电子文档安全管理系统介绍PPT
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电子文档安全管理系统
数据库安装与配置
安装和配置数据库系统，包括 数据库服务器、数据库用户等 ，确保数据的存储和访问安全 。
系统参数配置
根据系统需求和功能，配置相 应的系统参数，确保系统的正
常运行和功能的实现。
系统测试与验收
功能测试
测试系统的各项功能是否正常，是否存在漏 洞和缺陷。
性能测试
测试系统的性能指标是否达到预期要求，如 响应时间、吞吐量等。
非对称加密算法
使用不同的密钥进行加密和解密，公钥用于加密，私钥用 于解密，常见的非对称加密算法有RSA、ECC等。
哈希算法
通过将数据转换为固定长度的哈希值，对数据进行完整性 校验，常见的哈希算法有MD5、SHA-1等。
身份认证技术
用户名密码认证
通过用户名和密码进行身份认证，是最常见 的身份认证方式。
成熟阶段
目前，电子文档安全管理系统已经发展得相当成 熟，广泛应用于政府、企业、教育等领域，成为 保障信息安全的重要手段。
02
电子文档安全管理系统 功能
文档加密功能
加密算法
采用国际标准的加密算法，如AES、RSA等 ，确保文档在存储和传输过程中的安全性。
加密方式
支持对整个文档进行加密，也可以对文档中的敏感 部分进行加密，以实现灵活的加密需求。
提供灵活的备份策略，如全量备 份、增量备份和差异备份等，以 满足不同场景下的备份需求。
文档审计功能
操作审计
记录用户对电子文档的操作行为，如修改、删除、打 印等，以便对操作进行跟踪和追溯。
安全审计
对电子文档的安全性进行审计，包括加密、解密、权 限管理等安全措施的执行情况。
审计日志
生成详细的审计日志，以便对电子文档的安全性和合 规性进行检查和验证。
文件管理PPT课件
元数据检索
利用文件的元数据（如作者、创建时间、修改时 间等）进行检索，缩小检索范围。
全文检索
对文件内容进行全文扫描，找出包含特定词汇或 短语的文件。
文件利用技巧
批量操作
对多个文件进行批量处理，如批量重命名、批量转换格式等，提 高工作效率。
文件预览
在不打开文件的情况下，预览文件内容，快速了解文件信息。
文件管理的目标与原则
目标 实现文件的高效、有序存储和访问
保障文件的安全性和完整性
文件管理的目标与原则
• 提高用户对文件的操作便捷性
文件管理的目标与原则
分类存储
根据文件的性质、内容和使用者等因素进行分类存储，便于 查找和使用。
标准化命名
采用统一的命名规则和标准，使文件名具有描述性和辨识度 。
文件管理的目标与原则
防止数据泄露措施
数据脱敏
对敏感数据进行变形、修改或删 除，以减少数据泄露风险。
数据备份与恢复
定期备份重要数据，并制定详细的 数据恢复计划，确保数据安全。
监控与审计
实时监控文件访问行为，并对异常 操作进行记录和报警。
05 文件检索与利用
文件检索方法
关键词检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速定位到 目标文件。
持续改进方向和目标
监控与评估
建立流程监控机制，定期评估流程执行情况和改进效果。
持续改进
根据评估结果和反馈，不断优化流程，提高文件管理效率和质量。
目标设定
设定明确的改进目标，如缩短文件处理周期、降低文件丢失率等， 以量化指标衡量改进成果。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
完全备份
对所有文件进行完整备份，提 供最全面的数据保护，但备份
利用文件的元数据（如作者、创建时间、修改时 间等）进行检索，缩小检索范围。
全文检索
对文件内容进行全文扫描，找出包含特定词汇或 短语的文件。
文件利用技巧
批量操作
对多个文件进行批量处理，如批量重命名、批量转换格式等，提 高工作效率。
文件预览
在不打开文件的情况下，预览文件内容，快速了解文件信息。
文件管理的目标与原则
目标 实现文件的高效、有序存储和访问
保障文件的安全性和完整性
文件管理的目标与原则
• 提高用户对文件的操作便捷性
文件管理的目标与原则
分类存储
根据文件的性质、内容和使用者等因素进行分类存储，便于 查找和使用。
标准化命名
采用统一的命名规则和标准，使文件名具有描述性和辨识度 。
文件管理的目标与原则
防止数据泄露措施
数据脱敏
对敏感数据进行变形、修改或删 除，以减少数据泄露风险。
数据备份与恢复
定期备份重要数据，并制定详细的 数据恢复计划，确保数据安全。
监控与审计
实时监控文件访问行为，并对异常 操作进行记录和报警。
05 文件检索与利用
文件检索方法
关键词检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速定位到 目标文件。
持续改进方向和目标
监控与评估
建立流程监控机制，定期评估流程执行情况和改进效果。
持续改进
根据评估结果和反馈，不断优化流程，提高文件管理效率和质量。
目标设定
设定明确的改进目标，如缩短文件处理周期、降低文件丢失率等， 以量化指标衡量改进成果。
THANKS FOR WATCHING
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完全备份
对所有文件进行完整备份，提 供最全面的数据保护，但备份
电子文件管理
