照片档案整理方法
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照片档案整理方法
照片档案整理流程
• 收集—挑选照片—排列—编号—拟写 说明—张贴—编页码—著录—打印目 录—贴侧标签
第一步、收集
收集范围:记录本单位主要职能活动和重要 工作成果的照片。
*领导人和著名人物参加与本单位有关的 重大公务活动的照片；
*本单位组织或参加的重要外事活动；
*记录本单位重大事件、重大事故及其他异 常情况和现象的照片;
*其他具有保存价值的照片。
第一步、收集
• 收集要求： 应按照规定向本单位档案室或档案工作人员
归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有 ；
归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套保 存（封存保管、供查阅利用、异地保存）。
• 收集时间：
• 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应 及时整理，向档案室归档（—般在3个月内，并 尽量不跨年度）。
照片，组成2册。
1999年
2000年
2001年
……
第
第
1
2
册
册
如果照片数量不多，可以一个年度组成 1册，或者几个年度的照片组成1册。
第四步、编号
• 按“类别号—册号—张号”的模式
• F 1—3.1
•
张号（第三册的第一张）
•
册号（第三册照片档案）
•
一级属类（照片档案）
•
大类代字（声像档案）
照片号的格式
第三步、排列
• 例：在第2册内第一组照片有10张
•
F 1 — 2 ·1
•
………
•
F 1 —2 ·10
•
在第2册内第二组照片有9张照片，延
续第一组的照片编号，
•
F 1 —2 ·11
•
………
•
F 1 — 2 ·19
•
第2册排满照片后，再排第3册。
• 一组照片不可以排在两册中。
照片 这是一家企业收集到的所有照片。
照片
1999年 2000 2001年 2002年 …… 年
将照片按不同的年度分开。如果每个年度的照片不 多，在年度内可以不分问题，直接按照片形成时间排列
归档。
照片
1999年 2000 2001年 2002年 …… 年
企业概况 产品、商标 宣传营销 企业文化
……
如果每个年度的照片较多，对同一年度的照片按问 题分开。
• 照片号：是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺 序的一组字符代码，例如:机关的档案分类中照片的编号 方法，F1—1·1
• 参见号：参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体 档案的档号。
• 时 间：照片的拍摄时间 • 填写格式：2006年4月10日写成20060410。 • 摄影者：摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。 • 文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景
F 1 — 1.3
张号：第3张 册号：第1册 类别号：照片档案
类别号：档案分类表中表示照片档案的代号。
照片号的格式
F 1 — 1.3
张号：第3张 册号：第1册 类别号：照片档案
册号：按排列顺序对照片册从“1”开始编制的流水号。
照片号的格式
F 1 — 1.3
张号：第3张 册号：第1册 类别号：照片档案
竖式说明的粘贴方法
横式说明的粘贴方法
▪ （三）照片的粘贴方法
装订线
实例：芯页正面
总说明
每张照片 说明
页码
照片
▪ （三）照片的粘贴方法 实例：芯页背面
装订线 每张说明 照片
第七步、编页码
在照片档案薄正面的右上角、 背面的左上角盖页码，目录页不
用编页码。
第八步、著录
• 照片名称：根据本组照片的内容，由整理者拟出的标题 名称。
、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息 ；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项 亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应 注明照片版权、来源等。
第八步:著录
第九步、打印目录（一式二份）
照片档案卷内目录
类别号
F1
案卷号
1
照片号
照
片
题
名
拍摄 时间
照片 所在 页号
• 2、时间 • 3、地点 • 4、主要人物 • 5、基本内容 • 6、注明本组照片共多少张照片。 • 整理时，用白纸（尺寸可大于3R照片）将上述内
容打印，贴在这组照片的上方
第五步、拟写说明
