档案管理数字化发展探析

档案管理数字化发展探析

作者：李海燕

来源：《办公室业务（上半月）》 2020年第5期

文/河北省衡水市冀州区档案馆? 李海燕

【摘要】随着科学技术的不断发展与进步，对档案管理也有着较大的影响，目前档案管理

已经由传统的纸质档案管理向数字化档案转变。档案管理工作是一项重要的业务，它是记录单

位或个人工作、科研、学习等重要信息文件，为单位决策、人才引进、科研立项等方面提供了

重要的参考依据。在向数字化档案管理模式发展进程中，人们在享受数字化档案带来优越性的

同时，势必面临一些问题需要解决。本文针对档案管理数字化发展过程中的一些问题进行探讨，并提出相应的优化措施。

【关键词】档案管理；数字化发展；探析

档案对于个人或单位来说具有重要的作用，对于个人来说，档案记录着个人工作经历与重

要工作表现，做好档案管理工作能够为用人单位提供重要的用人依据；对于单位来讲，档案记

录着单位发展过程中重要的事件，包括单位发展过程中一些重要活动、记录的一些重要事件，

这些记录能够为相关检查部门提供相关证明依据，同时还可以为单位决策者提供决策方向。我

国在“十一五”期间，在建设数字化档案管理工作上已经迈出了新步伐，部分档案馆已经相继

建设并投入了使用，然而传统档案管理向数字化档案管理转变过程中，并不是一蹴而就的，需

要一个循序渐进的发展过程。

一、档案管理数字化是发展的趋势

在信息技术还没有完全应用之前，大家对于知识的索取，主要是来自书籍或报刊等物理介质。随着科学技术的不断发展，新的科技不断应用于生活中，计算机技术、互联网络、数据库

及多媒体技术的不断成熟，使人们在新的环境里，更方便、快捷地获取需要了解的知识。另外，电子储存设备的成本较低，比传统的纸质与胶片等介质的价格便宜，而且具有储存量大、保存

时间长、更安全的特点，逐渐应用于档案管理工作中。数字化档案管理系统能够存储各种各样

的数据信息，是一个巨大的电子信息数据库，并随着网络的日益发展成熟，满足了人们对档案

数据需求者的访问与查询。由于档案管理的数字化，借助互联网网络，数字化档案管理具有信

息系统数据库、档案WEB站点群静态页面存储以及多媒体教学资源的存储与点播的特征，具有

更安全、更好的存储型、更大的存储量的特点。所以，档案管理的数字化是档案管理行业的发

展趋势。

二、档案数字化发展的必要性

档案是人们在从事社会生产活动过程中形成的，将各种形式的、具有保存价值的信息、保

存下来的历史记录，它在人们的日常工作及生活中发挥着重要的作用，档案管理工作具有不可

替代的地位。传统记录档案的载体是以纸质文档为介质，将档案记录在里面，这种保存方法具

有很大弊端，在调用档案时不方便快速查找，同时纸质档案在经过多次摸触后会出现破损，遇

到潮湿天气时，如果保养不当，会导致纸质档案发霉的情况。这时候数字化档案管理则显示了

巨大优势，将原文件扫描以后，可以将扫描的信息迅速输入到计算机数据库中，使用网络存储

档案信息，实现后期的快速、便捷的查询，同时数字化档案管理可以实现同步备份，占用的存

储空间较小，维护起来也较为便利，还能充分利用互联网技术及时为各单位、所在区域、全国，乃至全世界使用。随着信息技术的不断发展，档案管理的数字化正向先进化、多元化、开放化

方向发展，开展档案数字化建设是必然发展趋势。

三、数字档案管理中存在的问题

（一）缺少资金的支持。数字化档案管理建设离不开大量资金的投入，所需要的新设备、

新技术都需要一定的资金支持。由于信息化技术发展速度较快，数字化档案馆建设过程中所需

要的设备具有造价费用高，设备更新周期快的特点，很多管理设备使用周期在新技术的带动下，不断缩短。加上档案是面向全社会服务，方便全社会的查阅需求，使用者的数量非常庞大，会

加大设备的磨损程度，也影响设备的使用年限。

（二）档案管理人员综合素质有待提高。很多档案管理部门没有意识到档案信息管理工作

的重要性，没有认识到档案信息对于各单位工作顺利开展有决定性的作用，在安排档案管理人

员时，管理者的综合素质较差，管理意识也较为薄弱，这对档案管理的工作效率产生了很大的

影响，使档案信息使用者对档案管理单位产生了不好的负面印象，制约着我国档案信息不能正

常发挥应有的价值。有些管理者思想意识落后，工作中缺乏主动性，致使了很多档案信息的不

能及时更新，对档案管理工作带来了不好的影响。

（三）存在重复建设。目前还有很多档案管理部门各自为政，与其他兄弟档案馆缺乏有效

联系，没有进行统一的规划布局。每个区域内都有自己的档案管理部门，独立建设了数字化档

案管理系统，但是在信息共享方面缺乏有效沟通，很多档案资源处于相互独立、分散的状态，

这就造成了一些数字资源重复建设，大部分的档案馆的存储的资源比较相似，在档案管数字化

管理特色上没有显示自身优势，同时由于一些工作的重复建设，造成了大量资源的浪费。

四、档案管理的数字化发展建议

（一）增加建设资金的投入，保证数字化设备的齐全。建设数字化的数据库是档案管理数

字化的建设与发展的必要条件，它是实现档案管理数字化的基石，实现档案数字化管理，必须

确保硬件设备的齐全，这就需要花费大量的资金采购一整套的数字化管理设备，这需要雄厚的

资金链作为支撑。档案馆主要的功能是收集、存储馆藏资源，最大程度上方便档案使用者方便

查阅，数字化档案馆为实现这一目的，将档案数据存储到数据库中，方便使用者通过访问互联网，获取相应的需求。所以，要根据当地实际发展需求，开发实用、便于操作的档案管理系统，在选择数字化应用设备时，要考虑到产品与技术的适用性、先进性、经济性，以减少后期设备

维护保养时的成本。

（二）建设档案专职队伍。数字化档案管理工作中，对每一位档案管理工作者业务素质提

出了新的要求，要求他们不仅要具备良好专业知识能力外，还应该具备较为完备的计算机网络

操作能力与网络知识，档案管理工作偏向于密集型工作。因此，档案管理者注意平时知识的积累，具备较强分析问题能力，对一些专业性较强的档案，做到精细管理；同时，能够根据档案

使用者的要求，提供较大数据档案信息，这也要求档案管理者具备较高的业务素养、操作技能。不定期地对档案管理人员开展业务培训，邀请行业专家、学者进行指导、讲学，使管理员不断

学习管理新技能，了解行业发展新动向、新成果。定期对档案管理人员进行考核，及时更新管

理人员知识结构，增强他们的服务意识。因此，档案专业人才的培养也显得日益重要。

（三）强化地域间联络，实现资源共享。各个区域档案管理部门，应加强联系，实施档案

资源共享，通过档案数字化管理，数据资源共享后，能够帮助管理者减少很多不必要的重复工作，减少档案馆资金与人力的投入，档案资源的利用率也得到了很大的提升，提高了档案使用

人的检索效率，也为分布在不同地区的人们提供便利的查询、使用服务。

五、结语