请示与汇报

汇报的方法
对一般的工作上司将它交给秘书之后， 他对工作的进展不一定很清楚。如果秘书不向 他报告，他就不知道工作是否完成。所以，原 则上一旦完成工作，秘书就要向上司汇报。 一般来说，上司的口头指示秘书就用口头 汇报，书面指示必须书面汇报。对于那些周期 长、情况比较复杂而又比较重要的工作，不仅 在完成之后要有书面汇报，在中途还要有不定 期的口头汇报。
第四，有些事确实是要再上司工作进行中汇报，在 这种情况下，上司当然希望秘书能尽快把工作汇 报完。因此，即使上司不催促，秘书也应尽快把 工作汇报完，等待上司的指示。 第五，在汇报时不要过于详细，担心上司不明白， 只要说明按上司的指示把工作完成了就行，比如 上司让秘书帮忙发封信，秘书办完之后，只要对 上司说“信已用挂号寄走了”就可以了。 第六，汇报比较重要的工作时，要把重点内容写下 来交给上司。
第一节 请示与汇报
请示汇报是机关一项经常性 工作。所谓请示，是下级机关在 工作中遇到问题，需要上级领导 机关给予答复和审批，而向上级 领导机关提出的请示；汇报是下 级机关向上级机关所作的情况反 映和汇报。请示须在事前或工作 进程中进行，待上级批准后执行； 报告通常在某项工作完成和结束 后进行。这就是我们常说的“事 前要请示，事后要报告”。
Hale Waihona Puke Baidu
总 结
请示与汇报是日常沟通中必不可少的一项工作。秘书在请示这方 面应该要注意：了解上司是做好秘书工作的前提。秘书要把握好哪些 事情需要请示、哪些事可以自行处理的分寸，就必须了解上司的工作 习惯。有经验的秘书会根据上司的工作习惯对上司的工作进行分类， 有些事实上司人为很重要、无须秘书过问的，有些事是上司认为很重 要、但需要秘书辅助的，有些事是上司根本不关心、没什么价值的。 秘书在请示上司之前，最好先打好腹稿，这样当上司感到为难的 时候，可以说出自己的想法，供上司参考，而不是当“甩手掌柜”， 把问题全部上交，让上司为难。 在汇报这方面要注意：有很多秘书在向上司汇报时，喜欢把汇报 内容的各种背景扯进来，而且背景之后又有背景，以为只有这样才能 让上司明白自己的意思。其实向上司汇报的原则是言简意赅。假如上 司要求再把事情的来龙去脉说明一下，那秘书可以在最后作些补充说 明。在向上司汇报之前，秘书应把能想到的问题都想到，而且越周到 约好，这样在上司问到时能对答如流。
请示的方法
对于那些刚从业的秘书 来说，哪些事要向上司请示， 哪些事可以自行处理，是一 件很难把握的事情。 一般来说，规定属于秘 书职责范围内的日常工作， 秘书可以自行处理，无须请 示上司。只有遇到新情况或 新问题，秘书自己不能做出 判断时，才需要请示上司。
如何请示
当我们需要向上司请示的时候，一般是我们职责范围 内的份内工作出现了新情况，或者上司交办的其它工作超 出了原先设想的范围或方向，如果仍然使用现有的流程、 规则和处置方法，不足以解决新出现的异常问题，需要向 上司报告事态的最新进展，请示下一步如何去变通操作， 希望上司给出最新的指令和必要的帮助；同时，我们职责 内外的某些工作完成到一定程度了，尽管没有异常情况的 出现，也需要及时向上司报告和反馈，以便于让上司掌握 工作推进的最新进度。可是，在向上司请示报告工作时， 许多人不明白其中的玄机，不分主次，不讲条理，不看时 机，因请示报告的方法失当，要么延误了工作，要么折腾 得上下级之间关系紧紧张张。其实，职场内上下级之间工 作上的请示报告，是有一定规律可循的，掌握了这些规律， 可以帮助我们更好地做人做事。在请示报告前，我们有必 要理一理头绪，让自己的思路清晰起来。
如何汇报
在汇报的时候，要记住以下几个基本要点： 第一，向上司汇报什么，自己要事先想好。 第二，向上司汇报时，要尽量减少不必要 的背景介绍，按结论、经过和理由的顺 序汇报（也可以按结论、理由和经过的 顺序汇报）。 第三，向上司汇报工作，要选择合适的时 机，最好在完成某项工作之后或者在谈 完其他工作的时候顺便汇报。 如果情况不是很紧急，不要打断上司的工 作进行专门汇报。
1、把握时机 上司也有自己份内更重要的、关乎全局的宏观工作 ，作为下 属，我们往往只负责了一个方面的具体工作，如果我们不择时机、 不分场合地向上司请示报告，这种强行插入式的工作汇报，一则会 扰乱上司的整体思路和工作步骤；二则容易让我们自己也养成不分 条理、不顾轻重的非职业化习惯。所以，在请示报告工作之前，我 们自己先衡量一下，如果不是特别紧急的情况，最好事先征询上司 的意见， 看看上司是否有空闲来听取我们的请示报告，或者先预 约一个合适的汇报时间。 2、分清主次 按照先急后缓，先大后小，先重后轻的基本原则，将需要请示 报告的若干事件，自己事先疏理、筛选、排列出急事、大事、主要、 次要的等级，然后以简洁的语言，简明扼要地首先汇报和请示这些 紧急的、重要的工作，让上司从你的汇报中充分感受到你的判断能 力和工作条理性； 3、慎防误导 向上司报告工作，特别要注重实事求是地反映事件的本来面目， 准确真实地描述自己所听到、所见到的事件的发生、发展、目前的 动态以及相关的因果关系，不忽略、不歪曲、不夸大、不渲染事件 的轻重程度，以利于上司正确地做出判断和采取相应的对策；
4、形成周期 常规性的工作、自己职责范围内的日常工作，许多职场新人 喜欢一事一请示，一事一汇报，时间长了，天天早请示、晚汇报， 即使自己不厌其烦，上司也会日久生厌。有些企业在这类细节上 规定得比较具体，明确了向上司述职和请示报告常规性工作的具 体周期，作为下属，我们只需要遵循这个周期去执行即可。 5、让上司做选择题 6、巧妙地保护自己 遇到极个别品性较差的上司，如果你担心他当时发出的口头 指令虽然合法合规，但却隐藏着可能出现的严重后果，而你又没 有充足的理由拒不执行， 特别是上司要求你通过非常规手段、打 擦边球的方法、使用旁门左道之类的做法去解决问题的时候，你 怀疑和担心上司在可能造成严重后果之后不愿承担责任，甚至拒 不认帐，将责任推诿得一干二净，说成是下属在擅作主张，才导 致了严重后果的发生。针对这种险象，为了更好地保护自己，你 可以通过书面请示、邮件请示、再次确认等白纸黑字之类的方式， 尽量保留完整的相关记录，以便于自己将来说得清楚。