外贸函电 16 备忘录、传真与电子邮件
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DATE：传真的发送日期，也可以改用TIME来标出具体的 发送时间和日期。
FAX NO.：发送方传真号码。
PAGE：传真的页码信息，包含总页数和当前页数。传真 的每一页必须清楚标出传真的总页数和当前页数，以确保 接收方接收传真的完整性。
通过传真发送的可以是一段信息，如商品报价等，也可以
传真的格式并不固定，许多公司都有自己专门的传真格式 （参见图16-1）。传真的顶端一般会有显眼的字样，例如 “TELEFAX”、“TELEFAX MESSAGE”或者“FAX MESSAGE”。公司的传真一般都含有本公司名称和标志， 并在传真的显眼位置以大字体突出。传真的标题一般包含 以下信息：
一些大公司或机构的备忘录纸笺上端通常印有公司或机构 的名称、Memorandum或Memo字样以及开头部分（包括 To、From、Date和Subject），但小单位可能不会有格式打 印出来的备忘录纸笺。
在打印或书写时，备忘录通常有两种格式：一种是每一行 均顶左边齐；另一种是每段的第一行往后缩一定距离。备 忘录正文之后通常没有签名。
2. 正文（Body）
备忘录的正文部分和书信一样，只是省略其中的礼貌结尾， 而且也不一定要齐头。此外，备忘录一般不需要结束语和 签名。
备忘录正文使用的语气和词汇，取决于撰写人与收件人的 关系，例如，若是与相同领域的人员沟通，便可以使用专 有名词或术语。
3. Samples (备忘录样函)
是一份文件。如果所发送的信息内容简短，那么这些信息 会出现在传真的首页上；如果发送的是一份文件，那么还 要在文件前发送一份封面（Cover Sheet），在封面上注明 标题信息及“COVER SHEET”字样（参见图16-2）。
2. Text(正文)
和商业信函相比，传真正文内容显得非正式一些。总体而 言，与常用商业信函没有太大的区别。传真正文前也要用 称呼语，比如“Dear Mr.…”等，结束时也有“Best Regards”等，也使用商业信函中经常出现的程式化语句， 如“Many thanks for your … of …”等。
To：收件人。这一标题后面应写收信人的姓名与职衔，姓 名前可以用尊称或不用。
1. 标题（Heading）
From：发件人。这一标题后应写发信人的姓名与职衔。职 衔可根据需要决定写或不写，但姓名前不要用尊称。
Subject:：主题句。好的主题句应符合以下三条标准：一是 具体明确，即主题句应具体到足以区分该主题，同时也要 足以涵盖所涉及的各个方面内容；二是简洁明了，即主题 句应相对短些，以便吸引受众；三是主题句应与备忘录的 组织模式相适应，即符合沟通情境方面的心理要求，同时 也要适合撰写者的意图，力求使受众能迅速作出撰写者所 期望的回复。
自20世纪90年代以来，电子邮件已发展成诸种电子通讯手 段中的“黑马”，成为当今商务名片上必不可少的一个部。 电子邮件，又称电子信函，是利用电子计算机所组成的互 联网络向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件 进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限 制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通讯费用。
16.3 Fax(传真)
作为一种成熟的通讯手段，传真在商务交往中将继续扮演 重要的角色。传真的最大优势在于简便，即使是传送一份 文字、图片和图表兼具的文件，也不需要任何其他的硬件 或者软件，只需把传真原件置入传真机中，拨通对方号码， 发送传真即可。
百度文库
使用传真时，通常有以下几点需要注意：
尽量在工作时间发送传真，并且在发送前尽可能提前通 知对方。
传真原件的字体要稍大一些，因为很多时候，接收方收 到的传真文本的字体都会被缩小。
尽管传真的页数并不受到限制，但是如果页数过多，就 会长时间占用对方的线路，这在惜时如金的商界是很糟 糕的现象。
传真的文本内容尽量不要分布在纸张边缘，因为在传输 时，纸张边缘的信息很可能会模糊不清。
1. Heading（标题）
