国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支
国际商务文秘
1.1秘书的作用国际(专业)职业秘书组织对秘书的定义为精通办公技能，有独立工作能力，善于创新、判断，在权限范围内做出决定。
然而，在历史上秘书仅仅被当作一个处理杂物的，做看管文档和处理一些行政工作。
当前，秘书的地位在过去的50年有了很大的改变。
随着重复的工作被办公设备处理，现在秘书在有更多可能来进行管理和监督工作。
也使得秘书能作为一个团队的秘书为更多的人服务，也是秘书的工作更为有趣，重要。
职责分配在于秘书的能力，兴趣，他/她对公司的了解，还有公司对秘书的提升。
本书会详细的举例说明秘书的工作和日常办公，（信息）数据处理，各种交流技领，相关的财务只是以及所需的技能。
1.1秘书的职责秘书处理了大量办公室工作来使得公司正常运转。
执行和协调办公室文书工作。
秘书还应该为员工和客户提供正确的信息。
他们为不同的公司和组织工作。
他们花大量时间来处理信息。
他们接听电话，转接电话，留言，安排会议或预约。
也要为外地的会议做准备（安排行程）。
秘书也可能职员以其他形式为客户服务。
在有些办公室，他们订货或者提供其他方面的客户服务。
秘书用纸和电子文档。
他们从文件中整理信件和数据，进行修正，写信和备忘录。
他们还从其他的信息来源整理数据。
为了做好这些任务，秘书通常从（电子）电脑文档上储存和检查这些资料（存取数据）。
对某些类型的数据，用纸质文档记录数据。
秘书应高效保存管理文档。
在许多办公室自动化办公（用办公设备）已经是的秘书拜托繁重的工作，接受新工作。
他们可以上网搜索资料并写出调查结果。
他们可以用数据处理软件处理项目。
在大的办公室，秘书常用电脑保存文具的存货情况，以便订货。
秘书可以使用各种设备工作。
他们用传真机，复印机和电话分总机。
他们用复合电脑软件来处理表格或者出版工作。
在现代办公设备的帮助下，经理和主管也愿意自己做一些文字处理工作。
秘书对专业成员可以提供一些支持，他们可以充当团队的一员。
图1.1是对一个典型的秘书工作的描述工作介绍职称/工作头衔：秘书工作职责：业务经理薪级：E10日期：2004.5.8职位简述（简介）：安排会议/会晤，接听电话，做记录，还有一些办公室工作，辅助性管理工作和商业事务/并协助上级完成一般的文字和行政业务工作。
浅述是啥意思
浅述是啥意思浅述外企文秘素质随着我国社会主义市场经济体制的不断完善和对外贸易的快速发展，商务秘书队伍迅速壮大，已经成为我国经济建设中不可缺少的重要力量。
商务秘书是在工商企业从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。
全球一体化进程日益加快，要求商务秘书熟悉并运用经济规律和国际准则，能够卓有成效地将其专业素质、工作经验、综合能力等整合运用在商业运作中。
一、文秘的概述及近年来外企的发展对文秘的影响1.1文秘的概述在现代语言中，对秘书的解释是多种多样的。
《现代汉语词典》对秘书的解释是：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
国际职业秘书协会对秘书的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊的助手，他掌握办公室的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给与的权利范围内做出决定。
外企秘书又指涉外秘书，也有称行政助理、行政秘书的。
在外商独资企业中，涉外秘书常称为“private secretary”,此处的“private”一词，并非解释为“私人”,而是解释为“专业”、“专职”.在外商独资企业中，受公司人事部门委派，去某一上司手下工作，接受该上司的直接指挥，而服务、服从于公司整体利益的秘书，其酬金由公司支付，即某一上司的专职秘书。
1.2外企的发展及形势当下的全球经济危机，我国很多企业都面临着裁员和倒闭的危险。
可想而知作为国际经济的枢纽，外企遭遇了金融危机的重创。
所以作为外企现应解决的是积极采取应对措施，迎接金融风暴的挑战。
尽管金融危机给外企带来了巨大的影响，但是外企中员工所积累的应对挑战的经验与工作能力是非常宝贵的。
正所谓“经济危机，危中有机”,经济危机带来的其实未尝不是中国发展的新动力与新机遇。
1.3外企发展对文秘的要求及影响面对经济危机对外企的影响，文秘作为外企的一份子，应具备的不只是有着高学历，更应有着出色的工作能力和职业理念，同时应有着高抗风险能力和与国际接轨的素质。
国际商务秘书1
一、国际商务秘书的概述
• （四）国际商务秘书的分类 • 1、按处理事务性质分类：公务商务秘书和非公务 商务秘书（ 民间秘书和私人秘书）。 • 2、按对领导工作的辅助作用划分： 深层、中层、 浅层；或者决策辅助层、技术操作层和决策执行 层；或者助理级、文书级、执行级、行政级。 • 3、按国际商务秘书工作的内容： 常规事务性秘 书、指派性工作秘书、自主独创性工作秘书
第二节 国际商务秘书的素质要求与 行为规范
• 一、国际商务秘书的知识结构
• 二、国际商务秘书的能力素质 • 三、国际商务秘书的职业道德与作风修养
一、国际商务秘书的知识结构
• （一）基础知识 • （二）辅助管理知识 • （三）专业知识
