PMS管理手册

PMS管理手册

速伯艾特（北京）国际酒店管理有限公司

2009年9月

第一章前台管理

第一节预订管理

1.1 散客预订

1.总台在收到各项预订，应在15分钟内将相应的预订信息输入PMS系统。

2.预订单信息必填项目：

住客姓名、抵店日期、离店日期、房间类型、房间数、保留时间、房价代码、联系电话。

3.将客人要求填入预订单的“特殊要求”栏。

1.2 团体预订

1.总台在收到团体预订，应在30分钟内将相应的预订信息输入PMS系统。

2.预订单信息必填项目：

团体名称、抵店日期、离店日期、房间类型、房间数、房价代码、订房人信息、订房人

联系电话。

3.将接待人相关信息填入预订单的“接待备注”。

第二节接待管理

2.1 散客步入登记

登记信息必填项目：

客人姓名、离店日期、房价代码、证件种类、证件号码。

2.2 散客预订入住

1.必须核对预订单与入住客人的信息是否一致。

2.填写相关必要的登记信息。

2.3 团体预订入住

1.在团体抵店半小时前完成排房。

2.提前做好房卡。

注意事项：

1．入住登记时，需明确鉴别“客人来源”和“市场类别”，否则将影响数据分析的准确性。

2．散客团及团体入住后，应在15分钟内将“帐户设置”界面中，“散团包费”或“团体包费”填写完整。

第三节收银管理

3.1 收取押金

1.必须明确入帐“项目”分类。

2.录入界面“单号”为必填项目。

3.办理信用卡预授权应在“帐户设置”的“收银备注”栏内填入“预授权号”、“预授权

发生日期”和“发生金额”。

3.2 收人民币

收取人民币用于客人购买小商品或其它零星消费，在“入帐”界面中，“项目”栏选定“人民币收费”，“金额”栏填入金额，此数据在收银入帐报表中体现，属直接消费类收入一般情况不予退给客人。

3.3 退人民币押金

在“入帐”界面中，“项目”栏选定“人民币押金”，“金额”栏填入负数金额，此数据在押金报表中体现，同时在收银入帐报表中体现。

3.4 退人民币

在“入帐”界面中，“项目”栏选定“人民币退款”，“金额”栏填入负数金额，此数据在押金报表中不体现，在收银入帐报表中体现。

3.5 退信用卡押金

在“入帐”界面中，“项目”栏选定“信用卡押金”，“金额”栏填入负数金额，此数据在押金报表中体现，同时在收银入帐报表中体现。

3.6 退信用卡收费

在“入帐”界面中，“项目”栏选定“信用卡收费”，“金额”栏填入负数金额，此数据在押金报表中不体现，在收银入帐报表中体现。

3.7 信用卡授权

在“帐户设置”窗口作“信用授权”设置，可以有多次的信用授权，总计的金额作为客人总的信用限额

客人信用限额总额会在“在住客单”显示

如果客人有消费且消费金额超过信用限额，其“信用限额总额”会在“超额催收报表”体现

可以通过“信用授权报表”查看信用授权汇总

3.8 结帐退房

1.“帐户明细”必须核对项目：

房号、接待备注、收银备注、结算方式、帐户余额

2．“工作帐”结算

在每班结束工作，进行交班交接前，须结清本班开启的工作帐。

3.9 房金录入

1．补收房金

补收房金用于在夜核后6：00前入住帐户，此项目正常情况为系统默认项。

2．手工房金

手工房金用于非常规房金录入，即对房金有所调整时使用此项目，此项目需手工选择。

3.10冲减夜审房金

1．在“帐务处理”窗口新开工作帐，在“入帐”界面，“项目”栏中选定“夜审房金”，在“金额”栏填入负数金额。

2．在“入帐”界面，“项目”栏中选定“人民币退款”，在“金额”栏填入负数金额。3．此金额在收银入帐报表中体现。

第四节客房管理

1.客房常用房态管理使用“未洁房”和“清洁房”两种形式管理客房房态。

2.每日客房人员下班前须彻底检查特殊房间状态，如维修房。

3.“维修房”单指短期维修。不影响住房率计算基数。

4.“停用房”指长期关闭，两个月内计划不予启用。影响住房率计算基数。

第二章夜间审核

夜间审核（稽核）是在一个营业日结束后，对所有发生的交易进行审核、调整、对帐，计算并过入房租，统计汇总，编制夜核报表，备份数据，结转营业日期的一个过程夜核员的主要工作是通过手工复核的形式，核对原始单据与电脑数据的异同

夜核的工作对象是前台收银员以及各营业部门交来的单据、报表等资料，其工作目标是通过对这些单据、报表深入细致的查对，纠正错弊、追查责任，以保证当天酒店收益的真实、正确、合理和合法。因此，要求夜核员必须具有发现错弊、查找根源的丰富经验；审核单据、计算汇总的基本技能以及兢兢业业、一丝不苟的工作态度

◆夜审流程的主要工作：

夜审前准备工作

打印夜审前报表

审核客人帐单（预收款、应收款、杂项收费单、点菜单、房价、帐单、信用卡卡单、返佣、应收帐款及报表）

纠正错误帐单

过夜审

信用卡POS机轧帐

打印夜审后报表

打印【营业综合报表】

核对报表，结束夜核

第一节夜审前准备工作

一、接管和清点备用金、保险柜钥匙、当班收入的现金和信用卡及相关单据

二、检查有无各个部门送来的尚未输入电脑的单据；如果有，将这些单据一一输进电脑，并

按房间号放入各自的帐夹里

三、检查当日所有出勤的前台收银员是否已全部交来收银员投帐（收银员需送的报表见【前

台收银操作守则】）

四、核查当日所有出勤的前台收银员结帐的帐单

1.核查客人入住和离店的时间，房租是否全部计入，应收未收半天租或全天房租的

是否有规定的审批手续

2.检查客人在酒店内的所有消费是否全部记入帐单内，特别是餐费、商务消费等

3.核查转帐或挂帐结算（转应收、转结算中心等）的帐单是否符合有关规定

4.核查信用卡结算单据是否符合规定手续

5.核查支票结算单据是否符合规定手续

6.核查职员帐结算是否符合规定手续