传真，又叫作传真电报。它是利用光电效应，通过安装在 普通电话网络上的传真机，即刻对外发送或是接收外来的 文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯 联络的方式。利用传真通讯的主要优点是操作简便，传送 速度迅速，可将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去， 但缺点是自动发送性能差，需要专人操作，有时清晰度难 以确保。
TO：接收方信息，可以是注明地址的公司名，也可以指 定具体接收人。传真中所给出的公司地址一般不如商业信 函中那么详细。
ATTN：指定接收人。如果在TO栏中只给出了公司名，那 么可以在此注明特定接收人；如果TO栏中已明确了指定 接收人，则不必加入此项。
FAX NO.：接收方的传真号码。
FROM：发送方信息，可以是公司名，也可以是具体的发 送人。
16.2 Memo(备忘录)
备忘录在本质上也是书信。事实上，memo一词来自于拉 丁语memorandum，意指“必须记住的东西”。备忘录的 特点是简明扼要，但同时也要做到适应受众，表达清楚且 准确。
备忘录的格式一般较为固定，通常分为标题和正文两部分。 标题包括To（送交目标，即接受人）、From（写备忘录 者）、Subject（主题句）和Date（日期）。该四项顺序通 常如上所示，但日期之一项可置于最前面，也可以置于 Subject之前。
1. 标题（Heading）
标题是写在备忘录开头的压缩信息。不同于书信，备忘录 只有标题和正文，而没有收件人地址、称谓、结尾问候语 或正式的签名。情况不同，标题格式可能不同，但是通常 应采用下面这种格式。
Date：日期。日期的写法同书信里日期写法的要求完全一 样，不要用数字来表示月份。如December 24, 2009
Unit 16 Memo, Fax and E-mail 备忘录、传真与电子邮件
16.1 Introduction（简介）
目的：掌握有关备忘录、传真与电子邮件的格式和撰写。
在现代商务交往中，备忘录、传真和电子邮件已经成为除 了商业信函外最主要的交流载体。 备忘录是一种非正式的商务文件、便条，可用来解释政策、 程序和指示，发布通知、提出信息和行动要求，以及答复 要求。此外，备忘录可帮助人们提醒事物，并可对决定、 电话交谈、会议提供书面记录。
FAX NO.：发送方传真号码。
PAGE：传真的页码信息，包含总页数和当前页数。传真 的每一页必须清楚标出传真的总页数和当前页数，以确保 接收方接收传真的完整性。
通过传真发送的可以是一段信息，如商品报价等，也可以
传真的格式并不固定，许多公司都有自己专门的传真格式 （参见图16-1）。传真的顶端一般会有显眼的字样，例如 “TELEFAX”、“TELEFAX MESSAGE”或者“FAX MESSAGE”。公司的传真一般都含有本公司名称和标志， 并在传真的显眼位置以大字体突出。传真的标题一般包含 以下信息：
一些大公司或机构的备忘录纸笺上端通常印有公司或机构 的名称、Memorandum或Memo字样以及开头部分（包括 To、From、Date和Subject），但小单位可能不会有格式打 印出来的备忘录纸笺。
在打印或书写时，备忘录通常有两种格式：一种是每一行 均顶左边齐；另一种是每段的第一行往后缩一定距离。备 忘录正文之后通常没有签名。
2. 正文（Body）
备忘录的正文部分和书信一样，只是省略其中的礼貌结尾， 而且也不一定要齐头。此外，备忘录一般不需要结束语和 签名。
备忘录正文使用的语气和词汇，取决于撰写人与收件人的 关系，例如，若是与相同领域的人员沟通，便可以使用专 有名词或术语。
3. Samples (备忘录样函)
是一份文件。如果所发送的信息内容简短，那么这些信息 会出现在传真的首页上；如果发送的是一份文件，那么还 要在文件前发送一份封面（Cover Sheet），在封面上注明 标题信息及“COVER SHEET”字样（参见图16-2）。
2. Text(正文)
和商业信函相比，传真正文内容显得非正式一些。总体而 言，与常用商业信函没有太大的区别。传真正文前也要用 称呼语，比如“Dear Mr.…”等，结束时也有“Best Regards”等，也使用商业信函中经常出现的程式化语句， 如“Many thanks for your … of …”等。
To：收件人。这一标题后面应写收信人的姓名与职衔，姓 名前可以用尊称或不用。
1. 标题（Heading）
