第五章 电子文件的整序 - 上海大学精品课程网

电子文件信息整序
四、纸质文件的整理
第一种方法是：在电子文件组成虚拟案卷的前提
条件下，纸质文件不再立卷，而完全根据其形 成的先后顺序装盒上架。 第二种方法是：将纸质文件组成电子文件与虚拟 案卷相对的案卷，不装订，也不要拟案卷标题， 只要标上档号和存址就可以了，然后同样装盒。
第三节
电子文件的销毁
电子文件销毁是对电子文件处置的一 个方面。在电子文件保管阶段对电子 文件的销毁主要是保存期满，无保存 价值的电子文件予以销毁。
第一节 档案馆对电子文件的收藏
二、收藏电子文件的档案馆类型 （一）传统档案馆（室）
（二）虚拟档案馆 （三）数字档案馆
第一节 档案馆对电子文件的收藏
三、电子文件进馆的方式和程序 （一）电子文件进馆的方式
1.
2. 3. 4.
打印电子文件，在纸质文件保存系统内保管电子文 件 以脱机保存电子文件的载体方式保管电子文件 以纸质副本和电子副本双重备份方式保管电子文件 以电子双套制方式保管电子文件
（一）传统档案馆（室）
电子文件大量产生，人们还没有充分准备，建立专 门的保管机构。一些档案学研究者认为应当由传统档案 馆承担起电子文件的保管责任。 目前，世界上主要的电子文件保管机构还是在传统档 案保管机构中赋予新的功能。具体有两种形式： 只接收纸质载体文件 建成专门存放电子文件的库房（特种库房），配备特 殊的装具以及软硬件设备，并配有专门的电子文件脱 机载体和纸质副本。 返回
本章结束
第二节 电子文件信息整序
1、档案数据

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电子文件内容信息 背景信息。 元数据。 识别文件。
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第二节 电子文件信息整序
2、数据的质量要求 （1）电子文件自身必须具有内容 （2）以易于被人理解的方式存在。 （3）数据应包含电子文件的文件格式 （4）数据应包含电子文件的背景 返回
第一节 档案馆对电子文件的收藏
三、电子文件信息整序的实施
（一）标引在电子文件信息整序中的作用
电子文件的内容识别是通过标引获得的，电子文 件的有序结构也是通过标引实现的。对电子文件标引的 过程也就是对电子文件信息整序的过程。
第二节
电子文件信息整序
（二）档号的划分和确定
1. 2. 3.
全宗号 案卷目录号 案卷号和件（页）号
第二节
第一节 档案馆对电子文件的收藏 （二）虚拟档案馆
虚拟档案馆也称概念化的档案馆，它是由虚拟技 术和网络技术发展而来的。虚拟的、无形的、没有物理 实体存在的，却同样能提供档案信息的档案馆。即通过 网络技术和特定软件,将时空上分散的档案馆，连结在一 体，使之成为一个有机的信息系统。
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第一节 档案馆对电子文件的收藏 （三）数字档案馆
第二节
电子文件信息整序
（二）组建电子文件信息数据库应注 意的问题
1. 2. 3.
档案数据 数据的质量要求 电子文件数据的取得和装入
第二节 电子文件信息整序
二、电子文件的有机联系与虚拟整理技术 （一）电子文件有机联系 （二）虚拟整理技术 （三）以来源原则为指导组织电子文件信 息
第二节
电子文件信息整序
数字档案馆是集中存储电子文件，并提供电子文 件信息检索利用的系统，是以文件和档案信息为特定对 象的有序的信息空间和开放的信息环境。它可以将不同 载体、不同地理位置信息资源通过网络相互连接，向用 户提供方便快捷的在线服务。
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第一节 档案馆对电子文件的收藏
（二）电子文件进馆的程序 1、档案馆对电子文件的超前控制 （1）统一标准 （2）制定方案 （3）统一要求
第一节 档案馆对电子文件的收藏
2、进馆电子文件的鉴定和审查




被移交的电子文件是否是原来设定应当进入档案馆保存的。 被移交的电子文件的价值是否被鉴定过，是否具有持久价值。 技术、格式与载体是受不断改变的技术制约的，因而不能制定一个规范 去进行控制。 是否具有符合档案馆对电子文件要求的足够数据与背景信息文件。 具有该文件职能已被联邦政府终止的证明，并①没有该文件领域的继承 部门；②没有任何其他机构与部门对文件进行保管；③因为保密而不能 为其他部门存储。 资源效力已被评估,并易于管理。 拟移交文件的格式与载体符合档案馆当前要求。 移交部门必须满足档案馆对文件移交与存取的标准所需的全部处理要求。
第一节 档案馆对电子文件的收藏
（三）电子文件的接收
档案保管部门根据立档单位填写的《电 子文件目录》《载体标签》等，按要求对电子文 件进行逐一验收。档案馆验收合格后，填写《归 档电子文件移交、接收检验登记表》，双方办理 交接手续。
第二节 电子文件信息整序
一、组建电子文件信息数据库
（一）组建电子文件信息数据库的意义 1. 组建电子文件信息数据库可以集中、统一地 管理电子文件内容及相关信息，保持电子文 件信息之间的有机联系。 2. 是对电子文件著录、标引项目的确定和电子 文件利用前数据的准备工作，是电子文件检 索系统建立的前提，是电子文件信息管理系 统中最关键部分
第五章
电子文件的整序
第一节 档案馆对电子文件的收藏
一、档案机构对电子文件保管的历史责任
目前，在电子文件保管者问题上有三种情况：由文件形成部门保 管由计算机站、信息中心等专业技术机构保管，由档案部门保管。 许多单位没有明确规定电子文件由“谁来保管”，因此，往往由 电子文件形成者自行保管。但由于形成部门所关心的主要是电子文 件的现实作用，而很少能够考虑其“档案价值”，因此丢失、损坏、 查找不便的现象普遍存在。而由计算机站、信息中心保管，虽然具 有计算机技术方面的优势，但是，这类机构的工作人员缺少档案管 理的专业知识和经验，处置文件不够科学、慎重，难以维护文件之 间的历史联系。因此电子文件由档案人员来负责保管,不仅有利于信 息检索、利用和共享，而且有利于各机关、各地区对电子文件管理 进行统筹规划。