项目1 任务2 采购组织机构与管理制度

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1、采购人员工作职责
保证生产用料供应的不间断
指导产品生产和工艺的改进
编报企业物资需求计划
二、采购队伍建设
– 采购主管
新产品、新材料供应商的寻找、资料收集 及开发工作;对新供应商品质量体系状况 的评估及认证;与供应商比价、议价谈判 工作;及时跟踪掌握原材料市场价格行情
变化及品质情况;采购计 划编排,物料订购及交期 控制,部门员工的管理培 训工作等。
(2)采购部门组织方式优劣比较
5、采购部门组建
连贯作业的组织形式
一位采购人员可以综合管理 全部采购过程,权责明确,以 防出现扯皮现象。 符合规模经济的原则。 采购人员应与供应商建立良 好的合作关系,以便于今后开 展工作。 由于对供应商有取舍的权利, 因此可以增强及时交货及改善 品质的管理效能。
提 货 验 收 组
货 款 结 算 组
一、采购组织结构设计
(1)采购部门的建立方式 按采购地区划分
按照采购地区的不同,分别设立 部门。此种分工方式,主要是基 国 外
5、采购部门组建
采购部门 国 内
于国内、国外采购的手续及交易
对象有显著的差异,因而对于采 购人员的工作条件亦有不同要求。 由于国内、国外采购作业方式的不同,因此分别设立采购部门有利于管 亚 洲 欧 洲 本 地 外 地
一、采购组织结构设计
矩阵制的采购组织结构
4、采购组织结构形式
矩阵制制
特点:矩阵制是为了完成指定任务(项目)由各个方面的 人员组成临时的一个组织机构。当任务完成后,人员各自 回原单位工作。这种组织结构突破了一名采购人员只受一 个主管领导的管理原则,而是同时接受两个部门的领导。 适合于:生产工序复杂的企业,由于新产品多,需要采购 多种物料 优点:采购的目的性强,组织具有柔性化的特点,能够提 高企业的采购效率,降低采购成本。 缺点:双重领导容易导致职能部门之间意见的不一致,影 响业务活动的正常进行。
采购人员负责采购全过程
的各项作业,工作复杂,无 法做到非常专业,影响工作
效率。
全部采购过程由一人承担, 若没有良好的监督系统,会
使采购人员权力过大。
优点
缺点
一、采购组织结构设计
(2)采购部门组织方式优劣比较
5、采购部门组建
分段作业的组织形式
每位采购人员只负责采购过 程中的一部分,分工更细,便 于熟能生巧,提高工作效率, 减少失误。 一项采购任务由几个人共同 完成,起互相监督、互相牵制 的作用,使采购工作更合理, 使采购的价格、质量等有保证。 采购过程每一阶段均由专业 人员负责,可以大大提升采购 作业的品质。
采购部门隶属于生产部副总经理 总经理
行政副总经理
生产副总经理
业务副总经理
仓储
生产管制
采购
制造
产品管理
一、采购组织结构设计
3、采购部门在企业地位
采购部门隶属于行政部副总经理 总经理
行政副总经理
业务副总经理
生产副总经理
采 购
财 务
人 事
生产 管制
制 造
品 管
仓 储
一、采购组织结构设计
采购部门直接隶属于总经理
市场观念
应商提供力所能及的服务,如: 竞争观念
5、采购部门组建
采购部门
非 金 属 材 料
机 电 产 品
标 准 件
这种采购部门的建立方式,可使采购人员对其经办的项目非常专业,比
较能够发挥“熟能生巧”以及“触类旁通”的效果,也是最常用的采购 部门建立方式,适合于采购物品品种繁杂的企业采用。
一、采购组织结构设计
(1)采购部门的建立方式 按业务过程划分
4、采购组织结构形式
优势
•加强管理控制的力度; •实现有效沟通,使管理符合实际; •实现个性化管理。
一、采购组织结构设计
直线职能制的采购组织结构 直线职能制
4、采购组织结构形式
• 这种组织形式是在直线制的基础上,再加上相应 的职能管理部门,帮助采购经理决策,承担管理
的职能。职能部门对采购部门没有直接管理权,
5、采购部门组建
按照采购业务过程,将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催 货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。 这种组织形式要求部门内各成员密切配合,适合采购量大、采购物品 品种较少、作业过程复杂,交货期长以及采购人员众多的企业采用。 采购部门
采 采 购 计 划 组
