电子档案与纸质档案保护之比较
电子文件与纸质档案在保护技术上的区别
/【摘要】文章通过对电子文件与纸质档案在载体寿命、技术寿命、信息保护等方面的差别分析,提出了在档案管理中应注意的问题和解决办法,为树立现代档案管理理念、提高档案管理水平提供支持。
【关键词】档案;电子文件;纸质档案;差别随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。
现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。
只有认真分析比较电子文件与纸质档案的本质差异，才能辩证的看待两者的关系，充分发挥两者的优势，实现共存。
一、载体寿命的差别（一）纸质档案的载体寿命一般是由印刷纸中的纤维素性质决定尽管纤维素在不适宜的温度等条件下，容易发生水解与氧化反应，使纸张的字迹不清楚。
但如果档案管理人员在档案管理过程中采取相应的措施来隔离促使纤维素发生化学反应所需的条件，就能在很大程度上降低纸质档案受损的可能性，进而提升纸质档案的使用寿命。
（二）而电子文件的寿命则取决于其载体材料的特性其载体材料一般含有磁性物质或光学物质。
然而，构成磁盘支持体的聚酯底基极其容易与磁粉脱离，易吸附尘埃，还具有变形后不易复原等弊端。
同时，载体中的粘和剂也具有易脱落、易霉变、易磨损和热胀冷缩等缺点，使载体中记录的信息无法正常输出。
此外，磁粉中存在的磁性氧化物颗粒，其剩磁感应强度极易受外来磁场的影响从而导致消磁。
最后，由于光盘中含有的化合物具有不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应等性质，造成电子档案无法被长期保存。
由于电子文件的载体材料具有上述特性，电子文件的保存寿命比纸质档案的寿命要短。
二、档案保护的技术差别（一）由于纸质档案的信息不依赖于原有的技术手段所以它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。
纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀以及防潮等。
只要保护工作做到及时到位了，纸质档案的长期保存就能获得保证。
（二）电子文件从生成传输到保存都是在计算机上完成的，对计算机系统有很强的依赖性，一旦其离开原设备的技术环境，容易导致信息无法被读出。
浅谈电子文件与纸质档案在保护技术上的差异
前 光 盘 常 用 的 记 录 介 质 主 要 有 化 学作 用而 毁 坏 ．造 成记 录信 息 碲 、 合 金 、 、 铝 化 合 物 以 及 消 失 ：生物 损 坏 是 指 灰 尘 是霉 菌 碲 硒 碳
一
些在 激 光 热效 应作 用下 易 产 生 孢子 的传 播 者 ．也 是 霉 菌 的培 养
材 料 也 会 弯 曲变 形 ，影响 激 光 束
注 意 排除 发 生 两 大 化 学 反 应所 需 精 确 定 位 和 数据 的读 写 。实 验 证
要 的 条件 ．就 可 以 使 纸 质 档案 的 明 ．保 存 纸 质档 案 的标 准 温 度 为 寿命 达 到上 百年 甚至 上 干年 。
纸 张 的耐 久 性 取 决 于 纤 维 素 文 件 载 体 受温 湿 的影 响 方 式 截 然 在 电 子 文 件 形 成 和 使 用 过 程 中 ．
的性 质 ．尽 管 纤 维 素 在 一 定 的 条 不 同 。在 温度 过高 或 过低条 件 下 ，
要 采 取严 密 的防灰 尘措 施
物 质和 光 盘 聚 酯 底 基 是磁 盘 和 磁带 的 支持 体 聚 酯 底基 具 有 易
１ｃ ２ ℃ ．相 对 湿 度 为 ４ ％一 ４ｃ一 ４ ５
电子 文件 的 载体 材 料 是 磁 性 ６ ％． ０ 而保 存 电子 文件 的理 想 温度 为１ ℃一 ２ ℃ ．相对 湿 度 为４ ％± ６ ０ ０ ５ 可 见 ． 湿 度对 电子 文件 和 纸 ％． 温
产 生 静 电 而 吸 引 尘 埃 导 致 卷 曲 、 质 档案 的 影响程 度 是不 同 的。 易 与磁 粉 脱 离 、伸 长 后 不 易恢 复
磁粉 的作 用 ， 它具 有 易 热 胀 冷 缩 、
电子文件与纸质档案在保护技术上的差异
Ｖｏｌ．２８Ｎｏ．１２Ｄｅｃ．２０１２赤峰学院学报（自然科学版）ＪｏｕｒｎａｌｏｆＣｈｉｆｅｎｇＵｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（ＮａｔｕｒａｌＳｃｉｅｎｃｅＥｄｉｔｉｏｎ）第２８卷第１２期（上）２０１２年１２月电子文件具有其特殊性，那就是以载体和载体与信息结合方式储存信息．所以，传统的档案保护理论在现今的电子档案的冲击下，怎样保存电子文件成为档案管理者的当务之急．传统纸质档案和电子文件在保护技术上有很大的差别，这些差别将一个新的领域摆在档案管理者面前，成就了档案保护技术的新的课题．相对而言，传统的纸质档案文本较为安全稳定，而电子档案文档载体的稳定性就较差差，非常容易损毁或缺失．因此，选择归档方式是至关重要的．经多年实践检验证明，脱机采集数据或利用磁盘等介质移交转移电子文件的方式容易造成数据的丢失．特别是如过遇到质量比较差的磁盘，就会造成文件的可读性受到影响．因此，为了防止电子文件数据的的缺失，只能以制作多分电子文件备份保存，在本是利用简便的电子文档的时代，却增加了档案工作中的工作量，磁盘的储存数量也随之增加了．为了解决这个问题，继而产生了用网络移交归档的方法储存，合并光盘存贮．1网络移交的途径１．１借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网．这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点．对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统．将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门．档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：．ＤＢＦ、．ＤＯＣ、．ＴＸＴ、．ＥＸＥ等文件．１．２选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统．计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件．