学术研究人员可以通过电子文件管理，方 便地获取和整理研究资料，促进学术交流
和合作。
企业领域
企业在日常运营中产生的大量电子文件， 如合同、发票、报告等，需要进行有效的 管理和利用，以支持企业的决策和运营。
个人领域
个人用户可以利用电子文件管理工具，对 个人文档、照片、视频等电子文件进行整 理和保存，方便查找和使用。
安全性。
防火墙保护
在网络边界部署防火墙，防止 未经授权的访问和数据泄露。
定期安全审计
定期对系统进行安全审计，及 时发现和修复潜在的安全漏洞
。
员工培训与教育
加强员工的安全意识培训，提 高员工对数据安全的重视程度
。
05
电子文件的检索与利用
检索原理与方法
基于关键词的检索
基于元数据的检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速 定位到目标电子文件。
电子文件占用物理空间小，可大量存 储于计算机等设备中，节省存技术的应用
随着云计算技术的发展，电子 文件将更多地存储在云端，用
户可随时随地访问和使用。
大数据技术的应用
大数据技术可帮助用户更好地 管理和分析电子文件，挖掘其 中的价值。
人工智能技术的应用
人工智能技术可应用于电子文 件的自动分类、识别和整理等 方面，提高电子文件的管理效 率。
设定备份计划，定期对重要文件进行 备份，以防止数据丢失或损坏。
增量备份
仅备份自上次备份以来发生变化的部 分，减少备份时间和存储空间占用。
差分备份
备份自上次完全备份以来发生变化的 部分，相对于增量备份更易于恢复。
灾难恢复计划
制定应对自然灾害、人为破坏等意外 情况的恢复计划，确保在极端情况下 能够及时恢复重要数据。
和合作。
企业领域
企业在日常运营中产生的大量电子文件， 如合同、发票、报告等，需要进行有效的 管理和利用，以支持企业的决策和运营。
个人领域
个人用户可以利用电子文件管理工具，对 个人文档、照片、视频等电子文件进行整 理和保存，方便查找和使用。
安全性。
防火墙保护
在网络边界部署防火墙，防止 未经授权的访问和数据泄露。
定期安全审计
定期对系统进行安全审计，及 时发现和修复潜在的安全漏洞
。
员工培训与教育
加强员工的安全意识培训，提 高员工对数据安全的重视程度
。
05
电子文件的检索与利用
检索原理与方法
基于关键词的检索
基于元数据的检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速 定位到目标电子文件。
电子文件占用物理空间小，可大量存 储于计算机等设备中，节省存技术的应用
随着云计算技术的发展，电子 文件将更多地存储在云端，用
户可随时随地访问和使用。
大数据技术的应用
大数据技术可帮助用户更好地 管理和分析电子文件，挖掘其 中的价值。
人工智能技术的应用
人工智能技术可应用于电子文 件的自动分类、识别和整理等 方面，提高电子文件的管理效 率。
设定备份计划，定期对重要文件进行 备份，以防止数据丢失或损坏。
增量备份
仅备份自上次备份以来发生变化的部 分，减少备份时间和存储空间占用。
差分备份
备份自上次完全备份以来发生变化的 部分，相对于增量备份更易于恢复。
灾难恢复计划
制定应对自然灾害、人为破坏等意外 情况的恢复计划，确保在极端情况下 能够及时恢复重要数据。
2024版《管理信息系统》ppt课件
contents•管理信息系统概述•管理信息系统架构与技术基础目录•企业资源规划（ERP）系统•客户关系管理（CRM）系统•供应链管理（SCM）系统contents•商务智能（BI）和大数据分析在MIS中应用目录•管理信息系统安全与风险管理•管理信息系统发展趋势与挑战定义与发展历程定义发展历程功能与特点功能特点应用领域及价值应用领域广泛应用于企业、政府、教育、医疗等各个领域，如企业资源计划（ERP）、供应链管理（SCM）、客户关系管理（CRM）等。
价值提高了组织的运行效率和管理水平，促进了组织的变革与发展，增强了组织的竞争力。
系统架构组成客户端/服务器架构（C/S架构）01浏览器/服务器架构（B/S架构）02分布式系统架构03关键技术及应用云计算技术大数据处理技术人工智能技术数据存储与处理关系型数据库非关系型数据库数据仓库数据挖掘技术ERP概念及发展历程ERP定义发展历程从物料需求计划（MRP）到制造资源计划（MRPII），再到企业资源规划（ERP），逐步实现了从物料管理到企业全面资源管理的转变。
实现财务会计、管理会计、成本管理等功能，提供全面的财务管理解决方案。
财务管理模块生产管理模块供应链管理模块人力资源管理模块包括生产计划、物料需求计划、生产控制等功能，实现生产过程的精细化管理。
涵盖采购管理、销售管理、库存管理等功能，优化企业供应链运作。
提供员工招聘、培训、绩效考核等解决方案，支持企业人力资源战略实施。
核心模块与功能实施方法与案例分析实施方法案例分析010405060302CRM 概念及作用0203客户基本资料录入与维护客户分类与标签管理客户信息管理0101 02 031 2 3核心模块与功能营销活动策划与执行营销效果评估与优化营销资源管理与调度01020304服务与支持客户问题受理与处理服务请求响应与解决客户满意度调查与反馈核心模块与功能0102 0301 02 0301案例分析02某电商企业通过实施CRM，实现了客户信息的集中管理，提升了营销活动的精准度和效果。
