. 如有需要，参加接待的人员在客人住地列队欢送。欢送人员目送客 人所乘汽车、火车、飞机启动后，再返回。
4. 做好新闻报道工作。
常用接待形式及注意事项
接待工作的原则
3. 勤俭节约。接待工作是办公室的常规工作，每年都有各种各样的接待任务， 秘书人员在做好接待准备和服务工作的同时，也要注意接待经费的控制。要 从简节约，精打细算，避免铺张浪费，要学会做好接待经费预算，节约成本 。在安排宴请、参观、娱乐、座谈会等项目时，尽量减少不必要的开支，缩 短接待时间，控制参与人员，提高接待工作效率。
办公室接待工作概述
——关于接待工作的若干体会
youxiang
主要内容
什么是接待工作 如何做好接待工作 接待礼仪及注意事项 常见座次安排
什么是接待工作
接待工作的定义 接待工作的原则 接待工作的分类
接待工作的定义
接待，是一定的社会组织对公务活动中的 来访者所进行的迎接、接洽和招待活动，是 社会组织间人员相互交往的方式。接待是一 项展示单位形象、体现水平、彰显实力的工 作。接待水平从一定程度上反映办公室整体 工作水平。
• 会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 • 会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 • 标语：醒目，一般不超过13个字 • 旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 • 花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物
宴请
宴请的三个环节 • 排好菜单 • 定好形式 • 排好座次
接待工作的原则
1. 热情礼貌。秘书是客人最先见到的单位成员，秘书的形象直接影响着客人对 单位形象的判断。因此，秘书在接待来访者时，不论是谁，都要做到热情礼 貌，周到大方，平等对待，主动为来宾提供各种必要的服务。
2. 细致周到。不论在哪个接待环节，都需要秘书人员认真、细致。耐心。如客 人到来，秘书要主动迎上去，微笑问候，仔细询问对方来意。对于初次来访 的客人，应主动引路，在客人告辞时要提醒对方有无遗漏物品，在计划性接 待工作中，秘书要拟写出详细的接待方桉，直至实施的每个具体环节上，分 清部门职责，明确个人任务，在安排布置时，也要检查督促。
如何做好接待工作
做好接待工作的意义 接待的一般程序
• 客人抵达前的准备 • 客人抵达后的接待服务 • 客人离去（后）的有关工作
常用接待形式及注意事项
• 会见、会谈 • 会议 • 宴请 • 参观和娱乐
做好接待工作的意义
接待工作意义重大，主要体现在三个有利 于：
第一，有利于增进上下级间和单位之间的 了解，为领导和同志们开展工作提供方便。
• 客人抵达后的接待服务
1. 客人抵达后的接待服务工作包括：迎接客 人、会见、会谈、宴请、会议、合影、娱 乐、参观等。
2. 在接待的过程中，特别是负责人，一定要 掌握全局，整合好各方面的力量。
3. 在迎接客人时，一定要提前做好沟通，掌 握到达和离开的时间、确定迎送规格。
• 客人离去（后）的有关工作
知道客人的基本情况 知道客人来访的主要目的、抵离时间以及 客人抵达时所乘交通工具 知道客人的活动日程、意见和要求 知道我方的接待指导思想和接待规格
• 客人抵达前的准备
2.制定接待方案是接待准备工作最核心的环节，在接待工作中起到规划指 导的作用，要做到“九个明确 ”：
迎送安排要明确 住地安排要明确 就餐安排要明确 活动和日程安排要明确 车辆安排要明确 宴请安排要明确 费用支持要明确 新闻报道要明确 分级接待要明确
• 会见、会谈 • 会议 • 宴请 • 参观
会见、会谈
会见会谈的程序 • 我方人员应先到会客室； • 工作人员在门口迎接客人，客人进入会议室后，我方人员应立即起身表
示欢迎； • 如要合影，宜安排在宾主握手后，合影再入座； • 记者来访一般安排在正式会谈前； • 会见结束后，将客人送到车前或门口，挥手告别并目送客人离去。
宴请安排的注意事项 • 预先把宴会的时间、地点告知客人和陪同的领导。 • 掌握宴请的人数、时间、地点、宴请方式和标准，并提前通知餐饮部门
。 • 要求餐饮部门做好宴会设计，编制好宴会菜单。 • 提前到达宴会厅，督促检查有关服务。对座签的摆放进行确认核对。 • 严格按宴会菜单进行准备，遇有服务对象的特殊要求，要及时予以安排 • 做好引导和服务。
4. 严守机密。严守机密是指秘书在接待过程中，要注意各方面的保密工作。既 要体现热情友好的合作态度，又要注意的信息透露的度，做到该说的一字不 少，不该说的一字不多。要按照单位规定，协调行动，统一对外口径，特别 在涉外接待中要谨言慎行，严格按单位的保密制度办事，严防泄密。
接待工作的原则
5. 尊重个人。接待工作也要注重以人为本，尊重个人的医院和隐私。例如，秘 书在接待工作中会主动帮客人提行李，但如果客人不愿意，就不要勉强，有 的可能是客人的私人贵重物品；在如喝酒，中国人习惯认为向他人敬酒是礼 貌客气热情的表现，因此不管对方酒量大小，都要一而再，再而三地向对方 频频举杯，以致最后双方酩酊大醉，洋相百出。在接待客人时，对于个人疾 病、年龄、婚姻、收入、私人电话、宗教信仰、政治态度等都要避免过问。 尊重个人，就是尊重他的选择、尊重个人习惯、尊重个人隐私。
第二，有利于加强与外界的广泛联系，进 一步推动企业发展。
第三，有利于扩大企业对外影响，提高企 业的知名度，同时，也能开阔视野，学习其 他单位的好的经验。
接待的一般程序
• 客人抵达前的准备 • 客人抵达后的接待服务 • 客人离去（后）的有关工作
• 客人抵达前的准备
1.对来访客人要有所了解，做到“四个知 道” ：
注意事项 • 了解会见和会谈的基本情况。包括会见会谈的人员、职务、人数、会见
会谈的目的和性质。 • 通知有关人员和部门做好准备。 • 安排好会见（谈）程序。 • 安排好座次。
会议
会议的主要程序
• 制发会议通知 • 选定会场 Βιβλιοθήκη Baidu 确定会标、回头标和宣传标语 • 排列会场座次 • 组织发奖等
会场布置（大中型会场布置中的要求）