文件与记录管理制度
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。
三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。
（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。
（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。
（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。
（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。
2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。
（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。
（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。
（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。
四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。
（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。
（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。
（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。
2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。
审核应包括内容、格式、语法等各方面。
文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。
它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。
本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。
1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。
文件和记录管理规章制度
文件和记录管理规章制度一、引言在任何组织或机构中，文件和记录管理是至关重要的。
它们对于组织的运营和决策具有重要的支持和保障作用。
为了确保文件和记录能够被准确、高效地管理和保存，制定并执行一套规章制度是必不可少的。
本文将提出一套文件和记录管理规章制度，旨在帮助组织更好地实施文件和记录管理。
二、文件管理规章制度1. 文件命名规范为了方便文件的识别和检索，应制定文件命名规范。
具体规定可包括文件名的格式、关键词的使用、日期格式等要求。
所有工作人员都应遵守该规范，确保文件命名的一致性和规范性。
2. 文件分类与归档在组织中，文件可根据不同的类别进行分类。
制定文件分类标准，确保文件能够被合理地归档和管理。
同时，建立一个文件索引系统，用于记录每个文件的相关信息，以便更方便地查找和访问。
3. 文件审批与授权为了确保文件的合法性和有效性，应制定文件审批和授权的流程。
明确文件的审批权限和授权范围，确保文件流转过程中的合规性和安全性。
同时，建立审批和授权记录，对每一份文件的流转进行记录和追溯。
4. 文件保存与销毁对于不再需要的文件，应制定文件销毁的规定。
根据合法要求和保密级别，合理制定文件保留期限，并确保文件的安全销毁。
同时，对于需要保存的文件，应明确保存的形式（纸质或电子），并建立相应的存档措施和周期。
三、记录管理规章制度1. 记录创建与填写记录的创建和填写应遵循一定的标准和规范。
明确记录所需的必要信息，规定填写的格式、要求和要点。
确保记录的准确性和完整性，防止信息的遗漏和错误。
2. 记录存储与访问记录的存储和访问应建立相应的档案管理系统。
明确记录的存档形式，并采取相应的安全措施，确保记录的机密性和可靠性。
同时，制定记录访问权限，对于需要访问的人员进行授权和审批。
3. 记录备份与恢复为了防止记录丢失或损坏，应建立定期备份和恢复的机制。
根据记录的重要性和机密级别，制定备份的频率和方式。
同时，定期进行恢复测试，确保备份的完整性和可用性。
文件和记录安全管理制度
文件和记录安全管理制度一、引言文件和记录安全管理制度是指规范公司内部文件和记录管理的一套制度，旨在保护公司的商业机密和私人数据的安全，避免由于文件或记录泄露而带来的企业损失。
文件和记录安全管理制度能确保公司对文件和记录的存储、使用和分享符合相关法律法规，同时能够使公司员工意识到文件和记录安全的重要性，从而在日常文件和记录操作中养成良好的安全性意识和习惯。
二、制度范围与适用范围1. 制度范围该制度适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于：公司各种文书、报表、合同、协议、文件夹、影像资料等。
2. 适用范围适用于公司内所有员工，包括全职、兼职和离岗人员。
三、基本原则1. 责任制：公司领导及管理人员应对本制度的完整实施任之以重任，应确保制度的有效性并监督员工的行为以符合本制度。
2. 最小化访问原则:每个员工仅可访问其工作职责所需的文件和记录，不得超越其职能范围存取和使用他人的记录和文件。
3. 分类原则：所有文件和记录应被明确分为保密文件和普通文件，根据保密级别和公司规定进行分类。
4. 查明原则：所有记录和文件操作应做到可追溯和可查明，使未经许可的文件和记录操作行为得以及时发现。
5. 安全原则：始终将文件和记录存储和使用在安全的环境中，防止措施应具备可行性，顶尖的防护措施不仅需要在计算机系统层面着手，还需为员工制定标准操作流程以及相关的保密意识培训等。
6. 报告原则：所有员工应当立刻向领导汇报任何被他人获取或揭示的受保护的记录和文件以及任何其他差错。
7. 共享原则：在建立了监管机制后，一些员工需要分享文件和记录，当员工获得一份文件或记录后，应该谨慎阅读并根据需要与同事和上级领导分享所得内容。
四、具体规定以下是规定的具体细则：1. 文件保密级别的确定将文件按照保密等级分为机密、秘密、通用档案和公开档案等四个级别，并对不同级别的文件归档或刻录到不同的介质中，对存储位置及存储介质限制访问。