某公司管理体系基础知识简介(PPT 58页)
政府和社会风险 － Risk With Government & Society at Large Comprehensive Environment Management System 环境管理体系、食品安全管理体系
ISO 14001，HACCP
Become Environmental Friendly and Compliance with Requirements of Law and Regulations
质量管理原理、选择和使用指南
ISO9001 在小型企业的应用
18
为什么要实施ISO9001
ISO/TC176的目标：
要让全世界都接受和使用ISO9000族标准， 为提高组织的运作能力提供有效的方法；
增进国际贸易，促进全球的繁荣和发展； 使任何机构和个人，可以有信心从世界各
地得到任何期望的产品，以及将自己的产 品顺利地销到世界各地。
12
四个标准的关系
• 上述四个标准均遵循相同的管理模式，
通过PDCA模式实现可持续改进。 • 都要求建立文件化的管理体系，以预 先建立的文件体系为指导达到对组织的活 动、产品和服务进行全过程控制的目的。 • 均强调预防为主的思想，即把组织活动 过程中可能产生的质量事故、食品安全事 故、环境事故和职业安全卫生事故消灭在 萌芽状态。
质量认证的起源与发展
1903年
英国创建了产品质量认证
1987年以前 英国建立了BS5750质量保证标准； 美国有MIL-Q-9858A质量管理大纲要求 ； ASQSZ1.15-09质量体系通用导则; 加拿大有CAS CAN3-Z2999; 法国有NFX50-110质量管理指南等。
1987年3月 ISO发布实施了ISO9000:1987系列标准；
ISO 14001，HACCP
Become Environmental Friendly and Compliance with Requirements of Law and Regulations
质量管理原理、选择和使用指南
ISO9001 在小型企业的应用
18
为什么要实施ISO9001
ISO/TC176的目标：
要让全世界都接受和使用ISO9000族标准， 为提高组织的运作能力提供有效的方法；
增进国际贸易，促进全球的繁荣和发展； 使任何机构和个人，可以有信心从世界各
地得到任何期望的产品，以及将自己的产 品顺利地销到世界各地。
12
四个标准的关系
• 上述四个标准均遵循相同的管理模式，
通过PDCA模式实现可持续改进。 • 都要求建立文件化的管理体系，以预 先建立的文件体系为指导达到对组织的活 动、产品和服务进行全过程控制的目的。 • 均强调预防为主的思想，即把组织活动 过程中可能产生的质量事故、食品安全事 故、环境事故和职业安全卫生事故消灭在 萌芽状态。
质量认证的起源与发展
1903年
英国创建了产品质量认证
1987年以前 英国建立了BS5750质量保证标准； 美国有MIL-Q-9858A质量管理大纲要求 ； ASQSZ1.15-09质量体系通用导则; 加拿大有CAS CAN3-Z2999; 法国有NFX50-110质量管理指南等。
1987年3月 ISO发布实施了ISO9000:1987系列标准；
电子文档安全管理系统
支持软件类型
产品目前支持各类软件数十种，包括 1微软办公软件， Office2000、Office2003、Office2007等25个进程； 2操作系统自带软件如写字板、文本软件等； 3第三方办公软件如超星阅读器各类版本、WINRAR各类版本、UltraEdit-32各类版本共12个进程； 4 ERP系统如用友V 7.5版本、用友V 8.5版本等约10个进程； 5各类图像处理软件,如photoshop全系列、CorelDraw全系列、AcdSee全系列、Illustrator全系列、 3Dmax全系列等约20个进程； 6各种设计软件如AutoCAD R14、AutoCAD 2005--2007版本、CAXA电子图板常用2005版本、Solid Edge现 有版本、Unigraphics NX 2--Unigraphics NX 4版本、CATIA各类版本、Macromedia下全系列软件等约27个进 程； 7各类文档版本控制软件如SVN、VisualSourceSafe、IBM Ratimal ClearCase等共6个进程； 8各类编辑开发软件如VC++、Visual Studio05/08、CC Studio、source insight、KEIL软件等约13个进 程。
电子文档安全管理系统
紧密结
目录
01 安全现状分析
03 支持软件类型
02 安全解决方案 04 公司简介
电子文档安全管理系统是紧密结合机关、金融和企事业单位对电子文档安全保护的业务需求而产生的产品。 系统提供了对电子文档的实时动态解密、操作全过程的保护以及操作行为的统一审计，实现了对电子文档全生命 周期的安全管理，杜绝了非法泄密，深受企业组织用户的青睐。
公司简介
北京安高科技有限公司简介
电子目录接收和电子档案管理PPT课件
电子目录接收和电子档案 管理
--解决方案、系统功能、系统特点
1
目录
系统解决的核心问题 系统功能 系统特点
2
“电子目录接收和电子档案管理”解决的核心 问题
如何建立科学、有序、可行的区域电子 目录中心和电子档案中心实施方案