由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一．清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网．注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输．计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享．随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档．2电子文档与纸质文档载体保存时间的差异纤维素的性质直接决定了纸张保存的耐久性，在一定的条件下，纤维素尽管在高湿、高温、霉变、酸、氧化剂等诸多因素下，可发生化学反应而产生变质，但是，只要我们排除了水解和氧化反应这两关，杜绝了纸张文档发生变化的条件，纸质档案的保存时间就可以延长到百年千年．磁性物质和光盘是电子文件的载体材料．磁盘和磁带的支持体是聚酯底基．静电是吸引尘埃的主要因素，而聚酯底基极易产生静电，因而吸引尘埃后就会导致磁带卷曲，造成与磁粉脱离，当伸长后就不易恢复原状，这是磁带的最大缺点．另外，连接底基和磁粉的粘和剂具有容易易磨损、脱落、粘连、热胀冷缩、甚至生霉等缺点，当有信息再现需求时就不易完整清晰再现．记录和再现信息的决定因素是磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度，外界磁场的影响会使磁带消磁或退磁等等．而光盘死是利用激光技术来存储的，其由圆盘状的盘基、记录介质和保护层等组成的．目前光盘的常用记录介质主要是能在激光热效应作用下能产生物化性质变化的材料，如碲、硒、碳铝化合物、碲合金等．这些材料也不是很稳定，容易氧化，且易遇碱溶液会发生化学反应．因此，光盘与纸质档案载体相比而言，电子文档载体材料的保电子文件与纸质档案在保护技术上的差异曹文波（内蒙古医学院附属医院人事部，内蒙古呼和浩特０１００００）摘要：随着计算机的普遍运用，信息储存的方式发生了较大变化，本文就电子文件与一般纸质档案在保护技术上的差异进行简单论述．关键词：档案；电子文件载体；纸质文档中图分类号：Ｇ２７１文献标识码：Ａ文章编号：１６７３－２６０Ｘ（２０１２）１２－０１６６－０２１６６－－存时间要短得多，一般仅保存５－１５年．3环境条件对电子文档与纸质文档载体的影响差异３．１温度和湿度的影响不论是磁性载体、光盘或纸张，在不适宜的温度和湿度条件下，均有影响．纸张保存过程中，高温高湿条件下，可引起纸张发生水解———氧化反应现象，使纸张内部的不利化学成分加速了纸张的化学变化，材料中的字迹会发生洇化、扩散现象．而电子文件载体也会受温湿的影响，但方式是不同的．聚酯底基会在温度过高或过低的环境下收缩变形或膨胀，制作光盘所使用的载体材料主要是塑料、铝和多碳，也会随着温度变化而弯曲变形，从而影响数据的读写和激光束精确定位．通过实践发现，纸质档案的保存温度标准为１４℃—２４℃，相对湿度是４５％—６０％，而电子文件的保存理想温度是１６℃—２０℃，相对湿度是４０％±５％，由此可见，温湿度对纸质档案和电子文件的影响程度是不一样的．３．２灰尘对纸张和电子文件的影响．灰尘对纸质档案的危害主要表现在机械磨损上，灰尘会使纸张发生霉变或粘结等，由此会形成“砖块纸”．电子文件载体被灰尘的损坏主要有物理性损坏，化学性损坏及生物性损坏．物理性损坏是指划伤磁盘、磁盘污染、磁带污染、光盘表面污染等．由此可以造成记录信息损毁；化学性损坏是空气灰尘中含有的化学成分对磁带、磁盘、光盘等进行腐蚀或降解，直接是这些载体发生化学反应而损坏．因此记录信息消失就是难免的了；生物性损坏是指霉菌孢子被灰尘颗粒到处传播，使长期不动的档案载体成为了霉菌的培养基和繁殖场所，霉菌的分泌物会损坏磁带盒光盘，使之丢失数据．由此可见，灰尘损伤电子文档的载体是不可逆的，一旦损坏就无法修复．但是对纸质载体而言，及时灰尘对档案载体产生了一定的损坏，比如磨损、霉斑、色斑等等……，仍然可以通过修复恢复纸质载体上的信息．但是，电子文件载体一旦遭到回春的危害，就将损失局部或全部信息，无论采取什么样的手段也没用办法在计算机上读出原始信息资料．这样，电子文件载体就失去了保存价值．因此，无论电子文档载体的使用还是电子文档载体的保存都要严格防尘措施．３．３机械振动和外来磁场对档案载体的影响众所周知，机械振动和磁场对纸质档案载体不会产生任何损害，而对电子文档载体来讲，危害却不可忽视．磁性载体在外来磁场的作用下，使之发生消磁或磁化，直接造成信息失落，破坏载体信息，很大程度上影响了读出效果．另，机械振动会使磁性载体材料中的磁分子排列次序发生变化，造成剩磁的衰减，从而破坏记录的信息资料．因此，磁性档案载体的保存一定要远离磁场，并将磁性载体保存在具有抗磁化的金属容器当中，也要避免强烈的机械振动．３．４有害气体和光源对档案载体的影响有害气体对纸张的影响主要表现在纸张发生氧化反应和水解反应，致使纸张的强度韧度降低．光线影响，特别是紫外线光波，使电子文档收到的损害更多．对档案载体保存有害的气体主要是硫化氢、二氧化碳、氯气和二氧化硫等等，都具有酸性，起氧化反应．可腐蚀破坏光盘和气体磁性载体，使光盘的盘基、磁带的带基老化和磁粉脱落，使电子文档的信息丢失．光线、特别是紫外线也能使电子文件载体发生光氧化反应，致使带基、盘基老化而强度下降．除此以外，紫外线的能量也足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，直接使磁性载体中的记录信息的丢失而影响读写效果．4技术因素对电子文档载体和纸质载体寿命的影响纸质文件的形成有一定的稳定性，其形成的材料———纸张的特点是：纸质、字迹材料和字迹三者永远地结合成一体，其寿命与环境条件以及其内部因素紧密相关．而电子文件载体的寿命与其内部诸因素相关外，还和保存环境条件相关，更与电子信息技术革新密切相关．电子文件的形成是要通过计算机来完成的，通过电子计算机程序将信息与载体相结合在了一起，因此，要识别电子载体的信息必须要通过计算机才能识读．但是，计算机技术是日益更新的技术，一旦保存技术过时，载体上的信息也相当于保存过时了，信息就无法读出．电子信息技术过时表现在每天都有的技术革新；另一方面是技术的革新，旧的储存技术无法在更新的计算机中长久保存，还有商业性的因素，每个电子产品或电子文件设备的生产都是由没有同意标准的很难有配套的，单个厂家一旦破产或转型，那么识读这种电子载体的可能性就极小了．