《秘书案例分析》word版
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饮水思源,落叶归根
——关于海外华人夫妇回乡探亲投资的接待方案情景说明:2012年3月2日,我们接到通知:某一久居美国的华人(一行4人:老先生夫妇二人,陪同的助手,一男一女二人)欲回乡探亲并欲在盱眙投资。
当地政府拟进行接待,请秘书处代为拟一接待计划。
接待方针:首先安排好美籍华人夫妇一行4人来盱眙探亲并投资的参观和生活。在保证他们的安全和身体健康的同时,介绍和宣传家乡近几年的发展变化,大力宣传我们对海外华人,华侨的回乡投资的优惠政策以及家乡对海外游子的思念。
接待规格:鉴于情况的特殊,我们决定以高规格来接待。
为安排好美籍华人夫妇一行4人来盱眙探亲并投资的参观和生活,保证他们的安全和身体健康,特制定如下接待方案:
一,接待时间:2012年4月2—4月4日
二,接待地点:
接送机地点:淮安机场
下榻酒店:泗州君悦大酒店
参观地点:
1,盱眙政府大楼
2,盱眙明祖陵及龙虾博物馆
3,泗州君悦大酒店宴会厅
三,接待对象
美籍华人夫妇及其陪同的助手(一男一女)
四,接待负责人员
总负责:接待办
跨部门接待小组:招商引资部门以及县文化局的相关领导五,接待前期准备工作
1,食宿安排,至少提前半个月预定
2,迎接车辆安排,迎接外宾的车是县长级别(奥迪A6级别),
招商办领导陪同
3,迎宾(参观人员到达前5-10分钟,提醒相关人员做好迎宾工作)
4,会场接待:
1)欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放
“热烈欢迎美籍华人夫妇回盱眙探亲”
2)确定接待场所并预约(根据夫妇回乡探亲的特殊目的,先确定接待场所预定在政府会议室)
5,会场整理及布置
1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新
2)摆放会场物品,调试投影仪,音响等设备,放映相关资
料
6,联系陪同人员,讲解员
根据夫妇参观目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准
备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相
关人员
7,座谈
1)家乡宣讲(家乡宣传片,近几年的发展产业介绍PPT)
2)投资优惠政策(招商办人员PPT讲解,互动)
3)会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)
4)拍照(依重要程度,进行拍照留档)
5)会后整理(会场整理,如优惠政策资料,装袋赠送)8,盱眙明主陵及龙虾博物馆参观
1)确定参观时间,通知车间做好准备
根据参观内容,提前2小时与相应负责人联系,告知参观事宜及注意事项,主要涉及明主陵历史和龙虾发展资料的准备。
座谈会结束前,提前5-10分钟再次通知明主陵和龙虾博物馆相应负责人,告知参观人员即将前往车间,确认准备工作到
位。
2)实地参观
固定参观路线。
统一解说词:导游讲解,领导陪同,夫妇提问,尽量解答。
9,送客
参观结束,或回会议室继续座谈,或提前10-15分钟准备车辆,陪同就餐或送客。
六,后期工作
物资整理以及总结提升,宣传报道,接待经费核算和结算。
1.礼仪小姐:要面带微笑,能准确有效答复贵宾提出的问题、训练欢迎语等的培训,负责迎宾以及做好前台工作。
2.服务员:注意言行举止,训练奉茶、宴请、陪车等有关服务工作。3.保安:负责保安工作的培训,做好车辆及人身安全的保护工作。
要求:进行为期一周的培训。
十、应急方案。
十一、附件:接待时的礼仪规范及事项
附件:接待时的礼仪规范及事项
(1)迎接来宾要面带笑容,热情大方讲究仪表和衣帽整洁,其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长,要修剪整齐。接待到来宾时,要有专门的人员负责帮来宾提贵重的行李。
(2)握手时,先后次序应当遵守“尊者先伸手”的原则。握手的姿态应该是:距离对方约一步,两足站立,正面朝向对方,上身稍稍向前倾,双目注视对方,微笑着伸手。说话时神情矜持和蔼,略带微笑。
(3)介绍时,要称呼得体,为他人介绍时,必须遵守“尊者优先了解情况”的原则,在他人介绍前,先要确定双方地位尊卑,然后先介绍位卑者,再介绍尊者。
(4)宴请时,要注重来宾的饮食爱好以及习惯,以本国礼仪为主,尊者来宾风俗,切忌铺张浪费,给来宾留下不好印象。
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