定期检查、调整及人员更替需要及时更新文件保密级别。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、背景介绍在现代社会中，文件和记录管理是组织运作的重要环节之一。
随着信息量不断增长和信息技术的快速发展，高效的文件和记录管理制度变得至关重要。
本文旨在讨论文件和记录管理制度的重要性，并提出一套可行的方案来有效管理文件和记录。
二、文件管理的重要性文件管理是组织内部运作的基础。
一个良好的文件管理制度能够确保组织内部各个部门之间的信息流通，提高工作效率和协作能力。
此外，文件管理还能确保文件的安全性和完整性，防止信息泄露和数据丢失。
1. 文件分类和归档为了实现高效的文件管理，首先需要对文件进行分类和归档。
根据文件的性质、内容和重要性，可以将文件分为行政文件、财务文件、人事文件等不同类别，并为每个类别设立相应的档案目录。
同时，还需要建立一套明确的文件命名规则，以便快速检索和跟踪文件。
2. 文件存储和保护为了保护文件的安全性和完整性，需要建立一套安全的文件存储和保护措施。
可以使用密码和权限控制来限制文件的访问权限，避免未经授权的人员查看和修改文件。
此外，还可以将关键文件备份到云端或其他离线存储介质，防止由于意外事件导致的数据丢失。
三、记录管理的重要性记录管理是组织内部决策和监督的基础。
通过正确管理和保留记录，可以为组织提供准确的数据和信息，方便领导层做出合理决策，并为内部监管提供有效依据。
1. 记录的完整性和准确性记录的完整性和准确性是记录管理的核心要求。
每一条记录都应该包含完整的信息，避免遗漏和误差。
在记录过程中，需要注重细节和准确性，确保记录的真实可靠。
2. 记录的存储和保护为了保证记录的安全性和可访问性，需要建立一套合适的记录存储和保护机制。
可以使用数字化存储手段，将记录保存在安全的服务器或数据库中，并设置权限控制，限制非授权人员的访问。
同时，还应制定定期备份和灾难恢复计划，以防止由于意外事件导致记录丢失。
四、文件和记录管理制度的建立和实施1. 建立相关规章制度为了确保文件和记录管理的高效性和一致性，组织需要建立相关的规章制度。
文件记录及档案管理制度
一、目的为加强公司文件记录和档案管理工作，确保文件记录和档案的完整性、准确性和安全性，提高文件记录和档案的管理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有文件记录和档案的管理，包括但不限于各类合同、协议、报告、文件、资料、图表、照片等。
三、职责1. 文件记录管理专员：负责制定文件记录和档案管理制度，组织实施文件记录和档案管理工作，确保文件记录和档案的完整、准确、安全。
2. 各部门负责人：负责本部门文件记录和档案的收集、整理、归档和保管工作，确保文件记录和档案的及时、准确、规范。
3. 员工：按照文件记录和档案管理制度的要求，配合文件记录管理专员和各部门负责人做好文件记录和档案管理工作。
四、文件记录和档案管理要求1. 文件记录和档案的收集（1）各部门应按照文件记录和档案管理制度的要求，及时收集本部门产生的各类文件记录和档案。
（2）文件记录和档案的收集应做到齐全、完整，不得遗漏。
2. 文件记录和档案的整理（1）文件记录和档案的整理应按照文件类型、时间顺序、重要程度等进行分类、编目。
（2）文件记录和档案的整理应确保文件内容的准确性和完整性。
3. 文件记录和档案的归档（1）文件记录和档案的归档应按照文件记录和档案管理制度的要求，定期进行。
（2）文件记录和档案的归档应确保文件记录和档案的完整性、准确性和安全性。
4. 文件记录和档案的保管（1）文件记录和档案的保管应按照文件记录和档案管理制度的要求，采用适当的保管方法。
（2）文件记录和档案的保管应确保文件记录和档案的完整性、准确性和安全性。
5. 文件记录和档案的查阅（1）文件记录和档案的查阅应按照文件记录和档案管理制度的要求，办理相关手续。
（2）文件记录和档案的查阅应确保文件记录和档案的完整性、准确性和安全性。
五、奖惩措施1. 对在文件记录和档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反文件记录和档案管理制度的部门和个人，给予批评教育或相应的处罚。
文件和记录安全管理制度[1]
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文件和记录安全管理制度第一章总则第一条目的和依据为了保障企业文件和记录的安全，规范文件和记录的管理，确保企业数据的完整性、保密性和可用性，依据《公司法》、《保密法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于本企业所有部门和人员的文件和记录的管理。
第三条定义1.文件：指企业各部门在开展工作过程中，形成的书面材料、电子文档等。
包括但不限于文件、报表、合同、协议、规章制度、会议纪要等。
2.记录：指企业各部门在开展工作过程中，形成的文件的备份、汇总、整理、归档等过程产生的书面材料、电子文档等。
第二章文件和记录的管理第四条文件的分类和存储1.文件应按照文件的性质和重要程度进行分类，并制定明确的存储位置和管理责任人。
2.各部门应制定文件的编号规则，并在文件上注明编号和生效日期。
3.文件应采取安全措施进行存储，硬拷贝文件应存放在专用文件柜中，电子文件应存放在密码保护的电脑或服务器中。
4.文件的存储位置应定期进行备份，并制定详细的备份计划，确保文件的安全性和可恢复性。
第五条文件的查阅和借阅1.文件的查阅和借阅应严格按照权限进行，未经批准不得随意查阅或借阅他人文件。
2.查阅或借阅文件应填写相关登记表，明确查阅或借阅的目的、时间和责任人，并由相关责任人审批。
3.文件的查阅或借阅时间原则上不得超过三个工作日，借阅的文件应按时归还。
第六条文件的变更和废止1.对于需要变更的文件，应按照文件的变更程序进行操作，并记录变更的原因和结果。
2.对于不再适用或需要废止的文件，应按照文件的废止程序进行操作，并及时从存储位置清理和销毁。
第七条记录的备份和归档1.记录的备份应定期进行，确保记录的安全性和可恢复性。
2.归档的记录应按照相关规定进行分类和整理，并明确归档责任人。
3.归档的记录应采取防火、防潮等措施，定期进行检查和维护。