就一般情况，绝大多数的电子文件载体的预期保存寿命都超过了能识读它的硬件和软件的技术期限．因此，极易出现的技术过时对电子文件安全性的影响是非常大的．所以说，电子文件载体的信息如果要长期保存而言，技术过时比环境造成的载体损坏的影响更为严重．就技术过时问题，欧美国家只在理论上提出了几种办法来解决：（１）将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；（２）在纸与缩微胶片上制作拷贝；（３）将电子文件转换为尽可能中性格式的文档．这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力．最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换．这种方法不失为解决技术过时的新途径．5纸质载体和电子信息载体保护的差异纸质档案保护工作的目标是使档案的载体———纸张，以文字记录的信息就得以保存．对电子文件而言，信息与载体是可分离的，使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险．此外，电脑病毒通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染．因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题．目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等．其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志，如印签、花纹等隐藏于电子文件中，这些标志是不会被拷贝的．这些保证了电子文件信息的唯一属性．数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，电子文件的加密和解密技术都在不断地发展．１６７－－。
电子文件与纸质档案保存技术的比较分析
已经 对其产 生 实质 性 的损 害 ， 磨损 纸 张 、 如 形 成 “ 案砖 ”产 生 色斑 和霉斑 等 ， 通 过修 档 、 也可 复手 段在很 大 程度 上恢 复其 所记 录信 息 。而 灰 尘 一旦 对 电子文 件 载体造 成危 害 ，载 体上 所记 录的信 息 可能 会局 部 丢失 ，在计 算 机系 需解 决 的问题 。 统上便 无 法读 出原始信 息 ，使 电子文 件 失去 １保 护措施 的不 同 对传 统纸 质档案 的保 护措 施 主要有 两 个 保存 价值 。 ２ 外 来 磁 场 和 机械 震 动 影 响 的差 异 。 ． ３ 方面： 一是 防 。防 ， 是 防止或 减缓 各种 不 利 就 因素对档 案制 成材 料 的破 坏 作用 ，主要 是 改 磁场 和 机 械震 动 对 纸 质档 案 无 任何 影 响 ， 而 善档 案 的保护条 件 。 二是 治 。 ， 治 就是 对 已经 对 电子文 件 的磁 性 载体 则是 最重 要 的影 响 因 外来 磁场作 用 于磁性 载体 ， 磁性 能使 损坏 或存 在不 利于永 久保 存 因素 的档案 进 行 素之 一 。 处理 ， 复 已遭 损坏 的档 案 ， 力恢 复其 历 史 涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落 修 尽 原貌 ， 强抵抗外 界不 利 因素 的能 力 。 增 或信 噪 比降 低 ，破 坏 记录信 息 ，影 响读 出效 电子 档案 在 自身特性 以及 保存 环境 上 都 果 。 此外 ， 的机 械震 动也会 影 响磁 性 载体 强烈 与纸 质档 案有 着 巨大 的差 异 。要保 证 电子 档 材料 中磁 分子 的排 列次 序 ， 成 剩磁 衰减 ， 造 从 案 的长久 利用 ， 了保存 ， 要经 常进 行 维 而破 坏记 录信 号 。 除 还需 ２４光 线 和有 害气 体 影 响 的不 同 。光 线 ． 护工作，依据其特性对电子档案进行保存与 维护的工作就要对所保存电子文件的物理特 和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发 生水解氧化反应 ， 导致纸张强度的降低。 有害 性、 逻辑特性有较为详细的了解与掌握。 ２自然保存环境对载体影响的不同 气体主要是二氧化硫 、 硫化氢、 二氧化氮和氯 气 等 具 有 酸性 和 氧 化性 ，在一 定 条 件 下 ， 腐 ２１温 、 度影 响的不 同 ． 湿 由纸 质 档 案 与 电 子 档 案 的 载 体 性 质可 蚀 、破 坏磁 性载 体 和光 盘 ，致 使 盘基 带基 老 知 ， 适宜 的温 湿度对 磁性 载体 、 和 纸 张 化 、 不 光盘 变质和磁粉脱落 ， 电子文件信 息丢失 。 使 均有影 响 。对纸 张而 言 ， 高温高 湿 ， 进纸 因此 ， 须定 期进 行有效 的检测 与维护 。 可促 必 张发 生水解 一氧 化反 应 ，加 速纸 张 内部 不利 ３ 载体 寿命 的不 同 化学成 分对 纸张 的影 响 ，也 可使 字迹 材 料发 纸 张 的 耐久 性 取决 于 纤 维 素 的性 质 ， 尽 生扩 散、 洇化 现象 。 电子文 件载体 受温 湿 的 管 纤 维素 在 一 定 的条 件 口 如高 温 、 湿 、 、 而 高 酸 影响方 式截 然不 同，不适宜 的温 度 和湿 度会 酶 、 氧化 剂 等 下 ， 发生 水 解 和氧 化 反应 ， 可 但 使 磁性 载体 和光 盘载 体的 寿命 减少 ，会 加速 只要 我 们在 档案 保护 过 程 中 ，注 意排 除发 生 各种因素对它作用 ， 导致制品发脆。 比如光盘 两 大化 学反 应所 需要 的 条件 ，就可 以使 纸质 载体中使用的塑料、铝和多碳材料在高温下 档案 的寿命 达到上 百年 甚至 上千 年 。 电子 文件 的 载 体 材 料 是 磁 性 物 质 和光 也会弯曲变形，都会影响激光束精确定位和 数据的读写。 湿度大， 磁性载体涂层中的粘合 盘。 一般情况下 ， 电子档案是 以脱机方式存储 剂易吸水 、 粘连、 脱落， 使涂层移位和变形 ， 造 在磁 、 质 上 ， 光介 因此要 建立 一个 适 合磁 光介 成记录的信息丢失。 