二、国际商务秘书的能力素质
• （一）表达与沟通的能力 • （二）良好的观察能力和调研能力 • （三）持久的记忆力和灵敏、超前的思维 想像力 • （四）应变能力 • （五）国际商务谈判能力 • （六）操作能力
二、国际商务秘书工作
• • • • （一）国际商务活动的基本特点： 交易性，利益性，竞争性。 （二）国际商务秘书工作的特点： 辅助性，中介性，综合性，机要性。
二、国际商务秘书工作
• • • • （三）国际商务秘书的工作原则 保密，准确，迅速。 （四）国际商务秘书工作的方法 秘书协调方法，督促检查方法，信息沟通 方法，公文撰拟方法，工作进程调度方法， 工作时间调度方法。
• 第三节 国际商务秘书的面试和工作入门
第一节 国际商务秘书与国际商务秘 书工作
• 一、国际商务秘书的概述
• 二 、国际商务秘书工作
一、国际商务秘书的概述
• • • • （一） 秘书的内涵： 其一，秘书是一种社会职业。 其二，秘书主要是为领导服务的人员。 （二） 西方学者关于商务秘书工作内容的 阐述。
商务秘书概论最终版
商务秘书概论1．商务秘书的涵义商务秘书是在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理各类商业性事物的秘书人员，是秘书队伍中的一个重要类型。
2．商务秘书工作的特征：商务化特征；从属性特征；机要性特征；被动性特征；事务性特征；女性化特征。
3．商务秘书工作内容：撰拟于办理商务文书；办理会务；调查研究；协调工作；商务接洽。
4．商务秘书工作的基本原则：准确周密的原则；迅速及时原则；安全保密原则；精简务实原则。
5.商务秘书的政治素质（1）道德素质：秘书的道德素质主要是指在思想意识和道德品质方面的自我教育，教育的过程是在心灵深处反省、检查，不断吐故纳新的过程。
1)道德修养素质：最根本的是要树立正确的人生观和价值观，树立全心全意为人民服务的观念，要有集体主义团队精神，克服利己主义和拜金主义意识；2)道德情感素质：培养高尚而强烈的道德情感，对于和谐与领导、同事、客户的关系，创造良好的工作气氛，具有重要意义。
（2）职业修养：职业修养是人们在一定的职业活动中的行为规范。
商务秘书的职业修养是规定商务秘书在职业活动中的行为规范。
①忠于职守，热爱本职；②服从领导，当好参谋；③谦和待人，热情服务；④遵纪守法，廉洁奉公；⑤埋头苦干，敬业奉献；⑥谦虚谨慎，办事公道；⑦恪守信用，严守机密；⑧实事求是，勇于创新6．情商，智商，工作能力的关系（1）情商简称EQ，是美国哈佛大学心理学系教授丹尼尔〃戈尔曼在1995年出版的《情感智力》一书中提到的。
指的是良好的道德情操，是乐观幽默的品性，是面对并克服困难的勇气，是自我激励、自信、持之以恒的韧性，是同情、理解和关心他人的善良，是善于与他人相处并能把握自己和他人情感的能力等。
情商是通往成功的必备素质，丹尼尔〃戈尔曼认为个人的成功智商优劣占20%，情商优劣占80%。
（2）智商，简称IQ，是科学测定智力所获得的数据，用以表示智力水平的高低。
计算方式如下：IQ（智商）=MA（智力年龄）/MA（实际年龄）*1007.处理好与领导的关系应遵守的原则：服从而不盲从的原则；尊重而不庸俗的原则；主动工作而不“越位”的原则。
会议准备_秘书基础
会议准备_秘书基础会议准备1．会议的主题和议题会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。
确定主题时，一是要结合本部门或本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。
议题则是对主题的细化。
2．会议名称会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中，有的还可以包括时间、范围等，如“风光旅行有限公司XX年业务恳谈会”。
3．会议议程与日程会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。
编制会议议程表时要注意：了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。
日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上3个单元时间安排，并将会议议题具体化。
4．选择会址选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。
选择时要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有2～3m的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。
会议准备相关内容:会议的名词解释和会议注意事项及会议的准备会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。
作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有...节约时间：明确开会的目的对于时间的宝贵，高级行政人员并不需要指导；毕竟，他们都知道时间就是金钱。
然而管理咨询公司marakonassociates的合伙人迈克尔•曼金斯（michaelmankins）认为，很多大公司并不真正懂得如何安排老总们在一起的时间。
