如何有效管理电脑工作文档PPT幻灯片

（8）重要的文件（不可丢失）应单独存 储一份，可存入history目录。
（9）对大的视频文件、图片文件，集中 存放。如果确实很重要，可用光盘存放。
（10）计算机中只留必要的文档，即文档 越“少”越好。
…… 20071013-会议纪要 20071126-会议纪要 ……
（7）为了节省空间，一些格式不重要的 文件，最好转化成 txt 格式，能大大的 降低存储所需空间。
doc——可直接另存为txt
ppt——可生成rtf（大纲）文件。
（里面的图片可以删除或单独存 储）
BMP——可转化成jpeg
xls与txt文 件之间的 互向转换， Xls会自动 转化为制 表位 “→” 。
内容
文档管理目标 从磁盘分区开始 暂时文档和历史文档 日常文件的分类标准 日常文件分类——E盘的使用 设立目录说明
文档管理目标
要求： （1）便于查找 （2）节省空间
文档类型 （1）电子文档 （2）书面文档
暂时文档和历史文档
暂时文档（经常整理） （1）等待归类的文件 （2）等待做进一步处理的文件 （3）暂时有用，用完后可能不再用的文件 （4）其它文件 历史文档（基本不动） （1）与本工作岗位关系不大的重要文件 （2）个人积累的重要文件
E
一级目录
工作文档 学习资料 娱乐文档 私人文档 其它文件
二级目录
文本 音频 视频 图片 其它
设立目录说明
（1）尽量不在根目录下放文件。 （2）目录也不是越细越好，需要有一
定的包容性。 （3）同类内容的文件最好简化成一个，
这样能节省目录。
（4）目录名尽 量用英语、 拼音、甚至 文件扩展名， 简单明了， 如：
入学成绩分析 期中考试成绩分析 期末考试成绩分析 补考成绩分析 转专业资格审核 获奖学金资格审核
三级目录
学生活动
四级目录
支部活动 体育活动 科技创新 社会实践 重要专项
根目录
E
一级目录
工作文档 学部资料 娱乐文档 私人文档 其它文件
二级目录
工作通知 规章制度 重要文件 会议纪要 同事文档
根目录
前言
本杰明.富兰克林总结了个人修养最重要的13条 德行，其中，第3条是“秩序”，即“每件物品都有 其安放的位置；每件事务都有固定的时间。”他说：
实现“秩序”一项是最困难的…… 关于杂物、文件等必须摆放在一定位置，早年我 不习惯这样做，因为记忆相当好，所以没有感觉到放 东西没有秩序有何不便。…… 事实上，我发现后来在秩序方面的习惯是很难矫 正的。现在我老了，记忆衰退了，强烈地感到了缺乏 秩序的不便。
日常文件的分类标准
分类标准 干部名单 党员名单 学生名单 学生活动
……
班级1Leabharlann 班级2……日常文件分类：E盘的使用
根目录
E
一级目录
工作文档 学习资料 娱乐文档 私人文档 其它文件
二级目录
2003级 2004级 2005级 2006级 2007级
以年级为单位，便于及时更新空间。
二级目录
2007级
三级目录
教育管理 学生管理 成绩分析 学生活动 党建工作 学生交接
四级目录
迎新 军训 入学教育 专业教育 年级大会 干部例会 听课 考勤
三级目录
学生管理
四级目录
学生名单及管理 干部名单及管理 寝室名单及管理 党员名单及管理 积极分子名单及管理 贫困生名单及管理 特殊学生名单及管理
三级目录
成绩分析
四级目录
日常文件的分类标准
从来源看： （1）个人创作文件 （2）同事文档 （3）单位和学校文档 （4）网络下载文档
从用途看： （1）工作文件 （2）学习资料 （3）娱乐文件 （4）私人文件
从类型看：txt doc xls ppt dat dbf jpeg bmp mpeg avi RM wav swf rar……
文档 document，file，text 学籍 school roll 照片 photo，pic 视频 vedio ，Avi，RM ，
mpeg
（5）如果要目录 和文件按顺序排 列，可以用字母 或数字定义目录 名称或文件名称。 如：
（6）如果文件的顺序性很强，可在名称 前放入日期来排列顺序。如：