客户服务管理系统规章制度

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文案大全客户服务管理制度

制作人：安徽博微长安电子有限公司

日期：2012年10月11日

目录

第一章总则 (3)

第二章职责 (3)

第三章服务规范 (4)

第四章客户咨询和投诉处理 (6)

第五章 VIP客户管理 (9)

客户管理制度

第一章总则

第一条目的：为了对客户工作进行有效控制，明确服务规范，及时处理客户的投诉，建立VIP客户服务中心，最大限度地为客户提供满意的服务，并广泛吸取客户的意

见，掌握市场信息，不断提高产品质量和公司信誉，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于所有部门的客户服务管理工作。

第三条本制度所提及的客户是指：直接选择本公司的用户和潜在的有广告装饰需求的客户。

第四条本制度归口管理部门为客户服务中心。

第二章职责

第五条职责

1、客户服务中心职责：负责所有项目结束后的投诉及VIP客户服务工作，具体表

现为

(1)负责各部门服务规范的制定和监督执行；

(2)负责对客户投诉的收集和处理；

(3)负责客户回访、收集及更新客户信息；

(4)VIP客户的服务管理；

(5)是危机事件处理的责任部门；

(6)负责收集、建全产品销售信息及外部质量信息及用户意见，每月反馈给总经

理及相关部门。

第三章服务规范

第六条电话礼仪规范

1、接听电话礼仪规范

(1)接听电话，振铃声不应超过三次。

(2)接听电话第一句语言必须讲“您好，山东天山丰耘生态肥业公司”；最后一句，

必须讲“谢谢您的来电”。

(3)语言文明礼貌，明白易懂，措辞准确，声音饱满，语气亲切诚恳。

(4)注意倾听，保持耐心。

(5)接待客户咨询，要及时、完整、准确地解答客户提出的问题。

(6)接待客户投诉，以友善同情的态度倾听，完整准确地记录；保证立刻调查或派

人解决，落实处理结果，给客户满意的答复。

(7)特殊情况的处理：

电话故障无法接听或接听不正常

a、联系公司网管及时处理

b、转接电话

接听电话时用户情绪激动甚至说脏话骂人

a、要克制自己的情绪，温和地说：“我非常理解您的心情，希望我们心平气和

地交谈，将问题尽快解决。”

b、将话题转到具体问题上来。

接听电话时用户说方言，您又听不明

a、委婉地提出让用户用普通话讲或者尽量讲慢点；

b、让能听懂方言的人员接听；

c、记录用户的电话让能听懂方言的人员复电话。

接听电话时用户提出的问题超出您的解析能力，而当时又没有人来帮您

a、征求意见：“对不起，您提的问题我马上给您查一下，请您留下电话号码，

我查清楚后马上给您复电话，您看行吗？”

b、禁止盲目解答或承诺用户；

c、确定方案后给用户回电话。

2、电话回访语言规范

(1)您好！我是山东天山丰耘生态肥业公司客户服务中心回访员，我姓*，能了解一

下我们所做的工程现在的使用情况吗？

(2)使用情况是否正常？

(3)您对维修服务人员的服务满意吗？

(4)有没有不清楚的地方？您对我们的服务和产品有什么意见和建议？

(5)对不起！给您添麻烦了，请不要着急，我马上为您联系，尽快为您解决***问题

(6)感谢您对我们的工作提出宝贵意见。谢谢！再见。

3、电话回访内容

（1）工程的质量和使用情况

(a)工程的性能。

(b)其它使用情况

（2）售后服务人员的服务质量

(a)衣着是否整齐？语言是否用规范？

(b)是否与用户争吵、讽刺或辱骂用户

(c)维修完成是否及时？

(d)是否按规定收取用户费用？

(e)是否向用户介绍产品的使用保养常识？

(f)对维修质量是否满意？

(g)维修后是否为用户擦干净产品？

(h)是否与用户礼貌地道别？

（3）用户意见：

是否有其它不满意的地方？对本公司服务有何意见或建议？

4、客户信息的收集：及时收集及更新客户信息并登录售后服务信息系统，包括联系人、

电话、地址、各网点售后服务情况等。

第四章客户咨询和投诉处理

第七条客户投诉的分类：

1、咨询：指客户查询了解有关项目的维修与保养等方面的知识。

2、报修：指客户需要找售后服务部维修。

3、投诉：指客户对本公司的产品的质量、维修质量和服务质量不满意以来信、来

电、传真或其它方式向本公司反映意见，或向消协、技监、新闻媒体反映意见。

4、一般投诉：由于产品质量问题而不能使用或本公司服务人员态度不好，造成客

户抱怨。

5、重大投诉

（1）危机事件：是指因产品质量问题（包括造成用户财产损失、人员受伤等问题）或服务问题（包括维修存在不安全因素、欺骗用户、态度恶劣）导致用户受

到经济损失，而向我司提出赔偿要求或向消协、技监、新闻媒体反映意见的

事件。

（2）批量质量事故：是指同一批次的产品由于设计、生产不当造成工程完工后出现的同一质量问题在5%以上的。

第八条客户咨询和投诉的处理：

1、咨询、投诉处理流程：

2、客户投诉处理要求：

（1）客户对产品质量和服务质量的投诉，分为来信、来电、传真或其它方式。无论何种方式，客户服务中心必须安排人员处理。

（2）投诉处理的人员应热情接待每一位客户，耐心详细地解答客户的咨询。完整准确记录客户反映的问题，包括客户姓名、地址、电话、故障现象等，填写于《客户投诉登记及处理跟踪表》，并根据具体情况安排处理。

（3）由客户服务中心转到维修网点的用户投诉，在处理完毕后，售后服务部应立即回复客户服务中心。

（4）对于技术难度较大的质量事故或有重要影响的投诉，售后服务部若无能力马上判断处理，首先要对客户进行安抚，并立即回复客户服务中心；客户服务中心向总经理报告及请示处理方法，得到明确的处理意见后应立即安排处理；如派专人到场的，售后服务部应配合积极处理。

（5）当接到危机事件的单位或部门、个人要立即通知客户服务中心。当客户服务中心得到危机事件报告后，可授权各地服务部或派员协助进行处理。工程部和监理部门是危机事件处理的协助部门。

（6）用户投诉处理完毕后，应将处理结果登记好，并要求在投诉处理后的七天内进行回访和登记好回访的情况；对于回访发现的问题应及时再处理。