高效完成任务_合同协议_表格模板_实用文档

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高效完成任务的步骤及精髓： ----明确任务及目标（完成任务的前提和基础） 一.企业在确定任务目标中遇到的问题：
➢ 目标难以确定
➢ 标准难以量化
➢ 目标难以长期化
➢ 目标难以灵活变动
➢ 主管的影响度
➢ 目标制定参与性较差
➢ 不同层次对目标的理解差异 ➢ 目标监控失去平衡
点评：无边界条件的任务是 无法高效的完成的！
标准
检查 方式
检查 时间
检查 人数
检查 结果
备注
1
2
3
28
目标检查进度表
2、任务报告
①、日常报告 ②、例外报告 ③、特别报告
3、常见的任务进展报告 （标准化的表格）
①、进度计划执行情况报告
②、任务关键点检查报告
③、任务执行状态报告
④、任务完成报告
⑤、重大突发事件报告
⑥、任务变更报告
⑦、任务进度报告
• 优秀的管理者不会为失败找借口，只会找方 法
• 只有养成“没有任何借口”的习惯，才可能形 成良好的“执行风格”，才能得到你的“老板” 的信任！！
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把握高效完成任务的步骤及精髓：
• 步骤一：明确任务及目标----完成任务的前提 和基础
• 步骤二：制订任务计划 • 步骤三：执行任务计划 • 步骤四：任务进度的有效控制 • 步骤五：任务达成状况的检讨及改善 • 高效完成任务的精髓---标准化
3、请制造二部注塑课由李 主管挂帅成立专案小组于 2014 年7月12日前制定出KS611塑壳 技改方案以解决其品质问题。
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高效完成任务的步骤及精髓：
----明确任务及目标（完成任务的前提和基础） 四.目标设定和分解过程
1、要求上一级提供 A、目标 B、重点 C、环境因素和假设/ 条件
D、基本原则
2、要求其它部门或 管理人员提供：
A、目标
B、主要计划
C、他们对你的期望
3
分清工作责 任或目的
4
决定关键 目标领域
5
能力 分析
7
8
9
编写目标 11
计划目标 分配所需 的资源
（预算）
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确定与目标 确定与目标
相适应的权 相适应的反
限
馈
6 建立主要
假设 10
与其他管理 人员协作
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高效完成任务的步骤及精髓： ----制订任务计划
1.决策树形图： 树形图在决策中是一种常用工具，这里用于任务目标的分解。
一个大目标，必须经过逐步分解，方可制定出具体的行动措施，才能达到 预期结果。
运用决策树形图对目标分解，可根据情况按项目分解，到按产品分解，或 按区域（部门）分解，也可按时间进行第一次分解，然后再酌情进行第二次 ，或第三次分解，直至分解到能落实到具体人，采取具体行动措施为止。（ 见案例1） 2.责任分配矩阵 是一种将所分解的工作任务落实到任务的有关部门或个人，并明确表示出他 们在组织工作中的关系、责任和地位的一种方法和工具。它上组织单元为行 ，项目单元为列。（见案例2）
• 当天工作当天完成------“日清” • 善于及时总结和检讨 （如：交班会议，早会等） • 及时改善当天的问题 • 每天要有新的点滴进步-----“日进” • 最后请大家相信：简单并不等于容易，把
简单的招式（工作），坚持炼到极至就 是“绝招”，卓越来自于简单的点滴进步！！
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树立高效完成任务的意识： ----要有强烈的时间观念
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4、有效的报告方法
3）报告方式： A、口头报告的原则有： 先说结论； 简洁、正确； 要事实不要臆测，误导是要负责的； 不要遗漏重点 成功、失败要明言 B、书面报告原则（标准化的报告） 谴词用语要简单易懂 标题清楚 尽量用图表、数字说明 报告顺序要合逻辑 利用添附资料说明
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高效完成任务的步骤及精髓： ----任务达成状况的检讨及改善
4
目录
• 树立高效完成任务的意识 •把握高效完成任务的步骤及精髓 •有效解决工作中的各种问题 •理论的学习如何有效与实践挂钩（总结）
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树立高效完成任务的意识：
• 首先让自己具备一名优秀管理应具备的素质 • 每天进步一点点是卓越的开始 • 要有强烈的时间观念 • 勇于挑战自己 • 勇于在错误中吸取经验教训 • 不要让借口成为习惯---要坚决执行
➢明确责任 ➢计划全面交底 B、调度工作 C、抓关键工作 ➢集中优势按时完成关键工作 ➢专项承包 ➢采用新技术、新工艺
D、保证资源及时供应
E、加强组织管理工作
F、加强进度控制工作
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高效完成任务的步骤及精髓： ----执行任务计划
二.执行计划的常用工具： 1.任务计划进度表 2.甘特图
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1、任务进度计划表（高效的执行工具之一）
⑧、任务管理报告
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4、有效的报告方法