浅析如何做好乡镇办公室文秘工作“一张笑脸相迎，一把椅子让座，一杯热茶暖心，一句好话送行”。
这是我担任长官镇办公室秘书以来每天用实际行动践行和证实着的道理。
1-4商务秘书概述
你对商务秘书的认识……
• 心目中的你： 请评出你认为最适合做商务秘书的五 个特征，并说出你的理由。
什么样的人适合做商务秘书？
• 个人条件 • 个性要求 • 品质要求
（一） 个人条件
• 学历 • 性别 男人适合做商务 男人适合做商务 秘书工作吗 工作吗？ 秘书工作吗？
讨论： 讨论：
• • • • • 年龄 外貌 体质 视力 听力
（二）个性要求
• • • • • • 守时 谨慎 热情 合群 服从 自信 • • • • • 机智 勤快 整洁 自制 兴趣
（三）品质要求
• • • • • • 忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊
具备的能力：
• 办事能力 操作能力、写作能力、阅读概括、编辑 校对、统计分析 • 沟通能力 交际能力、 口头表达能力、协调能力、 组织能力
专业技能：
• • • • • 打字 速记 写作 编辑 归档 • • • • 统计 复制 使用电讯设备 操作电脑
商务秘书的主要工作：
• • • • • 辅助决策 信息 文书 会务 文书立卷 • • • • 档案管理 查办 勤政事务 上司交待的其他 工作
商务秘书：
年轻貌美身体好，
能干会说不贪功！
第一讲 你适合做商务秘书吗？ 你适合做商务秘书吗？
主要内容： 主要内容：
• 什么样的人员适合做商务秘书？ • 商务秘书需要具备怎样的能力？ • 商务秘书需要掌握的专业技能？ • 商务秘书的主要工作内容？
• 秘书的内涵
国际职业秘书组织（Professional Secretaries International)，给秘书所下的定 义是：“秘书是一位特殊的助手，他具有 熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即 能主动负责、积极进取、果断干练，能在 授权范围内作出正确决定。
国际商务秘书项目介绍.doc
国际商务秘书工程介绍国际商务秘书工程介绍国际商务：在各类商务机构中，协助主管领导，处理各种国际业务的根底工作和商务机构的行政事务。
高级国际商务秘书：在各类商务机构中，根据岗位授权，协助主管领导，亲自处理或组织专业团队处理各种国际业务的根底工作和商务机构的行政事务。
入世后随着我国从事国际贸易企业的数量大幅增加，企业组成结构也发生了重大转变，大批中小企业、民营企业、制造业企业、国内零售企业大规模纷纷入盟外贸行业，众多新获得进出口经营权的企业都希望在短时间内将自身的业务扩大，高素质、专业化的外经贸专业人才已成为企业参与国际业务竞争的必备的因素，外经贸企业对专业人才需求规模骤升，对业务人员的专业化要求也更加丰富，据商务部统计，目前我国外经贸企业各类高级管理人才缺口将近10万人。
国际商务秘书是外贸企业不可或缺的根底人才队伍，其工作内容不但涵盖国际商务的根底业务工作，还包括企业的行政管理工作，其完善的工作能力是业务人员和行政领导开展工作的保证，是外贸企业国际业务的“加速器”，是国际贸易企业重要的根底人才。
高级国际商务秘书是外贸企业国际业务团队的高级执行人才，其工作内容不但涵盖国际商务的业务范畴，还包括企业的行政管理范畴;其工作能力不但需要执行具体业务行为，还需要领导专业秘书团队开展工作。
这一工作内容远远超出了传统秘书的`概念，他的工作可省却机构领导大量事务性工作，是外贸企业核心竞争力的“倍增器”，是国际贸易企业重要的业务骨干。
为适应这一人才需求，商务部中国对外贸易经济合作企业协会在广泛调研的根底上，针对国际贸易企业行政管理部门领导，推出了专业认证“国际商务秘书及高级国际商务秘书考试”工程。
商务部中国对外贸易经济合作企业协会(China Shippers' Association，简称“外经贸企协”)。
国家商务部为其直接领导。
根据《中华人民共和国对外贸易法》有关规定，外经贸企协以全国外贸、外经、工贸、科贸等各类进出口企业为效劳主体;专业从事外经贸企业改革与开展、研究与实践等工作。
商务秘书概论复习资料
商务秘书是秘书的一个分支。
在正常情况下，商务秘书应向领导请示或汇报工作，按照他们的意图开展工作。
信息检索过程的本质，就是对信息检索工具的利用过程。
发文办理的第一个环节是拟稿。
文件保密包括绝密、机密和秘密几个等级的文件、资料的保密。
秘书的道德修养包含道德意识修养和道德情感修养两方面。
公文发文办理包括交拟、核稿、签发、缮印、用印等环节。
语言沟通是建立在语言文字的基础上，可将其细分为口头沟通和书面沟通两种形式。
赞美是人际交往的润滑剂，不仅能改变人际关系，而且能改变一个人的精神面貌和精神世界，鼓励人的斗志。
商务谈判是在遵循价值规律的基础上进行的。
请示不得直接送达领导者个人，也不得夹带在报告中计划正文主体包含目标、措施和步骤“秘书”同教师、律师、护士等一样是一种职业的称呼，在授权范围内，为领导提供辅助性、事务性和决策性服务的专业人员。
代替正本供传阅、参考和备查使用的文本是副本信息初级加工的主要工作，就是对原始信息的分类排序和选择。
根据秘书的职能能力划分，秘书可以分为初级秘书、中级秘书、高级秘书。
