人事合同档案管理制度

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一. 目的

为规范员工合同和协议的管理，保护公司与员工的合法权益；同时为使公司人事档案管理工作规范化、合理化、高效化，促使人事档案作业流畅并利于使用，特制订本管理制度。

二. 适用范围

人事行政部管理人员

三. 权责单位

由人事部负责制订相关内容。

四. 定义

人事档案：由人事部负责自员工入职即建立的记载和叙述关于员工本人经历以及反映任职期间有关人事方面信息的资料。

五. 内容

1. 作业内容

1.1 合同/协议类型分类

1.2 合同/协议作业内容

1.2.1 主体审查

在与员工订立合同/协议前，应预先审查员工主体资格和履约能力，包括：身份证、原单位离职证明、学历证明、职称证明（或职业技能培训证明）、健康证（岗位要求的）、担保书（有相关要求的岗位）、社会保险和住房公积金缴纳情况证明、特殊岗位历史背景调查（如：保安人员无犯罪记录证明）等信息。

1.2.2 新进员工的合同/协议签订：

1.2.2.1 人事部应于员工入职当日完成相关合同/协议的签订。

1.2.2.2 如员工拒绝签订，原则上应在5个工作日内发放书面通知函，通知员工签订合同/协议，并保留签收记录；若员工仍拒签，则应在员工入职之日起一个月内完成终止劳动关系流程。

1.2.2.3 新进正式工第一次与公司签订的《劳动合同》期限以三年为原则（各单位视管理需求，劳动合同的终止日期可延长至月末或季末、年末），试用期为3个月，试用期包含在劳动合同期限内。

1.2.2.4 新进聘用人员第一次与公司签订的《聘用协议》期限为1年。

1.2.2.5 新进实习生与公司签订的《实习协议》的期限可双方约定，但时限不得超过其领取毕业证的时间。

1.2.3 员工合同/协议的续签流程和期限

1.2.3.1 续签流程：

●员工合同/协议期满前45日，由人事部发《合同/协议期满通知单》，至用人部门。

●用人部门自收到通知单之日起，5个工作日内书面回复人事部，确认是否续签。

●如不续签，则按本管理制度第条执行。

●如续签：

➢人事部应在员工合同/协议期满前30日，发《合同/协议期满通知单》，至员工本人，征询员工本人意见。

➢员工自收到通知单之日起，5个工作日内书面回复人事部，确认是否与公司续签。

➢如员工确认不与公司续签，应按《离职管理制度》办理离职手续。

➢如员工确认与公司续签，则人事部应在员工合同/协议到期前5个工作日内，完成续签工作。

➢员工合同/协议续签完毕后，应及时更新员工档案（电子档案和文本档案）中有关合同/协议内容和期限的信息。

1.2.3.2 续签期限

●第二次劳动合同续签期限为：5年，第三次起即续签无固定期限劳动合同。

●聘用协议的续签期限为1年。

●实习协议不予续签。

1.2.4 员工合同/协议的用印、签收和保管

1.2.4.1 员工合同/协议签订完毕后，人事部向印章管理部门申请用印，具体用印申请按照《印章管理制度》中的要求执行。

1.2.4.2 合同/协议用印完毕后，人事部制作《合同签收登记表》，通知员工本人到人事部签收合同。

1.2.4.3 人事部将签订完毕的合同/协议（一式两份）交员工本人审阅，无异议后，由员工本人保管一份，并在《合同签收登记表》上签字确认，另一份由公司保管。

1.2.5 合同/协议内容变更

在合同/协议存续期间，由于客观条件发生变化导致合同内容需要进行变更的，应由用人部门在OA上申请，人事部审核，总经理核准后，可进行相应的变更并存档。

1.2.6 公司合同/协议解除和终止

1.2.6.1 公司合同/协议解除和终止流程按照《离职管理制度》办理。

1.3 档案管理要求

1.3.1 人事档案管理员须严格遵守保密制度，未经许可，不得随意提供、散播员工档案信息。

1.3.2 所有人事档案应按“在职类”与“离职类”简历档案目录，由人事专员按目录等级建档，做到账物相符。

1.3.3 建档规范

1.3.3.1 人事档案归类应以管理有效、查找方便快捷为分类原则，以部门进行分类。

1.3.3.2 档案柜内应用标签对应分类，一遍查阅。

1.3.4 维护规范

1.3.4.1 员工基本信息的电子档维护，应在变更、增加时每日进行更新、维护。

1.3.4.2 人事档案之文本档与电子档存档信息必须完整、一致。

1.3.5 查阅/借阅信息提供规范

1.3.5.1 查阅

●部门经理只可查阅直属下级的相关资料，不可查阅其他人员的资料。

●任何人查阅档案都不得将档案带出档案室，不得复印/拍照/记录等，除非集团总经理授权。

●查阅人事档案，须填写《人事档案借阅登记表》，经人事部主管同意后方可查阅，但不得携带出

部门。

●集团总经理批准之人员和稽查人员可以查阅员工人事档案。

●擅自提供员工信息者，依《奖惩管理制度》相关规定惩处。

1.3.6 档案移交规范

1.3.6.1 员工在集团总部、分公司、外埠销售单位之间调任，档案应由原所属地人事部移交至其归属单位人事部。

1.3.6.2 档案移交时，交接方应在《传递人事档案通知单》上签字确认。

1.3.7保存及销毁规范

1.3.7.2 档案的销毁

●超过规定保管期限的档案，经总经理核准后，以焚烧或碎纸的方式销毁，销毁时至少安排三人一

起执行。

五、附件

1、表格：

1.1 人事档案台帐

1.2 档案借阅申请表

1.3传递人事档案通知单