永乐文档一体化管理软件及应用软件使用说明

7）备注：需要对题名进行必要说明的，可以在备注栏中加以
说明。如请示批复合为一件录入的，可以在备注栏中加以说明 “附请示”。或是此件详细内容在件的二级目录中的，可以注明 “见二级目录”等字样。
8）件的二级目录：“件的二级目录”是为了贯彻“细化检
索”的原则，对“文件级文档管理”的补充，用户将转发件和被 转发件、请求与批复、介绍信存根等作为一件归档时，在归档文 件目录中，只能出现一条目录，这样的目录对于检索更详细的内 容来说是不够的，为了弥补这种缺陷，我们需要在件的二级目录 中细化文件题名的录入工作，使能够更加细致地储存和检索有关 信息。
《永乐文档一体化管理软件及应用》
系统概述：
此系统是从档案管理的实际情况出发而研 发，在总体上，力求简明、实用和功能完备； 在操作风格上，尽可能地向大家所熟悉的、微 软的产品靠近。它具有文档一体化功能，乡镇、 机关档案室可以从收、发文登记开始管理，以 归档类目为桥梁，通过归档操作，最终完成归 档工作。此系统启运方便快捷，双击桌面上的 快捷图标即可（系统的初始默认姓名是 “LAMS”（大小写均可），口令是“2000”）。
6）保管期限：是对档案划定的存留年限。用数字表示，若
“保管期限”分别用永久、长期、短期表示，则其对应的数字代
码分别是1、2、3。保管期限项在计算机内以数字代码存储，而
给用户的提示是汉字值，本系统为用户提供“支持代码的下拉列 表”式编辑风格，即用户可以输入代码“1、2、3”，也可以输入
汉字“永久、长期、短期”，也可以在下拉列表中选择。
软件下载及安装
登陆江苏档案信息网，网址为 /，在网站的右下方找 到“档案软件服务”，点击进入，在档案室管理软 件下点击“永乐一体化管理软件”，进行下载。 对下载后的软件包进行解压缩，可以看到此软件 由三个文件构成，即DBMS、lams及window98 软件狗驱动程序。点击lams，点击SETUP.EXE， 进行安装，在桌面上形成一个“永乐文档一体化通 用软件”图标，安装结束。
注意：对“档号”、“成文日期”等具有特定输入格式进
行“查找与替换”时，与其他项目有所不同，在查找时，这 些项目的值要连续写，而在替换时，新值要用“－”分隔。 例如：若要将0204全宗2001年度001目录的0020卷替换成 0205全宗2001年度001目录0015卷，则其查找的内容为： 020420010010020，而其替换的内容应为：0205-2001001-0015（分隔符“－”得自己输入）。［ 如果对此软件 还未能熟练掌握的情况下，建议慎用这一功能，如确要进行 批量修改，最好在档案业务指导人员的辅导下进行。]
以在此对二级目录里的文件类型进行标识（如“人事任免”、 “介绍信存根”、“转发件”等）。
三、数据的修改
1）零星修改：如果发现数据窗口中有些地方输入错误，可以 通过常规的编辑操作直接修改（首先要将输入点转移过去）。 2) 批量修改：当需要批量修改数据时，用户可以用“查找与 替换”这一功能，用户在使用查找与替换前，应将相应的数据 检索出来，然后再点击工具栏上的“查找与替换”按钮，即在 原数据窗口中弹出一个小的标题为“查找与替换”的窗口，用 户在该查找与替换的窗口中告诉计算机：需要从什么项目中查 找什么内容，并将该内容替换成什么信息。用户可以一个个地 查找、替换下去，也可以通过“全部替换”按钮让系统自动全 部替换。
5、会议记录之类的文件，要根据会议的主要内容拟写 题名，格式应为“关于XXX的会议记录”。 6、已承办的文件，其题名拟写格式应为：提案类的 “关于XXX提案的答复”；办文单类的为“关于（申请 人）要求XXX请示的批示”，例：“关于xx镇政府要 求下拨抗洪专项资金的请示的批示”。 7、档案中所涉及的组织、机构、事件、史实、人名、 地名、名词术语等在著录过程中，如有生僻字、难辨字 或繁体字等都要通过查阅字典或进行考证，使用规范化 的简化汉字，避免主观臆断，影响检索效果。
3、数据的检索：用户可通过工具栏上的“检索”按钮
