excel允许多用户同时编辑合并工作作簿

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高手建议你用Excel来聊天(允许多用户同时编辑\合并工作作簿)

描述:图一

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描述:图二

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很多单位都组建了局域网,虽然有不少能在局域网上聊天的工具,但一来使用不方便,二来不安全(容易被老板发现)。为此,笔者建议大家用Excel来聊天。★第一步:打开Excel2003,新建一个工作簿文档,取名保存(如“工作记录.xls”)。★第二步:执行“工具→共享工作簿”,打开“共享工作簿”对话框(见图1),选中“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”选项,确定返回。图一

★第三步:将上述工作簿文档保存在局域网上某台电脑的一个共享文件夹中。★第四步:局域网内用户同时打开上述工作簿,大家约定好输入的单元格位置(如A用户在A列输入内容、B列输入时间;B用户在C列输入内容、D列输入时间……)。★第五步:选定相应的单元格(如A1),将聊天内容输入到其中,再选中B1单元格,按下“Ctrl+Shift+;”组合键输入系统当前时间。

★第六步:单击工具栏上的“保存”按钮,将上述输入内容保存一下,对方只要再按一下“保存”按钮,即可看到上述输入的内容。图二

★第七步:如果老板来了,只要切换到其他工作表(如Sheet2)中(可以事先输入一些与工作相关的内容),即可转换到“工作状态”。既方便又安全!小提示提高效率,多人同时录入一个Excel文件这个应用主要利用了Excel的“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”功能,在实际工作中,可以用做多人共同录入一个Excel表格,Excel会自动保持信息不断更新。比如:有A、B、C、D四个用户分工合作共同完成2005.xls文件的录入,首先打开这个文件,并按上面的操作勾选“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”,最后点击“文件→另存为”,将其保存在E电脑的D盘中。接下来四个用户就可以同时在这个文件中录入了。

跟踪共享工作簿中的修订

适用于: Microsoft Excel 2010

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全部显示通过修订可以跟踪、维护和显示有关对共享工作簿所做修订的信息。

本文内容

修订概述

打开工作簿的修订

工作时突出显示修订

查看修订

接受或拒绝修订

查看历史记录工作表

Excel 不跟踪或突出显示的修订

关闭工作簿的修订

修订概述

使用修订可以在每次保存工作簿时记录工作簿修订的详细信息。此修订记录可帮助您标识对工作簿中的数据所做的任何修订,您可以接受或拒绝这些修订。几个用户编辑一个工作簿时修订特别有用。在以下情况修订也很有用:将某个工作簿提交给审阅者进行批注,然后将所做批注合并到该工作簿的一个副本中,以便整合要保留的修订和批注。

修订的工作方式

修订仅在共享工作簿中可用。实际上,在打开修订时,工作簿会自动变为共享工作簿。虽然共享工作簿通常存储在可供其他用户访问的位置,但是您也可以在共享工作簿的本地副本中跟踪修订。

在共享工作簿中进行修订时,您可以直接在工作表或单独的历史记录工作表中查看修订记录。无论在哪种工作表中,您都可以即时审阅每项修订的详细信息。例如,您可以看到修订者、修订类型、修订时间、受影响的单元格以及添加或删除的数据。

在使用修订时,应考虑下列因素:

修订不同于撤消和备份您可能希望修订操作先创建工作簿的备份副本再进行修订,也可能希望所做修订都可以撤消。遗憾的是,无论是撤消修订还是还原早期版本的工作簿,都不能使用修订记录来取消修订。但是,历史记录工作表包含所有已删除数据的记录,这样,您可以将已删除的数据重新复制到共享工作簿中的原始单元格。由于修订不能帮助您还原早期版本的工作簿,因此,仍应备份可以修订的工作簿。

不对某些类型的修订进行跟踪系统会跟踪对单元格内容所做的修订,但不会跟踪其他修订(如格式设置更改)。某些Microsoft Excel 功能在共享工作簿中不可用,因此无法对这些功能进行跟踪。

只保留特定时间间隔的修订记录当打开修订时,修订记录会保留30 天,以便管理工作簿的大小。但是,您可以根据需要增加或减少要将修订记录保留的天数。要无限期地保留修订记录,可以指定任意天数。还可以定期复制历史记录信息。

系统会定期删除修订记录 Excel 通过从当前日期向前统计来确定保留的修订记录。每当您关闭工作簿时,Excel 会删除早于最后一次保存工作簿时有效天数的任何修订记录。

例如,如果将修订记录保留30 天,并且在两个月中首次打开工作簿,您将能够查看过去两个月的历史记录。

但是,在关闭该工作簿时,会删除前面30 天(31 到60 天)的历史记录。

重要提示关闭修订或停止共享工作簿时,会永久删除所有修订记录。

使用修订的方法

Excel 提供下列方法来访问和使用存储的修订记录。

屏幕突出显示 Excel 可用不同颜色勾勒每个用户的修订内容,并在将指针停留在每个修订单元格上时以批注形式显示基本详细信息。当工作簿的修订很少或者您想大致查看一下已修订的内容时,屏幕突出显示很有用。

日志冲突跟踪 Excel 可以显示单独的一张历史记录工作表,其中列出了修订详细信息的可打印列表,您可以对该列表进行筛选以查找关注的修订。当工作簿包含许多修订或者您要研究一系列修订的具体内容时,历史记录工作表很有用。

审阅修订使用Excel,您可以按顺序分步审阅修订,以便决定是否接受或拒绝每项修订。当要评估来自其他用户的批注时,此方法很有用。

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打开工作簿的修订

1.在“审阅”选项卡上的“更改”组中,单击“共享工作簿”。

2.在“共享工作簿”对话框中的“编辑”选项卡上,选中“允许多用户同时编辑”复选框。

提示还将允许工作簿合并。

3.单击“高级”选项卡。

4.在“修订”下,单击“保存修订记录”,然后在“天数”框中键入要保留修订记录的天数。

注意默认情况下,Excel 将修订记录保留30 天并永久清除早于该天数的任何修订记录。若要将修订记录保

留30 天以上,请输入一个大于30 的数字。

5.单击“确定”,如果系统提示您保存工作簿,请单击“确定”保存工作簿。

注意通过设置“突出显示修订”对话框(若要显示此对话框,请在“审阅”选项卡上的“更改”组中,单击“修订”,然后单击“突出显示修订”)中的选项打开修订时,还将共享工作簿。

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