公开发布重大事件或重要决定事项用公报。
下列文种属于平行文的是函。
下列受我国《著作权法》保护的客体是工程设计图、产品设计图纸。
知识产权是指公民、法人对自己创造性的智力活动成果依法享有专有权利。
用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份和接洽事项等情况的一种专用书信是介绍信。
商务谈判中最常见和最基本的谈判是价格。
商务秘书应遵循的礼仪原则有平等原则、真诚原则、谦和原则和宽容原则等。
商务秘书应具有善于与领导相处的能力、分析综合能力、培养观察预见能力、勇于创新、、商务谈判策略有价格策略、时间策略、空间策略、情态策略。
发送信息的含义表达不清属于主观障碍。
商务秘书工作考核的原则包括透明原则、公正原则、实用性原则、可行性原则管理中的控制工作包括确定标准、衡量结果、纠正偏差三个基本步骤。
商务秘书进行的所有职能活动都有公共事务操办性特征。
决策是一个动态的过程。
商务文秘知识介绍（二篇）
商务文秘知识介绍商务秘书business secretary 指协助上司处理各类商业性事务，并且负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务，等等。
发展前景随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊人的速度增长。
商务秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可缺少的辅助力量。
随着我国改革开放特别是中国加入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高，他们从官职型向职业型、复合多能型转变。
卓有成效的为企业经理层服务，高标准，高效率的完成本职工作。
而目前全国大多数商务秘书人员没有经过专门的培训和考核，只能维持一般性的文秘工作职责。
很多不具备现代商务秘书应具有的素质。
为了培养具有现代秘书意识和技能，能适应社会主义市场经济发展需要的秘书人才。
为此中国商业联合会从____年开始对全国商务秘书人员进行统一的培训和考核。
商务秘书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。
商务秘书工作内容岗位描述:1.负责安排部门内部会议，并且负责会议记录以及会后的文字整理工作;2.负责日常商务往来的文件翻译工作及其他商务工作，代表公司与购销双方联络。
3.维护与客户的良好关系以及建立持久联系，不断拓宽现有客户的产品渠道，丰富业务内容。
4.承办具体合同谈判以及合同签定后的后续跟踪事宜。
5.一人跟单到底，把合同执行到最后。
岗位要求:1.(根据单位具体情况而定)，大专及以上学历，熟悉办公自动化。
2.善与人沟通，有较强谈判能力。
3.性格细心严谨，稳重塌实，有事业心。
4.有团队合作意识和敬业精神。
国际商务秘书工作主要有以下几个特点：1.辅助性在国际商务活动中，秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下。
国外秘书的种类职级职责和特点
五、国外秘书的素质要求
1美
上司的参谋、助手和记忆库； 2、她负责处理机关中大量繁锁的
事务。 3、她是能代表上司、为人赞赏。
2日本秘书工作要诀
• 1、掌握正确的工作方法 • 2、传达事务婉转巧妙 • 3、行动机敏 • 4、给客人留下好印象
3 日本社会对秘书的素质要求
国外、香港秘书的种类职级、职 责和特点
一、美国秘书的种类
美国政府秘书 美国行政秘书 美国法律秘书 美国公司秘书 美国经理秘书 美国专业秘书
二、美国秘书的 职级
美国秘书统称“一般管理、文书、事 务”职业大类，下分41个细类，其职 级由低至高，他们的技术要求也由简 单到复杂，工作范围由单纯对综合， 她们的年薪也由2级的9000美金至15 级的4万美金不等。
5、香港的文书
• 香港公文的特点 • 力求简明。 • 倾向表格化。 • 讲究礼貌用语。
• 内容注重合法
三、英国和日本秘书的 种类职级
英国秘书的职级和种类： 英国政府秘书 英国行政级 英国执行级 英国文书或办事员级 英国助理文书级
四、日本秘 书的种类
Title Backdrop
Slide Backdrop
Print Backdrop Transitional Backdrop
“日本型”秘书 指日本国内以传统方式从事工 作的秘书。 “欧美型”秘书 指日本国内具备欧美国家秘书 一般特征的秘书，以与“日本型”秘书相区别。 日本公务秘书 也称政治秘书，指精通国会或政 党、内阁等结构的公务员性质的秘书。 日本事务秘书 指在医师、律师等专业人员身边 工作的秘书。
二、不同之处
• 1、文书撰拟的传统影响的差异 • 特定用途和专门体式要求的文种，
在行文规则上既有隶属关系间的沟 通，又更多的是非隶属关系的横向 沟通，具有一定的变通性。
国外及香港秘书职业简介
国外及香港秘书职业简介(多了解些)第一、美国的秘书职业美国是当今世界经济最发达、科技最强盛的资本主义国家。
在美国，秘书是一项兴盛的职业，数百万秘书分布于各行各业，形成一个庞大的职业群，其职业化程度相当成熟，专业化水平相当发达，为各国现代秘书职业的发展提供了可资借鉴的经验。
