物业档案管理培训

2020/12/19
3.0.2档案工作结构展开图
统一制度
组织协调
实施监督
档案行政工作 档案工作
档案业务工作
文件管理工作
档案管理工作
部门文 员
指导监督检查
DAGL 人员
文件转化为档案
业务指导
整理 保管 利用 鉴定 统计
分类 编号 办法
库房 管理 办法
利用 办法
鉴定 办法
统计 办法
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第三章 怎样管好档案
设备仪器
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其它类
特殊载体
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第二章 为什么要管好档案 2.1、档案的直接作用
凭证作用 参考作用
1记录公司历史 2著录公司资产 3维系公司正常运转 4保护公司合法权益
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第二章 为什么要管好档案 2.2、档案在管理活动中的价值体现
A(again)
伦理
P(plan)
基本原则
按件整理，按卷装盒
1 整理时间、地点方便灵活
优 点
2 方式简洁，减少工作量
3 便于利用，有利保密
基本前提
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有保存价值，属归档范围
件：具有完整、独立 意思表达的文件基本整 理单位
卷：具有内在逻辑联 系的件的集合及基本保 管单位
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第三章 怎样管好档案
3.2.4综合类文件整理程序
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档案管理学习
2019年3月11日星期一
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雅居乐地产置业有限公司档案管理学习
三个基本问题 1什么是档案 2 为什么要管好档案 3 怎样管好档案
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第一章 什么是档案 1.1、档案的定义
档案：是公司现行使用完毕或告一段 落的具有保存价值的并保存备查的文 件材料。
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第一章 什么是档案 1.4、对档案定义的理解
依
附 载
形 式
档案
体
保管
！电子时代面临的挑战—信息与实体分离
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包
内
含
容
信
息
保密
方式 变革
前端控制
过程管理
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第一章 什么是档案 1.5、档案基本分类
档案 基本 分类
综合管理类 技术类
行政管理 经营管理 财务管理 营销管理 物业管理 多种经营 基建工程
财务综合 资金管理 会计档案
物管
综合管理 服务管理 物业合同
基 于 核 心 业 务 的 职 能 分 类
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第三章 怎样管好档案
档号构成：
3.3.2档案编号办法
全宗号+分类号（一级类目+二级类目+三级类目）+件号/卷号
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大写英文字 母表示
十进位制 从0~9
两位数字 从01~99
八分制先1~8 再91~98
第三章 怎样管好档案
3.2.8工程类文件整理概览
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第三章 怎样管好档案
3.2.9技术类文件整理程序
组卷 原则 要求 方法
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排列 卷内 案卷
编目 页号 封面 目录 备考表
装订 皮装 盒装 夹装
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第三章 怎样管好档案
3.2.10文件归档办法
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贯彻标准 开展业务 基层指导
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行政管理部门
档案主管
档案管理员 部门文员
工程资料员
执行制度 整理文件 保管保密
纳入规划 解决关键 协调发展
拟订规划 提供条件 创造环境
抓住头尾 控制过程 图纸管理 竣工验收
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第三章 怎样管好档案
3.1.3档案行政工作职能
统筹策划
来自百度文库统筹档案事务，规划目标和发展方向
回复及外单位 重份文件
有清退要求
暂存
积累收集清理
归档
积累收集整理
超过保管期限
销毁
有参考价值 重份文件
有保存价值
无保存价值
二次利用
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出卖
3.2.1文件处理方式
文件 处理 方式
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第三章 怎样管好档案
3.2.2文件管理工作要点
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第三章 怎样管好档案
3.2.3综合类文件整理综述
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第三章 怎样管好档案
分类原则： 以全部档案为对象 依据管理职能 结合内容及形成特点 保持有机联系 便于管理和开发利用
经营综合
经
目标计划
营
管
理
审计监察
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3.3.1档案分类办法
行政综合 人力资源 企业文化 信息管理
工程
行
财
政
务
管
管
理
理
营销
立项 设计 监理
筹备 施工 竣工
营销策划 销售管理 销售合同
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第三章 怎样管好档案
3.2.5归档章填写示例
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第三章 怎样管好档案 3.2.6归档文件目录填写示例
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第三章 怎样管好档案 3.2.7档案盒封面脊背及备考表填写示例 盒内文件情况说明
整理人：欧莹（手签） 检查人：郭杰（手签）
2007年3月20日
• 实质是信息 • 载体形式多样 • 原生性和相关性 • 内容极其丰富
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第一章 什么是档案 1.3、文件与档案的关系
文件
具有保存价值 整理归档
使用完毕或告一段落
现行文件
半现行文件
档案 非现行文件
100%
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形成者
文件生命周期 10—70% 部门资料室
3—10%
项目档案室
D(do)
信息
决策
计划
组织
领导
C(check)
创新
控制
文化
档 案
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第三章 怎样管好档案
3.0.1档案管理的基本原则
1 集中统一管理本公司全部档案 2维护档案完整与安全
3便于各项工作的利用
第三章 怎样管好档案
统筹规划
日常 工作
收集 范围
综合类 规范
技术类 规范
归档 办法
收集 整理
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1 是文件材料
2 是使用完毕或告一段落的文 件材料
3 是具有保存价值的文件材料
4 是保存备查的文件材料
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第一章 什么是档案 1.2、文件的定义
文件：公司在各项工作和活动中直接产生和形 成的各种载体形式的信息记录材料。
是信息记录材料 是各种载体形式的 是公司直接产生和形成的 是各项工作和活动中形成的
3.1.1档案管理体系和机构
表示领导 表示指导 表示虚拟 机构
集团行政中心 区域行政中心
集团综合DAS 区域综合DAS
项目行政人事部
项目综合DAS
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部门
部门ZLS 三层架构双线管理
部门ZLS 部门 工程ZLS 工程部
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第三章 怎样管好档案
3.1.2档案管理岗位和职责
主管领导
制定计划 树立标准 检查指导 提升业务
统一制度
制度、标准、规范的制定、维护、实施
组织协调
施加外部压力（职责考核）/激发内部动力（示范）
实施监督
以目标为导向的过程控制（报表巡查）
业务指导
标准指引和行为修正（培训总结咨询）
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第三章 怎样管好档案
视
二次利用需判
情
断保密性权威
况
性（红头红章
酌
）用途（报批
定
对外）等因素
清退
从1开始 编流水号
注：综合管 理类、特殊载 体类档案用以 表示件号，技 术类用以表示 卷号