公司各部门各种档案管理工作办法(试行)【精品】

第一章总则第一条为加强和规范**公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》、《贵州省档案管理条例》、《会计档案案卷与格式》、《**档案管理工作制度》等有关法律法规、标准、主管单位的相关规定，制定本办法。

第二条本办法所指档案包含：管理性文件档案、文书档案、资质维护（使用）档案、人事档案、财务及会计档案、招投标文件、合同文件、工程项目的预算与结算文件、技术资料档案等。

第二章档案工作职责第三条公司档案工作实行统一领导、综合管理、分部门负责的原则。

总经理对档案工作负总责,副总经理及总工程师负责指导分管各职能部门档案归口管理、保密安排部署，批准档案内部借阅，对需外部借出的档案进行审核并签署审核意见；对各职能部门提出的档案鉴定及销毁建议进行审核。

第四条公司各部门档案工作职责（一）党委办公室：负责党委管理性文件档案、文书档案、工会关联文件的归口管理及保密；党委办公室主任对需内部借阅、外部借出的党委管理性文件档案、文书档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及销毁建议。

（二）综合办公室：负责主持培训公司各部门档案业务工作；负责行政管理性文件档案、文书档案、资质维护资料的归口管理及保密；综合办公室主任对需内部借阅、外部借出的行政管理性文件档案、文书档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及销毁建议。

（三）人事科：负责人事档案及关联文件的归口管理及保密；人事科主任对需内部借阅、外部借出的人事档案进行审核并签署审核意见，并报分管领导批准后方可办理。

提出人事档案鉴定及销毁建议。

（四）财务科：负责公司财务及会计档案的归口管理及保密；财务科主任对需内部借阅、外部借出的财务及会计档案进行审核并签署审核意见，提出账务档案鉴定及销毁建议。

（五）市场发展部：负责公司招投标文件、合同文件、资质证书和人员证书使用文件（电子版）、工程项目的预算与结算文件的归口管理及保密；市场发展部主任对需内部借阅、外部借出的招投标文件文件、合同文件、资质使用文件（人员资质）、工程项目的预算与结算文件进行审核并签署审核意见，提出相关文件鉴定及销毁建议。

（六）总工办：负责公司技术资料档案的归口管理及保密；总工办主任对需内部借阅、外部借出的工程项目的技术成果及过程记录档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及销毁建议。

对档案工作进行创新，不断完善档案管理制度。

（七）各生产部门：负责本部门各类技术资料向所归口管理职能部门进行汇交归档；负责本部门内部各类技术资料（档案）的管理及保密；各生产部门主任对需本部门内部借阅的各类技术资料（档案）进行审核并签署审核意见，无权审核及批准向外部借出任何技术资料（档案）。

（八）各部门负责人对本部门资料管理工作负领导责任，应指定一名专职档案管理人员，具体负责相关资料的收集归档工作。

（九）认真贯彻执行党和国家以及上级主管部门关于档案工作的有关法律、法令、法规、条例。

（十）档案管理条理化、排放规格化、卫生制度化；定期检查档案保管情况，做到无差错、无丢失、无霉烂、无虫蛀、无损坏；保证档案的齐全和完整。

（十一）严格贯彻党和国家保密制度，确保单位档案的完整与安全。

第五条档案员职责（一）贯彻、执行、宣传国家的有关法律、法规和方针政策，统筹规划单位档案工作，落实执行资料归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度，档案管理科学、规范、标准。

集中统一管理公司公务活动中形成的各种门类和载体的档案，为公司各项工作活动服务。

（二）严格执行党和国家的保密规定及档案管理工作制度。

认真履行职责、忠于职守，具备档案专业知识和业务水平。

对集中统一管理的档案，不得私自借出和带到其他场所，控制阅读范围的档案不得向个人提供利用。

严守工作纪律，对借出的档案及时催还，凡不符合借阅档案的人员应予拒绝。

做到档案材料不丢失、不泄密，确保档案的完整和安全。

（三）接受上级档案管理部门对我公司档案工作的监督、指导，完成上级档案管理部门安排的各项档案工作任务。

（四）负责对部门（各生产单位）在各项工作中，文件材料的形成、积累、整理及归档等工作进行监督和指导。

（五）保持档案室内的通风、干燥，做好档案防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防高温高湿、防光、防尘、防污染（微生物）、防有害气体等工作。

（六）按规定负责将要汇（移）交的档案，向相关的上级部门汇（移）交档案。

第三章档案归档规定第六条文书档案（资料）由公司党办、综合办根据《**档案管理工作制度》、及国家相关规定进行鉴定分类立卷归档；人事档案由人事部按《干部人事档案工作条例》及国家相关规定，由人事科立卷管理；合同管理文件按《合同管理办法》及相关规定，由市场发展部进行归档；技术档案（资料）由各生产部门进行分类汇总，交总工办立卷归档；会计档案按《会计档案管理办法》、《会计档案案卷与格式》的相关规定执行，由财务部进行分类立卷。

