秘书机构ppt课件
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二、秘书机构设置的原则
适 应 科学合理
统一高效
（一） 效能最大化原则
相对稳定
（二） 适应工作需求原则
（三） 分级管理，职、权、责统一原则
（四） 机构统一、相对稳定原则
8
➢ 秘书团队群体的特征
秘书团队要有共同的行动目标； 每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务； 有共同遵守的群体规范和行为标准； 成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。
5
狭义的秘书机构
指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专 门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、 机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络 等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。
6
（二）秘书机构的性质
1.辅助性 2.综合性 3.中枢性 4.机要性 5.服务性 6.封闭性
✓重点
综合性
附属性
辅助性
– 命名为“秘书处”
• 办公厅或办公室的下设机构
– “秘书局”、“秘书科”、“秘书室”
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（三）以秘书机构承担的具体职能命名
信访办公室、保密局、政策研究室
（四）企事业秘书机构
除称做“办公室”外，还有称做“行政部”或 “综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做 “行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、 “综合办主任”等。
黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原 稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签 发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天， 黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他 受到了严厉的批评。
请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。
我的“秘书长”
地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过 一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办 公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系 统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看 到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心 里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个 办法。”
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适应现代 管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组 织形式。
18
二、秘书机构的组织类型
（一）综理制 （二）分理制
综理制
（三）单一制
类型
单一制
分理制
19
（一）综理制
综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。 是以组织和领导机构运转的ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ体需要为原则而设立的统 一的办公机构。
领导层
办公室
秘文机档调信接 书 书 要 案 研 访 待 …… 科科科科科科科
20
（二）分理制
“秘书机构”与“秘书部门” “秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级
各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”， 而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘 书机构”。
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广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领 导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一 般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部， 包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、 保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常 行政与日常事务三大工作。
➢ 要能“优化”组合
“优化”包括两层意思： • 一要异质结合，合理分工； • 二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动
状态。
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三、秘书机构设置的程序
（一）搭建组织架构
➢ 对秘书机构的设置原则要有清楚的认识和把握 ➢ 确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系 ➢ 在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的
• 个性结构优化
– 协调的性格结构和相 容的气质结构
– 避免同种气质类型
– 防止因相同相似思维 方式、行为导致极端 化倾向
• 性别结构优化
– 一般而言，男性长于逻 辑思维，分析、比较、 概括能力较强，有竞争 性、独立性和支配性
– 女性长于形象思维，温 文尔雅，感情细腻，善 于体贴，有程序性、周 密性
XX市XX区文印工作制度 秘书视频案例 答案15
第二节 秘书机构的组织形式
一、秘书机构的名称 二、秘书机构的组织类型 三、常见的秘书机构
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一、秘书机构的名称
（一）办公室或办公厅
• 党政机关的秘书机构
– 广义：机关、单位或首长名称 + 办公室（厅） – 狭义：办公室
（二）秘书处
• 社会团体以及临时性的秘书机构
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第二章 秘书机构
第一节 秘书机构及其设置 第二节 秘书机构的组织形式 第三节 秘书机构的管理 思考训练与教学互动
2
第一节 秘书机构及其设置
一、秘书机构的含义与特点 二、秘书机构设置的原则 三、秘书机构设置的程序
3
一、秘书机构的含义与特点
（一） 秘书机构的含义
秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导 处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。
模式 ➢ 确定秘书机构的规模和分设部门
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（二）明确部门和人员职责
明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。职 责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应该明确各 自的职责，合理分工，使责权相对应，避免出现纠纷和履 行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。
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（三）组建秘书团队
岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适 应的秘书团队。要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团 队。合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。秘 书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是 形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。
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秘书团队的“异质结合”（1）
• 类型结构优化
– 智囊型、秀才型、公
关事务型、技术型
• 智能结构优化
– 有的侧重于理论知识 – 有的侧重于实践经验
– 不同的专业、行业知 识
• 年龄结构优化
– 老秘书阅历丰富、功底 深厚
– 中年秘书年富力强、判 断准确
– 青年秘书精力旺盛、思 维活跃
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秘书团队的“异质结合”（2）
14
（四）制定管理制度
制定必要的制度，实行制度化管理是秘书机构实现科 学管理的前提和保障。
秘书工作的综合性，决定了其涉及的制度是多方面的。 比如办文制度、值班制度、办会制度、接待工作制度、信 访工作制度、督查制度、领导批示件办理制度、调研制度、 信息工作制度、保密制度、用印制度、查办工作程序、秘 书业绩考核制度等。 链接： XX市XX区政府办文制度
二、秘书机构设置的原则
适 应 科学合理
统一高效
（一） 效能最大化原则
相对稳定