1）报告对象：
直接上级（注意：切忌越级！除非直接上级指示。
2）报告时机： A、做好计划时： 主要作用和目的：让主管了解计划的内容，籍此请主管确认一些重要事项； 请主管指示和审核计划，并认可。 B、中间报告： 主要作用和目的：让主管了解您的工作进度；让主管知道您在干什么。 C、紧急报告： 主要作用和目的：发生可能影响目标的实现的重大问题和突发事件时，应及 时向主管报告。 D、工作结束时： 主要作用和目的：工作终了时一定要向主管报告，让主管及时知道工作完成 是您工作成效得到确认重要步骤；保证工作的有效性。
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树立高效完成任务的意识： ----让自己具备一名优秀管理应具备的基本素质
• 去除拖拉和逃避的恶习 • 以最佳的状态工作 • 要具备团队精神 • 不断学习是最佳的工作保障 • 做事善始善终 • 把敬业变成习惯 • 善待他人就是善待自己 • 将废品变成公司的财富 • 工作分清轻重缓急
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树立高效完成任务的意识： ----每天进步一点点是卓越的开始
一.任务计划的主要内容包括： 1.计划的名称 2.计划的目的 3.计划的内容 4.参与人员及分工 5.计划的时间安排（最好有详细的时间安排表） 6.预期达成的效果 7.需要提供的支持（包括：人力﹑物力﹑资金） 8.预防措施等
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高效完成任务的步骤及精髓： ----制订任务计划
二.制订计划时常用的标准化工具：
计划进度
实际进度
计划进度
ห้องสมุดไป่ตู้
实际进度
…
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高效完成任务的步骤及精髓： ----任务进度的有效控制
1、（计划）目标任务书 目标名称：在…...时间（在…...条件下），达到…...结果。 目标标准
完成 步骤
步骤 问题 原因 标准 分析 措施
甘特图
责任人
涉及 部门
检查人
考核 结果
1
2
3
4
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目标名称：
任务
PDCAS循环（计划---实施----检查----改善----形成文件并标准化） 3） 标准化的核心：有效的文件化+执行！！
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有效解决工作中问题的思路：
1、主管经理面对三大类问题： ①、发生型问题 ②、改进型问题 ③、设定型问题
•
原因导向
目标导向
•
昨天
今天
明天
•
•发生型问题•
• 设定型问题•
•
•改进型问题•
1.过程资料的整理及保存 2.邀请相关人员进行座谈（总结） 3.过程分析（利弊及优劣分析） 4.总结经验 5.新的改善规划及责任分工
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高效完成任务的步骤及精髓： ----高效完成任务的精髓（标准化）
1.何谓标准化： 标准化指的是：组织/部门为获得最高的工作效能 ，对营运/ 管理活动中的各种现实的或潜在的问题 制定共同的和重复使用的规则﹑工具或程序并对其进行优化
的活动。
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高效完成任务的步骤及精髓： ----高效完成任务的精髓（标准化）
2.标准化的功用：
例子：大多数美国（美资）企业比中国企业的管理水平高，你认为 这是为什么？
小讨论：ISO9000的故事及利弊
结论：标准化的好处是-让傻瓜去做都能达到 75分的效果
功用：
1）降低失败的风险
2）规范管理
3）降低成本/提升效率
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有效解决工作中问题的思路
2、传统解决问题的方法 ① 、问题对策（点）
凭以往的经验、知识加以解决 ② 、问题原因对策（线）
针对问题，进行分析，参考以往经验，定 出解决步骤与方案，加以解决 ③ 、问题建立模式依靠团队力对策（系统）
4）管理系统提升并最终提高企业的市场竞争力
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高效完成任务的步骤及精髓： ----高效完成任务的精髓（标准化）
3.如何实施标准化 1）管理工具标准化 如：标准化图表的运用（甘特图﹑责任分配矩阵﹑进度计划表﹑决策 树形图等）；标准化分析工具的运用（SWOT分析等） 2） 管理系统标准化 如：ISO9000
□
●
▲
安装 完成安装新软件包
●
▲
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完成 培训人员
●
▲
注： ▲负责 ○审批 ●辅助 △承包 □通知 以符号表示的责任矩阵
高效完成任务的步骤及精髓：
----执行任务计划 一.进度计划的实施：
③、保证措施 A、进度计划的贯彻
➢检查各类计划，形成严密的计划保证系 统
①、实施的阻力 A、人 B、资源 C、环境 ②、实施的准备 A、建立组织机构 B、编制实施计划 C、培训
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树立高效完成任务的意识： ----勇于从错误中吸取经验教训
• 正视错误/问题，并深入分析 • 做到对事不对人 • 相信成功是建立在失败的基础上 • 将失败/错误做成典型教材来教育同事 • 同样的错误坚决不允许犯两次 • 总之：力争每次在错误中交的学费有所值
