外贸跟单员的工作总结

外贸跟单员的工作总结

外贸跟单的工作总结/船务

作为担当来讲，日常需要处理的工作包括：订单的最终确认，生产指令的下达及生产进度的跟进，出货的确认和安排，文件的制作和确认，收款跟进和确认。总之，和客人相关的所有事情都应该了解或掌握。在此重点给你总结船务方面的工作。

1. 订单确认

最基本的订单确认包括：订购物，价格条件，付款方式，交货日期（以上假设不存在品质风险，赔偿风险，交货风险等各种可能存在的风险）。

确认订单依据公司/工厂实际情况有简单有复杂。

要注意的是付款方式的确定对自身的工作非常重要，不良的付款方式会增加不必要的工作和难度。

2. 下达生产指令和跟进生产进度

依据工厂/公司的差异，下达生产指令的操作方法存在很大的差别。定单跟进一般是针对生管，跟进生管是核心。需要了解生产中碰到的问题，必要时需要你作出决定或者求助于上司或反映给客人请求答案。

3. 出货的确认和安排

出货实际上应该属于船务的工作范畴。但业务必须非常清楚其操作。

最常用的柜型：

材积单位：cuft立方尺（英制） cbm立方米

以一个长78cm，宽56cm，高63cm的外箱为例来计算材积。材积=0.78*0.56*0.63=0.275CBM=78*56*63/28316=9.7cuft

1cbm=100*100*100/28316=35.32cuft（这是很常用的参数） 1*20′

=1000cuft就是一个20feet货柜，常称小柜。 1*40′GP=2000cuft

就是一个40feet货柜，常称平柜。

如果采用货柜出货，一般称为柜货。

散货：一般货量在500cuft以下常采用。500cuft以上一般出

1*20′。因为考虑到运输费用的承担，运输安全等问题1000cuft以下如何出货一般需要事先跟客人确认。如果是类似C&F的价格条件,可以自己决定是否出散货。

散货不利于货物的安全，容易损坏。柜货相对安全许多，但要注意如果柜子不满，就尽量让货堆太高，否则也可能损坏货物。 BILL OF LADING：简称B/L，提单，就是客人用来从船公司提取货柜/散货的单证。

SHIPPING ORDER：简称S/O，订舱单，其作用和飞机票或火车票同。 BOOKING：就是获取S/O的申请书，常用空白的B/L。

CERTIFICATE OF ORIGIN：简称C/O，就是产地证明。

A：商检（商品检验检疫）

一般在确认好待出货的前提下，一般根据报关员的要求，至少应该提前3天提供一份完整的PACKING LIST给报关员安排商检。PACKING LIST的内容可以参见之前给你的资料（PACKING LIST的格式/内容随用途变化，但基本内容——对货物的描述是一致的）。做

商检的货物数量可以多于实际出货数量，但一定不可以少于实际出货数量（出货后告诉报关员实际出货数量）。

B：确认S/O（SHIPPING ORDER）

C&F价格条件：工厂/公司自己安排/确认S/O。 FOB价格条件：联络客人安排/确认S/O。一般至少提前一个星期（旺季两个星期）联络工厂的货代（或提前联络客人获取货代资料及联络方式，总之你必须提前一个礼拜联络上客人货代）申请S/O。申请S/O通常需要填写BOOKING（一般使用空白的B/L）传真给货代（一般是和货代联络，除非固定有大量的柜子可以直接和船公司协商以取得优惠的价格）。BOOKING应填写的基本内容：CONSIGNEE，DESTINATION，FREIGHT PREPAID/FREIGHT COLLECT，PORT OF LOADING，柜型柜量，预计出货日，货物描述。其他内容可以在后续的提单

补料中提供（如果L/C对B/L有特殊要求也一定要在BOOKING时确认好）。一般在发出BOOKING之前询问具体的船期，以免后面取消S/O，造成不良影响。

C：转单安排拖车

在出货日的前一天下午3：00前必须将S/O（在上面注明需要的柜型柜量，拖车到达装货地点的时间，封关地点，转关还是一般贸易）传真到拖车公司。

以上三项工作OK后，就可以准备出货了。

但在转单安排拖车前必须反复和生管/PMC确认并追踪生产进度，如果一旦确认无法按时出货，就必须在规定的时间内提前通知取消

S/O，否则会在船公司/货代留下不良记录（因为由于你未在规定时间内取消S/O，可能造成空舱），影响日后作业。

拖车公司接到S/O后，会先去打单（打单就是到码头的电脑里提前排队提柜，可以保证提到柜），在出货前拖车公司再去码头实际提柜。

如果因紧急情况需要取消S/O或暂不提柜，就必须在“实际提柜”前通知拖车公司。否则工厂要承担相应的费用了。打单也有打单费。

如果货柜已经出了码头的匣口而没有到达装货地点，此时取消S/O 或暂不提柜，就会再产生放空费。

如果因为货物没有办法装好或在海关压夜，导致拖车没有正常离开海关，将产生压夜费。

D：装柜

如果是一般贸易，不需要司机提供资料。

如果是转关，在柜子到达装货地点后，要求司机提供：还柜纸，海关编号，运输公司公章，司机的联络手机，出口海关/出口码头，柜号，车牌号码，IC卡号（依据封关地点的差异，所需资料有增删。必须核对还柜纸的S/O号码和工厂的S/O号码是否一致，以保证不装错柜子，不然后果不堪设想）。如果S/O号码有问题，请立即联络拖车公司确认。

柜子装好后，应该参照拖车抵达封关地点的时间，提前将实际出

货数量和司机资料告诉报关员。

至此，出货过程结束。具体操作根据各工厂或海关不同会有区别。

4. 出货文件的制作和签核确认

出货文件是出货方收款和客人提货，清关的单证。

出货文件的要求一般会受到付款方式，客人要求的约束，通常同一地区的客人如果付款方式相同，文件的要求也差不多一致。其基本的文件有PACKING LIST，MERCIAL INVOICE，B/L。有的地区/客人要求提供C/O或FORM A（C/O的一种，一般在欧盟使用）；中东客人一般要求有船证（CERTIFICATE，B/L的附属文件），SASO证书；澳洲客人要求提供包装证明（好象是PACKING DECLARATION，不太记得）；东南亚客人一般只要基本文件。 B/L有多种分类：

船东单：由船的持有公司签署的提单。

货代单：由货代签署的提单。

全程正本提单一般适用于海陆联运。

文件的内容/格式可以参照之前给你的资料，你就知道什么是基本内容，哪些是会随付款方式，客人要求变化的。同一地区的客人文件要求有共同点。

5. 收款的跟进和确认（不作描述，有的资料可以在我之前给你的资料里找到）