汇博通文档借阅管理系统软件使用说明书
汇博通文档借阅管理系统使用说明书
汇博通知识管理系统的属性管理,实际上已提供了借阅与归还功能,但那是针对每一份文件
或档案而言的。
这里,为客户提供一款专门用于文档的借阅与归还的软件,不但可办理一份文件的借阅或归
还手续,只要有需要,也可批量办理借阅与归还,另外,还提供了与借阅有关的一系列统计
报表。
发放功能与借阅类似,所不同的只是发放不必归还,如将购买的资料、图书发放给职员学习
等。
注:借阅与归还模块的操作,需要获得以下三种权限中的一种:
系统管理员
归档授权(档案管理员)
编号授权(文件管理员)
与借阅与归还模块相关的系统参数的设置说明如下:
首页
汇博通主页的模块工具条上,有一个借阅与归还的按钮,单击它即进入借阅与归还首页。
借阅(发放)
前面已经介绍过,借阅与发放的区别在于,借阅需要归还,发放则不必归还,从某种意义上
来说,发放实际上已将所有权(或有条件的所有权)转移给接收者。
借阅界面包括左右两个子窗体,左侧子窗体用于显示可供借阅(发放)的文档,其上部有搜
索关键词输入框,输入相应关键词即可查找出可供借阅的相应文档,如果要借阅的文档已经
在操作者手上,并且,标注有条形码或电子标签,操作者可直接通过条码阅读器或电子标签
阅读器读取相应编码直接获取到该文档。
根据实际需要,通过点选左侧的复选框,选择具体文档,然后,通过点击两个子窗体中间的
箭头,即可将选中的文档添加到右侧子窗体的列表中,即可直接办理借阅或发放手续。
可供借阅(发放)检索列表待选区。借阅(发放)选择勾选列表区。
可供借阅(发放)
输入文件名称、编号、责任者或主题词等属性,点击【检索】按钮进行查找,如下图:
勾选确定后点击该按钮,即可添加到已
选择列表区中。
点击每份文档名称前的图标,可展开或隐藏文档的份数清单,还可通过点击表头的图标来展开或隐藏所有文档份数清单,办理借阅手续时,可针对每一份文件进行,以方便一式多份文件的管理,如合同、资料、图书等,勾选(取消)具体目标可通过份数序号前的复选框实现,对应文档的所有份数操作只需通过文档图标前的复选框实现,同理对列表所有文档操作亦如此。
勾选确定后,点击列表右侧按钮,把所选择的文档及份数清单添加到已选择列表区中进行后续操作。
已选择借阅(发放)
从可供借阅(发放)列表区中,勾选添加后即进入已选择借阅(发放)列表区中(如下图)。若列表中存在比较多的冗余数据,可点击列表上方左侧的【清空所有】按钮,对列表区内的所有信息清除,若只对部分冗余文档取消操作,可通过取消勾选对应文档,并点击【清除未选】按钮对冗余文档进行清除。
由于汇博通容许对一式多份文件进行管理,所以,当一种文件存在多份时,将以序号分别显示,你可对不同序号的文件分别办理借阅手续,该功能对于合同、保密文件、资料以及图书等的管理非常有用。
点击借阅或发放按钮时,若列表中存在未勾选的文档,系统会弹出下图提示:
此时,请根据实际情况,点击确定或取消。
借阅操作:
点击列表上方右侧的借阅按钮,系统会弹出借阅手续办理操作页面,见下图:
双击借阅人、批准人输入框时,将弹出组织框架,操作者可根据需要,展开并点击选择姓名即可:
点击下一步,系统弹出借阅确认单,见下图:
用途,可按实际输入文
本信息。
经办人实际上就是当前
操作者。
借阅人,可直接输入,
也可双击弹出组织框
架选择输入。
批准人,可直接输入,
也可双击弹出组织框
架选择输入。
到期日期,借阅期限缺
省为一个月,若不同,
可直接修改。
到期提醒的各种方式,
可根据需要选用。
如需要打印,点击打印按钮即可。
若信息有误,可点击上一步返回修改。
确认无误后,点击确定完成借阅。
发放操作:
点击列表上方右侧的发放按钮,将弹出发放手续办理操作页面,见下图:
其操作方法,与借阅手续办理类似,完成后,系统弹出发放确认单,见下图: