excel允许多用户同时编辑合并工作作簿

高手建议你用Excel来聊天(允许多用户同时编辑\合并工作作簿)
描述：图一
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描述：图二
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很多单位都组建了局域网，虽然有不少能在局域网上聊天的工具，但一来使用不方便，二来不安全(容易被老板发现)。

为此，笔者建议大家用Excel来聊天。

★第一步:打开Excel2003，新建一个工作簿文档，取名保存(如“工作记录.xls”)。

★第二步:执行“工具→共享工作簿”，打开“共享工作簿”对话框(见图1)，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”选项，确定返回。

图一
★第三步:将上述工作簿文档保存在局域网上某台电脑的一个共享文件夹中。

★第四步:局域网内用户同时打开上述工作簿，大家约定好输入的单元格位置(如A用户在A列输入内容、B列输入时间；B用户在C列输入内容、D列输入时间……)。

★第五步:选定相应的单元格(如A1)，将聊天内容输入到其中，再选中B1单元格，按下“Ctrl+Shift+;”组合键输入系统当前时间。

★第六步:单击工具栏上的“保存”按钮，将上述输入内容保存一下，对方只要再按一下“保存”按钮，即可看到上述输入的内容。

图二
★第七步:如果老板来了，只要切换到其他工作表(如Sheet2)中(可以事先输入一些与工作相关的内容)，即可转换到“工作状态”。

既方便又安全！小提示提高效率，多人同时录入一个Excel文件这个应用主要利用了Excel的“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”功能，在实际工作中，可以用做多人共同录入一个Excel表格，Excel会自动保持信息不断更新。

比如:有A、B、C、D四个用户分工合作共同完成2005.xls文件的录入，首先打开这个文件，并按上面的操作勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”，最后点击“文件→另存为”，将其保存在E电脑的D盘中。

接下来四个用户就可以同时在这个文件中录入了。

跟踪共享工作簿中的修订
适用于: Microsoft Excel 2010
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全部显示通过修订可以跟踪、维护和显示有关对共享工作簿所做修订的信息。

本文内容
修订概述
打开工作簿的修订
工作时突出显示修订
查看修订
接受或拒绝修订
查看历史记录工作表
Excel 不跟踪或突出显示的修订
关闭工作簿的修订
修订概述
使用修订可以在每次保存工作簿时记录工作簿修订的详细信息。

此修订记录可帮助您标识对工作簿中的数据所做的任何修订，您可以接受或拒绝这些修订。

几个用户编辑一个工作簿时修订特别有用。

在以下情况修订也很有用：将某个工作簿提交给审阅者进行批注，然后将所做批注合并到该工作簿的一个副本中，以便整合要保留的修订和批注。

修订的工作方式
修订仅在共享工作簿中可用。

实际上，在打开修订时，工作簿会自动变为共享工作簿。

虽然共享工作簿通常存储在可供其他用户访问的位置，但是您也可以在共享工作簿的本地副本中跟踪修订。

在共享工作簿中进行修订时，您可以直接在工作表或单独的历史记录工作表中查看修订记录。

无论在哪种工作表中，您都可以即时审阅每项修订的详细信息。

例如，您可以看到修订者、修订类型、修订时间、受影响的单元格以及添加或删除的数据。

在使用修订时，应考虑下列因素：
修订不同于撤消和备份您可能希望修订操作先创建工作簿的备份副本再进行修订，也可能希望所做修订都可以撤消。

遗憾的是，无论是撤消修订还是还原早期版本的工作簿，都不能使用修订记录来取消修订。

但是，历史记录工作表包含所有已删除数据的记录，这样，您可以将已删除的数据重新复制到共享工作簿中的原始单元格。

由于修订不能帮助您还原早期版本的工作簿，因此，仍应备份可以修订的工作簿。

不对某些类型的修订进行跟踪系统会跟踪对单元格内容所做的修订，但不会跟踪其他修订（如格式设置更改）。

某些Microsoft Excel 功能在共享工作簿中不可用，因此无法对这些功能进行跟踪。

只保留特定时间间隔的修订记录当打开修订时，修订记录会保留30 天，以便管理工作簿的大小。

但是，您可以根据需要增加或减少要将修订记录保留的天数。

要无限期地保留修订记录，可以指定任意天数。

还可以定期复制历史记录信息。

系统会定期删除修订记录 Excel 通过从当前日期向前统计来确定保留的修订记录。

每当您关闭工作簿时，Excel 会删除早于最后一次保存工作簿时有效天数的任何修订记录。

例如，如果将修订记录保留30 天，并且在两个月中首次打开工作簿，您将能够查看过去两个月的历史记录。

但是，在关闭该工作簿时，会删除前面30 天（31 到60 天）的历史记录。

重要提示关闭修订或停止共享工作簿时，会永久删除所有修订记录。

使用修订的方法
Excel 提供下列方法来访问和使用存储的修订记录。

屏幕突出显示 Excel 可用不同颜色勾勒每个用户的修订内容，并在将指针停留在每个修订单元格上时以批注形式显示基本详细信息。

当工作簿的修订很少或者您想大致查看一下已修订的内容时，屏幕突出显示很有用。

日志冲突跟踪 Excel 可以显示单独的一张历史记录工作表，其中列出了修订详细信息的可打印列表，您可以对该列表进行筛选以查找关注的修订。

当工作簿包含许多修订或者您要研究一系列修订的具体内容时，历史记录工作表很有用。

审阅修订使用Excel，您可以按顺序分步审阅修订，以便决定是否接受或拒绝每项修订。

当要评估来自其他用户的批注时，此方法很有用。

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打开工作簿的修订
1.在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“共享工作簿”。

2.在“共享工作簿”对话框中的“编辑”选项卡上，选中“允许多用户同时编辑”复选框。

提示还将允许工作簿合并。

3.单击“高级”选项卡。

4.在“修订”下，单击“保存修订记录”，然后在“天数”框中键入要保留修订记录的天数。

注意默认情况下，Excel 将修订记录保留30 天并永久清除早于该天数的任何修订记录。

若要将修订记录保
留30 天以上，请输入一个大于30 的数字。

5.单击“确定”，如果系统提示您保存工作簿，请单击“确定”保存工作簿。

注意通过设置“突出显示修订”对话框（若要显示此对话框，请在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“修订”，然后单击“突出显示修订”）中的选项打开修订时，还将共享工作簿。

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工作时突出显示修订
如果在工作时突出显示修订，Excel 会用突出显示颜色标记任何修订（例如更改、插入和删除）。

1.在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“修订”，然后单击“突出显示修订”。

2.在“突出显示修订”对话框中，选中“编辑时标记修订”复选框。

如果选中此复选框，则会共享工作簿并突出显示您或其他用户所做的修订。

3.选中“突出显示的修订选项”下的“时间”复选框，然后在“时间”列表中单击所需的选项。

4.若要指定希望为哪些用户突出显示修订，请选中“修订人”复选框，然后在“修订人”列表中单击所需的选项。

5.若要指定希望突出显示的修订所在的工作表区域，请选中“位置”复选框，然后在“位置”框中键入工作表区域
的单元格引用。

提示还可以单击“位置”框右端的“压缩对话框”按钮
，然后选择要在工作表上使用的区域。

完成后，再次单击“压缩对话框”按钮即可显示整个对话框。

6.确保选中“在屏幕上突出显示修订”复选框。

7.单击“确定”。

如果出现提示，请保存工作簿。

8.在工作表上进行所需的修订。

注意系统不跟踪某些修订（如格式设置），因此不会使用突出显示颜色进行标记。

停止突出显示修订
当不再需要突出显示修订时，可以关闭突出显示修订。

1.在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“修订”，然后单击“突出显示修订”。

2.在“突出显示修订”对话框中，清除“编辑时标记修订”复选框。

提示也可以关闭修订以停止和删除更改突出显示。

有关详细信息，请参阅关闭工作簿的修订部分。

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查看修订
1.在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“修订”，然后单击“突出显示修订”。