第八条文件和记录的保密1.对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件和记录，应进行严格的保密措施，包括但不限于加密、限制访问、签署保密协议等。
公司文档和记录管理制度
公司文档和记录管理制度一、总则本制度是为了规范公司的文档和记录管理，确保信息的完整性、准确性和保密性，提高办公效率，保障公司的正常运营。
全部公司内部的文档和记录，无论是电子化文档还是纸质文档，均适用本制度。
二、文档和记录分类为了便于管理和使用，公司的文档和记录分为以下几类：1. 紧要文件紧要文件包含公司章程、合同、协议、政策规定等紧要决策和业务文件。
紧要文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。
2. 内部文件内部文件包含公司管理制度、部门工作方案、会议纪要、内部通知等文件。
内部文件可以以电子文档的形式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。
3. 项目文件项目文件包含项目计划、市场调研报告、竞争对手分析等与项目相关的文件。
项目文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。
4. 数据和报表数据和报表重要包含公司的财务报表、销售报表、绩效评价等紧要数据。
数据和报表应当以电子格式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。
三、文档和记录管理流程为了确保文档和记录的规范和有效性，公司建立以下管理流程：1. 创建与审批•全部文档和记录的创建均需经过相关部门负责人的审批，并签署审批看法。
•文档和记录的创建应当注明创建人、创建日期和有效期限。
2. 存储与备份•纸质文档的存储应当采用防火、防潮、防尘等措施，存放在指定的文档库中。
•电子文档的存储应当采用公司指定的电子存储系统，并依照分类进行归档管理。
•全部文档和记录应当定期备份，并保管备份数据一年以上。
3. 使用与归档•全部员工在使用文档和记录时，应当注意保密，不得将公司的文档和记录外传。
•使用完毕的文档和记录应当及时归档，归档后不得随便更改或删除。
•对于过期或废弃的文档和记录，应当依照公司规定的程序进行销毁。
4. 查询与授权•员工需要查询文档和记录时，可以通过公司指定的电子存储系统进行检索。
•对于涉及敏感信息的文档和记录，只有经过相关负责人的授权才略查看和使用。
文件与记录管理制度
文件与记录管理制度1. 背景与目的文件与记录管理是任何一个组织正常运营所必需的重要环节。
通过建立文件与记录管理制度，可以确保组织的信息流畅、有序，并且方便对过去的决策和操作进行审查和评估。
该制度的目的是确保文件和记录的合规性、有效性和安全性，并提供良好的管理框架和指南，以确保信息的及时获取和更好的决策制定。
2. 适用范围该制度适用于本组织所有部门和员工，包括全体管理人员、办公人员和技术人员。
所有员工都有责任遵守本制度，并接受相关培训以确保规程的执行。
3. 文件与记录管理原则3.1 合规性和法规遵守所有文件和记录必须符合相关法规和政策要求。
本制度要求所有相关人员熟悉和遵守适用的法规，确保文件和记录的合规性。
3.2 保密性和安全性所有文件和记录都包含着组织的重要信息，因此必须对其进行保密，并采取适当的安全措施对其进行保护，以防止泄露或未经授权的访问。
3.3 管理与访问权限文件与记录应该根据需要进行分类和归类，并为其设定适当的管理和访问权限，以确保只有授权人员能够获取和修改这些信息。
3.4 保存与备份所有文件和记录都必须按照适用法规和组织政策进行保存和备份，以保证其长期保存和可恢复性。
3.5 版本控制对于涉及更新和修改的文件和记录，必须建立适当的版本控制机制，确保可追溯性以及历史版本的访问和比较。
3.6 规范化与一致性为了提高文件和记录的操作效率和一致性，本制度要求建立统一的规范和格式，制定标准模板和命名规则，并确保所有员工了解和遵守这些规则。
4. 文件与记录管理流程4.1 文件与记录的创建与登记•申请人将文件或记录的创建需求提交给文件管理部门；•文件管理部门对申请进行审查，并进行登记和编号；•文件或记录创建完成后，向申请人提供联机或纸质副本。
4.2 文件与记录的归档与存储•文件和记录必须按照分类和归类的要求，进行归档管理；•文件管理部门将文件和记录存储在指定的位置，并进行标识和分类。
4.3 文件与记录的访问与控制•仅有授权人员可以访问和修改文件和记录；•文件管理部门负责对文件和记录的访问权限进行管理与控制。
安全生产文件和记录管理制度
安全生产文件和记录管理制度一、总则二、文件管理1.文件的定义：指保存有关安全生产的各类文件、制度、规章制定和修改的文本。
2.文件的分类：(1)安全生产制度和规章；(2)安全生产操作规程；(3)安全生产标准和技术规范；(4)安全生产信息报告和统计材料；(5)安全生产培训和考核相关文件；(6)安全事故报告和调查处理文件；(7)安全生产检查、监督、核查的文件；(8)其他有关安全生产的文件。
3.文件的编号、发放和销毁：(1)文件应按照统一的编号系统进行编号，以方便管理。
同时，应建立文件发放登记记录，确保文件的发放情况可追溯。
(2)文件应根据需要进行定期审核和修订，修订后应重新编号，并通知相关人员使用新文件，旧文件应予以销毁。
三、记录管理1.记录的定义：指安全生产过程中产生的各类数据和信息的书面形式。
2.记录的分类：(1)安全生产的台账和登记簿册；(2)安全生产事故的报告和调查记录；(3)安全生产的巡查、检查、监测、测试记录；(4)安全生产培训的考勤和培训记录；(5)事故隐患整改、预防措施落实的记录；(6)重大危险源的识别、控制和管理记录；(7)其他有关安全生产的记录。
3.记录的保存期限：(1)根据国家相关法律法规和标准要求，各类记录应按规定归档并保存，保存期限自文件结束之日起计算。
(2)不同类别的记录应按照其重要性和保密性等进行分类保存，并制定相应的档案管理制度。
(3)长期保存的档案应定期进行整理和保护，在退役前进行审查和鉴定。
四、文件和记录的查阅和使用1.文件和记录的查阅：各部门可以随时申请查阅与其工作相关的文件和记录，但应提前向文件管理部门进行申请，并填写相应的申请表格。
2.文件和记录的使用：(1)文件和记录的使用应遵循相关的安全生产制度和规定，不得滥用和随意更改，做到真实可信。
(2)文件和记录的使用应遵循“知情权、参与权、监督权”的原则，及时传达和使用3.文件和记录的备份：应定期对重要的文件和记录进行备份，并确保备份的安全可靠。