如何解决区域档案数字化的方法 如何建立电子文档的管理系统 如何解决区域电子目录和电子档案的利
列入当地信息化发展计划和规 划概要，如将档案管理系统作 为我区十三个信息化子系统之 一；
制定本地区数字化档案馆（室） 五年乃到十年计划。其次制定 了一个详细的、可行的电子目 录接收和电子档案管理进度表， 和试点推广应用单位目标管理 考核标准。
4
如何解决区域档案数字化的方法
根据区域档案的形成来源，我们 对电子目录和电子档案库的建 立采取三种方法： 对已进馆的馆藏档案采用由临 时工录入的方法，长期聘请， 采取计件制。 对每年接收的单位档案我们从 1999年下半年开始，要求凡移 交进馆的档案必须同时移交电 子目录，鼓励移交电子档案。 对今后档案定期进馆的单位采 取试点、推广和全面应用三个 阶段，涉及市级机关、镇乡、 事业、企业、学校等各种类型 的单位。
用等各运行阶段实施了全面的安全保障体系 系统根据区域档案利用需求采用了多样化的利用
方式 统的可行性、实用性、先进性和可发展性
11
7
如何建立区域电子目录和电子档案 的利用模式
区域数字档案神经系统
所谓区域数字档案神经系统在整体上相当于人的神经 系统。它提供了完美集成的档案信息流，在正确的时 间到达系统的正确地方。区域数字档案神经系统由区 域数字档案馆和进馆序列单位数字档案室组成，其基 石就是该课题研究并还在实施的数字档案馆（室）的 电子目录库（包括文件级条目、专题数据库等）和电 子档案库（珍贵常用档案、多媒体档案的数字化存储 与利用）。这些数字档案馆（室）使档案工作者能迅 速感知其环境并做出反应、觉察区域经济社会的挑战 和社会公众的需求，然后组织及时的反应，最大限度 地满足利用者的要求。
--解决方案、系统功能、系统特点
1
目录
系统解决的核心问题 系统功能 系统特点
2
“电子目录接收和电子档案管理”解决的核心 问题
如何建立科学、有序、可行的区域电子 目录中心和电子档案中心实施方案
如何解决区域档案数字化的方法 如何建立电子文档的管理系统 如何解决区域电子目录和电子档案的利
列入当地信息化发展计划和规 划概要，如将档案管理系统作 为我区十三个信息化子系统之 一；
制定本地区数字化档案馆（室） 五年乃到十年计划。其次制定 了一个详细的、可行的电子目 录接收和电子档案管理进度表， 和试点推广应用单位目标管理 考核标准。
4
如何解决区域档案数字化的方法
根据区域档案的形成来源，我们 对电子目录和电子档案库的建 立采取三种方法： 对已进馆的馆藏档案采用由临 时工录入的方法，长期聘请， 采取计件制。 对每年接收的单位档案我们从 1999年下半年开始，要求凡移 交进馆的档案必须同时移交电 子目录，鼓励移交电子档案。 对今后档案定期进馆的单位采 取试点、推广和全面应用三个 阶段，涉及市级机关、镇乡、 事业、企业、学校等各种类型 的单位。
用等各运行阶段实施了全面的安全保障体系 系统根据区域档案利用需求采用了多样化的利用
方式 统的可行性、实用性、先进性和可发展性
11
7
如何建立区域电子目录和电子档案 的利用模式
区域数字档案神经系统
所谓区域数字档案神经系统在整体上相当于人的神经 系统。它提供了完美集成的档案信息流，在正确的时 间到达系统的正确地方。区域数字档案神经系统由区 域数字档案馆和进馆序列单位数字档案室组成，其基 石就是该课题研究并还在实施的数字档案馆（室）的 电子目录库（包括文件级条目、专题数据库等）和电 子档案库（珍贵常用档案、多媒体档案的数字化存储 与利用）。这些数字档案馆（室）使档案工作者能迅 速感知其环境并做出反应、觉察区域经济社会的挑战 和社会公众的需求，然后组织及时的反应，最大限度 地满足利用者的要求。
文件管理培训课程PPT课件
标识位置明确
标识应位于文件的显眼位置， 方便查找和识别。
标识内容清晰
标识内容应简明扼要，准确反 映文件的主题或内容。
标识与文件内容一致
标识应与文件内容保持一致， 避免出现误导或混淆的情况。
文件命名规范
01
02
03
04
简洁明了
文件名应简洁明了，准确反映 文件主题或内容。
避免使用特殊字符
避免在文件名中使用特殊字符 ，以免在不同系统或应用中产
02
对于文件管理中的问题，及时给出有效的反馈可以促进问题的
解决和改进。
倾听与理解
03
在团队沟通中，倾听和理解他人的观点和需求是至关重要的，
这有助于建立良好的合作关系并提升文件管理的效果。
提升团队协作和沟通能力培训建议
加强团队建设活动
通过组织团队建设活动，增强团队成员之间的信任和合作意识。
提供沟通技巧培训
数据恢复原理
简要说明数据恢复的原理及可行性。
常见数据恢复软件
介绍几款市面上流行的数据恢复软件 及其使用方法。
专业数据恢复服务
阐述专业数据恢复服务的流程、费用 及注意事项。
数据恢复后的文件验证
强调数据恢复后需要对文件进行完整 性验证，以确保数据的可用性。
04
文件检索与利用
文件检索技巧分享
关键词选择
分类管理
根据文件的性质、内容和重要 性进行分类管理，提高管理效 率。
高效利用
通过信息化手段提高文件利用 效率，促进知识共享和业务协 同。
文件管理的历史与发展
历史
文件管理经历了从纸质文档管理到电子文档管理的转变，随着计算机和网络技术 的发展，文件管理逐渐实现了数字化、网络化和智能化。
标识应位于文件的显眼位置， 方便查找和识别。
标识内容清晰
标识内容应简明扼要，准确反 映文件的主题或内容。
