关于做好研究生学位档案收集、整理及归档工作的通知【模板】
毕业生档案整理及上交时间的通知
毕业生档案整理及上交时间的通知各位即将毕业的同学们,大家好!作为即将步入社会的新鲜血液,你们无疑都在为即将到来的毕业季而忙碌不已。
与此学校也正在为顺利完成各项毕业相关工作而全力以赴。
在此,我们特向各位同学发布以下重要通知,敬请查收并认真执行。
档案准备工作我们要强调的是档案的准备工作。
作为即将离校的同学,你们需要对自己的个人档案进行全面梳理和整理。
这包括但不限于:学生证、校园卡等校园证件的归还。
请确保在规定时间内将上述证件完整无损地交回学校。
成绩单、获奖证书等证明材料的收集整理。
请仔细核对自己的学习成绩及获奖情况,确保相关证明材料齐全无遗。
个人简历的撰写与打印。
请根据自己的实际情况,精心撰写个人简历,并打印成纸质版本。
其他相关材料的整理。
如实习证明、社会实践证明等,请一并收集整理好。
档案上交时间安排各位同学,请务必在下列时间内完成上述档案准备工作,并于规定时间内将材料全部上交至学工部:5月1日至5月15日:准备阶段,同学们可以自行整理档案材料。
5月16日至5月31日:档案材料上交阶段,请将所有材料按时送达学工部。
6月1日至6月10日:档案材料审核阶段,学校将对同学们提交的材料进行审核。
请各位同学务必严格按照时间节点完成相关工作,以确保顺利完成毕业离校手续。
对于逾期未交的同学,学校将无法及时为你们办理毕业手续,请务必注意。
注意事项在此,我们再次强调几点注意事项:请务必在规定时间内完成档案材料的准备和上交工作,逾期将影响毕业进度。
所有材料必须真实有效,如发现有任何弄虚作假的行为,学校将严肃处理。
上交材料时请务必确保材料完整无缺,以免影响后续审核工作。
如有任何疑问,请及时与学工部联系,我们将竭尽全力为您提供帮助。
同学们,毕业在即,相信你们一定能够按时、保质地完成这项重要工作。
学校将全力配合和支持大家顺利完成毕业离校手续,祝愿各位前程似锦,未来可期!。
关于印发档案管理制度的通知
各科室、各部门：为进一步加强我单位档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合我单位实际情况，特制定《XX单位档案管理制度》。
现将有关事项通知如下：一、制度目的1. 保障档案资料的真实性、完整性和连续性，维护档案资料的安全。
2. 规范档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 提高档案管理水平，充分发挥档案资料在单位各项工作中的作用。
二、制度适用范围本制度适用于XX单位所有科室、各部门及下属机构，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等各类档案。
三、组织机构及职责1. 成立XX单位档案工作领导小组，负责单位档案工作的统筹规划、组织协调和监督管理。
2. 设立档案室，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 各科室、各部门指定专人负责档案管理工作，协助档案室完成档案收集、整理、归档等工作。
四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案收集范围，及时、完整地收集各类档案资料。
2. 档案整理：档案资料应按照档案分类标准进行分类、整理，确保档案的有序性和可利用性。
3. 档案归档：各部门应将整理好的档案资料按照规定的时间、程序和方式向档案室归档。
五、档案保管与利用1. 档案保管：档案室应采取有效措施，确保档案资料的安全，包括防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉变等。
2. 档案利用：档案室应提供档案查阅、复制、咨询等服务，满足单位内部及外部用户的合理需求。
六、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家有关法律法规和档案管理的规定执行。
2. 档案销毁前，应进行鉴定，确定其是否具有保存价值。
3. 档案销毁应办理审批手续，并做好销毁记录。
七、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由XX单位档案工作领导小组负责解释。
3. 各部门、科室应认真贯彻执行本制度，确保档案管理工作规范、有序、高效。
特此通知。
XX单位年月日。
关于XX年度文件材料收集归档的通知
关于XX年度文件材料收集归档的通知
各部门：
为了做好我单位XX年度档案收集归档工作，完整地收集保存好具有借鉴价值的资料，根据区档案局的《通知》精神，结合我单位档案工作实际，现将XX年档案资料收集的有关事项及要求通知如下：
