文件与记录管理制度

文件与记录管理制度

1、目的

为对金属材料公司文件进行有效控制，确保使用部门得到和使用有效文件，特制定本管理制度。

2、适用范围

本管理制度适用于公司所有文件、记录控制的管理，包括适用的外来文件、电子媒体形式文件的控制。

3、依据性法律法规及集团公司文件

3.1《质量管理体系基础和术语》GB/T19000

3.2《质量管理体系要求》GB/T19001

3.3《环境管理体系要求及使用指南》GB/T24001

3.4《职业健康安全管理体系要求》GB/T28001

3.5《质量和（或）环境管理体系审核指南》GB/T19011

3.6《质量管理培训指南》GB/T19025

3.7《环境管理术语》GB/T24050

3.8《集团公司文件与记录管理程序》

4、职责

4.1经理负责批准发布《管理制度》、方针和目标；

4.2管理者代表负责审核《管理制度》；

4.3各副经理批准分管部门支持性文件和适用的二级文件，如：管理细则、作业指导书等；

4.4各部门负责按照《管理制度》中要求编写、评审、修订“支持性文件”，负责本专业第二层次文件的编写、修订；负责本专业管理和技术标准等外来文件的识别、使用和管理工作；负责建立本部门<＿＿文件清单>；

4.5综合科负责公司红头文件的审核、发布；负责政府、上级公司来文的识别、传递、转化、保存；

4.6生产运行科

4.6.1生产运行科负责组织《管理制度》（以下简称管理制度）编制、评审、修订、发布工作；负责组织“支持性文件”（以下简称“支持性文件”）的评审、修订、发布工作；负责汇总编制<金属材料公司文件清单>；

4.6.2负责编制、修改、解释本制度，并监督检查运行情况；

4.6.3负责组织支持性文件的解读；

4.6.4负责公司所有文件、记录的监督管理。

5、工作制度

本管理制度所包括的工作事项包括：文件的分类、编号和标识，《管理制度》的管理，“支持性文件”的管理，文件的归档管理，外来文件的管理，记录的管理。具体要求如下：

5.1文件的分类、编号和标识

5.1.1文件的分类

第一层次文件：“管理制度”

第二层次文件：“支持性文件”

a）公司红头文件。包括公司级行政文件、党委文件、工会文件、会议纪要等；执行《金属材料公司行政综合事务管理制度》；

b）管理类文件。包括：规定、办法、细则、技术文件等；

c）作业性文件。包括：规程、标准、操作方法、图纸、方案、作业指导书等；

d）记录。包括：报表、凭证、图片等。

e) 外来文件：法律法规、国家标准、行业标准、地方标准、规章，政府部门下发的文件等。

5.1.2文件的编号和标识

1）部门编码

ZH综合科、CW财务科、YX营销科、SC生产科、ZL质量管理科、YHM氧化钼车间、MY钼铁一车间、ME钼铁二车间、JD机电车间、JC检测中心。

LM洛钼集团、JS金属材料公司

2）文件类别编码

Z管理制度、S支持性文件（集团公司：Q管理手册、P管理程序、W支持性文件）、R记录表单。

公司管理制度编码

LM—JS—Z/部门编码—序号

支持性文件编码

LM—JS—S/部门编码—制度序号—序号

记录表单编码

LM—JS—R/部门编码—制度序号—序号

例如：金属材料公司管理制度《采购管理制度》LM-JS-Z/YX-02；

该制度下的支持性文件为LM-JS-S/YX-02-01、02……

该制度下的记录表单为LM-JS-R/YX-02-01、02……。

3）标识

修订状态中A代表第一版，B代表第二版，C代表第三版；0代表第0次修改，文件名下方五格代表文件修订次数，共计四次后须换版，单次修改幅度超过三分之一，需

换版。

5.2管理制度的管理

5.2.1管理制度的编制和审批

a)“管理制度”的编制，由各科室负责人根据工作需要组织编写本部门负责编制的“管理制度”及其涉及到的记录表单。“管理制度”编写完成后，各科室负责人组织本部门和相关部门人员对“管理制度”进行集中评审，评审内容包括“管理制度”中的职责、工作程序、支持性文件等是否合适。“管理制度”所在部门组织评审人员签到并对评审情况进行记录，编写人员根据评审意见对“管理制度”进行修改完善，通过飞鸽经部门负责人、管理者代表审核后，报经理批准；

b）各科室“管理制度”批准后，由本部门体系管理员汇总本部门电子版“管理制度”、连同评审记录电子版，通过飞鸽经部门负责人发送给生产运行科体系管理员。各部门体系管理员将“管理制度”名称填入本部门< 文件清单>，并保存< 文件更改审批单>。

5.2.2管理制度的发布

管理者代表确定“管理制度”的发布范围和发布形式。发布形式有两类：

发布电子版“管理制度”：生产运行科体系管理员将审批完的“管理制度”电子版通过飞鸽发送至各部门，各部门组织学习并执行“管理制度”。

发布纸质版“管理制度”：公司管理者代表确定纸质版“管理制度”的印刷数量和发放范围，生产运行科印制“管理制度”，并对纸质版“管理制度”进行登记、发放，填写并保存<文件发放/回收记录>，领用人在<文件发放/回收记录>签字。

5.3第二层次文件的管理

各部门负责人根据工作需要组织编写本部门的第二层次文件，编写完成后，各部门

负责人组织本部门和相关部门人员对文件进行集中评审（涉及多个部门的，还应组织相关部门人员参与评审），本部门体系管理员组织评审人员签到并对评审情况进行记录，编写人员根据评审意见对文件进行修改完善，经部门负责人、主管副经理批准；批准后，由本部门体系管理员将电子版文件连同评审记录电子版，通过飞鸽发送至生产运行科体系管理员，生产运行科体系管理员根据文件管理内容，经飞鸽发送至各部门发布。各部门体系管理员将文件名称填入本部门< 文件清单>，并保存< 文件更改审批单>。

需要发布纸质文件的，部门负责人确定纸质文件的印制要求和发放范围，印制并对印制好的纸质版文件进行登记、发放，填写并保存<文件发放/回收记录>，领用人在<文件发放/回收记录>签字。

5.4文件评审和更新

5.5.1文件的评审

文件运行过程中，文件编制部门牵头每年一次对其归口管理的文件的适用性进行评审，填写<文件会签评审表>。评审的流程及要求，同文件编制后的评审要求。

特别是当出现下列情况之一，应及时对文件的适用性进行评审。

a)组织机构、职责发生变更；

b)内、外部审核和管理评审对体系提出的改进要求；

c)重要环境因素和重大危险源、重要能源因素发生变化；

d)作为文件制定依据的外来文件变化；

e)采用新工艺、新材料、新的管理方式；

f)适用的法律法规、标准、相关方要求等发生变化；

g)运行中发现文件不适用时；

各部门负责人根据文件评审的结果，做好文件的解读（不需修改）、修订完善或更