标识与文件内容一致
标识应与文件内容保持一致， 避免出现误导或混淆的情况。
文件命名规范
01
02
03
04
简洁明了
文件名应简洁明了，准确反映 文件主题或内容。
避免使用特殊字符
避免在文件名中使用特殊字符 ，以免在不同系统或应用中产
02
对于文件管理中的问题，及时给出有效的反馈可以促进问题的
解决和改进。
倾听与理解
03
在团队沟通中，倾听和理解他人的观点和需求是至关重要的，
这有助于建立良好的合作关系并提升文件管理的效果。
提升团队协作和沟通能力培训建议
加强团队建设活动
通过组织团队建设活动，增强团队成员之间的信任和合作意识。
提供沟通技巧培训
数据恢复原理
简要说明数据恢复的原理及可行性。
常见数据恢复软件
介绍几款市面上流行的数据恢复软件 及其使用方法。
专业数据恢复服务
阐述专业数据恢复服务的流程、费用 及注意事项。
数据恢复后的文件验证
强调数据恢复后需要对文件进行完整 性验证，以确保数据的可用性。
04
文件检索与利用
文件检索技巧分享
关键词选择
分类管理
根据文件的性质、内容和重要 性进行分类管理，提高管理效 率。
高效利用
通过信息化手段提高文件利用 效率，促进知识共享和业务协 同。
文件管理的历史与发展
历史
文件管理经历了从纸质文档管理到电子文档管理的转变，随着计算机和网络技术 的发展，文件管理逐渐实现了数字化、网络化和智能化。
电子文件与信息管理系统
Company Logo
国家级精品课程《电子文件管理》
第5章 电子文件与信息管理系统
时间： 月 日 第 - 节 教室：
教学重点
本章关键内容 ·电子文档生命周期管理 ·业务信息系统的特点 ·文件管理与信息管理的区别与联系 ·文件管理系统与文档管理系统的区别与联系 ·电子文件管理与电子文件保存的区别与联系 ·电子文件管理系统的核心功能 ·混合文件保存系统的特点 ·整合EDMS与ERMS ·预归档平台的功能与作用 关键词 文档生命周期 文件管理 文档管理 电子文件管理 电子文件保存 文件生命周期 功能
电子文件与信息管理系统则包括用于创建、捕获、管理和保存各种电 子信息的系统，其管理的对象包括电子文件、电子文档、数字对象和数 据。
主要内容
1
文档管理与文件管理
2
文件与信息管理系统
3
ERMS功能需求概述
4
ERMS的核心功能需求
5
文件管理系统整合实例
1.文档管理和文件管理
回顾：文档与文件的区别？
1.1 文档管理
1.文档管理和文件管理
文档管理与文件管理
1.文档管理和文件管理
文档管理与文件管理比较
思考：文档管理与文件管理还有哪些相同和不同之处？
1.文档管理和文件管理
1.3 电子文件管理与电子文件保存
电子文件管理（ERM：Electronic Records Management）是指使 用自动化的技术来管理文件，是文件管理过程和程序的自动化。 电子文件保存（ERK：Electronic Recordkeeping）是指开发一个自 动化过程，使机构用于管理其电子文件，该自动化的过程不仅仅支持 一份电子文件的内容的保存，还支持其背景和结构的长期保存。
国家级精品课程《电子文件管理》
第5章 电子文件与信息管理系统
时间： 月 日 第 - 节 教室：
教学重点
本章关键内容 ·电子文档生命周期管理 ·业务信息系统的特点 ·文件管理与信息管理的区别与联系 ·文件管理系统与文档管理系统的区别与联系 ·电子文件管理与电子文件保存的区别与联系 ·电子文件管理系统的核心功能 ·混合文件保存系统的特点 ·整合EDMS与ERMS ·预归档平台的功能与作用 关键词 文档生命周期 文件管理 文档管理 电子文件管理 电子文件保存 文件生命周期 功能
电子文件与信息管理系统则包括用于创建、捕获、管理和保存各种电 子信息的系统，其管理的对象包括电子文件、电子文档、数字对象和数 据。
主要内容
1
文档管理与文件管理
2
文件与信息管理系统
3
ERMS功能需求概述
4
ERMS的核心功能需求
5
文件管理系统整合实例
1.文档管理和文件管理
回顾：文档与文件的区别？
1.1 文档管理
1.文档管理和文件管理
文档管理与文件管理
1.文档管理和文件管理
文档管理与文件管理比较
思考：文档管理与文件管理还有哪些相同和不同之处？
1.文档管理和文件管理
1.3 电子文件管理与电子文件保存
电子文件管理（ERM：Electronic Records Management）是指使 用自动化的技术来管理文件，是文件管理过程和程序的自动化。 电子文件保存（ERK：Electronic Recordkeeping）是指开发一个自 动化过程，使机构用于管理其电子文件，该自动化的过程不仅仅支持 一份电子文件的内容的保存，还支持其背景和结构的长期保存。
DocGuarder文档安全管理系统(含演示视频)
同步数据 正 常 状 态 时 DG主服务器
存储DB
DG备服务器 主 服 务 器 异 常 时
心跳线Biblioteka 客户终端公司介绍需求分析
解决方案 方案特色 案例分析
华途DocGuarder系统特性
用户体验零感觉
良好的开放性
优异的兼容性
华途优势
可靠的容灾机制
完善的加密文档管理
高效的部署方案
公司介绍
需求分析
解决方案 方案特色 案例分析
•
被动泄密：
– 外部人员通过黑客手段攻入公司局域网窃取机密信息； – 电脑转手或丢失后，硬盘上的数据没有处理，导致泄密； – 移动存储设备共用，导致非相关人员获取机密信息；