来打开检索条件设置窗口，检索的步骤如下： 1）、用鼠标点击“检索项目”栏，从下拉列表中选择一个 著录项目，如“档号，题名，文号”等等，确定要通过哪一 个项目进行检索； 2）、用鼠标点击“运算符号”栏，从下拉列表中选择一个 运算符（如大于，小于，等于，等等），告诉计算机检索项 目和具体内容之间是什么关系； 3）、用鼠标点击“给定的值”栏，在该栏中输入你要检索 的具体内容；如果有多个检索条件，即单击“逻辑关系”栏， 从下拦列表中选择“与”（同时满足）或“或”（只需满足 其中任何一个条件）。
4、政府办文单的责任者是县政府，而非领导个 人。 5、审批表之类的文件，其责任者应为最高一级 审批单位，并在题名栏内标明申请人；呈报表 的责任者为呈报单位，如编制花名册，工资年 报表等。 6、需要承办的文件，如提案，责任者为承办单 位，没有答复的，责任者为提案人。
4）题名：也就是文件的标题、题目，是表达档案中心
5）时间或成文日期：文件形成时间，一般公私文书、
信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规 范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、 合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、 获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验 报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图 为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定 检验数据为记录时间。时间输入由8位阿拉伯数字组成， 如1980年1月12日，输入格式为“19800112”，如果 文件日期不祥的，可根据文件的内容考证标明其所属年 份，月、日可用“00．00”替代。
② 对已装订成卷的档案编号的格式有两种。
一种是案卷级，其编制格式为：“全宗号－ 年度－目录号－案卷号”，如“县政府1996年 永久第一卷的档号为“0201-1996-001-0001”， 0201为全宗号，1996为年度号，001为目录号， 0001为案卷号（表明这是这一年度的第一卷永 久卷）。
（3）选择多条记录：按住“CTRL”键， 鼠标点击需要选择的行的记录列，右击 菜单项中删除。 注意：所选记录呈蓝色显示，在删除记 录后，只有按了“保存”按钮，被删除 的数据才会在数据库中消失。
3、数据的保存：按“保存”按钮即可。
注意：在做过数据修改、删除（包括查找与 替换）操作后，只有进行“保存”操作后， 数据才能生效。
3）责任者：也就是文件的署名者，是指对档案内容 进行创造、负有责任的团体或个人，责任者有多个 时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任 者的，必须著录，其余视需要著录，被省略的责任 者用“等”表示。注意著录时不可用“本镇、本部、 本局”等字样。
著录责任者需要特别注意的问题：
1、领导讲话稿的责任者为领导本人，并标明 其职务。 2、协议书的责任者为协议双方，包括自然人。 3、机关所属科室或乡镇所属站所形成文件材 料的责任者为所在机关或所在镇的全称或规 范化简称。如乡镇婚姻审批表的责任者是 “XX镇政府”而不是“XX镇民政办”。
内容、形式特征的名称。在本系统中，所有文件级题名 的长度均限制在60个汉字左右，如果文件的实际题名多 于60个汉字，应在能表达文件精神的前提下重
1、标题内容不明确的，需经过认真查阅文件，采用诠 释的方法予以明确。所谓诠释法是对可能引起疑惑、 误解、混乱的著录内容加以说明，说明文字置于被说 明内容之后，并加相应的内容标识符。如有些文件的 题名只有“通知”两字的，要对文件的精神加以领会， 拟写出这是关于哪些事项的通知，重新拟写的题名， 用［］括起来，表明此题名为自拟题名。 2、有些协议的标题不能直接反映协议内容的，要在标 题上加以说明，如“关于XXX的协议”。
二、数据的录入
1）档号：是以字符的形式赋予档案实体的用