文件记录及档案管理制度
一、总则为了规范公司文件记录及档案管理工作，确保文件记录的完整、准确、及时和安全，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位的文件记录及档案管理工作。
三、职责分工1. 文件记录员：负责文件的收发、登记、归档、保管和销毁等工作。
2. 档案管理员：负责档案的整理、分类、保管、查询、借阅和销毁等工作。
3. 部门负责人：负责本部门文件记录及档案管理工作的监督和指导。
四、文件记录管理1. 文件分类：文件分为内部文件、外部文件、收文、发文、会议记录、合同、档案等类别。
2. 文件登记：文件收发时应进行登记，包括文件名称、收发日期、收发单位、文件编号、密级、责任人等信息。
3. 文件归档：文件应按照分类、密级、年份等进行归档，确保文件有序存放。
4. 文件保管：文件应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的场所。
5. 文件查询：任何人需要查询文件时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。
五、档案管理1. 档案分类：档案分为人事档案、财务档案、合同档案、项目档案、设备档案、技术档案等类别。
2. 档案整理：档案应按照分类、密级、年份等进行整理，确保档案有序存放。
3. 档案保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的场所。
4. 档案查询：任何人需要查询档案时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。
5. 档案借阅：档案借阅应办理借阅手续，借阅人需在规定时间内归还档案。
六、销毁管理1. 文件销毁：文件应按照规定程序进行销毁，销毁前应进行审核，确保无保留价值。
2. 档案销毁：档案销毁应按照规定程序进行，销毁前应进行审核，确保无保留价值。
3. 销毁记录：销毁文件和档案时应进行记录，包括销毁日期、销毁原因、销毁人等信息。
七、监督检查1. 部门负责人应定期对本部门的文件记录及档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 档案管理员应定期对档案库房进行检查，确保档案安全。
3. 公司应定期对文件记录及档案管理工作进行抽查，确保制度执行到位。
特种设备文件和记录管理制度范文(3篇)
特种设备文件和记录管理制度范文一、总则为了加强特种设备文件和记录的管理工作，确保特种设备的安全运行和使用，制定本管理制度。
二、文件的管理1. 文件的分类管理1.1 设备档案：按设备种类进行分类管理，包括设备的基本信息、设计文件、制造文件、安装调试文件等。
1.2 维修记录：按设备的故障情况和维修方式进行分类管理，包括维修记录、维修票、维修方案等。
1.3 安全检查记录：按设备的检查项目和结果进行分类管理，包括安全检查记录、检查表、检查报告等。
2. 文件的编号管理2.1 文件的编号应具有唯一性和顺序性，便于查找和归档。
2.2 文件的编号应包括设备名称、文件类型、编号年份等信息。
3. 文件的存储管理3.1 文件应存放在专门的文件柜或文件室中，保持整齐、清洁和安全。
3.2 重要文件应采取防火、防水等措施进行保护，确保文件的安全。
4. 文件的查阅和借阅管理4.1 文件的查阅和借阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 文件的查阅和借阅应记录在册，并进行统计和动态管理。
三、记录的管理1. 记录的分类管理1.1 设备运行记录：按设备的运行情况进行分类管理，包括设备运行记录、日志、仪表读数等。
1.2 维护保养记录：按设备的维护保养项目进行分类管理，包括维护保养记录、保养计划、保养记录卡等。
1.3 安全事故记录：按事故的性质和结果进行分类管理，包括事故记录、事故报告、事故调查报告等。
2. 记录的填写和签字2.1 记录应由具备相应资质和技能的人员进行填写，确保记录的准确性和完整性。
2.2 记录应及时填写和签字，遵循填报、审核、签名等程序。
3. 记录的归档和保管3.1 记录应按照文件编号进行归档，确保记录的顺序性和完整性。
3.2 归档的记录应存放在专门的档案柜或档案室中，保持整齐、清洁和安全。
4. 记录的查阅和复制4.1 记录的查阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 记录的复制应符合相关规定，遵循申请、审核、复制等程序。
文件记录和管理制度
文件记录和管理制度第一章总则第一条为了规范文件的记录和管理工作，提高工作效率，保障信息安全，制定本制度。
第二条文件记录和管理工作遵循依法、规范、高效、安全的原则，确保文件的真实性、完整性和及时性。
第三条文件记录包括文件的制度规范、文件的起草、审批、签发、送达等全过程的记录；文件管理包括文件的归档、借阅、销毁等环节的管理。
第四条文件记录和管理的责任主体是全体工作人员，必须严格按照本制度的规定开展相关工作。
第五条文件管理机构是各部门、单位设立的专门负责文件管理工作的机构，由文件管理员负责具体管理工作。
第六条文件管理机构根据部门、单位的规模和业务特点设立相应的文件管理岗位，负责文件的全程管理。
第七条文件管理机构应当定期开展文件管理培训，提高工作人员的文件管理能力和水平。
第八条文件管理机构应当建立完善的档案信息系统，实现对文件的全程跟踪和管理。
第二章文件的记录第九条文件的记录是指对文件全过程的制度规范、起草、审批、签发、送达等环节进行详细记录。
第十条文件的起草应当遵循文件的撰写规范，确保内容清晰、准确、完整。
第十一条文件的审批应当按照规定的审批权限和程序进行，不得越权操作。
第十二条文件的签发应当由相应的负责人进行，确保签发人真实、合法。
第十三条文件的送达应当按照规定的方式和时间进行，确保送达的效果和效率。
第十四条文件的记录应当按照制度规范进行，确保记录的真实性和完整性。
第十五条文件的记录应当标注文件的名称、文号、起草人、审批人、签发人、送达时间等关键信息。
第三章文件的管理第十六条文件的管理是指文件的归档、借阅、销毁等环节的管理。
第十七条文件的归档应当按照文件的性质和用途进行分类，建立相应的归档目录。
第十八条文件的借阅应当按照规定的程序和权限进行，确保借阅的合法性和安全性。
