沟通策略(电子邮件写作)(BA)精品PPT课件
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1. 预习教材第一章
2. 撰写电子邮件
身为某公司的信息主管，最近你比较烦。上个月公司网站被黑 数据库遭到入侵，信息部由于工作不利而被通告批评。 昨天天你接到了一份培训通知。你打算参加培训，并着手撰写 一份给主管副总经理（李副经理）的电子邮件请求批准。 半年前你曾口头请示过参加一个类似的外派培训，但李副经理 当时以工作繁忙为由没有批准。这次应该如何说服李副经 理……
3. 要以简短的信息来宣布或核实那些没有争议的已经达成的共识。不要发冗长的 信息来讨论那些最好面对面解决的事情。
4. 要发送夸奖的话并给对方的上司也发一份复本。不要用电子邮件发送不满的回 复。
5. 有与上司相关的重要信息，要复制一份发给上司。不要把你的上司或团队中的 重要人物忽略在外。不要越过上司发信，即使你知道上司的领导的个人邮箱地 址也不能这样做。
即使别人并没有阅读邮件的全文，这些稍长一 些的句子本身就有沟通效果，千万不要忽略这 一简单而有用的技巧。
2、缩略词（英文）
我的心情你可懂——表情符号
表情符号 ——emoticon
原则：尽量不要使用！
尽管这些缩略词和表情符号可能使写作 变得很方便，但是，除非你知道读者看 得懂并且接受这些符号，否则不要使用 它们。
首先想一下，然后再决定哪些人真正需 要这些信息。这样你不仅能节省别人的 时间，又能防止在这些琐事中泄露重要 信息。
7、电子邮件适用场合
电子邮件适合传递事实、建议等信息， 而不适合传递情感。
电子邮件适合传递一般性或公开性信 息，不适合传递机密性或隐私性信息。
8、不要发送私人或者机密邮件
即使你选择“永久删除”，许多软件 和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信 息。在你发送以前，仔细考虑如果别人 （比如老板）看到这封信会发生什么情况。
6. 要对重要的文件进行书面备份。 7. 重要的信息要口头核实。重要事宜不能总靠电子邮件，因为收信人若出差在外，
可能无法收发邮件。 8. 要成批处理信息。不要在一天里给一个人发很多关于同一件事的信息。 9. 要发人性化的电子邮件。不要群发，如果要群发，也不要把所有接收者的地址
列在信件开头，因为这会透露敏感信息。 10. 要使用正确的语法和句法，字母大写和标点符号也要符合规范。不要全部字母
英国被曝窃取G8高官电邮 揭密者或系斯诺登
2013-06-17午间特快
E-mail的法律地位
在反垄断案中，微软公司职员四年前所发的 邮件被拿出来作为反对那家公司的证据。
在美国，电子邮件经常用于离婚案和听证会 上。
Monica Lewinsky 与Linda Tripp之间的电 子邮件被由于法院听证会。
4、采用适合“快速浏览”的排版
采用标题 在每一个要点开始时加入标题或小标题。 采用列表和排版 标题全部采用大写字母，或者采用短线标示
要点。 将信息分成较短的部分 采用短线标示、较短的句子与较短的段落，
在段落之间增加空行能增加一些空白。
5、改变回复邮件中的主题行
你回复的内容和原先收到的邮件内容并不一 样，所以，如果能够的话，就变一下主题行。
9月16日晚6时前提交至：
电子邮件沟通——作业讲评
“术”方面的主要问题——电子邮件写作：
格式有欠规范（），称谓不恰当（） 主题栏信息内容不独立、不具体、不丰富
（吕子璇） 正文没有分段或段落过长，结构不清晰（） 缺少签名，或签名不规范（）
电子邮件沟通——作业讲评
“道”方面的主要问题——沟通策略：
1. “要求会议改期” ——〉“会议改期至4月3日”； 2. “办公自动化项目每年节省50万” ——〉“我被说服了，同意实施办公自动化 项目”。 3. “请假” ——〉 “批准度假申请”
6、慎用群发功能！
大多数内部电子邮件系统都能使你同时 给组织中的每个成员发送信息，使用这 种便利条件一定要谨慎。
1、主题栏写作技巧
用准确的主题确切地告诉读者电子邮件 的内容 。
主题要具体； 如果要求读者有所行动，尽量使用动宾
