(时间管理)管理时间

管理

第三章管理时间

第一节

导入语怎样管理时间，才能有效的提高工作效率，是每一个商务人员所关心的话题，经常可以看到一些经理人同时处理许多事件而丝毫显不出疲惫和忙碌，而另一些人却仅为一件事奔波忙碌，疲惫不堪。本章内容就是告诉大家怎样来管理自己的时间。

时间的区别对于公司来讲，时间有盈利时间和非盈利时间的区别。

任何企业的时间管理都可以分为三个基本类型：

1、用于生产型企业生产的时间或服务型企业提供服务的时间

2、用于销售产品或销售服务的时间

3、必须消耗的以便促进销售和生产或服务的管理时间

企业的日常经营行为将消耗两类时间：管理时间和销售时间。因此，对于企业中的员工来说，时间将分为盈利时间和非盈利时间。所以每一位员工都需要明确自己的工作职责，这样便能处理好时间的安排问题。

所有企业，无论大小，都得处理非盈利管理时间和销售时间之间的关系。在有一定规模的公司中，管理工作一般会有专门的人员来完成，因此，一些人就一心一意的负责销售产品。管理时间与生产性时间由于企业性质的不同而各异。而管理性时间和生产性时间之间具有密不可分的关系。经验丰富的企业有意使其管理时间尽可能地具有支持性而且有效率。成功的企业往往善于把握这两个时间的平衡。

问题：你怎样有效的区分和把握盈利时间和非盈利时间？

时间的安排将事务按重要性和紧迫性详细的罗列出来，有助于有效地安排时间。

在时间的安排上，首先要明确有哪些工作必须完成。一个具有良好的时间管理能力的人，往往是“事务安排表”的管理高手。所以，建议你准备一个笔记本或者白板之类的工具，将自己每日的工作罗列出来，但不能太抽象或者仅仅是泛泛而谈。“日常事务安排表”仅包括那些你在一定时间内可以完成的事情，如一个目的或甚至是一个行动步骤。最好在安排表中列出事件处理结果情况或者进展的栏目，以便跟踪每日的工作进展。

其次，分清这些工作的主次和紧迫性的差别。考察自己手中所必须做的工作，依据其重要性，将工作分为三类：第一类为紧急事务，与目标相关，当日必须完成；第二类：很重要，与目标相关，不需占用黄金时间段，有时间则做；第三类：目前不重要的事务。在完成第一类事务后，检查日常事务安排表，重新考察，所要完成的工作，检查是否第二类事务已经转化为第一类事务，或者已经不再重要而成为三类事务。同样，也要检查三类事务的变化情况。日常事务管理表整理完成后，根据表中的时间安排来继续完成相应的紧急事务。

制定相应的短期、中期、长期的时间安排计划对于有效地提高工作效率也很重要。短期时间计划与日常时间管理类似，同样将事务按重要性一次分类，不同之处是要安排一周左右的事务。中期时间计划主要用来说明近期内一些大事件的安排。而长期计划则比短期、中期计划

更抽象，长期计划是你努力过程中的一幅地图，表明工作的理想、目标。

问题：你的时间安排是否合理有效？

避免浪费时间在工作时间内怎样有效地避免其他事务的干扰，对于提高工作效率非常重要。

大多数人都会有这样的感受和经历，那就是在处理一件工作的过程中往往会被其他的事务所打断，比如一个电话、一个朋友的顺路到访，新事务的干扰等等。据数据调查的结果表明，几乎所有时间浪费的症结都集中在两个最基本的问题上：不敢拒绝别人和不能分清事务的主次先后。不敢拒绝别人的结果是被过多的电话、不必要的会面、来访者、过多的应酬等打断你正在做的事，后果是不能完成手中的任务。而对于后者，则表明你缺乏具体目标，未分清事情的主次，这将导致管理的危机：委托无效、交流和指示模糊、职责和权力混乱。造成企业管理和经营的混乱。

不敢拒绝别人可能源于四个方面：对自己的优缺点缺乏清楚认识；取悦别人的愿望；怕得罪别人；喜欢帮助别人。

了解不能拒绝别人的主要原因后，就可以在一定程度上解决相应的时间浪费问题。如果你喜欢帮助别人，请注意在自己时间相对宽容的时候来表达这一愿望，比如让对方在你闲暇的时候或者某个不分散工作精力的时候来找你，这样会更好。在时间和精力都不能允许你分心的时候，你需要学会说“不”。

当然，这样做也是要有一定技巧的。首先要积极地聆听别人的要求，在确切明了的情况下，考虑时间和精力是否允许。就立即说“不”。这样可以避免别人产生幻想，以免浪费双方的时间。再次，如果不能接受就解释你的理由。让别人明白你拒绝的理由非常重要，使对方明白不是不想帮忙，而是由于具体的原因迫使不能帮忙。最后，如果有可能的话，向别人提供其他的选择或建议。

问题：您怎样回避外来事务的干扰问题？

问题与讨论

时间的大石头与小石头

“与成功有约”一书的作者所谈到的“大石头与小石头”的理论，运用在工作和生活中相当受惠。

这个实验是这样的：桌上放两个大小形状相同的烧杯，1个装七分满的小石子，另1个是空的，而桌上另外放一些大石头。实验者要受试者将这些大石头和小石头放在同1个杯子，结果受试者将大石头放入第1个杯子，怎么摆就是摆不下去。实验者对受试者说，可以使用另一个杯子，于是受试者把大石头摆进空烧杯，再将小石头放入塞满空隙，结果刚好可以装满。当你发觉时间不够用时，可能是先做一些琐事，把精华、完整的时间都浪费了，因此无法完成重要的事。故计划时间应先把重要的事情固定下来，剩余的时间再做零碎的事，才能将时间作最有效的运用。

比方安排会议计划，每个月1小时和1级干部的会议，3个月1次和2级干部的会议，这些都是时间管理的“大石头”。其他的琐事就是“小石头”，分配在其他的时间空隙。

能够掌握时间是人有能力的指标之一。职衔越高、工作越忙碌的人通常都比别人准时。也许一般人会说因为这些人有秘书、司机，才能运筹帷幄；若从别的角度思考：这些成功的典范

已养成管理时间的好习惯，才能有今日的成就，并懂得寻求协助，使工作效率好上加好。所以何不从今天开始思考你在时间管理中的大石头和小石头，合理安排一下？要知道人人24小时，妥善进行时间管理是成功的重要环节。