• 以每张照片为单位拟写小说明 • 位置：在照片的右侧、左侧或正下方
第六步、张贴
• 用白乳胶，正反两面粘贴照片 • 整齐美观 • 留位张贴总说明和小说明
• 2、每专题（组）照片排列张号。
•
例：在第1册内第一组照片有15张
•
F 1 — 1 ·1
•
………
•
F 1 — 1 ·15
第三步、排列
• 在第1册内第二组照片有6张照片，延续第 一组的照片编号，•F 1 — 1 ·16
•
………
•
F 1 — 1 ·21
• 在第1册内排满照片后，再排第2册。第2册 的照片张号必须从1开始。
影像不清 晰，不要 归档。
第三步、排列
• 按“年度—问题”进行分类，在同一年度 内按照片的问题结合形成时间排列。
• 注意：不要求区分保管期限，仅分为归档 与不归档两部分，归档的照片保管年限为 长期以上。
第三步、排列
• １、按形成时间—专题（组）排列。
• 即将本单位的所有照片收集后，先排最早的年度 ，然后在一年内先排最早的某个活动或某个会议 的照片。
第二步、挑选照片
对反映同一内容的若干张照片， 应选择其主要照片归档。主要照片 应具备主题鲜明、影像清晰、画面
完整、未加修饰剪裁等特点。
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主题不鲜 明，可不
归档。
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构图重复， 可选其一。
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张号：格式一中的“张号”是指在一本照片册内 对照片按排列顺序从“1”开始编制的流水号；
格式二中的“张号”是指在一个立档单位内对照 片按排列顺序从“1”开始编制的流水号。
第五步、拟写说明
• 以一组照片为单位拟写总说明。 • 总说明的内容： • 1、标题——根据本组照片的内容，由整理者拟出
标题。标题要概括出这组照片的基本内容，并作 为照片档案卷内目录的著录条目。
照片
1999年 2000 2001年 2002年 …… 年
企业概况 产品、商标 宣传营销 企业文化
……
如果每个年度的照片较多，对同一年度的照片按问 题分开。
1999年
2000年
2001年
……
第第第
123 册册册
第第
45 册册
第第
67 册册
如果照片数量较多，可以一个年度组
成数册。比如，1999年的照片，共组成3 卷。 2000年的照片，组成2册。 2001年的
照片档案整理流程
• 收集—挑选照片—排列—编号—拟写 说明—张贴—编页码—著录—打印目 录—贴侧标签
第一步、收集
收集范围:记录本单位主要职能活动和重要 工作成果的照片。
*领导人和著名人物参加与本单位有关的 重大公务活动的照片；
*本单位组织或参加的重要外事活动；
*记录本单位重大事件、重大事故及其他异 常情况和现象的照片;
*其他具有保存价值的照片。
第一步、收集
• 收集要求： 应按照规定向本单位档案室或档案工作人员
归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有 ；
归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套保 存（封存保管、供查阅利用、异地保存）。
• 收集时间：
• 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应 及时整理，向档案室归档（—般在3个月内，并 尽量不跨年度）。
照片，组成2册。
1999年
2000年
2001年
……
第
第
1
2
册
册
如果照片数量不多，可以一个年度组成 1册，或者几个年度的照片组成1册。
第四步、编号
• 按“类别号—册号—张号”的模式
• F 1—3.1
•
张号（第三册的第一张）
•
册号（第三册照片档案）
•
一级属类（照片档案）
•
大类代字（声像档案）
照片号的格式
第三步、排列
• 例：在第2册内第一组照片有10张
•
F 1 — 2 ·1
•
………
•
F 1 —2 ·10
•
在第2册内第二组照片有9张照片，延
续第一组的照片编号，
•
F 1 —2 ·11
•
………
•
F 1 — 2 ·19
•
第2册排满照片后，再排第3册。
• 一组照片不可以排在两册中。
照片 这是一家企业收集到的所有照片。
照片
1999年 2000 2001年 2002年 …… 年
将照片按不同的年度分开。如果每个年度的照片不 多，在年度内可以不分问题，直接按照片形成时间排列
归档。
照片
1999年 2000 2001年 2002年 …… 年
企业概况 产品、商标 宣传营销 企业文化
……
如果每个年度的照片较多，对同一年度的照片按问 题分开。