同样湿度过低 ， 对磁性载 质保 存 的环境 ， 如温 湿度 的控 制 ； 诸 存放 载体 体和光盘载体也会产生不利的影响， 输片时， 应达到有关标准要求 ；载体应直立排放 ， 避 盘 基 （ 基 ） 易产 生静 电 ， 带 容 吸附 空气 中 的尘 光 、 防尘 、 防变 形 ； 远离 强磁 场和 热源 、 碱有 酸 埃而损坏载体。 害气体。 聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。 聚 ２ ． 尘影 响的不 同 ２灰 酯底 基具 有 易 产 生 静 电而 吸 引 尘 埃 导 致 卷 灰 尘 对 纸 张 的 危 害 主 要 是 机 械 磨 损 纸 曲 、 与磁 粉 脱 离 、 长后 不 易恢 复 等 缺 点 。 易 伸 张、 使纸张发生粘结而形成“ 档案砖” 给纸张 光 盘 是利 用激 光进 行信 息存 取 的 ，它呈 圆盘 、 带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏 状 ， 由盘基 、 记录介质和保护层等部分组成 。 主要有物理损坏、 化学损坏和生物损坏。 物理 目前光盘常用的记录介质主要有碲、 碲合金、 损坏是指污染、 划伤磁盘、 磁带 、 光盘表面， 造 硒 、碳铝化合物 以及一些在激光热效应作用 成记录信息的损毁 ；化学损坏是指灰尘 中所 下易产生物化性质变化的材料。这些材料不 含的化学成分会不同程度地引起磁盘、 磁带 、 稳 定 、 易氧 化 、 易与 碱溶 液发 生反 应 。与纸 质 光盘载体腐蚀、 降解等化学作用而毁坏 ， 造成 档 案载 体 相 比 ，电子文 件载 体材 料 的寿命 要 记录信息消失 ；生物损坏是指灰尘是霉菌孢 短 得 多 ， 般仅 为 ５ １ 年 。 其完 整性 、 一 —５ 保 可靠 子的传播者 ， 也是霉菌的培养基、 繁殖地 ， 霉 性 。 菌 分 泌 的 酶 和 有机 酸会 损 坏 磁 性 载 体 和 光 ４ 信息 保护 的不 同 盘， 使数据丢失。相对于纸张而言 ， 即使灰尘 纸质档 案保 护 工作 的 目标是 使档 案 的载
档案管理制度的纸质档案与电子档案
档案管理制度的纸质档案与电子档案引言在信息时代的今天，随着科技的迅猛发展，传统的纸质档案渐渐被电子档案所取代。
纸质档案与电子档案都是档案管理制度中重要的组成部分。
本文将以档案管理制度的纸质档案与电子档案为主题，对两者进行比较和分析，探讨其各自的优缺点以及应用场景。
档案管理制度的纸质档案纸质档案的定义与特点纸质档案是指利用纸张作为载体记录、存储和传递信息的文书档案。
其特点包括可靠性高、方便查阅和操作、适合长期保存等。
纸质档案的优势1.可靠性高：纸质档案不受电子设备故障、病毒入侵等因素的影响，具有较高的可靠性和安全性。
2.方便查阅和操作：纸质档案可以直接放置在档案柜中，方便随时查阅和操作。
而电子档案需要依赖电子设备，查阅和操作相对不够便利。
3.适合长期保存：纸质档案可以在室温下保存几十年甚至更长时间，相对来说更加稳定可靠。
纸质档案的劣势1.存储空间占用大：纸质档案需要占用大量的存储空间，不利于空间的利用和整理。
2.查找速度慢：相比于电子档案，纸质档案需要手动检索和翻阅，查找速度较慢。
3.不易共享和传递：纸质档案需要通过邮寄、传真等方式才能共享和传递，不如电子档案方便。
档案管理制度的电子档案电子档案的定义与特点电子档案是指以电子方式进行记录、存储和传递的文书档案。
其特点包括存储空间占用小、方便检索和传递、易于整理和共享等。
电子档案的优势1.存储空间占用小：电子档案不需要占用大量的物理空间，只需要一台电脑或网络存储设备即可存储大量档案。
2.方便检索和传递：电子档案可以利用电脑、手机等设备进行检索和传递，查找速度快，便于共享和传递。
3.易于整理和共享：电子档案可以通过文件夹、文件标签等方式进行整理，便于分类和归档，可以方便地共享给他人。
电子档案的劣势1.安全性风险：电子档案容易受到病毒入侵、黑客攻击等安全风险的影响，需加强安全保护措施。
2.技术更新换代快：电子设备和软件技术发展较快，电子档案需要与时俱进，随时更新、迁移和维护。
行政文件的纸质存档与电子存档的比较
行政文件的纸质存档与电子存档的比较随着科技的飞速发展，纸质存档已经逐渐被电子存档取代。
在行政管理领域，文件的存档是非常重要的。
本文将探讨纸质存档和电子存档的特点，并比较二者的优缺点，旨在为行政文件存档方式的选择提供一定的参考。
一、纸质存档纸质存档是传统的文件存储方式，其特点如下：1.物理性：纸质文件需要实体存在于档案馆、文件柜或仓库中，占用一定的空间。
2.易保存：文件无需依赖电子设备，即使没有电力供应或网络连接，也能方便地查阅和使用。
3.安全性高：纸质文件不易被黑客攻击，防止了档案在存储和使用过程中的数据泄露和破坏风险。
然而，纸质存档也存在一些不足之处：1.管理成本高：纸质文件需要专门的管理人员进行整理、分类和归档，工作量大且容易出现文件丢失或错放的情况。
2.检索效率低：纸质文件的存储方式大大影响了文件的检索效率，需要浏览大量文件以找到需要的信息，耗时且容易出错。
二、电子存档电子存档是一种基于计算机技术的文件存储方式，具有以下特点：1.无占用空间：电子文件存储在计算机硬盘、云端服务器等电子设备中，不需要额外的物理空间。
2.便捷性：电子存档可以通过搜索功能轻松找到需要的文件，快速定位想要的信息，提高了工作效率。
3.可追溯性：电子存档可以记录文件的修改历史和操作者，方便查看文件的版本信息和操作记录。
然而，电子存档也存在一些问题：1.信息安全性：电子文件容易受到网络攻击和病毒感染，导致数据泄漏和文件损坏，对安全防护提出了更高的要求。
2.技术更新快：电子设备和文件格式的更新换代速度很快，可能导致旧文件的后续处理和查阅困难。
三、纸质存档与电子存档的比较1.存储方式：纸质存档需要占用一定的实体空间，而电子存档则可以无限扩展，存储容量更大。
2.存储成本：纸质存档需要购买文件柜、保管盒等物品，并占用一定的办公场所，而电子存档无需购买额外设备，只需维护服务器或云端存储。
3.检索效率：电子存档通过搜索功能可以快速找到需要的文件，速度更快，而纸质存档需要手动查找，效率较低。
电子档案利用与纸质档案利用需求比较与
电子档案利用与纸质档案利用的需求比较与探讨档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。
