秘书四级工作实务题解答实例

工作实务例题

一、（15分）

便条

钟苗：

在上届科技交易会期间，我公司草签的一些意向书存在欠规范之处。为此，公司准备在近期举办一期经济文书写作培训班，由相关人员专题讲授意向书的写作要领。请你提供一份意向书结构样式及其写作方法的说明，明日交我审定。

谢谢。

行政经理苏明

2004年3月25日

答案：P253

二、（15分）

便条

钟苗：

最近，在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之间因使用办公用房发生矛盾的情形，总经理办公室要求我们召开会议协调解决。请你就选择会议地点和布局以及会议议程的安排提出相应建议，供会议筹备过程参考。

请于明天下班前将建议交给我。

谢谢。

行政经理苏明

2004年3月25日

答案：

1．关于会议地点和布局的选择：

因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围，所以，建议协调会在圆桌型布局的会议室举行。

2．会议议程的安排，根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定：

（1）由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。

（2）建议先由双方说明自己的问题和需求，使各方了解对方的困难。

（3）会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据。

（4）会议组织者向各方提出要求：①防止本位主义、树立内部客户观念；②耐心倾听对方意见；③换位思考；④及时进行信息沟通。

（5）再由双方进行互谅互让的磋商。

（6）形成会议备忘录，提醒遵照执行。

评分说明：

1．本题满分为15分。

2．第一大点“会议地点和布局选择”为4分。其中：说明“属于横向协调”为2分，“圆桌型布局的会议室”为2分。

3．第二大点“会议议程的安排”共6小点内容，共11分。其中第（1）、（2）、（5）、（6）小点各占1分，第（2）小点为3分，第（4）小点为4分。4．若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，可酌情给分。

三、（20分）

便条

钟苗：

公司上周召开了高新技术产品推介会，总经理急欲了解此次会议的社会效果，请你负责完成此项工作，并简要向我说明：

1．你准备从哪些渠道获得本次推介会的信息？p60 2．怎样才能全面收集相关信息？

3．如何对信息进行加工？4．怎样完成推介会会议文件的立卷归档工作？

行政经理苏明

2004年3月25日

答案：

知识链接——会议文件、资料的收集

会议文件的收集与整理在这里是指会议结束之后，秘书人员要对会议期间所使用的部分文件资料以及会议期间形成的文件进行收集、清退、立卷和归档工作。

需要收集的会议文件大致包括以下范围：

1.关于召开会议的请示与批复。

2.提交会议审议批准的文件。例如工作规划、计划、报告、预算决算、行政法规及各项决议的草案等。

3.会议期间使用的文件。例如开幕词、闭幕词、领导人讲话稿、大会发言材料(包括典型经验介绍材料、专题报告)、会议总

结报告等。

4.会议参考性文件。例如调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸或图表等。

5.会议管理性文件。例如会议通知、日程与议程安排表、会议须知、保密规定以及会议主席团名单、委员会名单、与会人员

名单、票证、签到簿等。

6.会议记录、简报。

7.会议宣传性文件。例如宣传会议精神、主旨或决定事项的文件资料。会议纪要、决议、新闻报道等。

8.会议的照片、录音、录像等资料。

收集会议文件的渠道：

(1)向全体与会人员收集文件。

(2)向会议的领导人、召集人和发言人收集文件。

(3)向会议的有关工作人员收集文件。如会议的记录人员、文书起草人员等。

收集文件的方法：

(1)一般小型内部会议，由于参加会议的人数较少，人员又比较熟悉，可以在宣布会议结束的同时，由主持会议的领导提出

要求，请与会人员将需要退还的文件留下。也可由秘书人员在会场门口随时收集。

(2)对个别领取会议文件后未到会或提前离会的人员，应当及时采取个别催退的办法。

(3)大中型会议收集文件，应提前发文件清退目录，先由与会人员个人清理，由召集人收齐交大会秘书处。

(4)收集会议工作人员手中的文件，可采取发文件收集范围单或目录的办法并限时交退。

注意事项与要求：

1.收集会议文件的责任应落实到人。

2.收集文件应当与分发文件一样，履行严格的登记手续，并认真检查文件是否有缺件、缺页、缺损的情况。如发现此类似情

况，应尽快采取补救措施。

3.收集会议文件要及时，不得延误，以免造成文件的遗失。

4.注意做好保密文件的收集工作，做到不失密、不泄密。

四、（共20分）

便条

钟苗：

我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。

行政经理谢飞

2005．5．22

答案：

发送通知应注意

①检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。

②如某些客户不熟悉宾馆的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。

③检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全，有无错寄、漏寄。

会议通知（邀请函）

尊敬的客户：

为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月1 5日上午9：00至下午5：00在xx宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。

附：会议日程／路线图

xx公司

2003年8月10日

回执