文控中心文件管理办法

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文控中心文件管理办法

文件编号：

版本/次：

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实施：

1、目的：

确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。

2、适用范围：

凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。

3、职责：

4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。

4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。

4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。

4、定义

公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。

5、管理规定

5.1文控中心的主要职责：

a.制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。

b.负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

c.严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

d.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项

工作和员工服务。

e.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

f.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

g.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修

补和复制。

h.资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需确

认是否残缺。

5.2文件材料的管理工作

5.2.1文件资料材料的收集：

a.确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。

b.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。

c.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

5.2.2文件资料的归档、建档与管理：

a.区分全宗，确定定档单位。

b.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。份类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

1）大类分为：一级文件：QES；二级文件：QP；三级文件（规范、制度、标准）：QW；WI：作业指导书；四级文件：QR。

2）部门缩写：总经办：MR；研发部：YF；中试部：JS；资材部：ZC；品质部：PZ；生产部：SC；销售部：XS；综合部：ZH；财务部：CW。

3）保密用Y表示，非密级则用N表示。

4）密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP。

编码原则：□（文件资料大类）□□（部门代码）□（是否保密）□□（保密程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如综合部2018年某份制度编码为：QWZHOP180001

c.归档前将资料分类，分组放置在待办文件夹内。

d.档案排列：按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起，编制档案目录和案内目录。

e.整理文件夹，使之厚度适宜，字迹难辨认的，应附抄件，以每一案卷端正书写标题。

f.对所以公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放。

5.2.3文件资料的保管

a.防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；

b.公司设立专门人员地点或专用文件柜保存文件资料。

c.做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

5.3文件资料借阅、利用工作

a.因工作需要，公司内部人员需借阅文件资料，借阅时间超过4小时，须填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续方可借阅，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

b.借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

c.外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。

d.公司内文件资料利用的方式有：1）提供文件资料原件；2）提供文件资料复印件。

e.出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

5.4文件资料的鉴定和销毁

a.需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁；部门颞部档案由部门主管核准销毁；凡属于密级的文件资料必须又总经理批准后方可销毁；一般的文件资料由管理者代表批准后方可销毁。

b.销毁档案须两人以上人员共同完成，并填写《档案销毁登记表》。

c.对已失效的超过保存期、且无保存价值的档案应销毁，批准销售的公司文件资料，文控中心须认真核对，填写《档案销毁登记表》，将批准的《档案销毁申请表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

6、作业过程

7、作业程序

附件1：

内部文件控制流程图

附件2：

外来文件控制流程图