1、各部门请对照《XX单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（见附件）完成本单位xx年度各类资料的收集工作，并编制好移交资料目录，于x月x日前与本单位档案信息服务中心工作人员进行移交。
2、各部门要对所收集的资料进行初步整理，认真审查所移交资料，检验移交资料是否齐全、系统、准确，并根据整理范围及时完善；移交的资料必须为原件，如果没有原件移交复制件必须要保持印章和领导签字等内容清晰可见。
3、各部门务必将x年度形成的具有保存价值的资料（包括：文书材料、照片、光盘、荣誉档案等）完整移交，以备今后查考；如需要备用的请自行复印好，要保留原件的必须经部门领导签字同意后报办公室备案。
联系人：xx，联系电话：xx
附：xx单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表
注：请务必将自己部门的重要资料（本部门总结、涉及重大会议的材料等）及时上交。
XX办公室20XX年X月X日。
关于档案管理规范化的通知
关于档案管理规范化的通知在日常的工作和生活中,我们经常会接触到各种文件资料,这些文件资料往往记录了重要的信息和历史,对于企业、组织乃至个人来说都具有重要的价值。
因此,建立一套完善的档案管理制度,规范化档案的管理和保存,就变得尤为重要。
为了进一步提高我们的档案管理水平,现就有关事项通知如下:制定档案管理规范我们需要制定一套完善的档案管理规范。
这个规范应该涵盖文件的收集、整理、保管、利用等各个环节,并制定相应的操作流程和标准。
还要明确各岗位的职责分工,确保责任到人。
加强员工培训我们要加强对员工的培训力度。
通过组织培训课程,使员工充分了解档案管理的重要性,掌握相关的知识和技能。
要鼓励员工主动参与,发挥主观能动性,为完善档案管理贡献自己的力量。
完善电子档案管理随着信息技术的不断发展,电子档案管理已成为档案管理的重要组成部分。
我们需要建立完善的电子档案管理系统,实现文件的数字化存储和管理。
要加强对电子档案的安全防护,确保数据的完整性和安全性。
加强档案资源共享档案资源的共享和利用也是一个重要环节。
我们要建立健全的档案资源共享机制,提高档案资源的利用效率。
还要加强与外部机构的合作,实现跨组织的档案资源共享。
持续完善和优化我们要坚持持续完善和优化档案管理工作。
定期对现有的档案管理制度和流程进行评估和改进,及时发现问题,采取有效措施加以解决。
要密切关注行业内的最新动态,主动学习和借鉴先进经验,不断提高我们的档案管理水平。
建立规范化的档案管理制度,是企业提高管理水平,确保信息安全的重要保障。
让我们共同努力,为企业的长远发展贡献一份力量。
人事档案整理通知员工档案整理通知
人事档案整理通知员工档案整理通知尊敬的各位员工：为了更好地管理和保护公司的人事档案，提高档案整理的效率和准确性，现决定对公司内部的员工档案进行整理。
为此，特向各位员工发出以下整理通知：一、整理时间从即日起至下月月底，为期一个月的时间内进行员工档案整理工作。
请各位员工在规定时间内完成自己档案的整理工作。
二、整理内容个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等信息。
学历及培训情况：包括毕业院校、专业、学历证书、培训证书等。
工作经历：包括入职日期、岗位变动情况、离职日期等。
奖惩记录：包括获奖情况、处罚记录等。
健康状况：包括体检报告、疾病治疗情况等。
三、整理要求保密性：员工档案属于个人隐私，整理过程中请注意保密，不得随意查阅他人档案。
准确性：请核对个人信息的准确性，如有错误及时更正。
完整性：确保档案内容完整，不得遗漏重要信息。
规范性：按照公司规定的格式和要求进行整理，统一标准。
四、整理流程领取资料：每位员工可向人事部门领取个人档案资料。
核对信息：仔细核对个人信息，如有错误及时更正。
整理归档：按照规定格式整理个人档案，并归入指定的档案柜中。
交接确认：完成整理后，请向人事部门进行交接确认。
五、注意事项请各位员工认真对待档案整理工作，确保准确性和完整性。
如有疑问或需要帮助，请及时向人事部门或主管领导咨询。
拒绝私自篡改他人档案信息，一经发现将受到严肃处理。
希望各位员工能够配合公司的档案整理工作，共同维护好公司的管理秩序和形象。
谢谢大家的合作！祝工作顺利！此致敬礼人事部敬上。
关于做好文件材料归档的通知范文
关于做好文件材料归档的通知范文亲爱的小伙伴们：大家好呀！今天咱们来唠唠文件材料归档这件事儿，这可就像是给咱们工作生活中的各种“记忆碎片”找个安稳的家一样重要哦。