档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
档案在人们的社会实践中直接形成并被有意识地保存下来，其目的在于满足档案利用者对档案信息资源的利用需求，只有档案广泛地被需求者所利用，为社会创造出更多的物质与精神文化财富，才实现档案的价值。
进入电子网络时代的今天，电子档案利用的需求与纸质档案利用的需求，都发生了较大的变化。
因此从两者利用需求的共性与差异进行系统地的比较，对建立与发展档案信息网络信息共享有重大意义。
一、电子档案利用与纸质档案利用的需求共性以档案的本质作比较，档案利用者对档案利用需求都是对档案价值的实现。
因此，从档案利用者的角度分析电子档案利用与纸质档案利用两者仍有相似的特征。
（一）档案利用需求的社会性与层次性随人类文明程度的提高和对档案利用需求的增长，档案的利用渗入到人类社会的方方面面。
从档案利用的内容与形式来看，纸质档案利用与电子档案利用的需求，主要体现档案利用需求的社会性与层次性。
一是档案利用需求的社会性。
国际档案理事会主席王刚同志指出：“无论是对社会的纵向发展或横向联系，档案馆所拥有的档案都称得上是维系的纽带和联系的桥梁，档案贯穿着人类文明的始终，档案渗透于人与人的各种关系之中，只要人与人的关系存在，就会有档案存在。
”因此，档案利用需求的社会性，体现在具有广泛的社会作用和社会价值。
档案利用需求的社会作用，在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中，电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。
档案利用的社会价值，在于档案利用信息资源的原始记录性，都为将来的工作提供了借鉴。
二是档案利用需求的层次性。
从利用档案信息的形式来看，档案利用者的需求具有层次性。
电子档案与纸质档案优缺点的比较
电子档案与纸质档案优缺点的比较作者：张亚娜来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第4期文/河南省新乡县档案馆张亚娜【摘要】当前社会是一个信息技术时代，电子档案已经成为企业的人事管理的重要途径。
电子档案是通过计算机磁盘设备来进行存储，是与纸质的档案相对应的。
电子档案与纸质档案各有千秋，本文探究是的电子档案与纸质档案的优缺点的比较。
【关键词】电子档案；纸质档案；优点；缺点计算机技术的革新对人们的生活有着重大的影响，档案也由最原始的纸质档案演变为现在的电子档案。
可以说电子档案的出现对于人事管理来说是一个巨大的革新。
档案是人们在社会活动之中直接生成的人事材料。
档案的存储对于人才良性流动和社会的经济发展有着重要的作用。
在信息化技术和网络技术不断发展的今天，电子档案的使用范围越来越广泛，但是传统的纸质档案也是有着电子档案无法替代的一些优点。
一、电子档案与纸质档案的比较分析电子档案是以电子计算机为基础对人事信息进行传输与存储的形式，主要通过数字化的技术来对信息进行整理加工。
电子档案的信息具备非人工识读性、信息存储的高密度性还有信息与载体的可分离性这些特点。
纸质档案是建立在印刷技术上成立的，将各种人事信息印刷于纸张上进行存档。
纸质档案历史非常的悠久，对人类的历史文明做出了巨大的贡献。
造纸术是我国的四大发明之一，公文、锲约、家族族谱之类的都属于纸质档案的范畴。
电子档案与纸质的档案有着非常多的相似之处，比如说它们都是事业企业机构从事管理的一种渠道。
其实从本质上来看电子档案和纸质档案都是文件存储的一种方式而已。
二、电子档案与纸质档案的比较优点分析（一）电子档案的共享性分析。
电子档案具备共享性的特点，也就是说电子档案可以不受时间、空间的限制进行资源共享。
传统的纸质档案一般来说只能在小范围内传播阅读，一般只有一份原始的文件，就算有复印件，要做到大范围的资源共享也是非常困难的，也容易造成文件的遗失或者损坏。
但是电子档案是可以在不同的时间里面，不同的地方让不同的人们来阅读同一份档案的。
浅谈“电子文件与纸质”档案在保护上的区别
电子档案的保护 ：即是软磁盘 的保护和光 光盘载体腐蚀 、降解等化学作用而毁坏 ，造成记 数字 比较构成的数字化的文件形式，在形成过
盘的保护。由于归档电子工业文件 以脱机方式 录信 息消失。综上所述 ，灰尘均可 以损坏纸张和 程 中呈现出树状 的集散性特征 ，即 ：运用多元信
保存 ，在实际使用 中大量 电子文件用软磁盘保 电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘 已经 息的继承性将分散与不 同数据库、不同系统平
仪 ，将归档案局电子文件存储到光盘上。但是刻 对电子文件载体造成危害 ，载体上所记录的信 的载体上 ，因而也载体不再“从一而终”；电子文
录仪 一 时还 难 以普 及 。所 以 ，软磁 盘 和 光 盘 的保 息可能会 局部丢失 ，在计算机系统上便无法读 件对系统的依赖性使得 电子文件从生成到保存
Ｑ：１ ｆ工）
Ｃｈｉｎａ Ｎｅｗ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｉｅｓ ｍａｄ ＰＩ￣ ＵＣｌＳ
浅谈“电子文件与纸质＂档案在保护上的
杨 桂芹 （黑 龙 江省 伊春 市鸟伊 岭 林 业局 木 材 经销公 司 ，黑龙 江 伊 春 １５３０３８）
摘 要 ：电 子文 件 与 纸质 档 案 以 其 栽体 和 载 体 与 信 息 结合 方 式 的 特殊 性 对 传统 档 案 保 护理 论 造 成很 大 的 冲击 ，电子 文件 与 传统 纸 质 档案 在 保 护 上 有很 大 的 区别 ，这 些 差 异将 是 电子 时代 档 案保 护 的 新领 域 。 关键 词 ：电子 文件 ；电子 档案
纸张的耐久性取决于纤维素的性质 。尽管 密的防灰尘措施。
明“正身”，不再恪守传统的“原件”概念，等等。
纤维素在一定的条件如高温、高湿 、酸 、酶 、氧化 光线 和有害气体影响的差异 。光线和有害 ５信息保护的差异
电子档案的特点
电子档案的特点随着信息技术的快速发展和广泛应用，电子档案成为了现代化管理和存储信息的重要手段。
与传统纸质档案相比，电子档案具有许多独特的特点，本文将就电子档案的特点进行详细的论述。
一、电子档案的可靠性电子档案具有很高的可靠性。
在传统纸质档案中，档案的保存和传输过程会受到环境、时间和人为因素的限制，可能会出现遗失、损毁、篡改等问题。
