档案管理基础知识

一、档案的定义

《档案法》第二条明确规定，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案的属性

档案除具有原始记录性这一本质属性外，也有一般的属性，知识属性和信息属性，是档案的两个重要属性。

三、档案与文件的联系与区别

档案与文件之间有着密不可分的联系。档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。四、档案与资料的联系与区别

档案和资料都是知识的载体，都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件，在一定条件下两者可以相互转化。两者的区别在于：

1、同本单位实践活动关系不同。凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案；资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的材料。

2、对本单位所发挥的作用不同。档案是本单位活动的直接记录，因此它具有历史的查考作用和凭证作用。而资料则是收集或利用各种手段索取来的材料，对本单位的活动不具有凭证作用。

五、档案的分类

按照档案形成的不同领域，档案可分为文书档案、科技档案（如基建设备档案）、专门档案（如会计档案、诉讼档案等）。

按照档案载体形式划分，可分为纸质档案和特殊载体档案（包括声像档案、机读档案、实物档案等）。

六、档案的作用

档案之所以需要保存，并且能够世代流传，是因为它具备特有的作用。

1、是机关工作的凭据。档案是机关过去工作活动的记录，又是机关日后继续工作的重要条件。利用档案，有助于提高机关工作效率和工作质量。

2、是生产建设的参考依据。档案反映了经济活动的情况，能为以经济建设为中心的现代化建设提供档案信息，对制订经济计划、检查和总结、推广先进生产技术和管理经验，以及防止自然灾害等方面，都是重要的参考材料。

3、科学研究的可靠材料。档案记录了前人科学研究成果和历史史实的最真实、最可靠的内容，任何科学研究都离不开档案，尤其是历史科学研究，在我国凡对历史研究有成效者，莫不得力于档案。

4、是政治斗争的必要手段。档案中记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的发展状况，这些材料，自古以来就是阶级统治和政治斗争的工具。在阶级社会里，国家机关形成的档案，总是代表着统治阶级的意志，记录着统治阶级在统治时期的各方面活动的历史真实。我们党和国家一向重视利用档案作为政治斗争的可靠依据和锐利武器。

5、是宣传教育的生动素材。利用档案写回忆录、著书立说、演讲报

告、举办各种展览等，可以用来对人民进行革命传统教育，爱国主义教育。

七、档案作用的性质

档案作用的性质概括起来有两个方面：一是凭证作用，二是参考作用。

1、档案是历史的真实凭证

俗话说：“空口无凭，立字为证”，或说“口为空，字为宗”，这个“字”往往就是指文书，指的是档案。档案所以有凭证作用，这是由于档案的形成和档案本身的特点决定的。首先，从档案的形成来看，由于它是从当时直接使用的文件转化而来，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从档案的形式上看，文件上保留着真实的历史标记。如当事人的手稿，签署，机关或个人的印信，还有的是原来形象的照片和原声的录音。

2、档案是第一手的参考材料

档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各种活动中的思想发展、生产技术和政治斗争的经验教训以及科学研究和文化艺术中的创作成果。因此，它对于人们查考既往情况，掌握历史材料，研究有关事物的发展规律，具有广泛的参考作用。

八、立档单位

形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有：

1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；

2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；

3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

九、国家档案全宗的含义

国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗（国家全部档案）这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，一是它的构成。

国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分：

1、中华人民共和国时期的档案

2、革命历史档案

3、旧政权时期的档案

中华人民共和国时期的档案，包括建国以来党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。

革命历史档案，主要是从1919年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。旧政权时期的档案，包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案，以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业单位的档案。

十、档案工作的内容

档案工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家

各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法，通常称为档案工作“七个环节”。

档案业务六项工作解释：

1、档案收集工作，就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。

2、档案整理工作，是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。

3、档案鉴定工作，是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过甄别档案的价值，确定期保管期限，把已失去价值的档案剔除销毁。

4、档案保管工作，是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务，就是克服与限制损毁档案的各种因素，努力延长档案的寿命，维护档案的完整与安全。

5、档案的统计工作，是为了解决数量不清与要求心中有数的矛盾。就是通过以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。

6、档案的编目和利用工作。为了满足特定的各种利用要求，需要为