1+信息分类编码在企业信息化中的作用
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第一章信息分类编码在企业信息化中的作用
企业信息化是一个概括的称谓。广义地说,企业信息化是指广泛利用信息技术,使生产和管理实现自动化。在现代化生产中,生产的控制、测量、加工以及产品的设计等无不采用信息技术,伴随生产过程的生产信息不断地被收集、传输、加工、存储和使用,使整个生产过程达到自动化。即以信息技术运用于企业的产品设计、制造、管理和销售的全过程,以提高企业市场的应变能力,这是企业信息化的主要内容和最终目标。
企业如果想上好信息化,让信息化上的好、上的快、效果立杆见影的话,必须要有一个大的前提——标准化!尤其是对那些信息化才起步的企业更是如此。企业信息化的目标是实现企业信息资源的开发、加工和利用,在企业协同工作的条件下,必须共享企业的信息资源,信息资源共享要通过系统集成实现,而系统集成的实现依赖于各项信息技术的标准化。企业信息化建设中的标准化工作主要包括信息指标体系标准化、信息分类编码标准化、信息系统开发标准化和信息交换接口标准化几个方面。
其中,信息分类编码是对一些常用的、重要的信息进行分类和代码化。信息的分类与取值是否科学和合理直接关系到信息处理、检索和传递的自动化水平与效率;信息代码是否规范和标准影响和决定了信息的交流与共享等性能。因此企业信息化中的信息分类与编码应遵循科学性、系统性、可扩展性、兼容性和综合性等基本原则,从系统工程的角度出发,把局部问题放在系统整体中考虑,以达到全局优化的效果。
信息是对客观事物的描述,信息的分类与编码是表达事物的主要方法之一。信息主要通过对事物特征的表达,来达到对事物的描述。分类是人们认识事物的基础,对事物分类特征的描述是信息的重要组成部分。信息分类编码及其标准化,能够最大限度地避免对信息的命名、描述、分类和编码不一致所造成的误解和歧意,减少诸如一名多物,一物多名,对同一名称的分类和描述不同,以及同一信息内容具有不同代码等混乱现象,做到事物(或概念)名称和术语含义统一化和规范化,并确立代码与事物(或概念)之间的一一对应关系,从而保证了对信息表述的唯一性、可靠性和可比性。其作用具体如下:
1.编码是识别信息主体的有效手段
在向他人传递信息时,通常要对信息主体的特征进行描述,为了准确地定位到目标信息主体,需要对信息主体进行足够细致的描述。为了简化描述过程、提高信息传输及处理的速度和效率,可赋予信息主体一定规律性的易于人或机器识别和处理的符号、图形、颜色、缩简的文字等,这样便于参与信息传递的各方对于信息主体的一致识别,那么这个过程就是信息编码的过程。
2.信息分类与编码标准化保证信息表述的唯一性、可靠性和可比性
实现信息分类编码的标准化,能够最大限度地避免对信息的命名、描述、分类和编码的不一致所造成的误解和歧义,做到使事物(或概念)名称和术语含义统一化和规范化,并确立代码与事物(或概念)之间的一一对应关系,从而保证对信息表述的唯一性、可靠性和可比性。
3.信息编码标准化是信息互联、互通的基础
规范的、标准的信息代码可作为信息交换和资源共享的统一语言,它的使用不仅为信息系统间的资源共享创造必要的条件,而且还使各类信息系统的互通、互连、互操作成为可能。
4.信息分类与编码是信息系统实施的基础
随着科学技术发展,各种各样的信息越积累越多。据统计,人类近20年来积累的信息量,超过了以往2000年所积累信息量的总和。面对一个浩翰的信息海洋,人类对它们的管理和利用越来越感到困难。为了对付“信息爆炸”的挑战,人们建立各种信息系统来管理和利用信息。信息系统建设的基础性工作之一就是信息的分类与编码。信息分类与编码就是对信息进行科学的分类并编制代码,将具有某种共同特征的信息归并在一起,与不具共性的信息区分开来,然后设定某种符号体系进行编码,使电子计算机或靠人工能够识别和处理;信息系统往往需要信息对象有一个标识代码,系统中的一个标识代码唯一确定一个信息对象。建设信息系统,需要确定信息的组织模式,而基于事物特征、信息结构和形式的信息分类是信息组织的重要依据。
5.信息分类与编码标准化有利于实现信息共享和系统之间的互操作
信息系统之间传输和交换信息的一致性,是实现信息共享和系统之间互操作的前提和基础,这种一致性是建立在各信息系统对信息的名称、描述、分类和代码共同约定的基础之上。在企业信息化系统中,用自然语言来描述事物不便于计算机处理,即使在近年来多媒体技术的发展,使用自然语言的方法已有了很大的改进,但仍远远不如使用简单、明确的编码系统。因为目前生产的计算机还是数字计算机,其基本运算还是数字处理,在企业信息化系统中,要处理众多不同的、大量的数据,所以要保证数据的正确和快速处理,没有一套合理、严格、科学的编码系统是不可能的。
为了达到企业信息化的目的,一个好的信息编码系统应具有如下功能:
1)事物(概念)标识的唯一性,排除人工管理系统中用简单的文字、语言描述的二义性。
2)根据信息化管理需求用代码表达事物(概念)的特征,所以事物(概念)一经编码,就可以很容易地按其特征进行分析、统计、汇总、排序等作业。
3)提高计算机进行数据处理的能力和速度,降低使用计算机的成本。把需要处理的各种信息代码化,即是应用计算机的基本要求,也是提高处理速度的重要方法。
4)促进信息系统的自动化。将要处理的信息进行编码后,可以采用计算机目前能识别的方法管理信息,如将数字码转为条形码,这样大大方便了计算机的识别,为整个系统的自动化提供了条件。
5)便于系统间的信息交换和数据共享。客观事物是多种多样的,如果没有简单方便的描述方法,很难达到系统内与系统外的信息交换与数据共享。为了达到这一目的,目前国际、国内都采用一系列统一的编码标准,这是实现通信与网络交换的基础,也是企业信息化系统
的基础。