而电子档案可以在数字化环境中进行保存和传输，可以有效地防止档案的丢失和损坏。
此外，通过数字签名、密码控制、加密技术等手段，可以保证电子档案的真实性和完整性，避免被篡改和冒用。
二、电子档案的高效性电子档案具有很高的工作效率。
传统纸质档案需要进行手动分类、整理和检索，耗费较多的时间和人力成本。
而电子档案可以通过数据库的管理和检索功能，快速地进行档案的查找、整理和归档。
此外，电子档案还可以通过互联网实现远程访问和共享，方便协同办公和信息共享，提高工作效率和协作效果。
三、电子档案的易读性和易用性电子档案具有很好的易读性和易用性。
传统纸质档案需要人眼逐个查看和阅读，不仅耗时耗力，还容易出现疏漏和遗忘。
而电子档案可以通过电子页面快速浏览和查阅，可以进行检索和排序，方便用户快速找到所需信息。
同时，电子档案的内容可以进行全文搜索，可以进行关键词标注和注释，提升了档案的使用和理解效果。
四、电子档案的可持续性与可扩展性电子档案具有很好的可持续性和可扩展性。
传统纸质档案在长时间保存和管理过程中，容易受到环境、时间和空间的限制，需要进行定期的保养和维护。
而电子档案可以通过数据备份和存储技术，长时间保持数据的安全性和完整性。
此外，电子档案的存储空间可以根据需要进行灵活扩展和调整，无需受到空间的限制。
五、电子档案的环保性电子档案具有很好的环保性。
传统纸质档案需要大量的纸张、墨盒和印刷设备，对环境造成了很大的压力。
而电子档案可以实现无纸化办公，减少纸张的使用和印刷的浪费，对环境起到了积极的保护作用。
档案电子文件和纸质文件的优缺点比较
档案电子文件和纸质文件的优缺点比较作者：万卉来源：《办公室业务》2018年第01期【摘要】本文通过电子档案和纸质档案的优缺点比较，来分析二者的适用以及未来的发展趋势。
【关键词】档案；电子；纸质随着电子计算机和网络技术的高速发展，计算机技术在档案保存以及管理等方面给传统的档案管理带来了很大的冲击，使电子文件的产生、形成、归档及其传送、保存等管理方法均与传统的纸质档案有所不同，档案工作的技术、方法发生了很大的变化。
但是和所有新兴事物一样，电子档案在给我们带来方便的同时也带来了诸多的问题。
档案的纸质性文件也面临着相应的挑战。
正如电子书永远不可能替代纸质书本一样，电子档案也不可能会取代纸质档案，而是两者共存。
一、电子档案和纸质档案比较的优势分析（一）电子档案的可分享性。
纸质档案一般只有一份或者几份，数量非常少，而且只能在同一个地点观看。
这对于文件的传输是非常不利的。
如果另一个距离较远的地方的人需要了解这份纸质文件，只有两种方法：一种是远距离的人乘坐交通工具来到纸质文件所在地，另一种是通过邮寄纸质文件。
显然这样会浪费大量的时间，人力物力。
而且很大一部分的纸质绝密档案是不允许被邮寄的。
邮寄的途中很有可能会造成文件的损坏或者丢失。
但是电子文件则可以在不同的时间，不同的地点同时被很多人看到。
一方面可以打破人数的限制，同时被很多人看到，无形当中增加了档案的利用价值和利用效率。
另一方面打破了纸质档案只能在同一场所观看的限制。
观看者可以通过多种方式进行远距离观看。
我们国家之前的文物档案都是采用纸质书面的形式，而且人们只能通过去博物馆才能看到文物，我们国家每个地区几乎都有博物馆，而且拥有五千年历史，文物数不胜数。
远距离、时间少限制着很多对文物对历史有着浓厚兴趣的人。
于是现在更多的博物馆开始采用电子档案以及线上观看、查询的方式。
高科技的发展使得资源可以更加有效地分享。
（二）电子档案的不易失真性和经济环保性。
纸质的档案随着时间的增加和阅读次数的增加会受到不同程度的损坏，字迹也会越来越老化，难以长时间保存。
电子档案与纸质档案在保管上的差异比较及电子档案的安全管理
电子档案与纸质档案在保管上的差异比较及电子档案的安全管理作者：王少贞来源：《办公室业务》 2016年第11期文/东莞电力设计院王少贞【摘要】随着计算机技术的快速发展，计算机被广泛地应用于各个领域，其中档案管理从纸质档案管理向电子档案管理转变就是一个典型的事例。
如何有效保存原始档案，如何加快档案管理的现代化进程，这些都是档案管理亟待探索、解决的问题。
文章从多个角度对比分析了纸质档案管理和电子档案管理的差异，并提出电子档案安全管理的措施及相关问题的解决措施。
【关键词】电子档案管理；纸质档案管理；安全管理；措施随着电子政务、电子商务的广泛应用，使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。
为了更加有效地保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。
当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。
为了很好地应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。
一、电子档案与纸质档案在保管中的差异（一）管理观念上的差异。
档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去缺乏专业知识和专业设备，没有引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。
长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。
（二）保存寿命的差异。
纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。
它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。
而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。
浅谈黄河系统电子文档与纸质档案存档的区别