第十九条文件的销毁应当按照规定的时限和程序进行，确保销毁的合法性和安全性。
第二十条文件的管理应当建立相应的管理制度和控制措施，确保文件的安全和完整。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、总则为了规范企业的文件和记录管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特订立本规章制度。
二、适用范围本规章制度适用于本企业全部部门及员工。
三、文件管理 1. 文件分类（1）依据文件的性质、用途和保密级别进行合理分类；（2）常见文件分类包含合同文件、财务文件、人事文件、行政文件等；（3）每个分类均设立相应档案室，明确存放位置。
2.文件命名规范（1）文件命名要简洁明白、具有代表性，以便快速查找；（2）应包含文件主题、日期和版本号，例如：“合同文件—20220101—v1”。
3.文件存储及归档（1）文件存储应采用网络共享硬盘或文件管理系统进行统一管理；（2）各部门应定期进行文件整理和归档，确保文件的完整性和保密性。
4.文件查阅与借阅（1）员工需要查阅文件时，应向文件管理员提出申请，经批准后方可查阅；（2）离开办公区时，应及时将借阅的文件归还，不得擅自带离公司。
四、记录管理 1. 记录的定义记录指各部门在日常工作中产生的各类信息、数据和报表等。
2.记录的备份与存储（1）各部门应定期对记录进行备份，并妥当保管备份数据；（2）记录的存储方式应符合信息安全要求，可以选择云端存储或离线存储。
3.记录的使用和保密（1）员工在使用记录时，应遵守信息安全规定，严禁泄露、窜改或擅自复制；（2）涉及机密和敏感信息的记录，应设置权限掌控，仅限授权人员可访问。
五、电子文档管理 1. 电子文档的归档（1）电子文档应依照文件分类进行归档，保持与实体文件的全都性；（2）电子文档归档应包含文件名、创建日期、修改日期、版本号等信息。
2.电子文档的备份（1）电子文档备份应定期进行，并保管在安全可靠的存储设备或云端服务中；（2）备份数据应定期测试还原，确保备份的有效性和完整性。
3.电子文档的传输和存储安全（1）对于紧要的电子文档传输，应采用加密方式保障传输安全；（2）电子文档的存储设备和云端服务应定期进行安全检查和防病毒更新。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度文件和记录管理制度一、制度概述本制度旨在规范文件和记录的创建、流转、存储和销毁等全过程，确保文件和记录的准确、完整、及时以及安全性等管理要求的落实，提高信息管理的效率和效果。
二、文件的创建1. 文件的创建包括手写和电子文件两种形式，手写文件需用黑色签字笔或钢笔书写，确保清晰、可辨认。
电子文件应遵循公司的规定格式，必要时应加密保护。
2. 文件应体现标准化和规范化，包括文件标题、文号、发文日期、发文单位、主送、抄送等内容，并附有必要的附件和备份材料。
3. 文件的创建需要经相关部门主管审核签字，并有相关部门副总经理或总经理签字审批后生效。
三、文件的流转1. 文件的流转应遵循正式渠道，从发起单位经相关部门层层审批传阅，直至终审批示并获得领导签字。
2. 文件的流转需要在相关部门的文件流转表上填写流转情况，包括流转时间、流转人、接收人等，确保流转的完整性和追溯性。
3. 文件的流转应采用保密措施，对涉密文件要进行加密处理，并确保流转的安全性。
四、文件的存储1. 文件的存储应按照文件密级和保密要求划定存储区域，分为机密、秘密和非密三个级别。
机密文件区域只有授权人员可进入。
2. 纸质文件应进行分类归档，并按照一定的时限存放。
电子文件应进行分类管理，并备份存储在网络服务器或外部存储设备中。
3. 文件的存储应进行定期巡检和清理，及时处理过期、废旧文件。
五、文件的销毁1. 文件的销毁应按照公司的规定进行，一般要经过文件创建部门、部门主管和公司保密部门的审核和批准。
2. 文件的销毁方式包括物理销毁和电子销毁，物理销毁需用专门的文件碎纸机进行处理，电子销毁应采用专业的软件进行删除和擦除。
3. 文件的销毁过程要由专人进行监管，确保销毁的彻底性和不可恢复性。
六、文件的查阅和调取1. 员工有合理的查阅和调取文件的需求时，应提出书面申请，注明查阅目的和范围，经相关部门的批准后方可进行。
2. 查阅和调取文件需要在相关部门的文件查阅记录中进行登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等，不得超过规定的查阅时间。
文件和记录管理制度范文
文件和记录管理制度范文文件和记录管理制度一、总则为了加强组织文件和记录的管理，确保信息有效、安全、准确、完整，提高工作效率和决策能力，制定本文件和记录管理制度（以下简称“制度”）。
二、适用范围本制度适用于本组织内各级部门和各类工作人员。
三、定义1. 文件：包括纸质文档、电子文档、图像文件等记录组织活动和管理工作的各类资料。
2. 记录：包括会议纪要、工作记录等与业务相关的记录。
3. 文件管理：是指对文件进行分类、编号、存储、检索、流转、销毁等全过程的管理活动。
4. 记录管理：是指对与业务相关的记录进行整理、保存和查询的管理活动。
四、文件管理的原则1. 法律合规原则：文件的管理应符合国家法律法规和组织规章，保证合法、合规。
2. 保密原则：必须对涉密文件进行分类、标识、存储和流转，并制定相应的安全措施，保护机密信息不被泄露。
3. 规范性原则：文件的命名、编制、分类等工作应按照组织规定的标准和流程进行，保证文件的规范化管理。
4. 真实性原则：文件应真实、准确、完整地记录组织活动的相关信息。
5. 便利性原则：文件的存储和检索应方便快捷，能够快速找到需要的信息。
6. 过程记录原则：对重要决策和工作过程进行记录，留下工作痕迹和依据。
五、文件管理的流程1. 文件的创建与编制：文件创建时应明确文件的类别、编号、名称、日期等基本信息，编制文件内容应符合规定的格式和标准。
2. 文件的分发与传阅：文件应按照规定的流转程序进行分发和传阅，确保文件能够送达相关人员。
3. 文件的存储与归档：文件应存放在指定的档案柜、电子存储介质、云存储等位置中，按照一定的分类和编号规则进行归档。
4. 文件的检索与提取：根据文件编号、名称、日期等信息进行检索，找到需要的文件，并提供给相关人员进行使用。
5. 文件的销毁与备份：对于无效、过期或已完成的文件，应及时进行销毁，对于重要文件，应进行定期备份。