注意如果未选中“编辑时标记修订”复选框，则说明Excel 尚未为工作簿记录任何修订记录。

2.若要选择希望看到的修订，请执行下列操作：
•若要查看已跟踪的所有修订，请选中“时间”复选框，单击“时间”列表中的“全部”，然后清除“修订人”和“位置”复选框。

•若要查看某个特定日期之后所做的修订，请选中“时间”复选框，单击“时间”列表中的“起自日期”，然后键入要查看相应修订的最早日期。

•若要查看特定用户所做的修订，请选中“修订人”复选框，然后在“修订人”列表中单击要查看其修订的用户。

•若要查看特定单元格区域的修订，请选中“位置”复选框，然后键入该工作表区域的单元格引用。

提示还可以单击“位置”框右端的“压缩对话框”按钮
，然后选择要在工作表上使用的区域。

完成后，再次单击“压缩对话框”按钮即可显示整个对话框。

3.若要指定希望查看修订的方式，请执行下列操作：
•若要在工作表上突出显示修订，请选中“在屏幕上突出显示修订”复选框。

提示这使您能通过将指针停留在突出显示的单元格上来查看有关修订的详细信息。

若要在单独的工作表中创建修订的列表，请选中“在新工作表上显示修订”复选框以显示历史记录工作表。

注意此复选框仅在打开修订并保存包含至少一个可跟踪的修订的文件之后才可用。

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接受或拒绝修订
1.在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“修订”，然后单击“接受或拒绝修订”。

2.当弹出对话框提示保存工作簿时，请单击“确定”。

3.在“接受或拒绝修订”对话框中，请执行下列操作：
•若要接受或拒绝在特定日期之后所做的修订，请选中“时间”复选框，单击“时间”列表中的“起自日期”，然后键入要审阅其修订的最早日期。

•若要接受或拒绝另一用户所做的修订，请选中“修订人”复选框，然后在“修订人”列表中单击要审阅其修订的用户。

•若要接受或拒绝所有用户所做的修订，请清除“修订人”复选框。

•若要接受或拒绝对特定区域所做的修订，请选中“位置”复选框，然后键入工作表区域的单元格引用。

提示还可以单击“位置”框右端的“压缩对话框”按钮
，然后选择要在工作表上使用的区域。

完成后，再次单击“压缩对话框”按钮即可显示整个对话框。

若要接受或拒绝对整个工作簿所做的修订，请清除“位置”复选框。

4.单击“确定”，然后在“接受或拒绝修订”对话框中审阅有关每项修订的信息。

提示该信息包含受对某项修订采取的操作影响的其他修订。

您可以根据需要滚动查看所有信息。

5.若要接受或拒绝每项修订，请单击“接受”或“拒绝”。

提示历史记录工作表的“操作类型”列将拒绝的修订内容显示为“撤消”或“被拒绝的操作”。

6.如果系统提示您为单元格选择一个值，请单击所需的值，然后单击“接受”。

注意
必须先接受或拒绝某项修订，才能前进到下一项修订。

通过单击“全部接受”或“全部拒绝”，您可以一次接受或拒绝所有剩余的修订。

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查看历史记录工作表
1.在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“修订”，然后单击“突出显示修订”。

注意如果未选中“编辑时标记修订”复选框，则说明Excel 尚未为工作簿记录任何修订记录。

2.选中“突出显示的修订选项”下的“时间”复选框，然后单击“时间”列表中的“全部”。

3.清除“修订人”和“位置”复选框。

4.选中“在新工作表上显示修订”复选框。

5.单击“确定”。

6.在历史记录工作表中，单击列标签旁边的筛选箭头以查找所需的信息。

注意保存工作簿会隐藏历史记录工作表。

要在保存之后查看历史记录工作表，必须通过选中“突出显示修订”对话框中的“在新工作表上显示修订”复选框再次显示历史记录工作表。

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Excel 不跟踪或突出显示的修订
修订可以记录对单元格内容所做的更改，包括移动和复制数据引起的更改，也包括行和列的插入和删除。