•
恶意破坏：
– 员工离职恶意删除或格式化电脑数据；
•
越权读取：
– 公司机密信息无法设置更细的权限控制。
公司介绍
需求分析
解决方案 方案特色 案例分析
•电子电器行业
浙江天正集团有限公司 无锡新日电动车有限公司 长城电器集团有限公司 华荣集团有限公司 合兴集团有限公司 法泰电器（江苏）股份有限公司 香港宏光国际照明有限公司 新奥维工业自动化（上海）有限公司 新亚电子有限公司 常州联力自动化科技有限公司 宁波惠康实业有限公司 杭州海兴电器有限公司 杭州中瑞思创科技股份有限公司 常州铭赛机器人科技有限公司 宁波博菱电器有限公司 宁波博一格数码科技有限公司 乐清兰鸟电子有限公司 无锡市凯旋电机有限公司
•其他行业
浙江建工房地产开发集团有限公司
•家具行业
•政府事业单位
江西省水利厅 廊坊市交通局 苏州高新人才网威海市公安局 山东省博物馆 上海市社会文化管理处
•仪器仪表行业
电子档案管理系统基础知识
（3）安全控制 对文件实施全方位的安全控制，电子文件管理系统必须具有访问控制功能、审计跟踪功能、
文件的保留与处置功能，以及对重要文件的识别与保护功能：
①访问控制
文件：划分安全类别；人：划分访问权限
②审计跟踪
记录系统活动与用户行为，以保证文件的真实和完整性
③文件的处置
特别强调行政有效性和法律证据性
备份、容灾；用户角色定义、权限分配、身份认证、防火墙、操作日志
2、系统开发目标
确保电子文件行政有效性和法律证据价值
保证机构内、外在线文件的检索和利用
确保电子文件最大限度地支持机构的职能活动 保护系统内的电子文件中涉及的各人
保护电子文件的完整、真实与可靠，维护系统
①在保存文件的同时也保存了适当的背景信息和元数据，维持了相关文件之间的关联性。这 既有利于文件证据价值的保留，也便于对文件的识别并利于对文件的长期访问和存取。 ②在整个文件管理流程中实行有效控制，例如分类、登记、查找和检索、保存和处置等，保 证文件的真实与完整。 ③能够实现对已保存文件的控制，例如访问和安全控制，保证文件内容的安全和完整。 （2）电子文件管理系统与其他系统的关系 ①电子文件管理系统与利用系统
电子文档管理生命周期
二、文档管理和文件管理
文件管理 文件管理（Records Management）是为了维护文件的证据价值，而对文件的创建、接收、
维护、使用与处置等行为进行有效控制的过程，包括捕获和维护与机构业务活动有关的具有证 据价值的文件和信息等行为。 • 有效的文件管理要求： ①支持以凭证为基础的管理政策； ②通过对文件的良好组织，遵从各项法规并支持文件保护； ③通过对决定、行动和事务进行详细记录以保证文件的可靠性； ④通过向机构各部门提供可靠的文件信息共享和再利用，以支持机构和组织的知识管理网络； ⑤具有支持信息交换和部门间协同工作能力的功效。
文件的保留与处置功能，以及对重要文件的识别与保护功能：
①访问控制
文件：划分安全类别；人：划分访问权限
②审计跟踪
记录系统活动与用户行为，以保证文件的真实和完整性
③文件的处置
特别强调行政有效性和法律证据性
备份、容灾；用户角色定义、权限分配、身份认证、防火墙、操作日志
2、系统开发目标
确保电子文件行政有效性和法律证据价值
保证机构内、外在线文件的检索和利用
确保电子文件最大限度地支持机构的职能活动 保护系统内的电子文件中涉及的各人
保护电子文件的完整、真实与可靠，维护系统
①在保存文件的同时也保存了适当的背景信息和元数据，维持了相关文件之间的关联性。这 既有利于文件证据价值的保留，也便于对文件的识别并利于对文件的长期访问和存取。 ②在整个文件管理流程中实行有效控制，例如分类、登记、查找和检索、保存和处置等，保 证文件的真实与完整。 ③能够实现对已保存文件的控制，例如访问和安全控制，保证文件内容的安全和完整。 （2）电子文件管理系统与其他系统的关系 ①电子文件管理系统与利用系统
电子文档管理生命周期
二、文档管理和文件管理
文件管理 文件管理（Records Management）是为了维护文件的证据价值，而对文件的创建、接收、
维护、使用与处置等行为进行有效控制的过程，包括捕获和维护与机构业务活动有关的具有证 据价值的文件和信息等行为。 • 有效的文件管理要求： ①支持以凭证为基础的管理政策； ②通过对文件的良好组织，遵从各项法规并支持文件保护； ③通过对决定、行动和事务进行详细记录以保证文件的可靠性； ④通过向机构各部门提供可靠的文件信息共享和再利用，以支持机构和组织的知识管理网络； ⑤具有支持信息交换和部门间协同工作能力的功效。
电子文档管理系统
CREATE TOGETHER
DOCS
DOCS SMART CREATE
电子文档管理系统：提高工作效率与团队 协作
01
电子文系统的定义与功能
电子文档管理系统（EDMS）是一种用于创建、存 储、检索、共享和管理电子文档的软件系统
• 实现文档的集中化管理，提高工作效 率 • 方便团队成员之间的协作与沟通 • 保障文档的安全性和完整性
• 功能测试：测试系统的基本功能，如文档存储、共享、版本控制等 • 性能测试：测试系统的性能，如访问速度、并发处理能力等
安装与配置：根据部署方式，安装和配置电子文档管理系统
• 本地部署：安装本地服务器，配置网络环境 • 云部署：选择云服务提供商，配置云服务
电子文档管理系统的培训与推广