一、为啥要归档呢？你们想啊，咱们每天在工作中产生那么多文件材料，就像一群调皮的小怪兽到处乱跑。
要是不把它们好好归档，等咱们需要的时候，就只能像没头的苍蝇一样到处乱找啦。
归档之后呢，就像是给每个小怪兽都贴上了标签，放进了对应的小盒子，找起来那叫一个方便快捷。
而且，这也是咱们工作规范管理的重要一环哦，就像把家里的东西收拾得井井有条一样，看着都舒服，领导检查起来也会对咱们竖起大拇指呢！二、哪些文件需要归档呢？这个范围可广啦。
比如说咱们日常工作中的各种报告、计划、总结，这就像是咱们工作旅程中的一个个小脚印，记录着咱们努力的过程。
还有那些和客户、合作伙伴往来的重要邮件、信件，这可都是咱们业务往来的证据，就像和朋友聊天的聊天记录一样重要。
另外，会议纪要也不能落下，每次开会讨论的那些金点子、重要决策都在里面呢。
总之呢，只要是对咱们工作有参考价值、有历史意义的文件材料，都要乖乖进归档这个“大家庭”。
三、啥时候归档呢？可别拖着哦，咱们定个小规矩，每个月的最后一周，大家就抽出一点时间来，把这个月产生的文件材料整理整理，该归档的就归档。
就像每个月定期大扫除一样，养成习惯就好啦。
要是等到年底再一股脑儿地弄，那可就像要在一天之内打扫完一年的灰尘一样，累得够呛不说，还容易出错呢。
四、怎么归档呢？咱们有专门的归档方法哦。
要按照文件类型来分分类，就像把衣服按照上衣、裤子、裙子分开整理一样。
报告类放在一个文件夹，邮件类放在另一个文件夹。
然后呢，在每个类型里面再按照时间顺序排好队，新的在前面，旧的在后面，这样找起来就像翻日历一样简单。
对了，每个文件都要取个合适的名字，让人一眼就能看明白是啥内容，可别取那些让人摸不着头脑的名字哦，不然到时候找文件的时候就像猜谜语一样困难啦。
五、归档到哪里呢？咱们公司有专门的文件存储系统或者档案柜哦。
华南理工大学移交毕业研究生档案材料通知
华南理工大学移交XX届毕业研究生档案材料通知做好毕业研究生的档案和寄送工作，是毕业生就业派遣工作的重要环节，事关毕业生的切身利益，各单位要高度重视，实在加强指导，指定专人负责，按时、标准、高效完成任务。
下面，为大家提供华南理工大学关于移交xx届毕业研究生档案材料和档案寄送、查询的通知，全文如下：1、《毕业研究生登记表》。
一式二份，按学号顺序从小到大排列，并提交《毕业研究生登记表》汇总表，汇总表备注栏内注明考取本校博士、考取外校博士、做博士后、正常毕业但未提交“毕业研究生登记表”等信息。
提交的《毕业研究生登记表》排列顺序与汇总表所列序号一致，并提交excel电子版。
其汇总表格式见附件表1。
2、党员材料。
毕业研究生的党员材料尚在学院的，请一定尽快移交到档案室归档。
毕业生的档案一经发出，党员材料将由学院自行寄送。
移交的党员材料必须附包括学院、姓名、学号等信息在内的汇总表一式二份(汇总表按学号从小到大顺序排列)，并将党员材料(用铅笔在左上角标明学号)按汇总表的排列顺序打捆提交。
其汇总表格式见附件表2。
3、全国毕业研究生就业通知书(俗称“报到证”)白联(定向委培、暂缓就业、升学、做博士后的博士生无“报到证”)。
(1)6月30日前，广东省高校就业指导中心出具“报到证”的毕业生，其“报到证”将在毕业生离校前统一发放所在学院。
报到证一式两联，由学院将其从中线裁开。
“白色通知联”(确认入职起薪的根据)请学院统一提交到研究生档案室装入毕业生本人档案，“红色通知联”(报到入职及办理户口迁移的根据)发给毕业生本人。
提交时注意用铅笔将研究生的学号写在“白色通知联”右上角，按学号从小到大的顺序排列，并交含学号、姓名、学院等信息的汇总表一式二份。
其汇总表格式见附件表3。
(2)6月30日后，广东省高校就业指导中心出具“报到证”的毕业生，毕业生在学校就业指导中心领取“报到证”后，凭报到证“白联”到1号楼107研究生档案室办理档案转递(报到证“白联”装入到毕业生本人档案)(请学院协助强调)。
档案整理及归档通知
档案整理及归档通知随着时间的推移,各部门和个人日常工作中所产生的文件、资料逐步增加,如果没有及时进行整理和归档,必定会造成文档凌乱、信息难以查找的问题。
为此,我们特此发出档案整理及归档的通知,希望各部门及个人能够重视这一工作,积极配合完成。
一个良好的档案管理体系不仅可以提高工作效率,还能确保公司或个人的重要信息安全。
那么,什么是档案整理和归档呢?它们具体包含哪些内容?又有什么重要意义呢?让我们一起来探讨一下。
什么是档案整理和归档?档案整理是指按照一定的分类方法,对现有的各类文件资料进行有序的整理和收纳。
这包括对文件进行分类、编号、装订、积压清理等一系列工作。
而档案归档则是将整理好的文件资料系统化地存储保管,以便后续查阅使用。
一般来说,档案整理和归档应该遵循以下原则:分类合理,便于查阅。