结构短语； 谨慎使用“紧急”字样，除非的确如此，
否则人们不会太重视。
使用信息丰富的主题栏
× “管理沟通培训” × “办公自动化项目”
✓ “请求重新安排管理沟通培训时间” ✓ “办公自动化项目每年节省50万”
你也许是网络专家并且对于各种专业术 语和字符图释了如指掌，可是不要假设 收件人和你一样专业。
3、简短
尽量使全文限制在一屏的显示范围 内。 如果不能简短，就要预先说明结构。 在读者第一屏所看到的内容中，概述你 的信息，并通过列出各部分标题的形式 说明结构。这可以使读者迅速转向他们 感兴趣的部分。
再一次“自责道歉辩解”失策（） 提及曾被否决的提议失策（） 应该是劝说、而不仅仅是叙述（） 信息主管具有专业知识的“可信度” 沟通对象是关键决策人（） 沟通对象不一定了解信息安全工作的细节 沟通对象可能有的反对意见（） 缺少换位思考——强调对方受益（） 不宜采用间接方式（） “我”不重要（） ***如何激发他们*** （）
9、使用电子邮件客户端程序
Outlook/express Foxmail 智能手机
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ0、电子邮件使用“十诫”
1. 要写得简短，一封信只涉及一个主题。标题栏的内容要清晰。正文的第一段就 要明确写信的目的。在工作邮件中不要掺入个人的信息，用词要恰当。
2. 要记住，你在电子邮件中说的话除了能让接收它的人看到，还会被其身边的人 看到。不要发送任何可能有损人际关系的信息。
我的管理沟通能力？
沟通能力测试
很少 (A+B)>9
个
(C+D)>9 个
大部分 E>9个
标准 绝对应学习 应加强学习 掌握了部分
内容提纲
一． 管理与商务活动中的Email写作 二． 沟通策略分析
1. 沟通者策略 2. 沟通对象策略 3. 信息策略 4. 渠道选择策略 5. 文化背景策略
作业/技能训练-1
都大写——这相当于大喊大叫。
管理沟通首要原则 ！效率第一 ！
内部管理的首要追求按时保质完成工 作任务，进而有力保障企业目标的实现。
内容提纲
一． 管理与商务活动中的Email写作 二． 沟通策略分析
2. 撰写电子邮件
身为某公司的信息主管，最近你比较烦。上个月公司网站被黑 数据库遭到入侵，信息部由于工作不利而被通告批评。 昨天天你接到了一份培训通知。你打算参加培训，并着手撰写 一份给主管副总经理（李副经理）的电子邮件请求批准。 半年前你曾口头请示过参加一个类似的外派培训，但李副经理 当时以工作繁忙为由没有批准。这次应该如何说服李副经 理……
3. 要以简短的信息来宣布或核实那些没有争议的已经达成的共识。不要发冗长的 信息来讨论那些最好面对面解决的事情。
4. 要发送夸奖的话并给对方的上司也发一份复本。不要用电子邮件发送不满的回 复。
5. 有与上司相关的重要信息，要复制一份发给上司。不要把你的上司或团队中的 重要人物忽略在外。不要越过上司发信，即使你知道上司的领导的个人邮箱地 址也不能这样做。
即使别人并没有阅读邮件的全文，这些稍长一 些的句子本身就有沟通效果，千万不要忽略这 一简单而有用的技巧。
2、缩略词（英文）
我的心情你可懂——表情符号
表情符号 ——emoticon
原则：尽量不要使用！
尽管这些缩略词和表情符号可能使写作 变得很方便，但是，除非你知道读者看 得懂并且接受这些符号，否则不要使用 它们。
首先想一下，然后再决定哪些人真正需 要这些信息。这样你不仅能节省别人的 时间，又能防止在这些琐事中泄露重要 信息。
7、电子邮件适用场合
电子邮件适合传递事实、建议等信息， 而不适合传递情感。
电子邮件适合传递一般性或公开性信 息，不适合传递机密性或隐私性信息。
8、不要发送私人或者机密邮件
即使你选择“永久删除”，许多软件 和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信 息。在你发送以前，仔细考虑如果别人 （比如老板）看到这封信会发生什么情况。
6. 要对重要的文件进行书面备份。 7. 重要的信息要口头核实。重要事宜不能总靠电子邮件，因为收信人若出差在外，