要前 提 。档案 工作 者要 熟悉 档 案业 务工 作 的环 节、 步骤 ． 掌 握 各 种档 案 、 各 种 载 体 档案 的管 理 方法 ， 在 此基 础上敢 于 向传 统观 念挑 战 ， 积 极思 考 问题 ． 勇于 提 出改进 工作 的意 见 和设 想 ， 打破 传统 的条 条框 框 和陈 旧管 理模 式 ，在档 案 业务 上 有 所创 新 ， 有所突破 ； 最后 ， 要 培 养 档案 管理 人员 求 实的科 学 精神 。档 案工 作 者要 准确 把握 所 面临 的新形 势 和 自身 发 展 的新情 况 ，不 仅要 熟悉 档 案业务 工作 的各 个 环节 、 步骤 ， 而且 还应 掌握 各 门类档 案 、 各种 载体 档 案 的管理 方法 ， 勇 于探 索 和实践 ，成为 一名 掌握 科 学先 进 的工作 方法 。 一 专 多能 的档案 管 理人 才 ， 有效 地开 创性 地 开展 工作 。 历 史在发 展， 时 代在进 步 。随着信 息化 社会 的到 来 ， 作 为 档 案工 作 者 ， 要 走 出封 闭 自守 ， 着 力 拓宽 和发 掘 出更多 有价 值 的档 案信 息 为单 位 和社会 提供 更 多更好 更有 价值 的服务 ，为 经 济 发 展做 出积 极 贡献 。我们 翘 首 盼望黄 河档 案 工 作 在 创新上 迈 出新 步伐 ， 取得 新成 果 ， 开创 新 局 面。 总之 ． 档案 管理工 作 是 一项 功在 当时 ， 利 在 千 秋 的大事 ． 要 建立健 全 档案 管理 的创 新思 维 ， 开 展创 新实 践 的理念 ，不断探 索 档案 管理 的新 经验 ， 发现 新 问题 、 解 决新 问题 ， 不 断 探 索 管 理 的新模 式 、 新方 法 ， 推 动 档案 管理 工作 的科 学 健 康发 展 。
浅析纸质档案与电子档案的差异
现纸质档案与电子档案并存的管理 问题 本 文通过 对纸质档案与电子档案的存在方式、 归档与整理 、 存放保护、 利用等方面差异作 出比较 ， 对现 代 技 术 下 双 轨 制 的 管 理模 式作 出探 讨
【 关键词 】 纸质档案； 电子档案 ； 双轨制管理模 式； 差异
档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录 ． 档案是 由文件有 条件地转化来的 ． 档案来源广泛 ， 内容丰富 ， 形式多样。在信息技术与 网络不断发展的数字化时代 ．电子文件发挥着越来越重要的作用 ． 电 子文件 的产 生 、 形成 、 归档及传 送 、 保管均 与传统的纸 质档案有所 不 同 本文对纸质档案和电子档案之 间的差异作出 比较 ． 且对双轨制 的 管理模式作一探讨 纸质档案一般只需要配置木质或铁质档案柜保存 ． 对保存环境进 行温湿度控制 ． 采用必要的 防光 、 防虫 鼠 、 防盗等措施就 可以了 ， 保护 的是纸张 ． 因为载体和记 录的信息 是结为一体 的， 保住 了纸质文件 的 形体 ． 以文字记 录的信息就能得以保存 ． 就可 以人工识读 ， 而且不宜更 改其原始性 电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不 同， 因为 其载体不 同． 它对保存场地 的面积要求不高 ． 而对环境 的温 、 湿度 ， 防 磁性等其他条件的要求很高 在存放环境 和防护设备方 面除进行温 、 １ 电子档 案与纸质档案存在方式的差异 湿度控制 、 防光 、 防虫鼠、 防盗等措施外 ， 还应满足 防强磁干扰 、 防机械 防强烈振动、 防病毒入侵等的要求 。 纸质 档案基本 上以传统物理形式存在 ． 而 电子档案 中的一部分 内 磨损 、 容是 由纸质档案经过数字化转化而来 的 ． 是 以全数字化形式存在 的信 ４ 纸 质 档 案 与 电子 档 案 利 用 方面 的差 异 息。 电子档案 与纸质档案有相同的本质， 都是文件存在的一种方式 ． 是 纸质档案 的利 用是对档案文本 的利用 ． 档案载体是实体 ， 具 有相 信息与载体 的统一体 ． 都具 有物理实态 的特征 ． 电子档案和纸质档 案 都是形成真实活 动的记 录． 有参考利用价值 ． 需要存档备查。 但是 电子 对 的稳定性 ． 不易更改或伪造 利用途径通过提供 档案原件 、 副本 ， 利 外借服务 、 档案 目录信 息服务 、 档案咨询服 档案在记 录方式上有许多不同于其他载体档案 的特性 ． 如依赖 于计算 用方式是档案的阅览服务 、
电子档案保管与纸质档案保管的比较
电子档案保管与纸质档案保管的比较长期以来，在档案的收集、鉴定、保管、统计、利用工作中的一些经验和形式已被固定下来，成为档案工作的准则，所以档案管理多是依赖经验进行。
如今，随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的不断发展，产生了大量的电子文件。
计算机技术在档案工作中应用范围的扩展给档案管理部门传统的管理方法带来冲击，使电子文件的产生、形成、归档及其传送、保存等管理方法均与传统的纸质档案有所不同，档案工作的技术、方法发生了很大的变化。
未来的档案工作将建立在混合媒体的基础上，实行电子档案与纸质档案结合管理。
下面对纸质档案和电子档案管理中存在的差异性作一比较。
一、法律效力上的不同对于传统纸质档案，原始性界定容易，其法律凭证效力不容否认。
而对于电子档案，由于原始性界定困难，引起人们对电子档案的法律凭证作用产生怀疑。
电子档案的法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠技术真正攻克电子档案原始性的界定关，这是解决电子档案法律效力问题的基础。
其次，要加强立法工作，从法律上明确电子档案的凭证作用，做到有法可依，这是解决电子档案法律效力问题的法律依据。
二、技术保存环境的不同电子档案与纸质档案在保存技术上最大的不同就是技术寿命的不同。
纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。
因此，纸质档案的寿命受保存技术的影响仅仅限于传统的自然保存环境的保护技术。
电子档案则不然。
它的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。
因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读，一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。
技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存储技术消失。
二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。
三、保护措施的不同对传统纸质档案的保护措施主要有两个方面：一是防，二是治。
