电子档案与纸质档案保护之比较

1 档案保护的实质比较
传统的纸质档案保护是对档案载体――纸张的保护(包括修复),以期延续档案的寿命。

对纸质档案来说,信息的物理结构与逻辑结构是同时固化在纸张上的,也
就是说,其物理结构与逻辑结构是一致的。

例如,如果排错了页码,就不仅破坏了信息的物理结构,同时也破坏了信息的逻辑结构,而在同一页上信息的变动一定
会留下痕迹,所以说纸质文件的结构对用户来说是透明的。

因此,纸质档案保护
的实质是对其进行物理结构或物理实体的保护。

电子档案的结构却要复杂得多,随着网络和多媒体技术的发展,电子档案文件的物理结构更加复杂,有些文件中
含有关系数据库中的信息,有些文件中含有超文本信息,还有些文件含有来自多
个系统平台的有关数据。

这种“复合型”文件可能随来源数据的变化而不断变化。

可以这样说,电子文件已经失去了传统意义上文件实体的概念,而只是一系
列动态信息的集合。

电子档案必须依赖计算机软、硬件平台对其内容进行转换,还原成其逻辑形式,才能够被人们阅读和理解。

简言之,纸质档案保护的实质是
对其进行物理保护,而电子档案保护的实质是对其进行逻辑保护。

2 档案保护的技术比较
传统纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀、或进行一些必要的缩微、复印等复
制工作。

而且这些载体只要避开天灾人祸,遵守管理和保护的有关要求,就能达
到长期保存。

电子档案的保护包括对载体的实体保护、对计算机软、硬件支撑
环境的保护,对电子档案逻辑内容的保护、相关背景信息和元数据的保护以及安全保护,等等。

电子档案的其他相关保护技术虽然不断发展,但发展时间不长,保护技术的研究也起步不久、不成熟,存在着多方面的不足。

仅仅计算机病毒的防护这一项,其技术就一直处在不断动荡和变化的状态。

虽然各国每年都花费巨资用于计算机和网络的安全和防护工作,但是损失还是巨大的。

除了病毒破坏、黑客入侵等安全问题之外,电子档案还有很多问题仍然处在探索状态。

例如,如何
永久地保障电子档案的可存取性,包括如何解决软、硬件环境的兼容性和文件格式的兼容性问题,如何保障电子档案的原始性和完整性,等等。

这些问题,似乎都没有通用的、永久的、可靠的方法,这也是目前“双套制”盛行的原因,同时也
对电子档案的保护提出了挑战。

3 档案保护的时期比较
纸质档案文件保护工作一般是从档案入库以后开始进行的,入库之前基本上不用刻意地对其进行技术上的保护,也就是说传统纸质档案的保护时期基本上是阶段性的,而且着重点在于对档案的保管。

电子档案的保护不能只在哪个阶段进行,
它的保护应贯穿于电子文件的整个生命周期。

这是因为电子档案具有非实体性、不稳定性和对载体和运行环境的依赖性等特征,要保护好电子档案,除了保护电
子档案的载体(实体)之外,更要注意保护它的可用性、可存取性和可理解性,以
及保证电子档案的原始性、真实性和完整性。

所以,电子档案的保护是一个系统工程,要从其设计阶段开始到电子档案的销毁实行全程的保护管理。

4 档案保护工作的范围比较
纸质档案的保管一般来说是对已整理好并存放在库房中的档案进行的日常维护
性的保护性管理,包括维护档案实体的秩序状态,使档案在存放和使用中始终有序;要保护档案实体的理化状态,使其在存放和使用中不受或少受人为因素的损害,并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。

而电子档案的保护要贯穿于电子文件的整个生命周期的过程中,其运动过程中要经过文件形成部门、档案部门或者计算机网络。

未来以电子档案为主建立起的数字或虚拟档案馆,不仅保管和利用本馆馆藏档案,而且将成为全国各地乃至全世界各地相关档案资源的信息集散地、联结点。

简言之,纸质档案保护工作涉及的范围比较固定,属于静态保护,而电子档案保护工作的范围则大大拓展,且不固定,处于动态的变化之中。

5 档案保管人员的社会关系比较
纸质档案是在文件完成了现实使用价值,并办理了归档手续而进馆(室)的,接下
来档案基本上就在库房管理人员的监控之下。

电子档案的产生,改变了纸质档案保管人员单一的社会关系。

首先,电子档案保管人员和文件形成部门人员的关系密切了。

因为电子档案形成初期是在文件形成部门,因此,档案部门必须要进行“前端控制”,要对文书部门进行超前指导。

同样档案保管人员也将比以往更需要得到文件形成者的支持和帮助。

其次,电子档案保管人员将和计算机技术人员产生更多的互动关系。

这是因为电子档案分布地点的分散以及电子档案安全保
护的复杂性,使得档案保护人员不仅要保证脱机载体的安全和延长其寿命,更重
要的是要保证网上运行的文件数据库的操作正常、安全、有效地运行。

电子档
案的安全防范、系统的运行等保护工作单靠档案人员已经不可能完成,档案人员将离不开计算机专家的指导和帮助。

最后,随着档案保管中介机构的诞生,档案
保管人员和档案中介机构的关系也变得密切。

因此,档案部门必须改变过去那种独立的局面,需要更多地利用其他社会资源,和其他部门进行广泛的合作。

6 档案保护的费用比较
纸质档案的保护有很多方面的费用支出,如库房费用、维护费用和人工费用等。

其中,库房费用是指建筑库房,包括库房硬件环境所需的费用;维护费用是指档案在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。

人工费用是指库房保护人员的工资、奖金及福利待遇。

这些费用相对来说比较固定,成本也相对较低。

电子档案的保护要贯穿在它的生命周期的过程中,所以它的保护费用的构成就比较复杂。

主要包括计算机系统的维护费用、载体保护费用、软硬件环境不断更新的费用等。

电子档案新型载体保护费用包括维护新型载体库房及其环境所需的费用。

首先,和传统档案库房比较,新型载体档案库房的环境条件要求比较高,因此,为了保证这些载体的内容不致因其物理损伤或老化而消失,磁盘需要定期进行复制或迁移;磁带需要在一定时间内转录,这需要定期增加费用,而且电子档案的不断复制、
转录等方面的复杂性大大高于纸质档案。

虽然新型载体的存贮密度远远超过纸
质载体,库房面积可以大大减少,人力需要的也相对较少。

但三方面权衡起来,电子档案载体的维护费用远远超过传统文件的保管费用。

总之,面对电子档案这样一种新型档案形式,我们必须不断地探索新的保护技术与方法,总结其与传统档案保护方法的异同,这样才能创造出信息技术条件下电子档案的保护新体系。