一、美国秘书的种类和职级(一)美国秘书的分类美国秘书按其所在行业、资历、作用等不同的标准，划分成不同的种类。
美国劳工部依照下述三个方面的标准对秘书进行了分类。
1.根据秘书所服务的管理人员的级别高低进行分类管理人员级别的高低，一是根据其管理的组织的规模大小、人数多少等因素确定，二是根据其在组织中所具有的地位确定。
如果管理人员所管理的组织规模大、人数多，并且担任正职主管，其级别相应的就高，为其服务的秘书的类别也相应的较高。
按此标准，秘书类别从低到高一共分为四类：LS-I 级、LS-2级、LS-3级和LS-4级，简称“LS'’类。
1．根据秘书所担任的职责大小进行分类按此标准，秘书一共分为两类，即LR—1级和LR-2级，简称“LR”类。
LR -I级秘书是较低一级的秘书，其职责是根据管理人员的总的指示精神，独立完成按照程序安排的办公室正常工作，即主要从事事务性服务工作。
LR-2级秘书除了完成与LR—1级秘书类似的正常工作之外，还要根据自己的知识、经验技能和判断能力主动完成一些较为复杂、难度较大的工作任务。
3．根据秘书职位所规定的职务性质进行分类按此标准，美国秘书又分为行政秘书和专业秘书两大类。
行政秘书是指在各类机关、公司、企业中担任行政性职务的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一，也称行政助理、管理秘书，占美国秘书职位的大多数。
行政秘书按照其职权可以分为两类：—类是属于领导职位的秘书，如秘书长、公司秘书等，担任这类职位的人员已经不是一般意义上的秘书，他们具有相当的权力，人数较少；另一类是——般行政秘书，其主要职责和任务是记录上司或者经理的口述，接答电话并转达上司，接待来访人员并安排与上司的约会，打印信函和文件，处理各种邮件，为上司起草信函、讲话稿、报告、备忘录，为上司查阅有关资料，代上司阅读、签署、寄发某些信件，编辑核对文件，选购办公设备等。
秘书工作、秘书与商务秘书
〈〈秘书职业技能标准〉〉（我国国家劳动 与社会保障部颁发）的《条例》中规定：秘 书是专门从事办公室程序性工作，协助领导 处理政务及日常事务，并为领导决策及其实 施提供服务的人员。 《韦氏秘书手册》中指出 ：“秘书决不是 单纯的接待员兼打字员”，而应是“连接决 策者和执行者的关键环节”，是“行政管理 的助手”，“不仅是经理和工作人员的桥梁， 而且还应该是协助经理的左右手”。
贞人
纳言
左、右使
秘书监
秘书的定义
《辞海》：秘书是职务名称之一，是领导的 助手。 《英汉词典》：秘书一词源于拉丁文 “secretaries” ，意即“可靠的职员”。 《现代汉语词典》：秘书是掌管文书并协助 机关或部门负责人处理日常工作的人员。
“全美秘书协会”认定秘书为：高级官员的 助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接 监督下承担任务的才干，发挥积极主动性， 运用判断力在其职权范围内对机关工作做出 决定。 “国际秘书联合会”对秘书的界定是：秘书 应是主管人员的一位特殊的助手，她（他） 掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问 的情况下表现出自己的责任感，以实际行动 显示出主动性和正确判断的能力，并且在所 给予的权利范围内作出决定。
第一章 概述
第一节 秘书工作、秘书与 商务秘书
秘书工作的产生
文字的产生
• 从结绳记事演变到文字
社会组织实施管理活动
• 从社会分工到社会利益集团、 国家的出现
最早的公务文书——殷商甲骨文
文书的演变
甲 骨 文
钟 鼎 文
石 刻 文
竹 简 文
缣 帛 文
纸 文 书
电 子 文 书最早的秘书——仓颉来自“秘书”职位的演变
秘书的三层涵义
商务秘书
一、商务秘书及其分类商务秘书一般是指在工商企业担任秘书职务的人员和这种人员的职务。
从广义上讲，为工商企业中的领导班子乃至某些个人服务的，或辅助领导决策，或从事文字工作，或从事行政和日常事务工作，或集多项工作于一身的人员均可视为从事着商务秘书工作；在狭义上，商务秘书就是一种职务名称。
商务秘书分类的方法很多，按型分类是一种重要方法。
型的分类法，主要是从秘书的智能特征上去划分秘书类型的。
按这种分类方法商务秘书大体可分为参谋智囊型、秀才文字型、公关事务型、技术能手型四种。
（一）商务秘书部门的设置1.商务秘书部门商务秘书机构是工商企业构成因素中的一个综合性辅助管理部门。
是否需要置专门机构，它的组织形式和人员配备如何，主要取决于工商企业经济活动和政治活动的需要。
2.商务秘书部门设置的原则商务秘书部门的设置，要本着以下原则进行：⑪凡是独立的单位，即有领导和办事人员，有经常业务，在一定范围内独立行使一定职权的实体单位，必须设立秘书部门。
⑫大单位内部的分支机构，如果存在一定的秘书工作任务，也可以设立办公室或秘书科等秘书机构。
但按照规定与惯例，这些分支机构一般不对外行文。
⑬设置的秘书机构与所在单位在工作性质上必须相适应，人员条件也必须相适应，合乎精简、高效和适应需要的原则。
⑭秘书机构的设置，还要适应办公技术发展的要求。
（二）商务秘书部门的基本职能1.办理文书的职能2.信息管理的职能3.督促检查的职能4.综合协调的职能5.后勤保障的职能6.“不管部”的职能(三)商务秘书部门的运转机制1.商务秘书部门运转的特点(1)围绕领导工作的运转而运转。
