浅谈档案管理的重要性

浅谈档案管理的重要性

摘要：档案是历史的见证，档案资料的作用具有较大的可靠性，档案是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源更可靠，更真实。我们要充分利用科学的原则和方法管理好档案，为社会所需要的人们做好服务工作。

关键词：档案工作；档案重要性；可靠性

Abstract: the file is the witness of history, archives material role has a greater reliability, the file is original records, is first-hand material. History experts say file is “no mixed with water historical data,” it than any other source more reliable, more real. We should make full use of scientific principle and method of management good file, for the society need people do service work.

Keywords: archives work; Archives importance; reliability

档案原始记录的特性决定了档案的凭证价值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的权威性。档案的凭证作用是由档案的形成规律和自身特点所决定的。这是因为：第一，从档案的形成看，它是原始形态的记录品，是当时、当地、当事人产生的，未经过任何人改动的最为原始形态的记录，比较真实地记录了当时社会的发展趋势和动态产生的现状，可靠性强，是令人信服的证据。其二，档案记录着形成者的历史真迹，如各种手稿、合同、协议、录音、录像等，这些原始标记进一步证明了档案是确定的原始材料和证据，是真实的历史凭证。

一、提高员工素质

社会的发展，科技的进步，使档案工作的任务、工作的环境、服务对象、管理方式都发生了变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，这些发展和变革迫切需要档案人员改变现有的知识层次结构，学习实践科学发展观的根本目的就是于提高工作人员的素质。因此，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

档案工作人员要具有一定的专业技术知识，技能的人才，要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青人员，充分发挥他们身上的优点和长处，发挥他们的聪明才智。档案工作者必须系统地学习和掌握档案学知识，具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践，档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。一方面，档案是一种知识载体，档案工作者要发挥档案的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识。另一方面,档案工作者在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、

综合、判断等各种科学的研究活动。要熟悉和掌握文史知识，语言文字与档案管理和服务是不可分割的。还要具备较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。书写水平也是很重要的，因为档案工作的各个环节与书写水平是分不开的，若所写的文字难以表明会直接影响档案作用的发挥。

当今，数字化管理是档案的发展趋势，所以我们档案工作人员要通过加强各方面的培训，通过加强继续拓展知识面，开阔视野，增长技能。从而改变目前档案部门知识贫乏的现状，认识学习现代化办公知识，学习高水平的计算机知识和管理技能。共同努力成为具备新知识、新技能的高素质档案管理人才。

二、档案管理人员要具备的职业素质

档案工作是一项连续性强的工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。档案工作是枯燥无味的，要想在这个工作岗位上留住人才，档案工作人员要做到不为名利，甘为人梯的工作。工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作，而档案工作与其他服务性工作不同在于它不能通过服务对象直接产生效益。而是通过对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现他的价值。要奋工作、积极主动、热情周到地为利用者提供优质的服务，这是档案工作者最基本的职业素质，所以档案工作人员不能经常调动或更换工作人员。档案工作人员的调动无疑将影响到档案工作有发展和连续，一位工程档案工作人员调离岗位，要他跟踪的工作中，（如某一工程项目在报建时用**公司的名字，但是施工过程中出现某些问题，转卖给他人后又更改了工程名称。在存档的过程中只有最原始的建设者）这样类似的情况是不少的，我们在报建档案里面就无法查找到。因此，必须抓紧时间做好档案专业技术人员的稳定性，从维护档案的长远利益考虑，要关心员工的生活，解决实际问题，使大家都能安心于本职工作，从而更好的促进档案工作的持续稳定发展。

三、做好档案的鉴定工作

档案鉴定难度较大，鉴定工作是对档案未来价值的预测和把握，档案工作者开展鉴定的依据是国家档案行政管理部门制定的各门类档案保管期限表“永久、长期、短期”等模糊语句，使得判断者在做好准备鉴定上存在较大的难度，而且，现在档案鉴定理论多停留在原则、规律的阐述上，档案鉴定的实际工作缺乏可操作性强的理论指导。

档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁，还是要延长保管期限。档案利用率高，周期长，即使已到规定的保管期限，也应该继续延长其保管期限，说明档案的利用价值较高。如：土地档案就是永久档案，利用力不高，但是房产的使用寿命长，属永久档案。反之，档案利用率较低，即使未到规定的保管期限，就应降低其保管期限，其档案的保存价值不大，有些档案要经过多次的鉴定，它的保存价值会根据实际情况做出相应的调整，从而确定保管期限。档案的价值与时间的关系极为密切。档案价值的时效律，是指有些档案的作用是有时限性的，有的档案可能在一段时期内有较高的查考价值，且利用的价值较高，随

着时间的推移，这种价值逐渐减小，甚至消失。掌握档案价值的时效律．要求我们正确判断不同档案的时效性，适时地提供利用，以免因错过最佳的开发利用时机而丧失档案的部分或全部价值。

四、提高思想、加强服务意识

档案工作是一项服务性工作，并且直接服务于各个部门建设、规划及管理，档案工作只有在城市建设事业不断发展的前提下，大环境进步中才能得到发展，才能体现出他的价值。

做好档案服务工作也是服务经济建设，构建和谐社会的需要。档案承担着服务社会的重要责任，许多企业，私人业主，处于新建、扩建，发展时期，需要关心和帮助。有众多的建设者，不了解有关的环节，我们应该在服务大厅做好流程服务的提示，让前来办事的人有准备，避免造成时间上的浪费。我们还应当积极为社会经济发展着想，为社会大众服务。做好档案管理服务更好的是为档案事业自身的发展做贡献。档案工作的根本目的就是为了提供利用。服务于大众是档案工作的重要环节，是基础也是前提，特别是当今城市建设快速发展，我们更应当做好档案服务工作，要有责任心，紧迫感。主动服务，靠前服务，通过服务最大化的实现档案工作的真正价值和档案的重要。

我们要加大档案利用宣传力度，简化利用手续，完善利用制度，不断创造其他的便利社会各个方面和广大人民群众利用档案的档案利用形式，为利用者提供更丰富的、更便捷、更人性化、更高效的档案信息服务方式，不断推出社会关心、人民群众需要的档案信息，真正做到让利用者方便，让人民群众满意。

参考文献：

1、王素华加强县级城建档案信息化建设城建档案2009、6

2、缪莺新时期的企业档案管理科技档案2006、1

注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。