• 照片号：是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺 序的一组字符代码，例如:机关的档案分类中照片的编号 方法，F1—1·1
• 参见号：参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体 档案的档号。
• 时 间：照片的拍摄时间 • 填写格式：2006年4月10日写成20060410。 • 摄影者：摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。 • 文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景
F 1 — 1.3
张号：第3张 册号：第1册 类别号：照片档案
类别号：档案分类表中表示照片档案的代号。
照片号的格式
F 1 — 1.3
张号：第3张 册号：第1册 类别号：照片档案
册号：按排列顺序对照片册从“1”开始编制的流水号。
照片号的格式
F 1 — 1.3
张号：第3张 册号：第1册 类别号：照片档案
竖式说明的粘贴方法
横式说明的粘贴方法
▪ （三）照片的粘贴方法
装订线
实例：芯页正面
总说明
每张照片 说明
页码
照片
▪ （三）照片的粘贴方法 实例：芯页背面
装订线 每张说明 照片
第七步、编页码
在照片档案薄正面的右上角、 背面的左上角盖页码，目录页不
用编页码。
第八步、著录
• 照片名称：根据本组照片的内容，由整理者拟出的标题 名称。
、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息 ；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项 亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应 注明照片版权、来源等。
第八步:著录
第九步、打印目录（一式二份）
照片档案卷内目录
类别号
F1
案卷号
1
照片号
照
片
题
名
拍摄 时间
照片 所在 页号
• 2、时间 • 3、地点 • 4、主要人物 • 5、基本内容 • 6、注明本组照片共多少张照片。 • 整理时，用白纸（尺寸可大于3R照片）将上述内
容打印，贴在这组照片的上方
第五步、拟写说明
• 以每张照片为单位拟写小说明 • 位置：在照片的右侧、左侧或正下方
第六步、张贴
• 用白乳胶，正反两面粘贴照片 • 整齐美观 • 留位张贴总说明和小说明
• 2、每专题（组）照片排列张号。
•
例：在第1册内第一组照片有15张
•
F 1 — 1 ·1
•
………
•
F 1 — 1 ·15
第三步、排列
• 在第1册内第二组照片有6张照片，延续第 一组的照片编号，•F 1 — 1 ·16
•
………
•
F 1 — 1 ·21
• 在第1册内排满照片后，再排第2册。第2册 的照片张号必须从1开始。
影像不清 晰，不要 归档。
第三步、排列
• 按“年度—问题”进行分类，在同一年度 内按照片的问题结合形成时间排列。
• 注意：不要求区分保管期限，仅分为归档 与不归档两部分，归档的照片保管年限为 长期以上。
第三步、排列
• １、按形成时间—专题（组）排列。
• 即将本单位的所有照片收集后，先排最早的年度 ，然后在一年内先排最早的某个活动或某个会议 的照片。
第二步、挑选照片
对反映同一内容的若干张照片， 应选择其主要照片归档。主要照片 应具备主题鲜明、影像清晰、画面
完整、未加修饰剪裁等特点。
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主题不鲜 明，可不
归档。
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构图重复， 可选其一。
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张号：格式一中的“张号”是指在一本照片册内 对照片按排列顺序从“1”开始编制的流水号；
格式二中的“张号”是指在一个立档单位内对照 片按排列顺序从“1”开始编制的流水号。
第五步、拟写说明
• 以一组照片为单位拟写总说明。 • 总说明的内容： • 1、标题——根据本组照片的内容，由整理者拟出
标题。标题要概括出这组照片的基本内容，并作 为照片档案卷内目录的著录条目。
照片
1999年 2000 2001年 2002年 …… 年
企业概况 产品、商标 宣传营销 企业文化
……
如果每个年度的照片较多，对同一年度的照片按问 题分开。
1999年
2000年
2001年
……
第第第
123 册册册
第第
45 册册
第第
67 册册
如果照片数量较多，可以一个年度组
成数册。比如，1999年的照片，共组成3 卷。 2000年的照片，组成2册。 2001年的