(2)工作内容高度综合，但又与其他职能部门之间互有交叉，因而，既不要随意超越自己的职责范围，又要与职能部门间搞好协调与配合。
(3)领导工作的全面性，为领导工作提供全面辅助的秘书部门，必须着眼于全局，淡化部门观点。
(4)不同部类、不同行业、不同层次的秘书部门的实际运转，存在不同特点。
国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支_秘书基础_
国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支2007年6月和8月，应邀分别在吉林市与长沙市，参加了两次关于国际商务秘书理论与实务的研讨会。
这两次会议是由国家商务部门与湖南《当代秘书》杂志社、吉林金岭职业学校等组织的。
参加的人不多，但有商务部所属机构的领导、来自几所商业大学的教授，和北京、东北、广东、湖南等地的经验丰富的秘书职业教师，以及曾任驻外使馆商务参赞的国际商务专家；我可说是与会的“外行”，特别感到有新的体会与收获。
我国秘书学科与对秘书工作的研究，近三十年来发展迅速，成果辉煌，但主流是对党政机关秘书的研究；其次是对民间秘书的研究也有所进展，最近几年对于秘书职业技能实务的探索,从深圳到北京也有很好的探索。
然而，对国际商务秘书的研究，则是一个空白。
在全球化的时代，国际商贸不仅数额庞大，对于中国来说，已经是国家富强、和平崛起的支柱。
试设想假如没有从国际商贸而赚来的1万多亿的外汇美元，我国今天在国际上能有那样大的发言权吗？可见探讨国际商务秘书问题的迫切性与重要性。
再从另一角度看，也说明了秘书学科的分支广阔，不能大家都停留在机关秘书领域里去研究，商务秘书是秘书队伍中的一个重要的独特的分支。
会议探讨了一些基本问题：国际商务秘书的概念：是指从事国际间的商务贸易往来的机构中的专业秘书人员，具有跨文化传播的特征，重在辅助上司外贸经营。
而不同于“涉外秘书”的概念。
它们是上司的经营助手，而不同于管理行政事务的助手。
因此，国际商务秘书的素质要求，必须通晓有关国家的商业文化，善于收集、分析国际商贸信息，把握最佳互利互惠的商贸机运。
当然，必要的交际语言、礼仪形象是其素质的一部分。
国际商贸秘书信息工作的内容，包括：政策信息（本国与外国）、市场信息（也是多国多方的）、内部（含员工）信息、物资信息（库存）等。
国际商务秘书还具有培养海外客户、沟通客户感情的任务，这也与一般公关不同的，它必然涉及国外的不同文化、宗教、习俗，而不仅是利益问题。
商务秘书
顾名思义，商务秘书的工作在于“商务”，是在商业圈工作。
它不同于传统秘书，商务秘书的生存主要是以企业的生存为依托，受经济利益的制约，承担一定的经济责任，为企业服务。
主要是为了实现企业的最大盈利，其工作质量直接决定着企业的兴衰。
商务秘书有着自己鲜明的特性：专业性，辅助性，勤杂性，政策性。
商务秘书要辅助领导搞好企业的生产经营工作，要做的事情很多，而且很杂，具体说来，可以分为以下几个方面的工作：一、事务性工作。
商务秘书的设立就是为了综合处理各类商业性事务，就是为了直接为企业的经济效益办事，如:处理其他企业或者政府发来的信件，接听电话，撰写总结、起草领导讲话稿，草拟文件，档案管理工作，收发公文回复E-MAIL，整理报纸，操作传真，接待访客，安排领导约会，参加会议并且记录，差旅安排等。
正是因为这些工作纷繁复杂，缺少连贯性、随机性大，商务秘书就必须懂得如何统筹处理，提高办事效率。
在完成这些工作的过程当中，不仅要心思细腻，更需要懂得保密。
企业的生产工艺流程要保密，技术资料要保密，人事调动要保密，领导之间的矛盾也需要保密。
二、管理性工作。
商务秘书的主要活动场所在办公室，因此办公室日常后勤管理工作成了商务秘书的主要管理性工作。
如：负责管理本部门的文件、印章、名片，对办公室电脑、传真机等设备的管理，安全管理，办公室作为一个单位的综合协调部门，是企业形象的一个展现，办公室管理是否合理也是影响领导办事效率的一个重要因素。
在管理工作方面，商务秘书特别要注意的是节俭工作，如何减少企业的一些不必要开支，比如节约用电，节约用纸张。
三、沟通支援性工作。
商务秘书处于一个企业的中心枢纽，要联系上下，要沟通左右，从而协调个方面的关系，使得一个一个企业上下、左右的关系趋于和谐完美。
沟通工作包括客户服务，媒体应对，公关策划，主持庆典，参加应酬，外勤工作，其他主管临时交办的事项。
这就要求我们处理与上级的关系时尊重而不崇拜，服从而不盲从，局部服从全局。
属于国际商务秘书知识结构中基础知识
属于国际商务秘书知识结构中基础知识下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
