行政公文处理规定

行政公文处理规定
第一章 总 则
第一条 为使 xx 公司（以下简称“公司”）的公文处理工 作规范化、制度化、科学化，制定本规定。
第二条 公司行政公文， 指公司在行政管理过程中形成的具 有法定效力和规范体式的文书，是依法管理和进行公务活动的重 要工具。
第三条 公文处理，指公文的办理、管理、整理（立卷）、 归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，注重效用。 第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不 得越级请示和报告。 第十四条 公司除公司办公室外，其他各部门不得对外正式 行文。 第十五条 本公司内的重要行文，应当同时抄送上级公司。
第五章 发文办理
第十六条 发文类型包括：上行文（以公司名义向东 x 或 xx 等直接管辖公司的单位所发的请示或报告类公文）；平行文（以 公司名义向平级或无直接管辖职能的单位所发的函件类公文）； 下行文（以公司名义向各部门所发的通知类公文）。
பைடு நூலகம்
第二十二条 登记、编号、印制、用印：付印前，公司办公
室对送印文稿进行全面核查校对，包括公文的审批签发手续、附
件材料是否齐全、结构格式是否统一、规范等；检查后由公司办
公室统一登记、编号、送印；印制公文应加盖相应的印章。
第十七条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，一般包 括：拟稿、会商、审核、签发、登记、编号、印制、用印、分发 等环节。
第十八条 拟稿：按照职责分工，公文由经办部门拟稿；对 政策性较强、涉及面广、问题复杂的公文也可组成专门小组共同 拟稿。
草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规和其他有关规定。
（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或 者情况。
（四）报告：适用于向上级单位汇报工作，反应情况，答复 上级单位的询问。
（五）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 （六）批复：适用于答复各部门的请示事项。 （七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。 （八）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和 答复问题，请求批准和答复审批事项。 （九）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、 发文 机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说
明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机 关和印发日期等部分组成。
（一）涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。 （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明 “特急”、“紧急”、 “一般”。 （三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称； 联合行文，主办单位排列在前。 （四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文， 只标明主办单位发文字号。 （五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明 公文种类。 （六）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规 范化简称、统称。 （七）公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。 （八）公文除“会议纪要”外应当加盖印章。联合上报的公 文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加 盖印章。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清 楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的，发文单位的职权和主 送单位的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需 要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引用准确。引用公文应当先引用 标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期应当写 明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数， 第一层为 “一”、第二层为 “（一） ”， 第三层为“ 1. ”，第四层为“（ 1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用规范化简称，应当先用全称并注明简称。使 用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准 确的中文译名。
（九）公文中的数字、除成文日期、部分结构层次叙述和在 词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数 字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十九条 会商：当公文涉及公司内部两个以上部门职能，
主办部门应与有关部门协商办理，取得一致意见后方可行文；如
有分歧，主办部门的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，
主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会
签后报请上级单位协调或裁定。
第二十条 审核：公文送领导签发或会议讨论通过前，应由
第八条 公司各业务部门应当设人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 公司的公文种类主要有：
（一）决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖 惩有关单位和人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（二）通知：适用于批转各部门的公文，转发上级单位、不 相隶属单位的公文，传达要求各部门办理和需要有关部门周知或 者执行的事项，任免人员。
公司办公室对文稿进行审核。审核重点是：是否确需行文，行文
方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文
格式是否符合本规定等。
第二十一条
签发：公司董事长、总经理、分管领导在审
核文稿之后，对同意发出的公文批注正式定稿和发出意见并签注
姓名、日期。公文一经签发后即生效。签发顺序为：先由分管领
导会签，再请董事长或总经理签发。
（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后 签发单位负责人的签发日期为准。
（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号 标注。
（十一）公文应当标注主题词。
（十二）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其 他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。
第十一条 公文用纸采用国际标准 A4 型（210mm× 297mm）， 左侧装订。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则， 做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行公司的有关保密规定， 确保 秘密安全。
第六条 本规定适用于公司制发的公文， 以及东方航空集团 公司、东方航空股份有限公司、东方航空进出口有限公司等上级 单位、平级不相隶属东航子公司报送的公文。
第七条 公司办公室是公司公文处理的主管部门， 主管公司 的公文处理工作。