From：发件人。这一标题后应写发信人的姓名与职衔。职 衔可根据需要决定写或不写，但姓名前不要用尊称。
Subject:：主题句。好的主题句应符合以下三条标准：一是 具体明确，即主题句应具体到足以区分该主题，同时也要 足以涵盖所涉及的各个方面内容；二是简洁明了，即主题 句应相对短些，以便吸引受众；三是主题句应与备忘录的 组织模式相适应，即符合沟通情境方面的心理要求，同时 也要适合撰写者的意图，力求使受众能迅速作出撰写者所 期望的回复。
自20世纪90年代以来，电子邮件已发展成诸种电子通讯手 段中的“黑马”，成为当今商务名片上必不可少的一个部。 电子邮件，又称电子信函，是利用电子计算机所组成的互 联网络向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件 进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限 制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通讯费用。
16.3 Fax(传真)
作为一种成熟的通讯手段，传真在商务交往中将继续扮演 重要的角色。传真的最大优势在于简便，即使是传送一份 文字、图片和图表兼具的文件，也不需要任何其他的硬件 或者软件，只需把传真原件置入传真机中，拨通对方号码， 发送传真即可。
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使用传真时，通常有以下几点需要注意：
尽量在工作时间发送传真，并且在发送前尽可能提前通 知对方。
传真原件的字体要稍大一些，因为很多时候，接收方收 到的传真文本的字体都会被缩小。
尽管传真的页数并不受到限制，但是如果页数过多，就 会长时间占用对方的线路，这在惜时如金的商界是很糟 糕的现象。
传真的文本内容尽量不要分布在纸张边缘，因为在传输 时，纸张边缘的信息很可能会模糊不清。
1. Heading（标题）
传真，又叫作传真电报。它是利用光电效应，通过安装在 普通电话网络上的传真机，即刻对外发送或是接收外来的 文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯 联络的方式。利用传真通讯的主要优点是操作简便，传送 速度迅速，可将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去， 但缺点是自动发送性能差，需要专人操作，有时清晰度难 以确保。
TO：接收方信息，可以是注明地址的公司名，也可以指 定具体接收人。传真中所给出的公司地址一般不如商业信 函中那么详细。
ATTN：指定接收人。如果在TO栏中只给出了公司名，那 么可以在此注明特定接收人；如果TO栏中已明确了指定 接收人，则不必加入此项。
FAX NO.：接收方的传真号码。
FROM：发送方信息，可以是公司名，也可以是具体的发 送人。
16.2 Memo(备忘录)
备忘录在本质上也是书信。事实上，memo一词来自于拉 丁语memorandum，意指“必须记住的东西”。备忘录的 特点是简明扼要，但同时也要做到适应受众，表达清楚且 准确。
备忘录的格式一般较为固定，通常分为标题和正文两部分。 标题包括To（送交目标，即接受人）、From（写备忘录 者）、Subject（主题句）和Date（日期）。该四项顺序通 常如上所示，但日期之一项可置于最前面，也可以置于 Subject之前。
1. 标题（Heading）
标题是写在备忘录开头的压缩信息。不同于书信，备忘录 只有标题和正文，而没有收件人地址、称谓、结尾问候语 或正式的签名。情况不同，标题格式可能不同，但是通常 应采用下面这种格式。
Date：日期。日期的写法同书信里日期写法的要求完全一 样，不要用数字来表示月份。如December 24, 2009
Unit 16 Memo, Fax and E-mail 备忘录、传真与电子邮件
16.1 Introduction（简介）
目的：掌握有关备忘录、传真与电子邮件的格式和撰写。
在现代商务交往中，备忘录、传真和电子邮件已经成为除 了商业信函外最主要的交流载体。 备忘录是一种非正式的商务文件、便条，可用来解释政策、 程序和指示，发布通知、提出信息和行动要求，以及答复 要求。此外，备忘录可帮助人们提醒事物，并可对决定、 电话交谈、会议提供书面记录。