电子政务与办公自动化初探

电子政务与办公自动化初探全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式,Intｅｒnet技术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带来了深刻的影响。

回顾我国政务信息化的进程,大致可分为三个阶段：(１）以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段，计算机应用提高了个人工作效率。

(２)基于关系型数据库技术，以C/S体系结构应用为特征阶段，这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等的自动化。

（3)基于符合Iｎｔｅrnｅt/Intraｎet技术标准的平台应用阶段，这一阶段，不仅在技术上有了很大进步,而且应用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业／系统内部,乃至跨部委跨系统。

在Internet应用方面,政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站,有的还实现了一些简单的网上业务。

但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反,不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新,流程管理,应用开发，安全性保证，与后台应用系统（如OA和业务系统）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。

一、电子政务的产生与基本内容90年代后,随着国际互联网技术的迅速发展以及在政府公共管理中的应用，电子政务、电子政府等一些新的概念也很快产生，其含义是指在政府内部办公自动化的基础上，利用计算机技术、通信技术和网络技术，建立起网络化的政府信息系统，并通过不同的信息服务设施如网络、电脑以及电话等工具，为企业、社会乃至公民个人提供政府信息和其他公共服务，并且打破了传统政府管理受到时间、空间限制的界限，改变政府管理方式。

1．电子政务的基本内容(1）政府间的电子政务政府间的电子政务是上下级政府、不同地方政府、不同政府部门之间的电子政务。

从发达国家的实践来看,主要包括以下内容：①电子法规政策系统②电子公文系统③电子司法档案系统④电子财政管理系统⑤电子办公系统⑥电子培训系统⑦业绩评价系统（2）政府对企业的电子政务政府对企业的电子政务是指政府通过电子网络系统进行电子采购与招标,精简管理业务流程，快捷迅速地为企业提供各种信息服务。

主要包括：①电子采购与招标②电子税务③电子证照办理④信息咨询服务⑤中小企业电子服务(３）政府对公民的电子政务政府对公民的电子政务是指政府通过电子网络系统为公民提供的各种服务。

主要包括:①教育培训服务②就业服务③电子医疗服务④社会保险网络服务⑤公民信息服务⑥交通管理服务⑦公民电子税务⑧电子证件服务当然,电子政务的上述业务内容并不是一出现就具备了的,而是在电子政务从简单到复杂的发展过程当中逐步建立和完善起来的。

2、全球的电子政务发展现状1)国内的电子政务的现状对于我国来说，电子政务这个概念与电子商务一样是从国外泊来的。

我国的电子政务的发展过程基本上是与我国自己的信息化历程同步的,具体来说,我国的电子政务是循着“机关内部的办公自动化”—“管理部门的电子化工程”—“全面的政府上网工程”这一条线展开的。

从总体上看,与其他国家的电子政务的发展特点基本相同，但由于各国的国情不同，就具体而言,我国的电子政务又与其他国家的有所不同,具体表现在：1、我国的电子政务的起点较低。

这是由于我国总体上的信息化水平不高,因此,我国的电子政务的发展是从办公自动化开始的；而西方国家的政府机关的办公自动化早在20世纪的60－70年代就完成了,而我国则基本上从２０世纪80年代才刚刚起步。

２、我国的电子政务发展不平衡。

由于我国地域广大,各地区的发展水平的差距较大，这些差别主要是表现在地区差别、城乡差别、行业差别上,因此我国的电子政务在发展过程中,则是在中央政府的“推动”和需求的“拉动”下从一些行业管理部门开始的。

另外,我国的电子政务发展的不平衡表现为东部沿海地区、大城市发展较快，与这些重点部门和地区相比，我国的其它地方政府和行业部门的电子政务发展相对迟缓。

3、我国的电子政务的目标和出发点更具有多样性。

由于我国正处在市场经济体制的建立过程中，政府对经济特别是企业的管理方式要进行彻底的改变，以及各级政府机构的精兵简政。

这些客观环境的变化,必然造成对政府政务活动的影响，因此我国的电子政务的发展势必要满足或保障这些目标的实施。

实际上，我国的电子政务的发展目标不仅仅是提高效率和树立形象的问题,其更深层次的问题是如何进一步促进政务活动的改革。

二、办公自动化概念及系统应用1)办公自动化的理念及产生办公自动化从提出到现在,已经有了60多年的历史,但它真正进入全面发展阶段始自20世纪70年代末、80年代初,至今也就30多年的时间。

随着办公自动化技术的不断发展,办公自动化新产品的不断出现,以及办公自动化系统应用的普及，人们对办公自动化的认识在不断深化和拓展，从而使有关办公自动化定义的描述也在不断发生着变化。

关于什么是办公自动化,专家学者们认识不一，至今也没有统一的定义。

按字面意义理解,办公自动化可以解释为办公管理的自动化或办公信息处理的自动化，这两种解释分别是从管理角度和信息角度给出的。

办公自动化还被具体地界定为：办公人员运用现代科学技术，通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息,改变传统办公的面貌,实现无纸办公。