用户培训：为企业用户提供电子文档管理系统的培 训，提高用户的使用技能
03
电子文档管理系统的核心功能与应用
文档存储与共享功能
文档存储：用 户可以将文档 上传到电子文 档管理系统， 方便存储和检
索
01
• 支持多种文件格式：如 Word、Excel、PDF等 • 文件大小限制：根据系统设 置，控制上传文件的大小
文档共享：用 户可以通过电 子文档管理系 统与他人共享 文档，提高协
CREATE TOGETHER
DOCS
谢谢观看
THANK YOU FOR WATCHING
人工智能与机器学习：电子文档管理系 统将引入人工智能和机器学习技术，提
高系统的智能化水平
• 文档智能分类与标签：自动为文档添 加分类和标签，方便检索和管理 • 文档自动摘要与生成：根据文档内容， 自动生成摘要和报告，提高工作效率
电子文档管理系统的未来前景与挑战
DOCS
DOCS SMART CREATE
电子文档管理系统：提高工作效率与团队 协作
01
电子文系统的定义与功能
电子文档管理系统（EDMS）是一种用于创建、存 储、检索、共享和管理电子文档的软件系统
• 实现文档的集中化管理，提高工作效 率 • 方便团队成员之间的协作与沟通 • 保障文档的安全性和完整性
• 功能测试：测试系统的基本功能，如文档存储、共享、版本控制等 • 性能测试：测试系统的性能，如访问速度、并发处理能力等
安装与配置：根据部署方式，安装和配置电子文档管理系统
• 本地部署：安装本地服务器，配置网络环境 • 云部署：选择云服务提供商，配置云服务
电子文档管理系统的培训与推广
用户培训：为企业用户提供电子文档管理系统的培 训，提高用户的使用技能
03
电子文档管理系统的核心功能与应用
文档存储与共享功能
文档存储：用 户可以将文档 上传到电子文 档管理系统， 方便存储和检
索
01
• 支持多种文件格式：如 Word、Excel、PDF等 • 文件大小限制：根据系统设 置，控制上传文件的大小
文档共享：用 户可以通过电 子文档管理系 统与他人共享 文档，提高协
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人工智能与机器学习：电子文档管理系 统将引入人工智能和机器学习技术，提
高系统的智能化水平
• 文档智能分类与标签：自动为文档添 加分类和标签，方便检索和管理 • 文档自动摘要与生成：根据文档内容， 自动生成摘要和报告，提高工作效率
电子文档管理系统的未来前景与挑战
电子文档安全管理方案(办公网安全解决-方案)
电子文件综合管理与控制系统实现方案1概述随着信息现代化建设的不断深入，越来越多的文件以电子化的形式进行分发和存储。
电子文件在使用上带来诸多便利的同时,其在管理和控制上暴露出的问题也日益突出，主要问题集中在使用不可控、传播不易追查等方面.为了适应广大用户日益增长的迫切需求，我所着手研发和建设实用、安全、高效的电子文件综合管理与控制系统，以满足现代化、网络化、电子化条件下对电子文件管理与使用的实际需要。
2系统需求概述2.1 功能需求电子文件综合管理与控制系统是对电子文件进行全方位管理与控制的应用系统,其要对电子文件整个生存周期进行管理与控制，包括电子文件的生成、保存、使用、销毁等各个阶段。
系统应具备的基本功能有：2.1.1安全录入能够通过本地编辑、在线编辑、向服务器提交等多种方式，针对DOC、PPT、EXCEL、PDF、HTML等文档格式，提供完善、一致的电子文件安全录入手段，保证受策略控制的电子文件在从录入开始就受到安全的控制与管理。
2.1.2自动化管理提供对受控档案的自动化归档及相应管理功能。
可采用B/S模式，通过Web服务技术向用户提供全方位的多种应用服务,形成功能强大、应用灵活的统一管理系统。
系统功能包括各种类型文档录入、数字资源分配和管理、数字内容分发和使用等方面。
2.1.3访问控制系统应支持粗粒度、细粒度两级访问控制，具有依据组织单位、角色等信息，针对电子文件实施访问控制的能力。
粗粒度访问控制用来与单位组织机构、人员分工、职级别等管理相关信息对应，完成使用者是否有权存取电子文件的访问控制;细粒度访问控制与电子文件归档时所定义的策略有关,与使用者所具有的角色信息相关联，完成使用者可以如何使用电子文件的访问控制，如是否可以进行摘录、打印等等。
访问控制应依托于认证中心所发放的数字证书完成强身份认证.2.1.4支持离线应用在研究所及下属的各分支机构中，存在着大量的文档交换需求。
而下属各分支机构通常与研究所之间无网络联接，无法使用依赖网络的认证和密钥协商来完成文档脱密。
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三、 电子文档安全管理系统介绍--产品架构图
业务应用 服务器 AD域 控制器 文件 服务器 策略管理 服务器 数据备份 服务器 流程管理 服务器
核心交换机 二层交换机 二层交换机
终
端
用
户
三、 电子文档安全管理系统介绍--功能介绍
多角度实现对客户端文档控制和管理，同时提供客户端向 管理人员提交的权限申请。通过接受服务器发布的控制策略， 实现对相应文档的控制管理：
三、 电子文档安全管理系统介绍--设计理念
实现控制的措施，对数据加保护外壳
直接对数据做格式转换,形成数据的保护性外壳
保护性外壳
按属性标识进行过滤
受保护数据 对数据的访问