询 价 招 标 组
议 价 签 约 组
5、采购部门组建
采购部门
原料科
标准件
主 要 零 件
助 剂 染 料
包 装 材 料
塑 料 制 品
机 器 仪 器
五 金 及 其 他
同时,也以价值为基础,另外设立原料科,由副总经理兼任科长来掌管。因 主要原料约占整个部门采购金额的70%,故由采购经理直接洽商决定,交由 原料科人员办理有关交易的手续。
一、采购组织结构设计
一、采购组织结构设计
2、采购组织的设计
——采购管理组织机构的设计原则——
4、责、权、利相结合的原则 责、权、利相结合,才能充分调动采购队伍的积极 性,发挥他们的聪明才智。 5、精简的原则 精兵简政最早是在解放区的政府建设中提出的,在 企业采购管理组织设计中同样有效,这个“精”指人员精 干;“简”是机构简化,只有人员精干机构才能简化;如 果人员素质差而过分强调简化机构,应该开展的工作开展 不起来,应该完成的工作完成不了,同样是不可取的。
繁多、数量大,采购工作往往不
是由一个人来完成,而是由一部 分人组成的采购队伍来进行的。
一、采购组织结构设计
凝聚功能 明确采购目标及任务
1、企业采购管理组织
协调功能
良好的人际关系与群体意识
采购组织中领导的导向作用
一是组织内部的纵向、横向关系的 协调,使之密切协作,和谐一致 二是依据采购环境的变化, 调整采购策略,以提高对市 场环境变化的适应能力和应 变能力。 采购管理
项目2 采购组织机构与管理制度
任务导读:
• • • • 1.采购组织结构的基本类型有哪些? 2.采购组织结构设计的原则? 3.采购人员应具备哪些素质与技能? 4.采购管理制度对于企业而言有哪些作用?
重点
采购组织结构类型 影响采购组织结构设计因素 采购部门与人员职责及要求
难点 采购组织结构组建
3、采购部门在企业地位
总经理
行政 副总经理
人事 副总经理
业务 副总经理
生产 副总经理
采购 副总经理
一、采购组织结构设计
采购部门隶属于资材部
3、采购部门在企业地位
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总经理
资料部 副总经理 采购部长
业务 副总经理
生产 副总经理
生产 副总经理
一、采购组织结构设计
直线制的采购组织结构
直线制
•直线制是由一个上级主管 直接管理多个下级的一种 组织结构形式,例如,由 一个采购经理直接管理多 个采购员。 这种结构适合于中小型企业的采购管理。
采购部门接受采购经理的直接管理。
一、采购组织结构设计
采购事业部制的采购组织结构 采购事业部制
4、采购组织结构形式
事业部制又称分权结构或部门化结构,首创于美国通用汽车公司, 由通用汽车公司副总裁斯隆研究设计。 事业部一般按“地区”或“产品类别”,对公司赋予的任务负全面 责任。 采购事业部组织结构适用于采购规模大及多品种、需求复杂、市场 多变的企业采购。
采购组织是由一定的采购 人员构成的,每一成员承 担的职能,有相应的权利、
组织功能
采购组织的激励功能是指 在一个有效的采购组织中, 应该创造一种良好的环境,充分 激励每一个采购人员的积极性、 创造性和主动性。
义务和责任,通过这种权利、义务、 责任组成的结构系统,对组织的每 一成员的行为都有制约作用。
1、采购人员工作职责
– 采购主管助理
协助主管进行材料采购渠道的搜集;采购 计划的制定;市场行情的调查分析与统计 分析;供应商评估数据的统计与分析;采 购有关文件的编写工作
– 采购工程师
采购人员职责
– 采购文员
主要原材料的估价;供应商提供的材料样 板的品质初步确认;采购部门有关技术、 质量文件的拟制与技术、质量部门有关的 技术、质量问题的沟通与协调;与供应商 有关技术、质量问题的沟通与协调等
制约功能
激励功能
一、采购组织结构设计
2、采购组织的设计
目标可行原则
高效原则
组织结构 设计原则
精简原则 统一指挥原则
责、权、利结合原则
一、采购组织结构设计
2、采购组织的设计
——采购管理组织机构的设计原则——
1、目标可行原则 组织目标应具备如下特征: ①社会性;②共同性;③清晰性;④层次性;⑤参与性。 2.高效原则 采购工作要高效开展,必须有一套高效运转的组织机构, 在建立采购管理组织时,应合理确定管理的层次及每一层 次的人员安排。 3、统一指挥的原则 统一的原则基本上包括三个方面内容: ⑴ 目标统一 ⑵ 命令要统一 ⑶ 规章制度要统一