六、记录管理的流程1. 记录的准备与整理：会议记录、工作记录等应按照规定的格式进行记录，并及时整理归档。
文件记录管理制度范本
文件记录管理制度范本一、总则第一条为了加强企业文件和记录的管理，确保文件和记录的准确性、完整性和及时性，提高企业管理和运行效率，根据相关法律法规和标准，制定本制度。
第二条本制度适用于企业内部所有文件和记录的管理工作，包括文件的制定、审核、批准、发布、发放、回收、销毁等环节。
第三条企业应设立专门的管理部门或指定专人负责文件和记录的管理工作，确保文件和记录的安全、保密和有效利用。
第四条企业应建立健全文件和记录管理的各项规章制度，明确各部门和人员的职责和权限，确保文件和记录管理的规范化和科学化。
二、文件的制定和审核第五条文件的制定应遵循简洁、明了、实用、安全的原则，确保文件的内容符合国家法律法规、标准和企业的实际情况。
第六条文件的制定应经过以下程序：（一）提出文件制定的需求，明确文件的目的、范围、内容和要求；（二）进行文件的初稿编写，确保文件的内容完整、准确、明了；（三）对文件进行审核，确保文件的内容符合相关法律法规、标准和企业的实际情况；（四）文件的批准，由企业的管理层或指定的专门人员进行批准；（五）文件的发布，将文件发放给相关的人员和部门。
第七条文件的审核应由具有相关专业知识和经验的人员进行，确保文件的内容准确、完整、合理、可行。
第八条文件的审核应主要包括以下内容：（一）文件的内容是否符合国家法律法规、标准和企业的实际情况；（二）文件的内容是否简洁明了，易于理解和执行；（三）文件的内容是否具有可操作性和实用性；（四）文件的内容是否与其他文件存在冲突或重复。
三、文件的发布和发放第九条文件的发布应通过企业内部的信息系统或指定的方式进行，确保文件能够及时、准确、全面地传达给相关的人员和部门。
第十条文件的发放应建立受控文件清单，对文件的发放范围、对象、时间、数量等进行记录和控制，确保文件的安全、保密和有效利用。
第十一条文件的发放应经过以下程序：（一）文件的标识和编号，确保文件的唯一性和可追溯性；（二）文件的发放，将文件发放给相关的人员和部门；（三）文件的回收，对已发放的文件进行定期或不定期的回收，确保文件的及时更新和有效利用；（四）文件的销毁，对不再需要的文件进行销毁，确保文件的安全和保密。
记录制度及文件管理制度
记录制度及文件管理制度一、前言文件管理制度是组织的一项重要制度，它对组织的运行和管理具有重要意义。
文件是组织中产生的各种文字、图表、图片等载体，它是组织信息的一种重要载体，对组织的运行和决策具有重要的作用。
因此，建立健全的文件管理制度是组织内部管理工作中的一件重要事情。
本文将围绕文件管理制度展开，探讨相关的制度内容及相关实施方法。
二、文件管理制度的必要性1．保证信息的安全性文件是组织内部信息的重要载体，如果文件的管理不当，势必会给组织的运行带来不良的后果，甚至会因此而导致信息泄漏，给组织的发展带来负面的影响。
2．提高工作效率制定合理的文件管理制度，能够明确文件的管理程序和责任人，能够提高文件的管理效率，减少不必要的时间浪费，提高工作效率。
3．符合相关法律法规的要求文件管理制度的建立和实施，能够保证文件的合法合规，是遵循相关法律法规的要求，保障组织的合法权益。
4．保障组织信息的连续性和完整性文件是组织信息的一种重要载体，是组织信息的重要来源，因此，对文件的管理要求必须保证信息的连续性和完整性，以保证组织信息的真实、完整和准确。
三、文件管理制度的内容1．文件的分类管理（1）根据文件的载体和种类，将文件划分为不同的类别，分别进行管理。
比如，将文件分为纸质文件和电子文件，再分别管理。
（2）建立合理的文件管理分类体系，明确文件的分类原则和管理流程。
2．文件的归档管理（1）建立文件的归档管理制度，明确文件的归档存储地点和归档管理流程。
（2）建立文件归档目录，对文件进行编号和档案管理。
（3）定期对归档文件进行检查和维护，保证文件的长期保存和使用。
3．文件的借阅管理（1）建立文件的借阅管理制度，明确文件的借阅授权流程和操作规程。
（2）对借阅文件进行登记和管理，明确文件的借阅期限和使用范围。
（3）对文件的借阅进行严格的管理和监控，保证信息的安全性和完整性。
4．文件的保密管理（1）制定文件的保密管理制度，对机密文件进行核心保密措施。
公司文件记录管理制度
公司文件记录管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的存储、管理和使用，提高公司文件管理的规范性和效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有单位和人员，在公司内的文件的存储、管理和使用过程中必须遵守本制度的规定。
第三条公司文件包括纸质文件、电子文件、光盘文件等形式的文件。
文件的管理是公司的重要工作之一，公司的各个部门都应当加强文件管理，防止文件的丢失、损坏和泄露。
第四条公司应当建立健全文件管理系统，设立专门的文件管理部门，负责公司文件的统一管理。
第二章文件的分类和归档第五条公司文件应当按照文件的内容、性质和用途分类，制定文件分类标准，并明确各类文件的归属和责任人。
第六条公司文件应当按照一定的规范和程序进行归档，制定文件归档标准，确保文件的归档能够便于查阅和管理。
第七条公司文件的归档应当按照时间顺序进行，定期清理和整理文件，将不必要的文件予以销毁或者归档。
第八条公司文件的归档应当保证文件的完整性和真实性，避免篡改和丢失的情况发生。
第三章文件的存储和保管第九条公司文件的存储应当选择防火、防潮、防尘和防盗的环境，确保文件的安全和完整。
第十条公司文件的存储应当按照一定的标准和规范进行，避免存放混乱和堆积的情况发生。
第十一条公司文件的保管应当严格按照管理权限进行，避免文件的泄露和不当使用。
第十二条公司文件的保管部门应当建立文件管理的权限和责任制度，确保文件的机密级别和重要性能够得到保障。
第四章文件的利用和保密第十三条公司文件的利用应当按照公司的规定和程序进行，遵守文件的保密规定，谨慎使用文件。
第十四条公司文件的保密级别应当按照一定的标准和程序进行划分，对不同级别的文件实行不同的保密措施。
第十五条公司文件的利用应当遵守国家的法律法规和公司的规定，禁止将文件用于非法目的。
第十六条公司文件的保密责任人应当负责监督和控制文件的使用，定期对文件的使用情况进行检查。
第五章文件的销毁和借阅第十七条公司文件的销毁应当按照一定的程序和规范进行，禁止未经批准的私自销毁文件。
文件与记录管理制度