数据存储环境
三、 电子文档安全管理系统介绍--产品架构
采用B/S架构实现管理服务器对客户端策略管理 采用C/S架构实现客户对文档的授权、客户对文 档的权限申请 采用B/S实现审批人员对申请权限的审批 采用B/S架构方便实现管理、审批和跨网段控 制，采用C/S架构方便客户端申请和授权
Lansec DPS管理 控制台
XML数据封装
终端
SOUP协议
四、 电子文档安全管理特点
集中备份管理 电子文档安全管理系统采用集中备份机制，当终端用户将图文 档转换成受控加密文件时，系统会自动删除源文件，将源文件自动 上传至文件服务器，并采用加密存储方式存放； 企业和部门的密钥也将存放在指定的位置，以保证意外情况导 致系统不能正常运行时，依旧可以打开原先创建的受控加密文件。
集中 备份
四、 电子文档安全管理特点
管理授权、自主授权、权限申请协同作用 计算机 文档 用户、角色、权限协同作用 计算机、文档、人员安全等级协同作用
提供多样化的配置功能，方便不同用户的使用要求
只需一个简单的配置，即可实现从简单的安全需求到非常 严格的保密要求 只需一个简单的配置，即可实现部门、小组、个人之间工
电子文档安全管理系统
V4.0
北京时代亿信科技有限公司
1 2 3
4
一、概述
介绍电子文档安全管理系统
目前电子文档面临的风险
主要介绍目前电子文档存在那些安全隐患
电子文档安全管理系统介绍
介绍电子文档安全系统的设计理念、架构及功能
电子文档安全管理系统的特点
主要介绍文档安全系统的特点优势
一、
概述
电子文件是企业信息存储的主要方式，是企业内部、外 部之间信息交换的主要载体。电子文件在传输、流转、存储 等过程中，极易受到黑客、木马、竞争对手的窃取，以及内 部员工有意无意的泄密，这些不受控的活动严重威胁着企业 各类信息资源、企业知识产权、用户个人隐私的安全。 电子文档安全管理系统专注于电子文件的安全存储、加密传 输、可控流转、权限控制、跟踪审计，在保持用户使用习惯 的同时，最大限度地保护电子文件资源。
四、 电子文档安全管理特点
安全协议
数据库 管理控制台和客户端，相对于策略管理服务器、流程 控制管理服务器，都属于客户端，之间的数据传输均采用 SOUP协议，XML格式封装数据加密传输。
JDBC
XML数据封装 SOUP协议
审批管理(终端) 流程/策略服务器
XML数据封装 SOUP协议
管理员帐户权限的管理
客户端机器管理
判断文件状态及环境 判断人员密级
部门/人员管理
密级管理 客户端策略管理
判断文件访问权限
特殊权限审批流程 终端自主授权
三、 电子文档安全管理系统介绍--管理界面展
示
部门管理
三、 电子文档安全管理系统介绍--管理界面展
人员 作的频繁交流，透明的授权，严格的边界控制
二、 目前电子文档面临的风险
电子图文档的泄露主要有以下几种途径：
内部员工控制失效： 内部员工出兼职、离职、对公司不满等经济目的，将公司重要文 件拷贝带走并可能通过网络向外界传递信息资源 防止外部攻击失效： 网络骇客通过网络攻击等非法手段，将木马程序 植入计算机，伺机盗取重要文件 意外失误造成泄密： 员工保密观念淡薄造成无意识地泄露，各类存储 设备的遗失、旧设备报废，但没有对设备进行有 效的数据擦除
示பைடு நூலகம்
策略管理
三、 电子文档安全管理系统介绍--管理界面展
示
流程管理
三、 电子文档安全管理系统介绍--管理界面展
示
终端批量加密图文档程序
三、 电子文档安全管理系统介绍--管理界面展
示
客户端授权界面
四、 电子文档安全管理特点
可支持多种文件类型 电子文档安全管理系统支持多种常见的办公文档格式和图片文件格 式，满足OA系统添加附件的需要。 系统支持但不限于下列格式的文件： Microsoft Office Word 2000/2003/2007文件扩展名doc； Microsoft Office Excel 2000/2003/2007文件扩展名xls； Microsoft Office PowerPoint 2000/2003/2007文件扩展名ppt； Microsoft Office Visio 2000/2003/2007文件扩展名vsd； Adobe Portable Document Format 5.0/6.0/7.0/8.0/9.0文件扩展名 pdf 文本文件 Bitmap图像 Graphic Interchange Format图像 JPEG图像 PNG图像
三、 电子文档安全管理系统介绍--设计理念
突破环境保护的概念，直接保护受控数据，使数据和控 制信息结为一体，不可分离
属于自己的只有自己能用 属于部门的只有部门能用 属于小组的只有小组能用 属于特定人群的只有特定人员能用
跨出安全域需要授权!
三、 电子文档安全管理系统介绍--管理界面展
示
终端申请权限
四、 电子文档安全管理特点
产品特点
时代亿信电子文档安全管理系统结合Windows域 控制器内的人员用户即可轻松登陆使用本系统，另外 还可使用USB智能卡来对终端用户进行身份认证。确保 只有用户本人才能登录使用系统、获取文档及权限。 电子文档安全管理系统对终端计算机的MAC地址 进行绑定，人员密级及机器密级都决定是否可以打开 受控加密文件，这样增强了认证信息的随机性、保密 性、真实性，有效地防止了受控加密文件的机密信息 泄露、窃听和重放攻击，保证了身份认证的高度安全 性和可靠性。