（二） 适应工作需求原则
（三） 分级管理，职、权、责统一原则
（四） 机构统一、相对稳定原则
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➢ 秘书团队群体的特征
秘书团队要有共同的行动目标； 每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务； 有共同遵守的群体规范和行为标准； 成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。
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狭义的秘书机构
指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专 门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、 机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络 等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。
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（二）秘书机构的性质
1.辅助性 2.综合性 3.中枢性 4.机要性 5.服务性 6.封闭性
✓重点
综合性
附属性
辅助性
– 命名为“秘书处”
• 办公厅或办公室的下设机构
– “秘书局”、“秘书科”、“秘书室”
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（三）以秘书机构承担的具体职能命名
信访办公室、保密局、政策研究室
（四）企事业秘书机构
除称做“办公室”外，还有称做“行政部”或 “综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做 “行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、 “综合办主任”等。
黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原 稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签 发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天， 黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他 受到了严厉的批评。
请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。
我的“秘书长”
地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过 一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办 公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系 统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看 到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心 里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个 办法。”
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适应现代 管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组 织形式。
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二、秘书机构的组织类型
（一）综理制 （二）分理制
综理制
（三）单一制
类型
单一制
分理制
19
（一）综理制
综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。 是以组织和领导机构运转的ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ体需要为原则而设立的统 一的办公机构。
领导层
办公室
秘文机档调信接 书 书 要 案 研 访 待 …… 科科科科科科科
20
（二）分理制
“秘书机构”与“秘书部门” “秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级
各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”， 而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘 书机构”。
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广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领 导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一 般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部， 包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、 保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常 行政与日常事务三大工作。
➢ 要能“优化”组合
“优化”包括两层意思： • 一要异质结合，合理分工； • 二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动
状态。
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三、秘书机构设置的程序
（一）搭建组织架构
➢ 对秘书机构的设置原则要有清楚的认识和把握 ➢ 确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系 ➢ 在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的
• 个性结构优化
– 协调的性格结构和相 容的气质结构
– 避免同种气质类型
– 防止因相同相似思维 方式、行为导致极端 化倾向
• 性别结构优化
– 一般而言，男性长于逻 辑思维，分析、比较、 概括能力较强，有竞争 性、独立性和支配性
– 女性长于形象思维，温 文尔雅，感情细腻，善 于体贴，有程序性、周 密性
XX市XX区文印工作制度 秘书视频案例 答案15
第二节 秘书机构的组织形式
一、秘书机构的名称 二、秘书机构的组织类型 三、常见的秘书机构
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一、秘书机构的名称
（一）办公室或办公厅
• 党政机关的秘书机构
– 广义：机关、单位或首长名称 + 办公室（厅） – 狭义：办公室
（二）秘书处
• 社会团体以及临时性的秘书机构
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第二章 秘书机构
第一节 秘书机构及其设置 第二节 秘书机构的组织形式 第三节 秘书机构的管理 思考训练与教学互动
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第一节 秘书机构及其设置
一、秘书机构的含义与特点 二、秘书机构设置的原则 三、秘书机构设置的程序
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一、秘书机构的含义与特点
（一） 秘书机构的含义
秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导 处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。
模式 ➢ 确定秘书机构的规模和分设部门
10
（二）明确部门和人员职责
明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。职 责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应该明确各 自的职责，合理分工，使责权相对应，避免出现纠纷和履 行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。
11
（三）组建秘书团队
岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适 应的秘书团队。要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团 队。合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。秘 书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是 形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。
12
秘书团队的“异质结合”（1）
• 类型结构优化
– 智囊型、秀才型、公
关事务型、技术型
• 智能结构优化
– 有的侧重于理论知识 – 有的侧重于实践经验
– 不同的专业、行业知 识
• 年龄结构优化
– 老秘书阅历丰富、功底 深厚
– 中年秘书年富力强、判 断准确
– 青年秘书精力旺盛、思 维活跃
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秘书团队的“异质结合”（2）
14
（四）制定管理制度
制定必要的制度，实行制度化管理是秘书机构实现科 学管理的前提和保障。
秘书工作的综合性，决定了其涉及的制度是多方面的。 比如办文制度、值班制度、办会制度、接待工作制度、信 访工作制度、督查制度、领导批示件办理制度、调研制度、 信息工作制度、保密制度、用印制度、查办工作程序、秘 书业绩考核制度等。 链接： XX市XX区政府办文制度