文件与记录管理制度第一章总则第一条为了规范文件与记录的管理，确保信息的安全、完整和准确，保证工作的顺利进行，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于本单位所有文件与记录的管理工作。
第三条文件与记录是本单位工作中产生的各种书面资料和电子信息，包括但不限于文件、会议记录、报告、资料、电子邮件等。
第四条文件与记录管理应符合法律法规的规定，遵循信息化建设的要求，做到安全、合规、便捷。
第五条文件与记录管理工作应当遵循科学、系统和规范的原则，建立健全的管理制度和工作流程。
第二章文件与记录的分类与保管第六条文件与记录应当根据内容和用途进行分类，并建立详细的档案目录和档案索引。
第七条文件与记录的保管应当严格按照保密、保存期限、利用和销毁的要求进行，确保信息的完整和安全。
第八条本单位应当建立健全文件与记录的归档、借阅和管理制度，严格控制文件与记录的流转和使用，防止信息外泄。
第九条电子信息应当建立电子文档管理系统，确保电子文件的存储、检索和安全性，做好电子数据的备份和恢复工作。
第十条本单位应当合理利用信息化技术，加强对文件与记录的管理和利用，提高工作效率和服务质量。
第三章文件与记录的编写和管理第十一条文件与记录的编写应当符合规范和标准，准确传达信息，清晰表达意思，避免文字模糊、内容不明确。
第十二条文件与记录的管理应当建立审查和审核制度，确保文件的真实性和合法性，防止虚假信息的传播和误导。
第十三条文件与记录的传阅和签发应当严格按照规定的程序和权限进行，保证文件的安全和完整。
第十四条文件与记录的备案和归档应当及时、全面地完成，做好文件的保存和管理工作。
第十五条在文件与记录的管理中，应当加强对保密信息的保护，严防信息泄露和滥用。
第四章文件与记录的销毁与归档第十六条文件与记录的销毁应当严格按照法律法规和规定程序进行，确保销毁工作的合法性和安全性。
第十七条文件与记录的归档应当按照相关规定进行，保证归档工作的及时性和完整性。
第十八条文件与记录的保存期限到期后应当及时进行销毁或归档，做好档案的整理和管理工作。
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文件与记录管理制度1、目的为对金属材料公司文件进行有效控制，确保使用部门得到和使用有效文件，特制定本管理制度。
2、适用范围本管理制度适用于公司所有文件、记录控制的管理，包括适用的外来文件、电子媒体形式文件的控制。
3、依据性法律法规及集团公司文件3.1《质量管理体系基础和术语》GB/T190003.2《质量管理体系要求》GB/T190013.3《环境管理体系要求及使用指南》GB/T240013.4《职业健康安全管理体系要求》GB/T280013.5《质量和（或）环境管理体系审核指南》GB/T190113.6《质量管理培训指南》GB/T190253.7《环境管理术语》GB/T240503.8《集团公司文件与记录管理程序》4、职责4.1经理负责批准发布《管理制度》、方针和目标；4.2管理者代表负责审核《管理制度》；4.3各副经理批准分管部门支持性文件和适用的二级文件，如：管理细则、作业指导书等；4.4各部门负责按照《管理制度》中要求编写、评审、修订“支持性文件”，负责本专业第二层次文件的编写、修订；负责本专业管理和技术标准等外来文件的识别、使用和管理工作；负责建立本部门<＿＿文件清单>；4.5综合科负责公司红头文件的审核、发布；负责政府、上级公司来文的识别、传递、转化、保存；4.6生产运行科4.6.1生产运行科负责组织《管理制度》（以下简称管理制度）编制、评审、修订、发布工作；负责组织“支持性文件”（以下简称“支持性文件”）的评审、修订、发布工作；负责汇总编制<金属材料公司文件清单>；4.6.2负责编制、修改、解释本制度，并监督检查运行情况；4.6.3负责组织支持性文件的解读；4.6.4负责公司所有文件、记录的监督管理。
5、工作制度本管理制度所包括的工作事项包括：文件的分类、编号和标识，《管理制度》的管理，“支持性文件”的管理，文件的归档管理，外来文件的管理，记录的管理。
具体要求如下：5.1文件的分类、编号和标识5.1.1文件的分类第一层次文件：“管理制度”第二层次文件：“支持性文件”a）公司红头文件。
包括公司级行政文件、党委文件、工会文件、会议纪要等；执行《金属材料公司行政综合事务管理制度》；b）管理类文件。
包括：规定、办法、细则、技术文件等；c）作业性文件。
包括：规程、标准、操作方法、图纸、方案、作业指导书等；d）记录。
包括：报表、凭证、图片等。
e) 外来文件：法律法规、国家标准、行业标准、地方标准、规章，政府部门下发的文件等。
5.1.2文件的编号和标识1）部门编码ZH综合科、CW财务科、YX营销科、SC生产科、ZL质量管理科、YHM氧化钼车间、MY钼铁一车间、ME钼铁二车间、JD机电车间、JC检测中心。
LM洛钼集团、JS金属材料公司2）文件类别编码Z管理制度、S支持性文件（集团公司：Q管理手册、P管理程序、W支持性文件）、R记录表单。
公司管理制度编码LM—JS—Z/部门编码—序号支持性文件编码LM—JS—S/部门编码—制度序号—序号记录表单编码LM—JS—R/部门编码—制度序号—序号例如：金属材料公司管理制度《采购管理制度》LM-JS-Z/YX-02；该制度下的支持性文件为LM-JS-S/YX-02-01、02……该制度下的记录表单为LM-JS-R/YX-02-01、02……。
3）标识修订状态中A代表第一版，B代表第二版，C代表第三版；0代表第0次修改，文件名下方五格代表文件修订次数，共计四次后须换版，单次修改幅度超过三分之一，需换版。
5.2管理制度的管理5.2.1管理制度的编制和审批a)“管理制度”的编制，由各科室负责人根据工作需要组织编写本部门负责编制的“管理制度”及其涉及到的记录表单。
“管理制度”编写完成后，各科室负责人组织本部门和相关部门人员对“管理制度”进行集中评审，评审内容包括“管理制度”中的职责、工作程序、支持性文件等是否合适。
“管理制度”所在部门组织评审人员签到并对评审情况进行记录，编写人员根据评审意见对“管理制度”进行修改完善，通过飞鸽经部门负责人、管理者代表审核后，报经理批准；b）各科室“管理制度”批准后，由本部门体系管理员汇总本部门电子版“管理制度”、连同评审记录电子版，通过飞鸽经部门负责人发送给生产运行科体系管理员。
各部门体系管理员将“管理制度”名称填入本部门< 文件清单>，并保存< 文件更改审批单>。