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1 档案保护的实质比较
传统的纸质档案保护是对档案载体――纸张的保护(包括修复),以期延续档案的寿命。
对纸质档案来说,信息的物理结构与逻辑结构是同时固化在纸张上的,也
就是说,其物理结构与逻辑结构是一致的。
例如,如果排错了页码,就不仅破坏了信息的物理结构,同时也破坏了信息的逻辑结构,而在同一页上信息的变动一定
会留下痕迹,所以说纸质文件的结构对用户来说是透明的。
因此,纸质档案保护
的实质是对其进行物理结构或物理实体的保护。
电子档案的结构却要复杂得多,随着网络和多媒体技术的发展,电子档案文件的物理结构更加复杂,有些文件中
含有关系数据库中的信息,有些文件中含有超文本信息,还有些文件含有来自多
个系统平台的有关数据。
这种“复合型”文件可能随来源数据的变化而不断变化。
可以这样说,电子文件已经失去了传统意义上文件实体的概念,而只是一系
列动态信息的集合。
电子档案必须依赖计算机软、硬件平台对其内容进行转换,还原成其逻辑形式,才能够被人们阅读和理解。
简言之,纸质档案保护的实质是
对其进行物理保护,而电子档案保护的实质是对其进行逻辑保护。
2 档案保护的技术比较
传统纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀、或进行一些必要的缩微、复印等复
制工作。
而且这些载体只要避开天灾人祸,遵守管理和保护的有关要求,就能达
到长期保存。
电子档案的保护包括对载体的实体保护、对计算机软、硬件支撑
环境的保护,对电子档案逻辑内容的保护、相关背景信息和元数据的保护以及安全保护,等等。
电子档案的其他相关保护技术虽然不断发展,但发展时间不长,保护技术的研究也起步不久、不成熟,存在着多方面的不足。
仅仅计算机病毒的防护这一项,其技术就一直处在不断动荡和变化的状态。
虽然各国每年都花费巨资用于计算机和网络的安全和防护工作,但是损失还是巨大的。
除了病毒破坏、黑客入侵等安全问题之外,电子档案还有很多问题仍然处在探索状态。
例如,如何
永久地保障电子档案的可存取性,包括如何解决软、硬件环境的兼容性和文件格式的兼容性问题,如何保障电子档案的原始性和完整性,等等。
这些问题,似乎都没有通用的、永久的、可靠的方法,这也是目前“双套制”盛行的原因,同时也
对电子档案的保护提出了挑战。
3 档案保护的时期比较
纸质档案文件保护工作一般是从档案入库以后开始进行的,入库之前基本上不用刻意地对其进行技术上的保护,也就是说传统纸质档案的保护时期基本上是阶段性的,而且着重点在于对档案的保管。
电子档案的保护不能只在哪个阶段进行,
它的保护应贯穿于电子文件的整个生命周期。
这是因为电子档案具有非实体性、不稳定性和对载体和运行环境的依赖性等特征,要保护好电子档案,除了保护电
子档案的载体(实体)之外,更要注意保护它的可用性、可存取性和可理解性,以
及保证电子档案的原始性、真实性和完整性。
所以,电子档案的保护是一个系统工程,要从其设计阶段开始到电子档案的销毁实行全程的保护管理。
4 档案保护工作的范围比较
纸质档案的保管一般来说是对已整理好并存放在库房中的档案进行的日常维护
性的保护性管理,包括维护档案实体的秩序状态,使档案在存放和使用中始终有序;要保护档案实体的理化状态,使其在存放和使用中不受或少受人为因素的损害,并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。
而电子档案的保护要贯穿于电子文件的整个生命周期的过程中,其运动过程中要经过文件形成部门、档案部门或者计算机网络。
未来以电子档案为主建立起的数字或虚拟档案馆,不仅保管和利用本馆馆藏档案,而且将成为全国各地乃至全世界各地相关档案资源的信息集散地、联结点。
简言之,纸质档案保护工作涉及的范围比较固定,属于静态保护,而电子档案保护工作的范围则大大拓展,且不固定,处于动态的变化之中。
5 档案保管人员的社会关系比较
纸质档案是在文件完成了现实使用价值,并办理了归档手续而进馆(室)的,接下
来档案基本上就在库房管理人员的监控之下。
电子档案的产生,改变了纸质档案保管人员单一的社会关系。
首先,电子档案保管人员和文件形成部门人员的关系密切了。
因为电子档案形成初期是在文件形成部门,因此,档案部门必须要进行“前端控制”,要对文书部门进行超前指导。
同样档案保管人员也将比以往更需要得到文件形成者的支持和帮助。
其次,电子档案保管人员将和计算机技术人员产生更多的互动关系。
这是因为电子档案分布地点的分散以及电子档案安全保
护的复杂性,使得档案保护人员不仅要保证脱机载体的安全和延长其寿命,更重
要的是要保证网上运行的文件数据库的操作正常、安全、有效地运行。
电子档
案的安全防范、系统的运行等保护工作单靠档案人员已经不可能完成,档案人员将离不开计算机专家的指导和帮助。
最后,随着档案保管中介机构的诞生,档案
保管人员和档案中介机构的关系也变得密切。
因此,档案部门必须改变过去那种独立的局面,需要更多地利用其他社会资源,和其他部门进行广泛的合作。
6 档案保护的费用比较
纸质档案的保护有很多方面的费用支出,如库房费用、维护费用和人工费用等。
其中,库房费用是指建筑库房,包括库房硬件环境所需的费用;维护费用是指档案在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。
人工费用是指库房保护人员的工资、奖金及福利待遇。
这些费用相对来说比较固定,成本也相对较低。
电子档案的保护要贯穿在它的生命周期的过程中,所以它的保护费用的构成就比较复杂。
主要包括计算机系统的维护费用、载体保护费用、软硬件环境不断更新的费用等。
电子档案新型载体保护费用包括维护新型载体库房及其环境所需的费用。
首先,和传统档案库房比较,新型载体档案库房的环境条件要求比较高,因此,为了保证这些载体的内容不致因其物理损伤或老化而消失,磁盘需要定期进行复制或迁移;磁带需要在一定时间内转录,这需要定期增加费用,而且电子档案的不断复制、
转录等方面的复杂性大大高于纸质档案。
虽然新型载体的存贮密度远远超过纸
质载体,库房面积可以大大减少,人力需要的也相对较少。
但三方面权衡起来,电子档案载体的维护费用远远超过传统文件的保管费用。
总之,面对电子档案这样一种新型档案形式,我们必须不断地探索新的保护技术与方法,总结其与传统档案保护方法的异同,这样才能创造出信息技术条件下电子档案的保护新体系。