商务接待管理办法

第十章商务接待管理办法

第1条：目的

为了规范公司商务接待工作的管理，树立良好的企业商务形象，扩大公司对外联系和交流，结合公司实际情况，制定本管理办法。

第2条：适用范围

本办法适用于股份公司及下属各子（分）公司，包括股份公司各管理中心、各子（分）公司、以及各地运营中心、办事处。

第3条：接待原则

1、统筹管理原则：人力行政管理中心负责统筹协调安排商务接待工作。

2、对口接待原则：公司的商务接待工作，根据工作性质由各子（分）公司协助人力行政管理中心行政主管具体承办，原则上对等、对口接待、各司其责、互相配合。

3、预算管理原则：本着统一标准、预算管理、严格控制的原则，按照公司商务接待标准，各项商务接待费用实行预算管理，接待费用不得超过限额标准，如需追加预算，另行审批。

4、审批原则：所有接待事项，必须事先按规定的审批程序报批，未经公司有权审批人批准的接待费用不得报销。

5、勤俭节约原则：接待工作既要热情周到、礼貌待客，又要厉行节约、严格控制经费开支，杜绝奢侈浪费。

第4条：接待管理

接待工作是公司对外的窗口，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。

1、人力行政管理中心

股份公司人力行政管理中心是公司商务接待工作的统筹管理部门，负责商务接待工作的统筹安排，负责商务接待流程规范及标准的制定，规划公司参观示范区，并对接各子公司做好各子公司示范参观区的规划，拟定重要来宾的接待计划，协调、配合各相关管理中心和子公司落实接待任务，为来宾参观提供交通、住宿、餐饮、会务、礼宾等各类商务接待环节的后勤支持服务。

2、各子（分）公司（含股份公司各管理中心）

主要负责并承担对口的各级接待，按流程提出需要股份公司领导参与的各级接待，配合股份公司相关接待工作。各公司的日常业务接待由各子公司自主安排，但须报股份公司批准后方可实施商务接待，或指定专人负责商务接待工作，并根据股份公司的要求规范商务接待相关工作，形成统一的体系化接待流程。商务接待中，若客户需要参观工厂等示范区域须向主管副总裁报告，同意后方可参观。

第5条：接待级别及标准

公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为四个级别：四级接待、三级接待、二级接待、一级接待。

2、三级接待

4、一级接待

第6条：接待程序

各部门应根据接待对象的实际情况，协助人力行政管理中心行政主管执行接待标准和行程计划，严格控制商务接待的费用支出。

一、接待的申请与审批

1、各部门实施商务接待前，应填写《业务活动支出申请单》，根据公司的审批流程经相关部门和领导签字后，报人力行政管理中心备案；

2、申请部门在《业务活动支出申请单》中应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议，如车辆、订房等要求，并根据公司接待标准列支商务接待预算；

3、公司高层领导的商务接待活动，由其助理/秘书或其分管部门填写《业务活动支出申请单》，并作为接待负责人；

4、公司各部门有重要来访预约，应及时告知人力行政管理中心行政主管，并协助其拟定接待计划，需协调公司领导出面的重要接待，应提前一天告知；行政主管接到商务接待需求后，应及时确认并根据接待标准和要求安排接待工作，协调陪同人员。

5、各子公司的商务接待亦由股份公司人力行政管理中心统筹安排，若需要在集团公司接待的重要客户，以及需要协调股份公司领导或相关对口人员出面的接待，应提前一天告知人力行政管理中心行政主管，由行政主管统一安排。

6、商务接待费未经批准，一律不得列支。确因特殊原因须通过微信或电话提前向总裁说明原因；接待工作结束后，及时补办审批手续。

二、商务接待实施

1、车辆安排：需要安排接站的情况，接待人员必须提前告知人力行政中心行

政主管来访人员准确的航班（高铁）班次、来访人数、姓名、电话、以及到达的地点和时间，以便合理安排接站用车。必须保证接待所需车辆清洁、安全性能良好，接待车辆由行政主管统一调整、协调安排。

2、住宿安排：商务接待人员应根据客户到访时间和逗留天数、以及订房要求，提前通知人力行政中心行政主管帮助来访客户订房。原则上住宿费用由客户自理，若需要公司负责住宿费用的，则需要在《业务活动支出申请单》上注明清楚，并由领导审批同意后，行政主管根据公司商务接待标准为客人订房。

3、商务会谈：申请商务接待的部门制定会谈计划。原则上商务会谈安排在公司会议室，若需要安排酒店的情况，申请部门需在《业务活动支出申请单》中注明情况，由领导审批同意后，行政主管根据商务会谈要求确定酒店，并准备会场布置所需的物料。因特殊会议需要，由行政主管安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员、新闻通稿，安排摄影摄像等，其他相关部门应当全力配合。

4、商务宴请：

1）商务接待，应严格控制陪同人员的数量，与接待业务无关的人员不得参加接待宴请。商务宴请首选安排在公司VIP室，若公司VIP室安排已满，或接待人数超过VIP室的接待能力，则根据接待标准安排在外部酒店接待，同时酌情安排酒水等。（注：各子公司商务宴请就近选择公司内部VIP室接待）

2）员工出差期间需要招待用餐的，可电话或微信请示，待出差结束后补办相关手续。

3）接待宴请、娱乐活动及赠送礼品时，做到得体、大方而不铺张浪费。

5、费用报销：商务接待产生的费用在填写完《费用报销单》后，并贴上相应合规发票，且附上《业务活动支出申请单》，根据公司审批流程逐级报批。若实

际发生费用超出获批预算额度的，则须填写《费用超额审批单》说明超额原因，获批后方可报销。

6、其他事项

1）按照被接待人员的级别及与公司业务的相关程度，对应接待。

2）负责接待的人员、部门根据批准的接待预算，在车辆安排、会谈现场布置、迎来送往等细节方面做到专业、细致和周到；

3）负责接待的人员要着装整齐，并保证服装整洁干净、无异味，言行举止礼貌、得体；

4）坚决控制非业务性接待，适当控制业务接待。可接待可不接待的，不接待；可参与可不参与的接待人员，不参与；可发生可不发生的费用，不发生；态度热情，费用从简。

5）来访人员离开，由接待人员送车，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接提交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开。

第7条：附则

本办法最终解释权归***股份有限公司人力行政管理中心所有，自签发之日起实施。

***股份有限公司

*年*月*日附表：《业务活动支出申请单》

《费用超额审批单》