实际上，人们对办公自动化的认识和理解经历了从最早的手段说、系统说、技术说到学科说的发展过程，办公自动化的内涵随之不断丰富。

当然，至今仍有一些人坚持系统说或技术说,而以不同的理解和理念来建设各自的办公自动化系统。

１、手段(方法)说最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。

当时人们仅把办公自动化看作是提高工作效率的一种手段,比较常见的说法有以下几种：oａ就是用文字处理机进行办公中的文字编排;oａ是无纸办公;ｏa是使办公功能高效率化的重要手段,它单独或综合地利用各种机器；oa是利用现代化技术和设备,代替办公人员的部分业务活动，优质高效地处理办公信息和事务;oa 是处理信息的一种新的概念和方法。

２、系统说继手段说之后，oa指的是用计算机进行文件存储、排版及输出工作,用计算机进行人事、财务等业务管理。

这种把oa简单地理解为oa系统的做法，仍把办公自动化局限在工具层次上。

这阶段的常用定义是：ｏａ是把基于不同技术的办公设备用网络联成一体，将语音、数据、图像、文字处理等功能组合在一个系统中，使办公室具有综合处理这些功能的能力。

我国专家学者在１985年全国第一次办公自动化规划讨论会上,综合了国内外的各种意见做出定义:oａ就是利用计算机等先进的科学技术,不断使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。

还有比较常见的类似定义是:ｏa是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统，辅助管理人员进行各种办公活动。

办公自动化发展到今天,我们把这些定义作为办公自动化系统的定义似乎更为适合。

3、技术说一些学者把办公自动化看成是一门纯技术学科。

例如定义:oa是综合了有关适宜帮助人们管理信息的现代技术的一门科学，是自动化的一个子集。

技术说中比较有代表性的定义是美国麻省理工学院m.c.季斯曼教授给出的：oa就是将计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。

这一定义虽然仍把办公自动化定义为技术，但指出了这种技术是综合性的，应用了系统科学、行为科学知识，可以说,这种定义有了本质上的超越，在一定程度上反映了oa的本质内容。

这种定义已非常接近于学科说所下的定义。

㈣学科说随着越来越多的社会科学理论方法被引入办公自动化领域,办公自动化作为一门新的交叉学科的地位得以确定。

由于“办公”对“办公自动化”的限定,管理学家们更倾向于把办公自动化作为一门综合性的、更多偏重于管理学的学科。

这方面获得广泛认可的定义是:oａ是把计算机技术、通讯技术、系统科学及行为科学结合在一起的一门综合性科学。

它以行为科学为主导,系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通信技术完成各项办公业务，属于综合性学科范畴。

这一定义是对季斯曼教授所下定义的发展。

由上可见，办公自动化的思想、概念、方法、手段和理论还在发展中，包括它的名称也叫法不一,有的叫做办公自动化,有的称作办公自动化系统、办公信息系统，还有的称作电子办公室、综合办公室，还有的干脆称作无纸办公室。

但我们认为，这些名词是有差别的,应该准确地加以区分,本章的后续内容将对此加以说明。

2002年，国务院发展研究中心局长邓寿鹏提出：办公设备+自动化＝oa,oa ＋系统化＝ｏiｓ,ois+网络＝eg/ｅｂ（e-goｖeｒnment/e-busiｎeｓs）。

不管类似的提法是否意味着办公自动化定义的进一步发展，但我们毕竟可以欣慰地看到,有关办公自动化理论和实践的研究探索从未停止过,从政府到企事业单位,人们对办公自动化始终有着巨大的需求，而这些正是办公自动化这门科学兴旺发展的希望所在。

从本节给出的定义不难看出，无论人们从什么角度去定义办公自动化，在表示形式和内容上有多少不一致，但有几点是共同的,表现在:1.强调利用先进的、综合的科学技术和现代化的办公设备。

2、强调办公人员和办公设备构成人机信息系统。

3、办公自动化的目的是要提高办公效率，改进办公质量。

现在人们已经普遍接受了办公自动化是一门正在发展的综合性学科的观点。

那么，作为一门学科，它的定义就应按学科来界定。

比如,行政管理学是研究国家行政机关运行机制及其规律的科学;政治学是研究政治现象及其规律的科学。

于是，办公自动化就可定义为:办公自动化是研究如何利用先进的科学技术和设备来实现某些办公室管理工作自动化的科学。

也可以从学科的知识体系和系统建设的角度，把办公自动化定义为:办公自动化是以管理科学为前提，以行为科学为主导，以系统科学为理论基础,把科学社会学、人机工程学、系统工程学、决策学等多门社会科学与技术科学结合在一起,综合运用计算机技术、通信技术和自动化技术等,来研究如何实现各项办公业务的自动化的一门文理交叉型的综合性学科。

后一定义更为学者们所认同并多加引用。

由此,办公自动化理论体系就必然包括办公自动化理论基础和技术支撑、办公自动化系统软、硬件环境以及系统建设等内容。

2)办公自动化系统的应用??Noteｓ是一个应用系统开发、运行平台。

邮件应用是最基本的应用，机关办公系统的建设从邮件系统开始,应该作为第一步的应用,尽快投入使用。

除此之外,应组织应用开发人员调查群件应用需求,分阶段逐步投产各种群件应用。

群件应用系统开发、运行可以在各级部门层次上进行。

由相应层次的单位管理与实施。