根据文件性质、时间、部门等标准进行分类,确保文件归类准确。
编号清晰,信息完整。
给每份文件编号并注明相关信息,如文件名称、日期、来源等。
装订整洁,保护安全。
将文件装订成册,确保文件不被散落或损坏。
存储得当,查找便利。
将文件妥善保管在指定的档案室或柜中,方便后续调阅。
档案整理和归档的重要性良好的档案管理不仅关乎工作效率,更关系到公司或个人的信息安全和决策依据。
具体来说,它主要体现在以下几个方面:提高工作效率。
通过对文件进行系统性整理和归档,可以大大缩短查找和调阅资料的时间,提高工作效率。
确保信息安全。
妥善保管的档案不易被遗失或损坏,有利于公司或个人重要信息的长期保存和安全。
为决策提供依据。
完备的档案记录可以为公司决策提供依据,为领导决策提供有价值的参考信息。
维护合法权益。
公司或个人的重要文件资料如合同、发票等,通过归档可以为维护合法权益提供有力证据。
促进组织记忆。
系统的档案管理有助于组织或个人的知识沉淀和传承,增强组织记忆力。
可以说,良好的档案管理对于任何组织或个人来说都是必不可少的。
它不仅是提高工作效率和信息安全的基础,更是企业发展和个人事业长远规划的重要保障。
公司通知关于档案整理的通知
公司通知关于档案整理的通知公司通知关于档案整理的通知尊敬的全体员工：为了更好地管理和利用公司档案资源，促进工作效率和信息共享，现决定进行档案整理工作。
具体通知如下：一、目的和意义档案是企业管理和发展的重要资产和基础。
通过档案的整理和管理，可以实现以下目的和意义：1. 提高工作效率：整理档案可以减少查找和检索时间，为员工提供快速和准确的信息支持，提高工作效率。
2. 统一管理标准：档案整理过程中，会制定统一的分类、归档和保存标准，保证档案信息的一致性和规范性。
3. 节约成本：对于冗余、重复或过期的档案，可以进行筛选和清理，节约存储和管理成本。
4. 保护知识产权：档案整理可以确保公司重要的知识产权和商业机密得到妥善保护。
二、整理范围和内容1. 档案整理范围：本次档案整理将涵盖公司各部门和岗位的相关档案。
所有员工必须配合和参与整理工作，确保档案资料的完整性。
2. 档案整理内容：根据公司业务特点和工作需求，档案整理主要包括以下内容：- 文件整理：将文件按照分类和归档规则进行整理，确保不同类别文件的有序存放。
- 档案鉴定：对档案进行鉴定和评估，确保保留有用信息并清理过期文档。
- 档案数字化：对重要的纸质档案进行扫描和数字化处理，加强信息的安全性和便捷性。
- 档案存储：为整理后的档案提供合适的存储空间和设备，确保存储环境的安全和可靠性。
三、工作安排和要求1. 工作时间和周期：档案整理将于本月底开始，预计持续一个月。
工作时间可根据实际情况灵活调整，但需保证按时完成整理任务。
2. 部门协作：各部门需协同配合，共同完成档案整理工作。
部门负责人应组织人员参与，并配合完成相关数据的整理和录入。
3. 档案移交：各部门应按照要求，将整理好的档案及时移交给档案管理部门，并填写移交清单。
四、指导和培训为保证档案整理工作高效进行，我们将组织相关指导和培训活动，具体内容如下：1. 档案管理培训：邀请专业档案管理人员进行培训，介绍档案整理的基本原则、方法和注意事项。
收集档案工作的通知
收集档案工作的通知收集档案工作的通知范文（精选11篇）在社会发展不断提速的今天，很多地方都会使用到通知，各种类型的通知各有不同的写法。
在写之前，可以先参考范文，下面是本店铺为大家收集的收集档案工作的通知范文，希望对大家有所帮助。
收集档案工作的通知 1尊敬的各位员工：为了加强公司档案管理工作，保证公司资料安全及有序，现对档案收集工作作出通知如下：一、时间安排：20XX年9月20日至10月20日，共计1个月时间进行档案收集工作。
二、工作内容：1、所有员工需收集个人档案及涉及工作的相关资料；2、档案包括但不限于身份证、学历、工作证明、奖励证书、考评表等；3、所有涉及到公司业务和对外合作的文件、协议、合同等资料也需要收集，并整理归档。
三、收集方式：1、纸质资料请直接提交至行政部门；2、电子资料请上传至公司服务器；3、对于大量的电子资料，如需实体备份，请向行政部门申请相关设备。
四、注意事项：1、请所有员工城市档案清晰、完整、准确，以保证档案真实性和完整性；2、收集时请特别注意涉及个人隐私和公司业务秘密的资料，需要严格保密，不得外泄；3、对于档案的确切归属和复制品的使用，需经过所在部门的批准才可以进行。
请各位员工认真按照时间要求和收集标准进行档案的收集工作，确保公司资料的安全与整洁，为公司业务的发展和日后的使用提供保障。
谢谢！XX20XX年X月XX日收集档案工作的通知 2尊敬的领导：您好！根据公司的安排，现需开展收集档案工作，并特此通知，请通知各相关部门配合。