第七条声相档案、实物档案，由承办人整理后两周内移交综合办公室归档。

第八条归档数量和要求（一）一般文件一式一份；重要文件和技术资料一式二份；电子文件至少一式二套，一套封存保管、不外借，一套供查阅利用。

（二）档案移交和接收必须履行移交手续。

移交者应将需归档文件登记造册，一式二份，接收人应按册核实内容、数量、质量合格后，办理交接签收，一式二份，各存一份。

（三）档案的接收、移出、借阅和销毁，必须严格执行审批制度、保密制度，并认真做好有关记录。

（四）各种门类载体的档案，按不同要求进行收集整理、立卷，保证档案的齐全完整、系统、准确、科学。

（五）保管期限应划分准确，便于查找。

（六）电子文件应进行检验，无划痕、清洁、无病毒，检验合格率应达100%。

第九条公司在公务活动中形成应归为档案的文件材料（含微缩储存器、照片、录音、录像、光盘等），由各部门档案员负责积累、系统整理，组成保管单位（件、盒），经本部门负责人审查后，向综合办公室移交。

第十条归档的文件资料，要求内容真实、系统、准确、完整，能真实反映本部门公务等各项活动及其过程。

第十一条文件材料的纸型要求：文书档案统一用纸为A4纸；技术成果档案文件用纸为A4纸或A3纸。

大于标准的资料、图纸应折叠为A4/ A3纸型规格。

`第十二条字迹材料一律用黑色碳素字迹墨水书写或电脑打印，不得用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸记录，字迹必须工整、清晰。

如有不符合书写要求、又难以整改的文件材料，应对文字材料进行复印，将复印件附在原件后面，复印件不编页号。

第十三条归档材料必须层次分明，符合其形成规律，审批签署手续完备。

第十四条归档材料除图纸外，文字材料要去掉金属物，装订成册，对破损的文件材料应按裱糊技术托裱；字迹已扩散或褪色的文件材料，应复印并与原件一并归档。

第十五条归档文件材料要逐页编号。

不装订的图纸应在图章上方空白处或图纸图章的背面处加盖档号章，并逐件填写档号。

声像材料应用文字标出说明，并标明拍摄活动的时间、事件、责任者等内容。

（复核公司是否有档号章）第十六条电子文件应具备安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

重要价值的电子文件，应同时生成纸质或缩微储存器拷贝同步保存。

第十七条文书文件的正件与附件、印件与底稿、请示与批复、转发文件与原件，不得分开。

第十八条文书档案保管期限分为永久、30年、10年期保存，文件必须按规定格式打印盒（卷）文件目录，题名为文件名；技术档案保管期限分永久、长期、短期保存三种，案卷必须按规定格式逐件填写盒（卷）内目录，对文件材料的题名不得随意更改和简化，没有题名的应拟写题名。

卷内备考表应说明卷内文件材料的情况和立卷人、时间。

会计档案保存期限分为永久、定期两类。

其中，需永久保存的包括年度财务决算报告、年度会计报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；需定期保存的包括凭证（15年）、帐簿（15年）、日记帐（25年）、月和财务报告（15年）；实物档案的保管期限分永久、定期（30年、10年）。

第十九条归档案卷、文件封面，应用碳素墨水书写或用计算机打印，字迹工整、清晰，案卷题名简明，能确切反映卷内材料内容。

文件材料归档时，必须办理归档移交手续，填写移交清册一式两份，双方当面点清无误后在移交清册上签字。

同时，移交单位保存一份，另一份留档案室存查。

第四章档案鉴定销毁办法根据档案管理的相关规定，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。

第二十条档案鉴定与销毁工作，一般每十年开展一次，也可根据情况提前或推迟。

第二十一条鉴定档案必须在公司分管领导的主持下，由综合办公室和有关职能部门、档案归口管理部门组成档案鉴定工作组共同进行。

第二十二条鉴定工作结束后，对确无保存价值的档案，由档案归口管理部门编写清册，提出销毁报告，经公司领导审核并报上级主管单位批准同意后，由鉴定小组组织人员销毁。

第二十三条档案的销毁，须在档案归品管理部门负责人的主持下，根据档案鉴定工作组的鉴定意见，由档案归品管理部门编制档案销毁清册（注明名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限及销毁时间等），由公司领导在档案销毁清册上签署意见，由档案鉴定工作组一起监销。

销毁后，应在档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司领导。

第二十四条销毁档案前应再次重新进行认真鉴定，如果发现有保存价值的，应重新立卷归档。

第二十五条销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。

监销人要在销毁清册上签字，任何人不得私自销毁档案。

第二十六条销毁档案时应严格执行有关规定，档案鉴定小组必须将已销毁的档案送造纸厂打成纸浆后方能离去。

第五章电子文件档案保管规定第二十七条管理要求（一）电子载体档案应当遵循管理制度中的要求，各部门进行文件资料立卷归档时，将电子载体中文件信息转入档案管理人员的计算机系统，形成数字档案系统中的基础。

（二）各档案管理部门要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。

（三）各档案管理部门应及时对电子档案进行登记、建账，账目中要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。

（四）由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并在登记账中注明所在的电子档号及文件名。

第二十八条保管环境（一）归档光盘、硬盘（U盘）必须严格按规定保管，不得擦洗、刻划，触摸光盘盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打，防止光盘盘片、硬盘（U盘）接口沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。

（二）远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。

（三）检测与维护:电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘、硬盘（U盘）损坏或出现问题，应及时拷贝。

如软、硬件平台发生改变，则应及时转换。

检查、拷贝、转换等情况要登记。

第六章会计档案管理规定必须加强对会计档案工作的管理，建立会计档案管理规章制度，确保会计档案安全、准确、完整和有效利用。