记账员工作指引

记账员岗位职责及工作指引

一、岗位职责：

1)记账员，直接上级为柜组主任，本职工作为记录本柜组账务、商品日清

记录、协助柜组主任管理柜组日常工作。

2)协助柜组主任管理柜组工作及培训本柜组员工，对柜组商品做到心中有

数，协助柜组主任调整好商品库存结构；

3)根据每天销售小票及时做好日清处理，通过进销存帐做好每月柜组销售

汇总与分析，了解本柜组畅销、平销、滞销商品，为柜组主任进货提供

第一手信息，当好柜组主任的参谋。

4)如柜组主任不在时，履行管理柜组职责。

5)严格坚持财务制度，审核本柜组各种费用支出，认真履行各项财务流程。

柜组财务工作直接对财务部负责，及时向指定会计人员汇报工作中发生

的财务问题，并及时做处理。

二、进货前准备工作：

1)提前整理需要调换商品，按不同供应商进行分类打包，并做好退换商品

登记，方便主任节省调货时间。

2)将应收、应付账款及出错情况等书面明细提供给柜组主任，便于主任在

出差是能够及时解决。

三、来货前准备工作：

✧来货当天尽量不与休班冲突，并合理安排好员工倒班。整理仓库、柜台，

为新到商品存放提供足够空间。提前准备好所需物品（验收单、笔、价签、衣架、鞋架等）。提前问明柜组进货人员来货数量，安排好接货与销售人员，避免在接货时卖场空岗。

四、验货及各种单据填写：

✧货品到达公司后记账人员开箱验货，验货时必须以最小单位验收，验货

应以供应商底单为依据，以实货为主，记账员验货后填写商品验收单一式三联（超市若供应商底单正规清晰可不填写），在验收单上由验收人、柜组主任、部门经理签字确认。第一联交录入室（附供应商开的底单），第二联由柜组留存，第三联由督查办（业务部）留存。供应商底单要求：商品名称，数量，金额，日期，签字，公章，是否已结账。

✧进货人不可自己验货开单，应由其他人经手，一般遵循谁验货谁开单的

原则。商品验收完毕后要明码标价，并按验收单核对标价签。及时入进

销存数量账，根据结算方式填写应付供应商账。

✧为提高工作效率，为供需双方提供便利，鼓励供应商送货底单采用规范

表单格式。

✧根据单品管理原则，不同单品应分别填列，不得随意将进价相同的不同

商品合并为一种单品填列。如新品上柜较为急切，可到录入室先行建立商品编码，进货录入可适当滞后。

五、验收单具体要求如下：

1)填写字迹清楚，不得随意涂改；

2)写清收货柜组，发货单位，结算方式；

3)写明供应商编码、名称或地址，如果该供应商为新供应商则应标记注明

“新”字；若供应商地址、联系电话有变动则应写清新地址、联系电话等信息。

4)商品编码、（超市可为国际条型码）、品名、单位、数量、进价、售价、

合计金额一一填写清楚。（注：百货已有编码的必须填上商品编码以免重复编码，超市原单录入的，是新品的注明“新”）品名填写完整如1578874：七色风8193女衫<应注明商品种类>。

5)如果收货数量与底单数量不符时不得随便涂改底单，需由验货人、进货

人签字确认并上报楼层经理签字后方可录入。

6)商品来货后发现本次验收价格与系统价格不一致，应以最低价格录入，

如果价格上调，则记账员要了解原因并与供应商核实，确实属于市场调价需要由供应商提供调价通知单，并且柜组填写变价单。

7)超市原单录入，库房验货根据底单验货，商品品名填写完整；商品销售

条码与实货一一对应；验货时须三方验货：供应商、库房、柜组；食品类商品验货时在底单上注明生产日期、保质期、水、奶须注明批次。不允许在供应商开的底单上乱涂改；供应商底单须签字或盖章。

六、商品退货：

✧退货时应填写退厂单（内容同上）注：退货价格要查清楚不允许高价进，

低价退。(可把验收单台头改成退厂单，并且用红色笔填写或者蓝色/黑色笔写负号)

七、售价变动：

✧售价变动单：柜组、日期、商品编码、品名、变价数量、原售价、新售

价、变价原因等一一填写清楚；由柜组主任、部门经理、财务管理员、财务经理/业务经理签字确认，最后交由录入室。（注：商品变价原因为市场变价、促销变价、处理变价、库存变价、退回变价）

八、进价变动：

✧进价变动单：进价变高主要内容写明供应商名称、原进价、新进价、变

价原因等，由柜组主任、部门经理、财务管理员、财务经理字确认，需附有供应商盖章确认的调价通知。单注：进价上调必须填写变价单、进价下调可直接按低价做单据。

九、促销变价：

✧促销变价：内容同上。（注：必须标明促销起始、终止日期）

十、商品报损报溢：

✧商品报损/报溢单：柜组因丢货、保存不当、商场内部使用等原因调整商

品数量的情况下需要填写。主要内容写明供应商、柜组、经营方式，商品编码、品名、进价、售价、损失原因等，由柜组主任、部门经理、财务管理员、财务经理签字确认。（注：损失单须由总经理签字）

十一、库存补差：

✧库存补差单：商品因促销、保质期等原因下调进价售价，但柜组还有库

存，要求供应商将原有库存补差，记账人员须点清库存商品数量，商品条码/编码、商品名称、原价、现价、差价、数量等填写清楚。由部门主任、部门经理签字确认

十二、日清

●日清是一项日常基本工作，在柜组经营中占很重要的作用：

✧能够反映商品每天真实的销售情况

✧通过观察日清可以了解商品销售动态（畅销、平销、滞销）为购进、淘

汰商品提供准确依据。

✧通过日清可以很好的掌握商品库存情况，针对积压库存及时退换或促

销，随时了解商品缺货情况，方便员工更高效卖货。

✧可以及时发现销售失误情况(卖错商品，丢货等)

✧可以锻炼导购员清点库存的能力，便于提高员工工作的准确性和认真程

度。

✧方便月底盘点工作顺利开展，便于盘点查找原因。

●日清的程序：

✧营业结束前先和收银台对账，根据收款人填写柜组交款单，确保销售的

真实性和准确性。

✧清点实货，结合当天销售记录核对日清账本，并将每天销售与退货如实

进行登记。