为了能够更好地收集档案，我们将采用以下的流程：（一）材料准备1、准备收集档案所需的设备和工具，包括电脑、扫描仪、复印机、文件柜等。
2、对收集档案的范围和要求进行明确，并进行相关的说明和提示。
3、加强对工作人员的培训，确保操作无误。
（二）资料收集1、各部门根据任务列表进行收集档案，如文件、合同、协议等。
2、将所有资料进行分类整理，并对重要资料进行备份。
（三）档案归档1、对收集到的档案进行分类整理和归档，建立档案目录。
关于做好文件材料归档的通知范文
关于做好文件材料归档的通知范文亲爱的小伙伴们：大家好！今天咱们来唠唠文件材料归档这件事儿。
你可别小瞧它，这就像是给咱们工作记忆建了个超级“收纳柜”，重要性那是杠杠的！一、为啥要归档呢？1. 方便查找。
想象一下，咱们的文件就像一群调皮的小宠物，平时散落在各个角落。
要是没有归档，等你着急找某个文件的时候，就跟在草丛里找一只捉迷藏的小兔子一样，急得满头大汗还不一定能找到。
但要是做好归档了呢，那就是一找一个准儿，轻松又高效。
2. 工作回顾与总结。
归档的文件就像是咱们工作的“日记本”，记录着咱们一路走来的点点滴滴。
当我们要做工作总结，或者想回顾一下某个项目的历程时，翻翻这些归档文件，就像看一部精彩的纪录片，所有的努力和成果都清晰可见。
3. 合规性要求。
这也是很严肃的一点哦。
有些行业规定或者公司内部制度要求我们必须做好文件归档，就像交通规则一样，大家都得遵守。
要是不遵守，可能就会像开车闯红灯一样，面临一些小麻烦呢。
二、哪些文件需要归档呢？1. 工作成果类。
比如说你精心撰写的报告、制作的策划方案，这些都是你的工作结晶，就像你种出来的大西瓜，必须得放进“成果仓库”（归档）里保存好呀。
2. 重要邮件往来。
那些和工作相关的重要邮件，尤其是涉及到项目沟通、决策、合作等方面的邮件，可不能让它们在邮箱里“流浪”，要把它们“领回家”（归档）。
3. 会议材料。
从会议通知、议程，到会议记录、参会人员名单，这些会议材料就像一场盛宴的菜单和照片，记录了会议的全貌。
把它们归档起来，以后再组织类似会议的时候，就可以参考借鉴啦。
三、怎么归档呢？1. 分类要清晰。
咱们可以按照项目、部门、时间等方式来分类。
就像整理衣柜一样，把衬衫放在一起，裤子放在一起，这样找起来才方便。
比如说，按照项目分类的话，项目A的所有文件都放在一个文件夹里，项目B的放在另一个文件夹里；如果按照时间分类，2023年1月的文件放在一个文件夹，2月的放在另一个文件夹，一目了然。
关于加强档案资料归档管理的通知(模板)(学习模板)
关于加强资料归档管理的通知
各部门：
为进一步加强档案资料的管理，健全档案资料的完整性，严肃规范档案资料入档的规范性，现将档案资料归档有关事项通知如下：
一、各部门严格按照要求及时归档项目资料、审核文件、合同协议、管理制度、其他工作中产生的过程性文档等，盖章的原件档案资料不得擅自留存员工学习保管。
二、各级员工报请总经理审核相关XX纸质文件资料，在工作过程使用结束后，原件必须在当日交档案室或资料员入档保
管，禁止私自保管相关文件资料。
三、各级员工检查一下学习手里凡是涉及到盖章(内外)的原件、总经理审核文件资料，统一交档案室或资料员存档。
由检查责任部牵头
统一检查(人力行部们协助),发现各级员工不自觉上交档案
资料将追责，并按相关管理制度处理。
四、各部门经理及时监督和检查部门员工盖章文件和档案资料入档工作，检查责任部门定期跟踪检查，发现不按照规定执行的将按相关管理制度严肃追究管理者责任。
五、特此通知
量子宇宙文明学习中心
2089年12月24日
主题词：加强档案资料归档管理通知
主送：董事长
抄送：各部门
董事办 2089年12月25日印发。
研究生调档函模板
研究生调档函模板
以下是研究生调档函的模板,供您参考:
收件人:XXX学校XX系
主题:关于将学生档案调往XXX单位的通知
尊敬的XXX同学:
您好!我是XX系的学生辅导员XXX,现就学生档案的调档事宜通知如下:
一、档案基本情况
您的学生档案已经由XXX学校毕业,现需要调往XXX单位(请填写具体单位名称)。
二、调档原因
XXX单位需要进行人才招聘,我们需要将您的档案进行审查和审核,以确保您的资格和档案资料的准确性。
三、调档时间
请您于XXXX年XX月XX日前将学生档案调往XXX单位,特殊情况可以提前调档。
四、调档方式
请您凭本人有效身份证件和学院开具的调档函到XXX学校档案室进行调档。
五、注意事项
1. 请您在收到通知后尽快安排档案调动,避免影响您的学业和就业。
2. 请您保持通讯畅通,我们将在收到您的档案后及时与您取得联系。
3. 请您按时提交就业申请,以免影响您就业手续的办理。
希望您能够配合我们的工作,谢谢!
此致
敬礼!