文档下载后可定制修改，请根据实际需要进行调整和使用，谢谢！本店铺为大家提供各种类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，想了解不同资料格式和写法，敬请关注！Download tips: This document is carefully compiled by this editor. I hope that after you download it, it can help you solve practical problems. The document can be customized and modified after downloading, please adjust and use it according to actual needs, thank you! In addition, this shop provides you with various types of practical materials, such as educational essays, diary appreciation, sentence excerpts, ancient poems, classic articles, topic composition, work summary, word parsing, copy excerpts, other materials and so on, want to know different data formats and writing methods, please pay attention!国际商务秘书知识结构中的基础知识一、国际商务秘书的定义和作用。
商务秘书概述
过了三年，公司改成股份制，老板当了董事长，周 红则成了新公司第一任总经理。老板在新公司的周年庆 上当着全体员工热泪满眶的对周红说道：“谢谢你，当 初没有你的那番话和你的支持我不可能走出那次危机，
也不可能有今天。我永远感激你在我最困难的时候给予
我的鼓励和帮助。”周红却说到：“这是我的份内之事， 也是每一个公司员工应该做的。”台下顿时掌声雷动。
26
第二节 秘书机构 我国设置
（三）研究国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的 问题，提出审核意见，报国务院领导同志审批。
……
（七）处理群众来信、接待群众来访，及时向党中央、国务院领导同志报 告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题，办理党中央、国务院领导同 志交办的有关信访事项。 （八）根据国务院领导同志的指示，组织专题调查研究，及时反映情况、 提出建议。 （九）负责国务院值班工作，及时向国务院领导同志报告重要情况，协助 处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题。 （十）做好行政事务工作，为国务院领导同志服务。 （十一）办理国务院领导同志交办的其他事项。 （摘自国办发 [1998] 31 号文）
8
第一节 秘书 秘书的层次
9
三、秘书的层次 系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来 的，秘书作为一项职业种类也不例外。 秘书的层次主要指两方 面的内容：一方面秘书人员所在的机关单位，其级别的高低，可 分为中央、省、市、县、基层。另一方面，同一机关、单位秘书 人员的职位也有高低不同，显现不同的层次 按秘书人员担任的职务划分： 秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科级干事）、 股长（非正式级别但有实际职务）、科员、办事员七个层次。 职业资格等级可分： 高级秘书；中级秘书；初级秘书。
国际商务秘书与国际商务秘书工作_真题-无答案
国际商务秘书与国际商务秘书工作(总分32,考试时间90分钟)一、单项选择题(以下各小题所给出的4个选项中，只有1项最符合题目要求)1. 我国的“秘书”一词，最早出现于( )。
A．隋朝B．汉代C．唐朝D．战国时代2. ( )秘书在没有上司指示、授意和监督的情况下，履行其常规性工作。
A．非公务B．常规事务性C．指派性工作D．自主独创性工作3. 国际商务秘书按处理事务性质分类可分为( )。
A．公务秘书和非公务秘书B．民间秘书和纯粹私人秘书C．高级商务秘书和初级商务秘书D．常规事务性秘书和指派性工作秘书4. 国际商务秘书工作的辅助性特征可以从( )去认识。
A．服务性B．中介性C．综合性D．机要性5. 国际商务秘书工作的核心是( )。
A．为本系统服务B．为本级领导服务C．为人民群众服务D．为上级部门服务6. 秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下完成，这一属性体现了国际商务秘书的( )。
A．中介性B．辅助性C．综合性D．机要性7. ( )属于自主独创性秘书的工作范畴。
A．记录上司口述授意B．接待来访客人C．组织各种会议D．调查研究8. 国际商务秘书工作的特点不包括( )。
A．机要性B．辅助性C．中介性D．竞争性9. ( )属于指派性工作秘书的工作范畴。
A．记录上司口述授意B．接待来访客人C．辅助上司管理公司D．调查研究10. 国际商务秘书工作的( )属性具体表现在全面性、多样性和系统性三个方面。
A．机要性B．辅助性C．中介性D．综合性11. ( )属于常规事务性秘书的工作范畴。
A．记录上司口述授意B．接待来访客人C．组织各种会议D．调查研究12. 国际商务秘书工作方法中( )方法从理论上讲是一种领导行为。
A．协调B．督促检查C．信息沟通D．时间调度13. ( )是国际商务秘书工作的基本属性。
A．机要性B．辅助性C．中介性D．综合性14. 秘书工作中常用的调度方法有( )。
