职场邮件礼仪培训

东莞市铭普实业有限公司

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目录

培训说明发邮件的目的邮件的构成

如何确认发送还是抄送忽略的称呼画龙点睛的主题正文撰写三原则

重要的正文遗忘的附件语言选择和编码结尾署名使用技巧邮件处理五阶段

案例分析/总结

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培训说明

我们公司，大量信息都是通过邮件传递的，邮件是我们了解公司动态的必要

途径，及时处理邮件就成了我们日常工作中必不可少的内容。如何快速有效的处理邮件成为我们的工作技能之一。

提高技能

部分同事在撰写和处理邮件问题上存在这样那样的问题，甚至常常犯一些职

场邮件礼仪的常识错误。不仅没有充分利用电子邮件成为我们工作的好帮手，甚至影响正常工作。

防偏纠错

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发邮件的目的

（一）影响收件人的行为，告知或说服收件人实施某个行为。如：

1.请张XX在3月2日完成XX专案导入。

2.原订于今天下午三点的XX会议因XX原因延期举行。

（二）通知收件人，提供收件人所需的信息。例如：

1. 我将于2/1至2/5请假5天，工作暂由张XX代理。

2. 昨晚品质例会作出一些重要决定，我已总结如下。

（三）书面胜于口头，便于追溯，以后起争执了就是证据，

年终盘点也知道你每天都干了些什么。例如：

1.这是你上次同意的XX事情，请继续跟进。

2.这是我今年三月份的工作成绩。

东莞市铭普实业有限公司邮件的构成

TO 收件人CC抄送人BCC密送人

主题

称呼

正文

附件主要阅读这封邮件的人，需对邮件事项作出回应、处理。需要知道这件事，没有义务作出响应。

收件人不知道你发给了他，政府机关用得较多。

了解邮件的第一信息，提纲挈领。

礼多人不怪，多用礼貌用语。

具体内容。

另外附带佐证资料、报告、图表等。

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如何确认发送还是抄送

1、收件人：事件负责人，主要阅读该邮件的人，需要对邮件作出回应处理。

2、发给其他部门的同事的邮件，应该抄送给本部门的主管和对方部门的主管。

3、除非必要，不要抄送给主管的主管，可以由主管判断是否需要上报。

4、如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向自己的主管咨询。

5、不希望TO/CC看到的收件名单可以使用密送，原则上不建议使用。某些情况下

可以对下属使用BCC。

6、需要领导支持的，一定CC，一是体现对上司的尊重，二是出现偏差时领导能及

时指正你，三是自己做了很多事情，也应该让领导知道。

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忽略的称呼

礼多人不怪

1、在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位、All等。

2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如”X总”“x经理”。

3、如果不知道职务，应按性别称呼对方，如“王先生” “李小姐”。

4、不熟悉的人和级别高于自己的人不宜直呼英文名字。

5、不要跟谁都叫“Dear…” 。

6、对下属可以称呼全名，对其它部门或平级以上的带职位称呼。

7、Email开头结尾最好要有问候语。

8、开头：“你好”“您好”“大家好”“各位好”“Hi”…

9、结尾：“祝您工作顺利”“Best Regards ”“谢谢”…

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画龙点睛的主题

1、一定不要空白标题，这是最失礼的。

2、标题要简短，不宜冗长，不要让outlook 用…才能显示完你的标题。

3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。

4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

5、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意。但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE 、FW 一大串。

7、需要下属了解或者处理某些事情的时候可以使用FW 。

8、有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要FW 给领导，请求领导批示。

给领导FW 注意不要只写个FYI （for your information ，），FYI 的语势是平等的或者是从上到下的。

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正文撰写三原则

•邮件是处理事情的工具•精心构思、认真撰写•不要带着脾气发邮件

态度友好

•文明礼貌，多用敬语•语言流畅、内容简洁

•减少使用感叹号“！”，一大串“？”措辞得当

•主题明确

•描述清晰有条理•基本要素要完整

信息齐全

技巧:你写信时愤怒么？请先存为草稿，一小时后重新打开再决定是否发出来

东莞市铭普实业有限公司正文示例

原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容.大家现在可以思考一下，此封邮件它的优点在哪里呢？张经理，您好！

邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的

“第二季度销售指标确定会议”。

会议的具体安排如下：

时间

主题9:30-10:00

第一季度销售指标完成总结—王总10:00-11:30讨论各个销售部门第二季度销售指标设定11:30-12:00确定各个部门的第二季度的销售指标

会议前请您准备以下资料：

1.第一季度销售指标完成中碰到的难点；

2.第二季度销售二部的指标设定；

3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。

对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX 。

谢谢！