XXX辅导员
XX年XX月XX日
以上是研究生调档函的模板,您可以根据自己的需要进行修改和调整。
同时,请注意调档函措辞得当,避免可能引起歧义的措辞,确保通知的清晰明了。
研究生档案管理制度
一、总则为了加强研究生档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 研究生入学、学籍、毕业、学位等基本情况档案；2. 研究生课程学习、科研活动、学术交流、奖惩等情况档案；3. 研究生学位论文、答辩记录、成绩单等学术成果档案；4. 研究生其他相关档案。
三、档案管理职责1. 档案管理部门：负责研究生档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
2. 学院（系）档案管理员：负责对本学院（系）研究生档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
3. 研究生本人：负责保管好个人档案，不得擅自修改、伪造、销毁档案。
四、档案收集与整理1. 档案收集：档案管理部门负责对研究生入学、学籍、毕业、学位等基本情况档案进行收集，学院（系）档案管理员负责对本学院（系）研究生档案进行收集。
2. 档案整理：档案管理部门负责对收集到的档案进行分类、编目、整理，确保档案的系统性、完整性。
3. 档案归档：档案管理部门对整理好的档案进行归档，确保档案的安全。
五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门负责对研究生档案进行定期检查、保养，确保档案的完好。
2. 档案借阅：研究生本人、教职工因工作需要，可向档案管理部门申请借阅档案。
借阅者应遵守借阅规定，爱护档案。
3. 档案销毁：档案管理部门根据档案保存期限和规定，对过期档案进行销毁。
六、档案信息化管理1. 档案管理部门负责建立研究生档案信息化管理系统，实现档案的电子化管理。
2. 档案信息化管理系统应具备档案收集、整理、查询、统计、备份等功能。
3. 档案管理部门定期对信息化管理系统进行维护和更新。
七、奖惩与监督1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和集体给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的个人和集体，视情节轻重给予批评教育、通报批评、行政处分等处理。
3. 建立档案管理监督机制，对档案管理工作进行定期检查和评估。
公司文件整理及归档通知
公司文件整理及归档通知
尊敬的各位同事：
为了更好地管理公司文件，提高工作效率，现对公司文件整理及归档工作做出以下通知：
一、整理文件
请各部门负责人指派专人负责本部门文件的整理工作，确保文件内容准确完整。
对于已经过时或无效的文件，请及时清理并报废，避免占用空间和混淆视听。
对于重要文件，请按照分类标准进行整理，建立清晰的档案目录结构，方便查找和管理。
二、归档文件
按照公司规定的文件归档标准，将整理好的文件进行归档，并在文件夹上标注清晰的名称和日期。
对于涉密文件，请按照公司保密制度进行妥善保管，并设置权限控制，避免泄露风险。
定期对已归档的文件进行检查和整理，确保文件的完整性和可用性。
三、电子文档管理
对于电子文档的管理，建议使用公司统一的文档管理系统，确保文档版本一致性和安全性。
对于重要电子文档，请设置备份措施，避免数据丢失或损坏导致信息泄露。
建议定期对电子文档进行分类整理和清理，避免存储空间过大影响系统运行速度。
四、培训与督促
公司将组织相关培训课程，培养员工对文件管理的重视和技能。
部门负责人需定期督促员工按照规定进行文件整理和归档工作，并定期检查归档情况。
希望各位同事能够认真执行公司文件整理及归档通知，共同维护公司信息资料的安全和有序管理。
谢谢大家的配合！
此致
敬礼！。
档案整理清理工作通知
档案整理清理工作通知尊敬的各位同事：根据公司的档案管理制度和相关规定，为了更好地管理和保护公司的档案资料，确保档案的完整性和安全性，经公司领导批准，决定对公司内部的档案进行整理和清理工作。
具体通知如下：一、清理范围和对象本次档案整理清理工作将涉及公司全部部门的各类档案资料，包括电子档案和纸质档案。
各部门主要负责人需协助并组织本部门员工全力配合进行清理工作，确保相关事宜得以顺利实施。
二、工作时间安排为了尽量减少对日常工作的影响，档案整理清理工作的时间安排如下：从下周一开始，进行为期两周的档案整理清理工作。
请各部门在这段时间内做好组织和安排，确保档案整理清理工作得以顺利开展。
三、具体要求和标准电子档案整理：各部门需对电子档案进行归类、整理、清点，并在规定期限内完成电子档案库中无用或过时文件的清理。
纸质档案整理：各部门需对纸质档案进行分类整理，防止遗漏或错置现象的发生，并按统一要求进行编号、归档和盘点。
严格保密：在处理公司档案时严格遵守公司文件保密规定，确保涉密信息不外泄。
提交报告：各部门需在档案整理清理结束后提交整理情况报告，由相关管理人员进行核对确认。
四、工作责任各部门主要负责人需全权负责本部门档案整理清理工作，并安排专人负责具体操作。
各部门员工需积极配合，根据工作要求认真完成相应的整理清理任务。
五、奖惩措施对于积极参与并出色完成本次档案整理清理工作的个人和部门将给予表扬和奖励；对于拖延、懈怠或未能按时或按质完成任务的个人或部门将给予相应的批评和处罚。
请各位同事周知，并严格按照通知要求履行相关责任，确保本次档案整理清理工作得以有序开展。
感谢大家的配合与支持！特此通知。
公司领导班子日期：XXXX年XX月XX日。
研究生档案管理制度
第一章总则第一条为加强研究生教育管理工作，规范研究生档案管理，保障研究生权益，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有研究生档案的管理工作，包括入学、学籍、毕业、学位、就业等各个阶段。
