使用《中档法》分类标引的几点看法

使用《中档法》分类标引的几点看法

《中国档案分类法》（以下简称《中档法》）第一版1 9 8 7年12 月出版一年多后，我院就幵始按它进行档案分类标引了。实践证明，《中档法》第一版所设类目太粗，远远不能满足实际标引需要。1 9 9 7年1 2月出版了《中档法》第二版，把类目由一版的5千条扩展到10万条，基本能满足全国档案分类标引需要，但我们在使用中仍发现不少问题有

待解决。

我院档案的分类标引是在著录时与主题标引同步进行的，至1 9 9 9年

底，库存3万5千卷文书档案和科技档案（科研、设计、基建、设备等）已全部著录和标引完毕，并逐步输入了计算机。我们在分类标引时遇到的难题颇多，这里谈几点看法，以就教于同仁。

一深入学习

八十年代末以来，我们为了跟上档案工作标准化的步伐，学习了一些有

关分类标引和主题标引的著作和分类法。经常反复学习的有1986年出

版的孙钢编著的《档案著录与标引手册》，1 9 8 8年出版的邹步英等编

著的《中国档案分类法的理论与使用》，1 9 9 8年出版的邓绍兴编著的《档案分类法》，1 9 9 9年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法使用手册》。我们深感，只有在反复学习中使用，又在使用中反复学习才能做好分类标引工作。

二全面返工

前面提到，我院著录标引工作起步较早，当时只能按《中档法》第一版

做粗标引。待《中档法》第二版出来时，绝大部分库存档案已著录标引完毕，并输入了计算机。粗标引的结果是成百上千个案卷标的是同一个分类号，很难达到分类检索的要求。《中档法》第二版的类目比第一版增加了

二十倍，很多类别有了细目，原来的粗标引必须返工作细标引。再者，《中档法》第二版对第一版的结构、类别也有所调整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改为了“一法四表”，取消了工业复分表，增加了科

技档案复分表，取消了R基建类中的综合类，等等，就是具体类目的含意

也有些变动。这意味着，按第一版标引的不少类号必须报废，重新按修改后的类目号标引。

我院的档案内容涉及到《中档法》A至U19个基本大类（其中工业

基本大类N又分2 1个类）的所有类别。返工量之大，可想而知。我们的作法是用微机打出全部目录，逐类逐条对照《中档法》第二版修改，然后再在微机上改一遍。

三处理难题

大家知道，一个单位确定做分类标引后，对著录的所有档案都必须一条

不落地标上分类号，否则建立的分类目录或数据库将是残缺不全的，进行分类检索时，未被标引的档案就会漏检。

孙钢同志在《档案著录与标引手册》中说分类法编制应做到：“有档应有类，要保证所有档案都能分到适宜的类目中。”我们在实际标引工作中深

感《中档法》二版的“中华人民共和国档案分类表”远远没有达到“有档应有类”的水平，很多档案找不到适宜的类目做标引。也就是说，分类表还欠缺不少类目。这是标引人员最为难的一个问题。标引操作上还有一大难题是不必要的重复类目太多。一个事物或问题设了多个不同的类目，使标引人员弄不准用哪个类目号标引才对。

下面就谈一下我们解决这两个问题的作法和看法。

（一）对分类表欠缺类目号的解决方法

类号，可标BC4人事。又如：宝钢烧结厂烟囱设计，从NG冶金类R和建筑类中都找不到烟囱类目，只有标NG6 13 3烧结厂燃烧系统。

应的类号，可标与其接近的概念类号BC4 3干部任免。又如：太原东山

水泥厂车库设计，在NW6 2水泥厂基建类中和R4建筑工程设计中均无

“车库”类目号，可靠标NW 6 2 4 3水泥厂运输基建。

奈才采用这种方法。例如：一般供暖锅炉房在R类中却无类目，若用上位标引，住宅小区的锅炉房建筑只能标R4121作居住建筑的附属工程，而商业区的供暖锅炉房只能标R41421作商业建筑的附属工程。这样就把同样性质的建筑标成了不同的号，显然不合理，影响检索的查全率。

相类似的锅炉房都用R4192”其他”建筑设计类号标引，就能达到同样事物用同一类号标引的要求。

（二）重复类目的选用

在《中档法》的“中华人民共和国档案分类表”中有大量相重类目。其中有少量是必要的。这是因为档案分类是按职能分工设类，在不同职能类中不能共用一个相同的类目号标引。例如：干部任免”在A党务、EC行政、D军事三个类目中都设了类目，就是必要的重复类目。但是，分类表中实际上还存在大量不必要的重复类目。之所以说它们是不必要的重复类目，笔者认为是编表时未严格按“共性集中”的原则设类目，把同样的事物在各大类中作了不必要的重复设类。例如：“档案馆”基建档案在分类表中按说有一个就行了，但实际却在5个大类中设了5个类目。又如：居住建筑档案在不同大类中设了11个类目（有的还分若干细目）°R类本来就是建设档案类，其中档案馆、居住建筑都设有类目，它们的共性都很强，用R类标引这种档案完全可以解决问题，分布在其他各大类的相同

类目显然是多余的了。如果随便选用各大类中相同类做标引，就不可能达到标引的一致性。为此，我们采取了以下做法：

标引。例如，R类是“城乡建设、建筑业”类，就是基建档案的主题类、通用类，其他大类中的基建类只设各该专业的特殊、专用基建工程档案类目。居住建筑属通用民用建筑，任何专业系统的住房都没有什么特殊性。

因此，全国的住房都用R4121类（下面还有住宅、宿舍等细目）标引

才好。然而，分类表中在出版、教育、卫生、体育、科研、商业各大

类下都设有居住建筑类目，这些系统用各自的居住类号标引他们的基建档案也不为错，但设计、施工部门为上列各系统做的居住设计、施工档案就可能都用R 类标弓I,这就出现了不一致问题。

大类中的具体类号标引。例如：R4124为“教育及科研建设”，但下边并无科研建筑细目，而HA6 2“科研用房”下又分科研大楼、实验室等，实验室建筑就可用HA 6 2 2标引。科研用房不多的单位也可用R4

12 4做粗标弓I。这也要出现同一事物用不同类号标引问题。

定。例如：HE 6 3 7 8为“地震工程与工程地震学”，TC58为“地

震工程学”，R5317为“建筑抗震研究”，这三个类目中都含有建筑工程抗震研究内容，若属基础理论研究可用HE6类号或用TC5类号标引，若是指具体建筑工程抗震研究的，则用R5类号标引。例①《北京市区埋藏基岩凹陷地形对地震的影响》研究报告标TC 5 8 2 4 （场

地对地震动的影响）；例②《唐山地震对京津的影响》调查报告标HE6

3 7 9 （地震调查），也可标TC34（地震调查）；例③《空间杆系结构抗震计算的研究》标R5317 ;例④冶金类中的NG 5 2 2 1 3 2为

“耐火材料设备”研究，建筑材料类中的NW 5 5 9 2为“耐火材料工艺设备”研究。这两条类目内容完全一样，标引时冶金系统和建材系统肯定

是各自用本专业的类号。这样做虽不合理，但是合法（《中档法》）。

另外，各工业类的设备、标准、环保等小类与主题类的NJ机械、S