以固定和反映档案排列顺序的一组代码（字符 的格式是：XXXX－XXXX－XXX－XXXX－ XXXX，要求的字符位数是4-4-3-4-4，位数 不足的，前面用“0”填足）。相对应的是：
①凡是执行《归档文件整理规则》，即以件为 单位整理的档案，其档号的编制格式为：“全 宗号－年度－保管期限号－机构（问题）代号 －件号”，如“县政府办公室2004年度永久 第一件”所编档号为：0201-2004-0010bgs-0001，0201为全宗号、2004是年 度号、001是保管期限号，0bgs是机构（问 题）代号、0001是件号。
四、数据的新增、删除与保存
1、数据的新增：可以使用工具栏的“新增”按钮，
在当前行后插入一条新记录，也可以在最后行的“备注” 列按回车键新增，新增操作后，一般会复制上一条记录的 内容，而且档号与前一条会出现重复，用户需对此条的档 号更新才可以对修改后的数据进行保存。
2、数据的删除：使用工具栏中的“删除”按钮，删除
数据窗口的当前记录（是数据窗口左边有个小手指指向的 记录），若要进行批量删除的，选择记录的方法与微软产 品的操作方法相似： （1）选择一条记录：鼠标点击该行的“记录”列，右击菜 单项中删除； （2）选择一块记录：先选择首条记录，按住“SHIT”键并 用鼠标点击最后一行的记录列，右击菜单项中删除
（1）、档号
这里的档号和文件级管理中的档号格式是一致的，如文 件级的档号为“0201-1999-001-0bgs-0001”，它的 二级目录的档号同样是“0201-1999-001-0bgs0001”。
（2）、顺序号
是“件内”的顺序号，即在一件里面，如果有若干个文 件或若干条目录，以此设定其顺序（前面的档号可以重 复，而“档号＋顺序号”则不允许重复）。
3、职务任免类的文件，要在题名内把涉及到本单位 任免的人员名单罗列清楚，用小括号括起来，超过3 人以上的，可以在件的二级目录内加以补充。 4、介绍信之类的文件，题名的拟写格式应为“介绍 信存根 XXX（人名）”，如果一张介绍信上人名 过多的（超过5人），可以在二级目录中加以完善； 如果一类介绍信作为一件处理的，其题名中只标明 是哪一类介绍信，具体的人名，在件的二级目录里 输入。

档号构成中的一杠“－”，是为了便于 区分其构成而自动设置的显示格式，不需要 用户输入。在数据输入过程中，每新增一条 记录，系统会自动复制上一条的数据，用 户可以直接在输入焦点（颜色变蓝的区域） 上修改，原先的数据自动被覆盖。
2）文号：文号一般由机关代字、年度和顺序号三部
分组成，规范格式为“机关代字＋［年度］＋顺序号”。 例如“赣政发[2005]0001号”，“赣政发”是机关代 字，“［2005］”是年度号，“0001号”就是顺序号 （顺序号由四位数字构成，不足规定长度的，前面用 “0”补足）。此软件只认定这一格式，如果本单位所编 制文号的格式与之不同的，要转换成这种格式，如“赣 档发（1999）第1号”，得转换成“赣档发［1999］ 0001号”。

二是文件级的档号，其编制格式为 “全宗号－年度号－目录号－案卷号－文 件页号”，如“县政府1996年永久第一 卷第一份文件”的编制档号为：“02011996-001-0001-0001”，此档号的最后 一组四位数就是第一份文件在此卷中所在 的页码号。在输入时，如发现档号输入错 误，可移动光标重新输入正确的数字，不 需要删除原先的错误数据。
（3）、相关内容：在“相关内容”里面，用户可以录入
被转发文件的文号、责任者、题名等内容，也可以录入人事任 免的所有人员名单和任职事项。相关内容的字节长度为255， 若不够输入详细内容，可以另外增加一条记录继续输入（档号 可以重复，顺序号要下延）。
（4）、文件类别：是自动累加的下拉列表风格，用户可
学习内容
一、文书档案子系统的启动 二、数据的录入 三、数据的修改 四、数据的新增、删除与保存 五、数据的导出与导入 六、数据的输出
一、文书档案子系统的启动
文书档案管理子系统是该软件的核心，它包括文 件级和案卷级管理、报表输出和件的二级目录四 个功能模块，用户可以直接点击“WD”（文书 档案管理）按钮来打开此子系统。点击文件级管 理模块，进行文件级的数据录入。