第三条研究生档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保研究生档案的完整性，不得遗漏或损毁；2. 保密性原则：严格保护研究生个人信息，确保档案安全；3. 规范性原则：按照国家和学校的相关规定，规范档案管理工作；4. 服务性原则：为研究生提供便捷、高效的服务。
第二章管理机构及职责第四条学校设立研究生档案管理办公室，负责研究生档案的日常管理工作。
第五条研究生档案管理办公室的主要职责：1. 负责制定研究生档案管理制度，并组织实施；2. 负责研究生档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 负责研究生档案的数字化工作；4. 负责研究生档案的查询、借阅、复制等工作；5. 负责研究生档案的鉴定、销毁工作；6. 负责研究生档案的统计、分析、上报工作；7. 负责研究生档案管理的培训、宣传等工作。
第六条各学院设立研究生档案管理员，负责本学院研究生档案的日常管理工作。
第七条研究生档案管理员的主要职责：1. 负责本学院研究生档案的收集、整理、归档、保管和利用；2. 负责本学院研究生档案的数字化工作；3. 负责本学院研究生档案的查询、借阅、复制等工作；4. 负责本学院研究生档案的鉴定、销毁工作；5. 负责本学院研究生档案的统计、分析、上报工作；6. 负责本学院研究生档案管理的培训、宣传等工作。
第三章档案收集与整理第八条研究生档案的收集范围包括：1. 研究生入学登记表、体检表、录取通知书等；2. 研究生学籍管理材料，如学籍登记表、成绩单、学位授予审批表等；3. 研究生毕业论文、答辩材料等；4. 研究生学位授予材料，如学位证书、学位授予审批表等；5. 研究生就业协议书、劳动合同等；6. 其他有关研究生教育管理的材料。
关于做好2019年档案整理归档及移交工作的通知【模板】
关于做好2019年档案整理归档及移交工作的通知各部门：为进一步加强学院档案资源建设，根据《高等学校档案管理办法》和《XX软件职业技术学院档案管理办法》（琼软院〔2010〕50号）等要求，现就2019年档案整理归档及移交工作通知如下：一、归档范围1.2018-2019学年度或2019年期间，学院党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、外事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。
各部门文件材料归档范围请参照《XX软件职业技术学院各部门档案征集范围》（附件2）和学院制度汇编中的《XX软件职业技术学院党群类、行政类等各类文件材料归档制度》（琼软院〔2007〕96号）（网址：******/news-show-2523.html）相关内容。
2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。
各类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3.各部门获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省厅级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
4.往年应归档但尚未归档的文件材料。
二、归档要求1.各部门兼职档案员(或由部门指定专人)负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。
兼职档案员要保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学院综合档案室。
2.兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，并按要求填写目录。
3.归档的声像档案须按照电子照片存档要求编辑，内容包括：人物、事由（事件）、时间、地点及文件目录等。
4.归档文件整理具体操作要求请参照《国家档案局归档文件整理规则》（网址：******/news-show-2512.html）。
三、档案移交1.归档验收移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2.移交手续归档部门移交档案材料时必须填写档案移交（接收）登记表，详见附件1(下载网址：******/news-show-2534.html），登记表一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
通知公司内部文件存档整理工作安排
通知公司内部文件存档整理工作安排尊敬的各位同事：为了更好地管理和保护公司的文件资料，提高工作效率，现决定对公司内部文件进行存档整理工作。
具体安排如下：一、工作目的公司文件资料繁杂且数量庞大，存在混乱、重复存档等问题，影响了信息检索和利用效率。
本次存档整理工作旨在规范文件管理流程，建立清晰的档案分类体系，确保文件资料的安全性和可用性。
二、工作内容文件清点：各部门负责人需全面清点本部门所有文件资料，包括电子文档和纸质文档，并制作清单备查。
文件分类：根据公司业务特点和管理需求，将文件资料进行分类整理，建立统一的档案编号和归档规范。
文件归档：按照新的分类标准，对文件资料进行归档整理，确保每份文件都有清晰的存放位置和标识。
电子文档管理：建立电子文档管理系统，对电子文件进行备份和分类存储，确保数据安全和可追溯性。
定期检查：设立定期检查机制，对文件存档情况进行抽查核实，及时发现问题并进行调整完善。
三、工作时间安排本次文件存档整理工作将于下周一正式启动，各部门需在本周内完成文件清点准备工作。