可能无法收发邮件。 8. 要成批处理信息。不要在一天里给一个人发很多关于同一件事的信息。 9. 要发人性化的电子邮件。不要群发，如果要群发，也不要把所有接收者的地址
列在信件开头，因为这会透露敏感信息。 10. 要使用正确的语法和句法，字母大写和标点符号也要符合规范。不要全部字母
英国被曝窃取G8高官电邮 揭密者或系斯诺登
2013-06-17午间特快
E-mail的法律地位
在反垄断案中，微软公司职员四年前所发的 邮件被拿出来作为反对那家公司的证据。
在美国，电子邮件经常用于离婚案和听证会 上。
Monica Lewinsky 与Linda Tripp之间的电 子邮件被由于法院听证会。
4、采用适合“快速浏览”的排版
采用标题 在每一个要点开始时加入标题或小标题。 采用列表和排版 标题全部采用大写字母，或者采用短线标示
要点。 将信息分成较短的部分 采用短线标示、较短的句子与较短的段落，
在段落之间增加空行能增加一些空白。
5、改变回复邮件中的主题行
你回复的内容和原先收到的邮件内容并不一 样，所以，如果能够的话，就变一下主题行。
9月16日晚6时前提交至：
电子邮件沟通——作业讲评
“术”方面的主要问题——电子邮件写作：
格式有欠规范（），称谓不恰当（） 主题栏信息内容不独立、不具体、不丰富
（吕子璇） 正文没有分段或段落过长，结构不清晰（） 缺少签名，或签名不规范（）
电子邮件沟通——作业讲评
“道”方面的主要问题——沟通策略：
1. “要求会议改期” ——〉“会议改期至4月3日”； 2. “办公自动化项目每年节省50万” ——〉“我被说服了，同意实施办公自动化 项目”。 3. “请假” ——〉 “批准度假申请”
6、慎用群发功能！
大多数内部电子邮件系统都能使你同时 给组织中的每个成员发送信息，使用这 种便利条件一定要谨慎。
1、主题栏写作技巧
用准确的主题确切地告诉读者电子邮件 的内容 。
主题要具体； 如果要求读者有所行动，尽量使用动宾
结构短语； 谨慎使用“紧急”字样，除非的确如此，
否则人们不会太重视。
使用信息丰富的主题栏
× “管理沟通培训” × “办公自动化项目”
✓ “请求重新安排管理沟通培训时间” ✓ “办公自动化项目每年节省50万”
你也许是网络专家并且对于各种专业术 语和字符图释了如指掌，可是不要假设 收件人和你一样专业。
3、简短
尽量使全文限制在一屏的显示范围 内。 如果不能简短，就要预先说明结构。 在读者第一屏所看到的内容中，概述你 的信息，并通过列出各部分标题的形式 说明结构。这可以使读者迅速转向他们 感兴趣的部分。
再一次“自责道歉辩解”失策（） 提及曾被否决的提议失策（） 应该是劝说、而不仅仅是叙述（） 信息主管具有专业知识的“可信度” 沟通对象是关键决策人（） 沟通对象不一定了解信息安全工作的细节 沟通对象可能有的反对意见（） 缺少换位思考——强调对方受益（） 不宜采用间接方式（） “我”不重要（） ***如何激发他们*** （）
9、使用电子邮件客户端程序
Outlook/express Foxmail 智能手机
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ0、电子邮件使用“十诫”
1. 要写得简短，一封信只涉及一个主题。标题栏的内容要清晰。正文的第一段就 要明确写信的目的。在工作邮件中不要掺入个人的信息，用词要恰当。
2. 要记住，你在电子邮件中说的话除了能让接收它的人看到，还会被其身边的人 看到。不要发送任何可能有损人际关系的信息。
我的管理沟通能力？
沟通能力测试
很少 (A+B)>9
个
(C+D)>9 个
大部分 E>9个
标准 绝对应学习 应加强学习 掌握了部分
内容提纲
一． 管理与商务活动中的Email写作 二． 沟通策略分析
1. 沟通者策略 2. 沟通对象策略 3. 信息策略 4. 渠道选择策略 5. 文化背景策略
作业/技能训练-1
都大写——这相当于大喊大叫。
管理沟通首要原则 ！效率第一 ！
内部管理的首要追求按时保质完成工 作任务，进而有力保障企业目标的实现。
内容提纲
一． 管理与商务活动中的Email写作 二． 沟通策略分析