一、采购组织结构设计
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– 企业规模
2、采购组织的设计
组织结构设计影响因素
– 经营范围
– 市场供应状况——供应点分布、市场供求态势 – 信息传递形式与速度 – 采购人员素质 – 企业内部各部门的配合程度 – 国家政策、运输条件、通信水平、自然条件
一、采购组织结构设计
3、采购部门在企业地位
二、采购队伍建设
3、现代采购人员应具备观念
经济观念
战略观念 市场观念
采购观念
创新观念 服务观念 竞争观念
二、采购队伍建设
战略观念
3、现代采购人员应具备观念
经济观念
服务观念
即在采购过程中讲究经济核算,提 ─即从企业大局出发,把握企业发展 采购过程实际上是一个服务过 高购进环节的经济效益,尽量组织本 战略目标,使采购工作符合企业整体 程。一方面采购要为本企业经 地产品购进,货比三家,择优而购, 营服务。另一方面,在采购过 发展要求。 精打细算,节省开支。 程中应着眼于长远利益,为供
各种采购单据与报表的收集、整理与统计; 采购品质量记录的保管与维护;采购事务 的传达等
二、采购队伍建设
思想品德素质 – 觉悟高 – 品行端正 – 爱岗敬业
基本素质
2、采购人员应具备素质
知识素质 能力素质 ─分析能力
─政策、法律知识
─市场学知识
─业务基础知识 ─社会心理知识
─协作能力
─表达能力 ─成本分析能力 ─价值分析能力 ─预测能力
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– 明确采购组织的职能 – 考虑采购管理组织的任务量 – 确定采购管理组织机构
– 设计管理作业流程 – 设定岗位
– 为每个岗位配备合适的人员
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二、采购队伍建设
总裁 副董事长
1、采购人员工作职责
采购经理
采购人员职位
管理人员 采购员 计划人员 工程师
质监人员
二、采购队伍建设
采购人员 工作职责
5、采购部门组建
A类
物品价值
C类
B类
一、采购组织结构设计
(1)采购部门的建立方式 按混合式组织形式
以物品、地区、价值、 业务等为基础来建立采 外购科 购部门的内部组织,可 以形成不同的混合式组 机 织形式。 器 先以地区划分为外购科 零 及内购科,分设科长掌 管。然后再按物品类别, 件 交由不同采购人员承办。
采购过程由不同人员分段处 理,收发转接手续较多,延误 时效; 分工太细,对内部人员的配 合度要求更高,同时还会造成 人员之间相互扯皮,影响采购 工作。 各自为政,无人负责,而且 采购与使用之间接手人员太多, 会大量增加联系上的困难。
优点
缺点
一、采购组织结构设计
(3)建立采购组织的步骤
5、采购部门组建
一、采购组织结构设计
(1)采购部门的建立方式
5、采购部门组建
物品价值
采购地区 物品类别 混合式组织 建立方式 采购部门
业务过程
一、采购组织结构设计
(1)采购部门的建立方式 按物品类别划分
按物品的类别将采购部门 划分为不同的采购小组, 每一小组承担某一物品采 购的计划制定、询价、招 标、比价、签订合同、货 款结算等一系列采购业务, 金 属 材 料
理。同时上级主管部门必须就所购买的物品比较国内、国外采购的忧劣,
判定采购事务应交给哪个部门承办,才能事半功倍。
一、采购组织结构设计
(1)采购部门的建立方式 按采购物品的价值划分
为加强对物品的管理,一般将采购 的对象按其价值和品种分为 A 、 B 、 C 三类, A 类物品采购次数少、物 品价值高,属重要物品,其采购质 量如何将直接影响到企业经营的风 险和成本,一般应由采购部门主管 负责。而将采购次数繁多,但价值 不高的 B 、 C 类物品,交给基层采 购人员负责。
采购人员应具备素质 采购管理制定内容
一、采购组织结构设计
采购管理组织
为了完成企业的采购任务,实现
1、企业采购管理组织
在市场经济条件下,市场需求的
不确定性和多变性导致现代企业
的采购工作非常复杂,特别是一 些大中型企业,采购的商品品种
保证生产经营活动顺利进行,由
采购人员按照一定的规则,组建 的一种采购团队。
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