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树立高效完成任务的意识： ----不要让借口成为习惯，要坚决执行
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高效完成任务的步骤及精髓： ----明确任务及目标（完成任务的前提和基础）
二.制定任务目标的5W1H法 ➢What（做什么） ➢Who（谁去做） ➢When（什么时间做） ➢Where（什么地点做） ➢Why（为什么做） ➢How （怎样做）
5W1H练习 1、请制造中心尽快拿出技改方 案。
2、请制造二部于7月10日前 拿出技改方案。
序 工作 持续 号 名称 时间
最早时间
开始
完成
最迟时间
开始
完成
时差 总时差 自由时差
完成 情况
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2、甘特图（高效的执行工具之二）
甘特图是一个二维平面图，横维表示进度或活动时间，纵维表示工 作包内容
时间 任务
1
2
3
4
5
A
B
C
D E
最简单的甘特图
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目标名称：
甘1 特 图
2
任务
1月 2月 3月 4月 … 12月 备注
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高效完成任务的步骤及精髓： ----明确任务及目标（完成任务的前提和基础）
例如xx给制造二部下达任务,请看以下三种方式： 1、请制造二部尽快拿出技改方案。 2、请制造二部于7月10日前拿出技改方案。 3、请制造二部注塑课由李主管挂帅成立专案小组于 2014年7月12日前制定出KS611塑壳技改方案以 解决其品质问题。
制造二部再造系列培训课程（一）
高效完成任务
如何高效完成任务
主讲:丁叶
1
学员守则
Step1:请将您的手机取出……
Step2:请将您的大拇指按住OFF/关机/静音/振动键，
持续十秒钟……
Step3:如您确有要事，请到室外接听手机。请勿打扰
他人。
谢谢配合!
Questions----问题
回答以下问题： •你现在工作中正在执行的最重大任务是什么 ？ •你觉得完成此任务困难吗？为什么？有些什么样的障碍？
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前言： 作为管理者，特别是我们既要管人又要被人管的中层管理们 ，如何在有限的时间内组织好我们的部属/团队，去完成我们的 上司交代的任务，成了我们管理工作的重中之重，其达成结果 ，也成了衡量我们工作能力的标准，所以说我们在企业中的核 心竞争是我们在上司心目中的信任度-----我们完成任务的执行能 力！
• 守时 • 重视计划与目标 • 善于合理安排自己时间 • 日事日清，日清日高 • 坚持以结果（效能）为导向 • 力争提高时间的价值（降低机会成本）
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树立高效完成任务的意识： ----勇于挑战自己
• 树立自我信心 • 做好周全的分析（SWOT） • 做好任务的步骤分解动AC作产（品介周绍密计划） • 适当的尝试挑战“不可完成”工作 • 做好结果的检讨和总结工作 • 形成自己的良好风格
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案例1：x公司计划xx年销售额比去年增长10倍，达到12000 万。完成销售十万台产品的任务。
x公司xx年销售目标
第1次分解
销售量10万台
A区25000台 B区30000台 C区25000台 第2次分解
甲客户 乙客户 丙客户 丁客户 缺口
D区15000台
缺口25000台
1月……………12月
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活动
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何电视台 何节目
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广告明星
案例2：某软件公司设计一套新的软件的责任分配矩阵。
组织责任者 工作流程及项目
项目经理
项目工程师
程序员
确定要求
○
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设计
○
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修改外购软件包
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开发 修改内部程序
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○
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修改手工操作流程
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○
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测试外购软件包
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测试 测试内部程序
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测试手工操作流程