工程技术档案资料的管理

工程技术档案资料的管

理

Hessen was revised in January 2021

第一章施工组织设计

14、工程技术档案资料的管理

项目部应根据本公司程序文件及文档管理实施规划建立并维护一个文件管理和控制系统。该系统应和项目业主、监理方的文件和图纸兼容，以便于操作与维护。项目部应按项目业主、监理方规定的编号系统对其编制的所有文件进行编号。

文档管理实施规划

⑴概述

以合同和业主要求为依据，十建公司项目管理标准为基础，《项目文档控制程序》为核心，对本项目实施科学、规范、高效的文档控制管理，以确保项目的顺利实施。项目文档管理工作主要包括：

①对项目文档的准备、审批、出版、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理过程进行控制，保证文件流的畅通。

②运用办公管理软件对项目文档状态信息进行全过程记录、跟踪和分析，保证项目文档的可追溯性及有效性。

③运用系统辅助文档管理，建立项目远程、异地、实时共享的协同工作与文档管理平台，加强项目电子文档的管理与利用，提高工作效率。

④利用通信和网络技术、数据库技术、多媒体技术、CAD技术建立应用IT系统，实现远程数据交换，内部数据处理，强化数据共享，包括电子邮件、图片、影像资料、视频会议、文档资料、工程项目计划、数据报表等。

本项目文档与信息管理工作将由文档控制工程师、施工文档管理员共同实施。

⑵岗位职责

①文档控制工程师

A建立项目文档控制体系

负责在项目策划阶段与项目领导沟通，根据合同要求和项目实施的需要，确定项目文档控制的工作范围、人员配置和基本工作流程。

负责根据合同和十建公司项目管理标准有关要求编制《项目文档控制程序》。

负责指导项目秘书、施工文档管理员进行项目文档建册。

负责项目应用办公管理软件系统的运行环境设置，系统定制和应用培训。

B对项目文档实施过程控制，确保项目文件流的畅通

负责对项目文档的准备、报批、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理过程进行控制，确保项目文档准确、有效，流转畅通。

负责项目文档流转和管理过程中各类问题的协调，建立文档预警机制，对于重大的延误应及时向项目控制经理报告，必要时向项目经理报告。

负责应用系统加强项目电子文档的管理，提高项目电子文档的利用率，通过深入应用各项系统功能，提高工作效率，提升文档控制水平。

负责组织项目文档的动迁和项目结束后的移交与归档。

C记录、跟踪、分析项目文档状态信息，确保项目文档的可追溯性及有效性

负责应用项目文档信息系统记录、跟踪、分析项目文档状态信息。

负责项目文档信息系统的数据维护，确保数据准确、完整、有效。

负责项目文档有效版本控制和目录管理。

负责定期编制《项目文档状态报告》，根据项目需要提供相关文档状态信息。

D其它

负责在项目结束后，编制《项目文档控制工作总结》。

负责完成项目领导交办的其他工作。

②项目文档管理员

A项目文档管理工作

负责严格按照合同、十建公司项目管理标准和《项目文档控制程序》的有关要求开展项目文档管理工作。负责项目文档的收发和传递，并跟踪、落实、反馈相关问题处理结果。

负责跟踪、协调项目文档的对内、对外发放，保证发放记录的可追溯性。负责项目文档在项目执行期间的分类收存和目录管理，为项目成员提供借阅服务。

负责项目文档的有效版本管理和保密管理。负责应用系统实施项目电子文档的管理，提高项目电子文档的利用率，按照相关规定正确应用和推广该系统各项功能，全面提升文档管理水平。

负责项目文档信息系统原始数据的及时、准确、完整录入，并能够熟练应用项目文档信息系统的各项功能掌握项目文档状态信息。负责项目结束后按照合同要求向业主移交文档，并按照公司规定将项目文档归档。

负责为项目经理（部门经理）起草传真、信函、会议纪要、报告、通知等常用公文，负责项目大事记的日常记录。

其它：有关项目行政事务工作；项目经理（部门经理）交办的其它工作。

⑶项目文档控制流程图

⑷项目文档控制体系的建立

文档控制工程师负责在项目开始后建立项目文档控制体系，奠定文档控制工作实施的各项基础。

在项目策划阶段与项目领导沟通，根据合同要求和项目实施的需要，确定项目文档控制的工作范围、人员配置和基本工作流程。

编制《项目文档控制程序》用以规范和指导项目文档控制和管理工作。

进行项目应用系统办公管理软件，项目文档信息系统的运行环境设置、系统定制、培训等应用准备工作。

⑸项目文档控制实施

在项目实施过程中，文档控制工程师、施工文档管理员依据《项目文档控制程序》完成项目文档的准备、审批、出版、分发、存档、作废和外来文档管理等文档管理工作，同时应用项目文档信息系统实时记录和发布文档信息。

①项目文档分类建册

为保证项目文档的完整和长期妥善保管，项目秘书和采购、施工文档管理员应在项目开始后依据便于管理和查阅的原则为各部门项目文档分类建册。

项目文档分类建册应使用统一的黑色或白色5CM两孔文件夹和卷册标签。

项目文档卷册应存放于铁制文件柜中（防盗、防火、防潮），并使用统一的文件柜标签，对于难以成册的合同商务文件、设计成品文件和制造厂商资料可直接在文件柜中分类存放。

将运用项目文档信息系统建立项目文档卷册所含文件目录，并定期打印输出。

②项目文档报批

将按照合同规定的内容、时间、以及份数和尺寸要求向业主递交有关项目文档供业主审批。

将指派项目文档管理员通过业主授权的帐户登录SharePoint以电子形式传递项目文档并获取批复信息。

项目文档的递交将通过Transmittal进行，项目文档管理员负责记录文档递交的信息，文档控制工程师负责跟踪递交文档的批复状态。

业主对递交文档的批复信息和意见由项目秘书负责接收，经项目经理批阅后转发至相关文件编制人以进行文档修订和再次递交。获得业主批准文档由项目秘书负责出版和分发。

③项目文档出版与分发

文档控制工程师、施工文档管理员应对即将出版项目文档的编号、格式与签署进行检查，对于不符合要求的项目文档应退回编制人进行修改更正。

对外发送的项目文档的出版按照公司有关标准执行，公司内部使用的项目文档的出版经项目经理（部门经理）批准后由项目施工文档管理员出版发送。

项目施工文档管理员应对项目文档的出版过程进行跟踪和协助，文档控制工程师应对出版各环节进行协调，确保项目文档按时出版和发出，对于重大的延误应及时向项目经理（部门经理）报告。

项目施工文档管理员负责项目文档的对内、对外发放，发放时必须提供所发放文档的目录并完成、保存签收记录。

项目文档外部分发的范围和份数根据相关合同要求确定，项目文档内部分发的范围和份数根据项目有关规定执行。