具体时间节点如下：XX年XX月XX日：各部门开始清点文件资料；XX年XX月XX日：完成文件清点并提交清单；XX年XX月XX日：开始文件分类整理；XX年XX月XX日：完成文件归档工作；XX年XX月XX日：电子文档管理系统上线使用。
四、工作责任各部门负责人要亲自带领团队完成文件清点和整理工作，并确保工作质量；公司行政部门将协调各部门之间的协作配合，提供必要的支持和协助；公司领导将对整个存档整理工作进行监督和检查，确保工作顺利进行。
希望各位同事能够充分重视此项工作，积极配合完成各项任务。
只有通过规范的文件管理和存档整理，我们才能更好地服务于公司的发展和运营。
谢谢大家的支持与配合！祝工作顺利！此致敬礼公司管理部时间：XXXX年XX月XX日。
通知关于员工人事档案整理的通知
通知关于员工人事档案整理的通知各部门经理：我们决定进行一次员工人事档案整理工作，旨在确保我们的档案资料及时更新、准确无误。
具体流程已经安排妥当，现在需要协调各位经理和员工帮助我们顺利完成这项工作。
以下为具体细节及注意事项：1.整理时间：本次人事档案整理时间为本月末，也就是X月X日。
整理时间不长，但请确保设定的时间段内能够充分完成您的工作。
2.整理地点：各部门将自行负责管理和整理自身文件，故整理地点为各自部门工作区域。
为防止因丢失或锁定个人资料导致资料没有完整整理，请确保文件妥善存放于您的工作区域内。
3.整理内容：员工需要核对各项个人资料，确保信息的准确和完整。
同时，各部门也需要进行资料核对，将过期资料及时更新，并删除失效文件。
4.整理流程：所有员工需要在规定的整理时间内清理和整理各自的文件。
为确保过程顺畅无误，请按照流程妥善分配和指导工作，以示工作的标准化和明确化。
5.整理结果的报告：每个部门需要为人力资源部门提交整理报告，以记录本部门的整理完成情况。
具体报告格式将在整理开始前公布。
6.有关成果的奖励：为了激励员工整理完成的积极性和认真性，公司将根据每个员工积极性和工作表现，评选出表现突出的员工，并根据评选结果给予一定奖励。
7. 整理结果的后续处理：整理结果将被提交到人力资源部门。
此外还有额外说明：请您务必在规定时间内妥善处理好您的文件，并向您的主管领导提交最终整理报告。
任何个人档案信息泄漏、遗漏或误处理情况，公司不负责并可能受到批评或甚至辞退。
感谢大家的支持和合作，我们愿意透明公开地协调和解决在整个过程中的任何问题。
祝好，公司管理层。
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关于做好研究生学位档案收集、整理及归档工作的通知
各学院：
为规范档案管理、简化工作程序、减少工作流程、打破集中式管理模式，平稳、有序、妥善地做好研究生学位档案收集、整理及归档工作，现将有关事项通知如下：
由学院负责本院硕士研究生（包含在职工程硕士，下同）档案收集、整理及归档工作，博士研究生学位档案工作继续由学位办负责。
一、加强领导，确保归档工作顺利开展
学位档案收集、整理及归档工作是一项基础性工作，各学院要加强对此项工作的领导，相关负责人员要切实履行好自己的工作职责，集中时间、集中精力，按照学校档案管理要求，专人负责，切实保质保量的完成此项工作。
二、学位档案收集、整理及归档流程
1、硕士研究生按照硕士学位论文答辩及申请硕士学位材料中的相关流程，进行本人学位档案的初级收集工作，装入档案袋后，在档案袋正面黏贴《硕士学位论文答辩及申请硕士学位材料一览表》形成初级学位档案材料。
2、“硕士学位申请书”原件经学位办审核盖章后发放至学院；“学位证”复印件经学位办复印后发放至学院。
3、学院指定专人对申请硕士学位通过的研究生档案进行整理、保证无缺失，经负责研究生工作的学院领导审核后，以学院为单位与档案馆进行学位档案的交接工作。
三、学位档案整理、归档具体步骤
1、档案封皮
(1)封皮统一由学位办发放至学院。
（图1）
(2)封皮填写
①封皮起止时间，按照卷内文件目录起止时间(见图2中箭头标记)填写。
（图2）
②保管期限：填写“永久”。
（图3）
③件数：根据卷内文件顺序号(见图4中箭头标记)填写；
页数：根据卷内文件页号(见图4中箭头标记)填写。
（图4）
④立卷人：XXX案整理工作具体执行人。
审核人：XXX究生工作的学院领导。
立卷时间：档案完成时间。
（图5）
2、档案内材料
(1)《档案卷内文件目录》（模板见附件1至附件7）；
(2)根据目录顺序号，将材料排序；
(3)用铅笔在材料右下角标记页码，从1开始，依次类推至最终，注意：只要有记录的页面
必须要标记页码；
(4)拆除所有材料自带的钉子；
(5)根据材料页码及日期，填写《档案卷内文件目录》的日期及页号，并将其放至档安首页，
《档案卷内文件目录》不标记页码。
3、档案打孔、穿线，黏贴档案标题即时贴(见图6箭头标记)。
（图6）
4、学位论文一本，单独放置于学位档案下面，不装订在档案里。
5、制作《档案案卷移交目录》（附件8）
(1)《档案案卷移交目录》序号：按照学硕、专硕、在职及专业排序。
(2)《档案案卷移交目录》档号：例如：2016-JX14.12-1；
说明：学位取得时间(年)-JX14.12-序号。
(3)《档案案卷移交目录》案卷题目：每人对应两行信息：分别为①**大学关于张三硕士学位
授予、论文答辩材料②**大学关于张三硕士学位论文材料。
（图7）
6、学位档案归档
(1)学院根据《档案案卷移交目录》，将档案材料排好顺序，在学生离校后与档案馆交接，完
成学位档案归档工作；
(2)档案卷内文件目录以外的材料，学院自行保留。
研究生院
2016年11月18日
附件：
1：《博士卷内文件目录》
2：《学硕卷内文件目录》
3：《专硕（经管学院）卷内文件目录》
4：《专硕（文法学院）卷内文件目录》
5：《专硕（外语学院）卷内文件目录》
6：《专硕（其余学院）卷内文件目录》
7：《在职工程硕士卷内文件目录》
8：《档案案卷移交目录》。