A．协调沟通法B．ABC分类处理法C．融合协调法D．价值工程法二、判断题1. 中介性是国际商务秘书工作的基本属性。
自己整理新编涉外秘书学复习
涉外秘书学复习名词解释1、涉外秘书：指“三资”企业和各种涉外机构、涉外团体中帮助上司处理各种日常事务，辅助上司决策，作为上司的近身参谋、助手的工作人员，一般会被冠以“私人助理”或“秘书”的头衔。
2、书法：西周记录帝王言行、国家大事时有一定的规则，即“书法”，“书法”的核心是“君举必书”和“秉笔直书”，即据实予以记载，称“书法不隐”。
这种“书法”使史官起草的文件和记录的大事在一定程度上保持了事件原有的面貌，具有真实性和可靠性。
自此，这一职业道德成为我国古代秘书的优良传统，经久不衰。
3、社会角色：指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人权利和义务，以及要求人具有与之相适应的意识和行为。
4、秘书的职能：是对秘书机构、秘书职位基本职责与权限的粗线条勾勒，它可以为我们描绘出秘书职能作用的大体轮廓，对秘书工作具有宏观的指导价值。
5、组织效率：是各级各类社会组织及其管理人员从事管理活动的产出同所消耗的人力、物力、财力等要素间的比例关系，是管理职能的具体体现。
6、绩效测评：指为达到一定目的，运用特定的指标，比照统一标准，采取规定的办法，对绩效作出价值判断的一种认识活动。
简单讲，绩效测评就是通过比较分析，对绩效作出全面判断的过程。
7、秘书团队：秘书团队是指不同年龄、层次，具有不同知识背景、能力结构的群体。
他们共同服务于一级组织机构或领导，具有共同责任和同一目标。
秘书团队通常被称做“秘书班子”。
8、执行力：所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能的能力。
9、先赋地位：人的地位一部分决定于他所属的阶级、阶层、家庭出身及亲属关系、就读和毕业的学校，即他周围和经常接触的人群，决定于他经常活动的地域、场所以及他拥有的财产、权力等，这些形成了人的“规定性地位”，也称“先赋地位”。
10、后成地位：人依靠自己的聪明才智，依靠自己的能力、努力、工作或劳动成果、对社会贡献所获得的地位，这是人的“赢得性”、“自致性”地位，或称之为“后成地位”，对人更重要。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支
２００７年６月和８月，应邀分别在吉林市与长沙市，参加了两次关于国际商务秘书理论与实务的研讨会。
这两次会议是由国家商务部门与湖南《当代秘书》杂志社、吉林金岭职业学校等组织的。
参加的人不多，但有商务部所属机构的领导、来自几所商业大学的教授，和北京、东北、广东、湖南等地的经验丰富的秘书职业教师，以及曾任驻外使馆商务参赞的国际商务专家；我可说是与会的“外行”，特别感到有新的体会与收获。
我国秘书学科与对秘书工作的研究，近三十年来发展迅速，成果辉煌，但主流是对党政机关秘书的研究；其次是对民间秘书的研究也有所进展，最近几年对于秘书职业技能实务的探索,从深圳到北京也有很好的探索。
然而，对国际商务秘书的研究，则是一个空白。
在全球化的时代，国际商贸不仅数额庞大，对于中国来说，已经是国家富强、和平崛起的支柱。
试设想假如没有从国际商贸而赚来的１万多亿的外汇美元，我国今天在国际上能有那样大的发言权吗？可见探讨国际商务秘书问题的迫切性与重要性。
再从另一角度看，也说明了秘书学科的分支广阔，不能大家都停留在机关秘书领域里去研究，商务秘书是秘书队伍中的一个重要的独特的分支。
会议探讨了一些基本问题：
国际商务秘书的概念：是指从事国际间的商务贸易往来的机构
中的专业秘书人员，具有跨文化传播的特征，重在辅助上司外贸经营。
而不同于“涉外秘书”的概念。
它们是上司的经营助手，而不同于管理行政事务的助手。
因此，国际商务秘书的素质要求，必须通晓有关国家的商业文化，善于收集、分析国际商贸信息，把握最佳互利互惠的商贸机运。
当然，必要的交际语言、礼仪形象是其素质的一部分。
国际商贸秘书信息工作的内容，包括：政策信息（本国与外国）、市场信息（也是多国多方的）、内部（含员工）信息、物资信息（库存）等。
国际商务秘书还具有培养海外客户、沟通客户感情的任务，这也与一般公关不同的，它必然涉及国外的不同文化、宗教、习俗，而不仅是利益问题。
比如你不懂基督教，就很难与西方国家的商人建立持久的感情；而你完全不懂伊斯兰文化，也就不可能做好与中东、北非的商贸分析。
国际贸易的分工、国际金融和市场营销原理、进出口有关国家和部门的法规、税收、保险、风险防范等等，都必须十分精通，稍一疏忽，就可能造成重大经济损失。
可见商务秘书要求之高与专，需要专门培养。
至于国际市场供需动态分析、有关的文书撰写，如业务信函、契约文书、也是种类繁多，各国国情各异的。
近年来电子商务兴起，它的设计、操作，都需要专门训练培养。
会上还研究涉及一些对机关和民间秘书都有启发的观点。
比如，认为一切领导活动都是有成本的，秘书在辅助领导中应当注意降
低领导成本。
再如一切活动都离不开时间因素，时间是无法挽回的财富，秘书协助领导安排、掌握时间，是最重要的辅助内容，不管当助手，做参谋，都应当做好时间的助手与参谋。
对于过去秘书“三办”（办文办会办事）的提法，有学者认为改为“管理事务”、“办理文书”、“筹办会务”，语言比较更准确、规范。