5.2.2管理制度的发布管理者代表确定“管理制度”的发布范围和发布形式。
发布形式有两类：发布电子版“管理制度”：生产运行科体系管理员将审批完的“管理制度”电子版通过飞鸽发送至各部门，各部门组织学习并执行“管理制度”。
发布纸质版“管理制度”：公司管理者代表确定纸质版“管理制度”的印刷数量和发放范围，生产运行科印制“管理制度”，并对纸质版“管理制度”进行登记、发放，填写并保存<文件发放/回收记录>，领用人在<文件发放/回收记录>签字。
5.3第二层次文件的管理各部门负责人根据工作需要组织编写本部门的第二层次文件，编写完成后，各部门负责人组织本部门和相关部门人员对文件进行集中评审（涉及多个部门的，还应组织相关部门人员参与评审），本部门体系管理员组织评审人员签到并对评审情况进行记录，编写人员根据评审意见对文件进行修改完善，经部门负责人、主管副经理批准；批准后，由本部门体系管理员将电子版文件连同评审记录电子版，通过飞鸽发送至生产运行科体系管理员，生产运行科体系管理员根据文件管理内容，经飞鸽发送至各部门发布。
各部门体系管理员将文件名称填入本部门< 文件清单>，并保存< 文件更改审批单>。
需要发布纸质文件的，部门负责人确定纸质文件的印制要求和发放范围，印制并对印制好的纸质版文件进行登记、发放，填写并保存<文件发放/回收记录>，领用人在<文件发放/回收记录>签字。
5.4文件评审和更新5.5.1文件的评审文件运行过程中，文件编制部门牵头每年一次对其归口管理的文件的适用性进行评审，填写<文件会签评审表>。
评审的流程及要求，同文件编制后的评审要求。
特别是当出现下列情况之一，应及时对文件的适用性进行评审。
a)组织机构、职责发生变更；b)内、外部审核和管理评审对体系提出的改进要求；c)重要环境因素和重大危险源、重要能源因素发生变化；d)作为文件制定依据的外来文件变化；e)采用新工艺、新材料、新的管理方式；f)适用的法律法规、标准、相关方要求等发生变化；g)运行中发现文件不适用时；各部门负责人根据文件评审的结果，做好文件的解读（不需修改）、修订完善或更新。
5.5.2文件的更新文件评审及在执行过程中发现需要更改时，由原文件编制部门填写<文件更改审批单>，按原文件编制审批流程进行文件的更改、审批、发布。
纸质版文件编制/发放部门按原文件的发放范围发放<文件更改审批单>。
若换页，则附更改页，旧页收回。
文件持有者收到<文件更改审批单>后，应在更改内容执行日期前按<文件更改审批单>对文件进行更改，并在文件上填写更改记录。
文件更改方法可以是换版、换页、划改等；电子版文件需要更改时，电子版文件更改由文件编制部门填写< 文件更改审批单>，按原审批程序进行审批后，在更改内容执行日期前由文件编制部门按照< 文件更改审批单>对文件进行更改后，按原文件编制审批流程进行审批、发布。
并保存好< 文件更改审批单>。
5.5.3文件的保管、使用、保密与作废公司各层级文件统一由生产运行科体系管理员通过飞鸽发布，发布的文件为有效版本，各单位应及时予以更新。
各类电子档文件只允许各使用部门查阅，需要打印使用的，按照文件发布的审批权限审批、打印，使用申请人妥善保管好文件，防止文件损坏或丢失；生产运行科、文件起草部门等持有电子版文件的相关人员，应做好保密工作，不得超范围传送相关文件。
文件修改或作废时，文件归口管理部门应及时回收（更新）纸质文件，并同时通知生产运行科体系管理员及时更新文件。
文件归口管理部门应保存修改前的文件，保存作废文件，存档备查。
5.6外来文件5.6.1范围外来文件包括法律法规、国家标准、行业标准、地方标准、规章，集团公司或政府部门下发的文件。
5.6.2政府类法规、标准的收集、转化与应用5.6.2.1技术标准a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后，应移交到质检科进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。
c.对标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
5.6.2.2法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应根据适用范围移交到质检科或生产运行科进行识别；b.质检科或生产运行科对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围。
质检科、生产运行科负责本专业管理和技术标准等外来文件的识别、使用和管理工作；5.7记录管理5.7.1 记录的管理职责各文件归口管理部门负责制定各种记录的保存期限，编制< 记录清单>并定期组织检查。
在编制文件的过程中，编制涉及的记录，记录的编制、评审、更新随同文件一并处理。
5.7.2记录的格式和编号记录的格式与编号具体执行本制度5.1条款“文件的分类、编号和标识”。
5.7.3记录的填写记录填写人员应认真填写记录、表格，字迹要清楚，版面整洁。
记录表格中要求填写的数据或文字要如实填写，并对填写的内容负责。
为防止随意擦写，记录不允许用铅笔填写。
如因写错或笔误等原因需要修改原数据，要在修改处签名并注明日期。
各部门主管负责记录填写及使用情况的监督管理。
5.7.4记录的保存部门的记录由各部门自行归档管理。
各部门确定记录管理员，负责收集已填报的记录，并进行分类和保存（单页纸质记录应按记录编号分类整理，需要时按形成时间或顺序号装订成册）。
当记录管理员变动时应进行记录移交。
电子版的记录应做好备份，防止丢失。
记录应存贮于通风、干燥、清洁的适宜场所，便于存取，防止损坏、变质和丢失。
记录需经管理部门主管批准后才可借阅，记录的借阅人应在<文件借阅登记表>上登记，做好记录的维护工作，不得随意涂写，以保持记录的完好无损。
记录管理员应对记录进行日常检查维护，及时索回所借出记录，防止记录的损坏、变质、或遗失。
5.7 .5记录的销毁当记录超出保存期限时，记录管理部门填写<文件发放/回收记录>，由部门负责人批准后给予销毁。
6、相关/支持性文件6.1《行政综合事务管理制度》LM-JS-Z/ZH-017、记录表单7.1<文件清单> LM-R/YJY-11-017.2<记录清单> LM-R/YJY-11-027.3<文件发放/回收记录> LM-R/YJY-11-037.4<文件借阅登记表> LM-R/YJY-11-047.5<文件评审表> LM-R/YJY-11-058、流程图无9、更改情况10、编审说明本管理制度由生产运行科负责编制、修订、解释。