但是，Excel 不记录以下类型的修订： 取消跟踪的修订 可选项
修订工作表名称 工作表名称修订不在工作表选项卡上突出显示，但会在历史记录工作表中进行跟踪。

插入或删除的工作表 跟踪在插入工作表之后对该工作表所做的修订，但是仅在历史记录工作表中跟踪插入本
身。

设置了格式的单元格或数据 无。

隐藏或取消隐藏行或列 无。

附加或修订的批注 无。

因为公式计算新值而修订的单元格 要查找因重新计算而修订的单元格，可以使用“公式”选项卡上的“公式审核”组中的审核工具。

未保存的修订 可以在做出修订时突出显示这些修订，但修订只有在保存之后才能显示在历史记录工作表
中。

注意 修订仅在共享工作簿中可用。

因此，不跟踪共享工作簿中不可用功能的修订。

只有在停止共享工作簿时才可访问下列功能。

不可用的功能 可选项
插入或删除单元格块 可以插入整行和列。

删除工作表 无。

合并单元格或拆分合并的单元格 无。

添加或更改条件格式 现有的条件格式继续显示为单元格值修订，但是不能更改这些格式或重新定义这些
条件。

添加或更改数据有效性 在键入新值时继续验证单元格有效性，但不能更改现有数据有效性设置。

创建或更改图表或数据透视图报表 可以查看现有图表和报表。

插入或更改图片或其他对象 可以查看现有图片和对象。

插入或更改超链接 现有超链接继续有效。

使用绘图工具可以查看现有绘图和图形。

分配、更改或删除密码现有的密码仍有效。

保护或取消保护工作表或工作簿现有的保护仍有效。

创建、更改或查看方案无。

组合或分级显示数据可以继续使用现有分级显示。

插入自动分类汇总可以查看现有分类汇总。

创建模拟运算表可以查看现有模拟运算表。

创建或更改数据透视表可以查看现有报表。

编写、记录、更改、查看或分配宏可以运行不访问不可用功能的现有宏。

可以将共享工作簿操作记录到存储在另一非
共享工作簿中的宏。

添加或更改Microsoft Excel 4.0 对话
无。

框工作表
更改或删除数组公式现有数组公式会继续正确计算。

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关闭工作簿的修订
关闭修订不会删除修订记录。

若要保留此信息的副本，请执行下列操作，以打印历史记录工作表或将其复制到另一个工作簿：
1.在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“修订”，然后单击“突出显示修订”。

2.选中“突出显示的修订选项”下的“时间”复选框，然后单击“时间”列表中的“全部”。

3.清除“修订人”和“位置”复选框。

4.选中“在新工作表上显示修订”复选框。

5.单击“确定”。

6.执行下列一项或多项操作：
•打印历史记录工作表。

若要执行此操作：
1.单击“文件”选项卡，再单击“打印”，选择所需的打印选项，然后单击“打印”按钮。

2.单击其他任一选项卡以返回到文件中。

若要将修订记录复制到另一工作簿，请选择要复制的单元格，单击“复制”（位于“开始”选项卡上的“剪贴板”
组中）或按Ctrl+C，切换到另一工作簿，单击要复制到的位置，然后单击“粘贴”（位于“开始”选项卡上的“剪贴板”组中）或按Ctrl+V。

提示在复制或打印修订记录时，您可能还希望单独保存或打印共享工作簿的副本。

如果您或其他用户还在对
工作簿进行修订，则复制的修订记录可能不再适用。

例如，复制的修订记录中的单元格位置或行号可能不再是
最新的。

7.在“审阅”选项卡上的“更改”组中，执行下列操作之一：
•如果共享工作簿受保护，请单击“撤消对共享工作簿的保护”。

如果收到提示，请输入密码，再单击“确定”。

如果共享工作簿未受保护，请单击“共享工作簿”，然后单击“高级”选项卡上的“不保存修订记录”。